什么是业务流程自动化？

我曾见过一个供应链团队把一张采购单转了七个系统、四个人，花了五天时间。实际订单金额？72美元的打印机墨粉。

当我与团队沟通时，没有人能告诉我这个流程存在的原因。他们只是嘟囔着那句禁忌的话：“我们一直都是这么做的。”

这正是业务流程自动化（BPA）大显身手的地方。不是那些炫酷的AI聊天机器人或机械臂——而是高效自动化那些每周耗时数小时的流程。

在 Botpress，我们已经帮助部署了超过 750,000 AI 代理，优化企业业务流程——从供应商入驻到发票核对，适用于中小企业、大型企业和代理机构。

我们亲眼见证了BPA如何让企业高效扩展，与那些发展受阻的公司拉开差距。

“BPA让人们能够做得更多。一个人现在可以管理过去需要十个人的工作，”Botpress产品经理Ajaykumar Mudaliar解释道。“BPA是企业从线性增长迈向指数级扩展的关键。”

本文将解释什么是 BPA，实施 BPA 的常见挑战，以及如何制定成功的 BPA 策略。

什么是业务流程自动化？

业务流程自动化（BPA）是指利用技术来简化和执行传统上需要人工参与的任务和流程。

业务流程是一系列公司为完成某项任务而遵循的步骤，比如审批请假、处理发票或履行在线订单。

BPA让企业通过将重复性工作交给机器处理，从而更快、更少出错地完成任务。

但在很多情况下，自动化并不是取代人，而是增强人类能力，让人机协作更高效。如今，三分之二的组织已在至少一个业务领域实现了流程自动化，这已成为常态。

业务流程自动化的例子有哪些？

订单履行就是自动化简化日常任务的完美例子。过去需要多人多步完成的流程，现在几秒钟就能搞定。

场景：客户在网站上下单

没有自动化时，运营或履约团队成员可能需要：

1. 手动检查商品是否有库存
2. 更新库存系统
3. 处理付款
4. 编写并发送确认邮件
5. 通知仓库或物流合作伙伴
6. 生成运输标签
7. 与客户共享物流信息

而有了BPA，整个流程链可以在几秒钟内完成。

一旦订单生成，BPA系统立即启动：验证购买、调整库存、扣款并触发发货——全程无需人工操作。

RPA 和 BPA 有什么不同？

RPA通过模拟人工操作来自动化单个任务，而BPA则通过在后台协调系统来自动化整个流程。

机器人流程自动化（RPA）专注于表层任务——即人类用电脑执行的重复性活动，比如从一个表格复制数据到另一个表格，或填写电子表单。

另一方面，BPA关注的是完整的端到端流程。它不是模拟人工输入，而是直接连接不同系统。BPA负责多个任务的协调，利用API和数据库在各部门之间传递信息、做出决策并触发操作。

实际上，这些技术常常协同工作。BPA 项目经常包含 RPA 组件，用于衔接更大自动化流程中的各项任务。

什么时候应该优先选择RPA而不是BPA？

RPA在狭窄用例下实施更快。它最适合自动化流程中的独立步骤，尤其是在系统集成不完善时。所以如果你的团队想在不更改现有系统的情况下自动化某项任务，可以选择RPA方案。

业务流程自动化（BPA）需要更多前期规划，但影响范围更广，能够实现跨团队和系统的复杂流程自动化。如果你想优化涉及多个部门或工具的整个流程，那么BPA解决方案更适合你的需求。

BPA 工具的主要功能与组成部分

业务流程自动化工具包含多个核心组件，这些组件协同工作以提升效率并减少人工干预：

流程自动化

工作流自动化是任何BPA系统的核心：能够构建分步流程，自动处理任务。这些工作流确保各团队和工具间的操作按正确顺序进行。

数据集成

BPA工具可以与团队现有的系统集成，如CRM、人力资源软件或内部数据库，实现信息的自动获取和更新。

这样可以确保数据准确，流程在不同团队和工具间顺畅运行。

流程映射与设计

团队在自动化流程前，首先需要理解流程本身。这时可视化构建器就派上用场了。可视化构建器可以帮助团队：

• 逐步梳理当前工作流程
• 发现流程中的漏洞或不必要步骤
• 在任何自动化上线前，跨团队协作

实时监控与报告

系统运行后，团队需要了解哪些有效、哪些无效。优秀的 BPA 平台应提供：

• 实时统计仪表盘（任务完成数、延迟、错误等）
• 瓶颈检测
• 便于审计或绩效评估的报告

安全与合规功能

优秀的BPA平台有助于保障数据安全。它们提供权限控制、操作日志等安全功能，保护敏感信息并满足行业合规要求。

这在金融、人力资源和医疗等对隐私和合规要求极高的领域尤为重要。

自定义逻辑与可扩展性

高效的 BPA 平台通常包含如下功能：

• 规则与条件
• API 集成
• 模块化配置

这些工具让你更容易构建适应不同流程的自动化，并能随着变化灵活调整。

业务流程自动化有哪些好处？

效率提升

自动化消除了瓶颈和人工依赖，让任务无需等待交接或审批即可推进。

这样可以随着业务增长平滑扩展，而无需按比例增加人手。

更高的成本节约

BPA减少了完成日常任务所需的人工劳动，并防止因人为错误或不一致导致的高昂损失。

随着时间推移，这些节省会不断累积——尤其是在高频流程中——让预算可以用于创新，而不仅仅是维护。

数据准确性提升

数据越准确，决策就越有信心。

通过自动化数据录入和系统更新，BPA减少了人为错误渗入报告或流程的可能性。

提升合规性与风险管理

在受监管行业，流程偏差可能带来法律或财务后果。

BPA 强制执行标准化流程并保留详细日志，有助于提升审计准备度并降低流程相关风险。

更好的客户服务

自动化流程响应更快、更一致——无论是支持工单、订单更新还是入职流程。

系统互联、减少延误，客户每次都能获得及时可靠的服务。

实施BPA面临的6大挑战有哪些？

1. 数据质量与集成

自动化失败的常见原因不是流程本身，而是输入的数据。

即使是最好的自动化，也无法处理不完整或过时的输入。

遇到自动化问题？可以尝试：

• 在扩展 BPA 前先清理数据管道——确保数据可用，再围绕它进行自动化。
• 选择能与现有系统无缝集成的工具——不再需要拼凑方案或面对数据孤岛
• 审查关键数据输入的完整性，尤其是那些影响决策或分支逻辑的数据

2. 变革管理

如果团队把自动化视为威胁而不是工具，推进速度会变慢。抵触情绪很常见，尤其是员工不清楚自己的岗位会发生哪些变化时。

为了尽早获得支持，从一开始就让终端用户（即员工）参与进来。询问他们的痛点，并让他们参与自动化在工作流程中的应用。

不要只宣布新工具上线。要清楚说明其对员工的实际好处。

具体的表述方式取决于你们公司如何使用 BPA。也许引入自动化是为了减少阻碍，而不是取代员工。或者你的 BPA 方案能让员工更专注于复杂工作，而不是浪费时间在重复性任务上。

自动化的推广应当是协作式的，而不是自上而下的。在任何情况下，都要以同理心和清晰沟通为先。

3. 系统兼容性

现代自动化工具很强大……直到遇到 2007 年的老系统，没人能不通过 IT 工单就动它。

如果你的 BPA 项目因为软件僵化或 API 封闭而屡屡受阻，你并不孤单。但有一些方法可以让事情变得更简单：

• 使用为混合环境打造的平台。 并非所有内容都必须是云原生的——确保你的工具也能兼容老旧的本地系统。（这通常需要使用像Botpress这样灵活的构建平台。）
• 优先选择预构建连接器。 需要编写的自定义代码越少，集成速度就越快。

4. 安全与合规

自动化可以节省时间——但如果涉及敏感信息且安全性不足，就可能引发一系列严重错误。

首先考虑自动化会涉及哪些数据：客户信息、财务记录、员工数据、凭证等，这些都属于敏感数据。

因此，不要把安全当作事后考虑，而要作为起点。这意味着选择一个从一开始就完全合规认证的BPA平台（或合作机构）。

强大的平台为你提供掌控工具：

• 设置细致的权限，确保只有合适的人（或机器人）能访问特定数据
• 对静态和传输中的数据都进行加密
• 开启审计日志，追踪活动并及早发现问题

没错，Botpress 这些功能全部内置。我们已帮助数千家公司在不影响聊天机器人安全的前提下自动化关键流程。

如果你所在行业受监管，比如医疗或金融，请确保你的 BPA 平台具备 SOC 2、HIPAA 和 ISO 27001 等认证。

5. 可扩展性

今天能用的自动化，明天未必顶得住。能处理 1000 个请求的方案，遇到 1 万个可能就崩了。如果你没准备好扩展，最终只能推倒重来。

不要边走边修补，把可扩展性从一开始就纳入规划。

选择能够随着你成长的工具，而不是只适用于概念验证的工具。考虑你的系统如何应对更高的负载，是否能够长期监控性能，以及在工作流程变得更复杂时能否轻松适应。

自动化应随企业发展而成长，而不是成为限制。

6. 成本与资源分配

自动化最大的问题之一，就是低估了做好它所需的时间和预算。很多人一开始信心满满，结果因为规划不周，半路就搁浅了。

不要试图一次性自动化所有流程，选择一个高影响且易于衡量的工作流，作为试点，看看哪些有效（哪些无效），再用这些经验指导下一步。

从小处着手有助于团队合理分配预算，并在实践中获得真实数据，逐步完善策略。

你可以通过我们的AI 实施蓝图了解如何将新 AI 系统引入组织。

5种业务流程自动化解决方案

1. 工作流自动化工具

无论你要构建哪种自动化系统，都需要一个流程自动化平台。这就是实际运行你的逻辑——也就是“如果这样，就那样”的核心。

工作流自动化平台让你可以在不同应用和团队间设计分步骤流程。

这些平台让你可以设计跨团队、跨工具的分步流程。许多平台为非技术员工提供可视化或低代码构建器，同时也为开发者提供构建复杂功能的灵活性。

确实，市面上有很多选择。Botpress、Pipefy、Kissflow、Process Street、Monday.com 等平台都能帮助你梳理流程并自动化繁琐事务。有些更适合内部运营，有些则更适合面向客户的系统。

重点是：如果你还在用表格、表单和Slack消息拼凑流程，那你就需要一个工作流自动化平台来提升效率。

2. 端到端流程自动化套件

如果说工作流自动化平台能处理简单事务，那么端到端流程自动化套件就是完整的运营控制中心。

端到端流程自动化套件不仅仅是自动化单个工作流，而是从头到尾自动化整个业务流程。比如：跨部门协作、实时跟踪、案例管理、合规、分析，以及大量后台逻辑。

明确一点：审批请假这种事情其实不需要这么高级的工具。但如果你要处理企业入职、理赔流程，或者任何涉及多个环节、交接和特殊情况的复杂流程？这正是它们大显身手的地方。

现在，很多人容易混淆。有些人以为必须一开始就用上一整套大型系统。但除非你的业务量或复杂度很高，否则从简单工具起步、逐步叠加，可能更合适。

当然，当你准备好时，有几个值得关注的大品牌：Appian、IBM Business Automation Workflow、Nintex 和 Bizagi 都为大规模编排提供了强大支持。

此外，Botpress也榜上有名——尤其适合希望构建强大、端到端对话流程并能直接集成现有系统的用户。（没错，我们有偏向，但我们确实没有说错。）

总结：如果你的运营被交接和手工跟踪搞得一团乱，端到端流程自动化套件就是帮你理顺流程的平台。

3. 数字流程自动化（DPA）解决方案

数字流程自动化解决方案是专注于将面向客户的界面与后端系统连接起来，打造数字化体验的工具。 它们确保当客户提交表单、预约或与机器人聊天时，正确的工作流能在后台自动启动。

所以如果有人在你的门户提交了请求，它不会只是消失在Google表格里无人问津。它会触发实际动作：创建工单、启动流程、通知团队。

如果你有依赖多个系统协同工作的复杂面向客户流程，这一点尤其有用。

像OutSystems和Creatio这样的平台正是为此而生。它们将前端交互与底层流程逻辑和自动化连接起来。

总结： 如果你希望客户操作能触发真实的工作流，DPA就是你的首选。

4. 以集成为主导的自动化平台

以集成为主导的自动化平台旨在连接不同工具，实现数据实时流转，从而实现自动化工作流。

这些就是连接器。它们不是要管理你的全部业务流程，而是让你的应用之间可以直接通信，无需你来做中间人。

以集成为主导的自动化平台非常适合这样的需求：“当有人在 PandaDoc 签署合同时，更新 HubSpot，发送 Slack 通知，并在 Airtable 打标签。”简单、快捷，无需工程师介入。

说实话：这些工具并不适合处理复杂逻辑或合规性强的流程。但如果你在运营、市场，或者只是想减少在十个应用间手动复制粘贴的工作，你一定会喜欢它们。

这里最知名的可能是 Zapier。Make（原 Integromat）功能更强大灵活。Workato 提供企业级能力（但价格更高）。Tray.io 介于两者之间，更适合开发者。

你可以用这些平台做很多事：跨工具同步数据、触发通知、管理基础审批流程，甚至搭建简单的面向客户的自动化。

只需记住：你的逻辑越复杂，这些工具的局限就越快显现。但对于轻量级自动化来说？它们几乎可以即插即用。

5. 智能自动化平台

智能自动化平台让一切变得……智能起来。

与只遵循固定规则的基础流程工具不同，智能自动化平台融合了AI——比如机器学习、自然语言处理，以及基于上下文的决策。所以不再是“如果X，则Y”，而是“如果看起来像X 且情绪为负面 且文档内容为Y，则执行Z”。你获得了更多细致和灵活性。

当你的数据杂乱无章，或你希望自动化更具人性化时，智能自动化平台尤其有用。

实际应用是什么样的？比如读取没有固定模板的发票、根据语气优先处理支持工单、自动分类文件或根据以往模式做路由决策，这些都可以实现。

这里的一些大厂包括 UiPath、Microsoft Power Automate + AI Builder 和 Automation Anywhere。它们都将传统自动化与 AI 结合在一起。

Botpress 在这里同样适用，尤其适合希望 AI 代理能理解用户需求、自然回复，并根据意图触发后端流程的场景。

总结？如果你的自动化需要“读懂弦外之音”，智能自动化就是最佳选择。

（感兴趣？我们的智能流程自动化文章对这些平台有更详细的介绍。）

如何实施业务流程自动化：分步指南

推行业务流程自动化不必一开始就进行大规模的AI数字化转型。最佳实践是从小处着手。

无论你是首次自动化内部流程，还是在替换一堆老旧工具，这份分步指南都能帮助你清晰地开展业务流程自动化（BPA）。

1. 找出流程中的阻碍点

在开始画流程图或比较自动化工具前，先退一步思考：到底是什么在拖慢团队进度？

每家公司都有一些流程非常繁琐、容易出错，或者让人头疼。这正是自动化真正能带来改变的地方——而不仅仅是那些最容易插入工作流的环节。

如果你不确定从哪里开始，可以和实际做事的人聊聊。哪些工作重复？哪些环节导致延误？哪些总是出错？你也可以查看支持工单、用户投诉或系统数据，发现瓶颈。

2. 了解当前流程

“不要自动化你还没搞懂的流程”应该是任何 BPA 手册的第一条规则。

自动化一个繁琐流程很让人兴奋，但如果你没有花时间弄清楚这个流程的实际运作方式（以及为什么要这样运作），以后很可能会遇到麻烦。

这时，快速深入了解会带来回报。即使是“谁发起这个流程？”或“通常卡在哪一步？”这样基础的问题，也能帮你节省大量返工时间。

另外：不要跳过那些棘手的部分。边缘情况、临时解决方案——这些正是自动化最容易出问题的地方。

务必关注以下几点：

• 谁发起流程，在哪些条件下发起？
• 目前涉及哪些系统？哪些系统之间协作不畅？
• 交接环节在哪里？最容易出问题的地方是哪里？
• 哪些环节依赖人工操作？

3. 调研BPA解决方案

在梳理好现有流程并明确改进目标后，就该选择工具了。但问题在于：没有通用的“最佳”BPA平台。

有些工具适合简单任务自动化，有些则支持复杂、多步骤、集成丰富的工作流。那么，适合你的到底是哪种？

你需要弄清楚团队的技术水平、BPA工具需要接入哪些系统，以及流程需要多大的灵活性。有些公司需要开发级的定制，另一些公司只需要运营团队能直接使用的现成方案。

你可以通过三种方式来实现：

轻量级任务自动化

这些工具注重速度和简便性。非常适合自动化处理简单、重复性的工作。

它们最适合处理如休假申请、简单线索分配或“如果这样，则那样”的逻辑——不需要复杂决策或多步骤协调的事务。

可以关注以下功能：

• 与您的 CRM 或工单工具的预构建集成
• 简单的拖拽式工作流构建器
• 可扩展性或复杂性有限制

该类别的热门平台包括 Botpress、Zapier、Automate.io，以及 Notion 自动化等内置工具。

如果你首次尝试BPA或需要快速见效，这些都是很好的切入点。

中等规模的流程自动化

这个层级的自动化开始变得更强大。适合已经超越基础任务自动化、需要根据更灵活条件响应或需要人工参与决策的团队。

你可能会根据交易金额分配审批流程、根据情绪升级支持工单，或在 CRM 客户数据变更时触发多步操作。

这些工具通常在易用性和功能性之间取得平衡。你依然可以使用无代码或低代码界面，但对逻辑、异常和角色有更多控制。

中端工作流自动化平台的一些常见功能包括：

• 分支逻辑与条件路径
• 基于角色的权限
• 支持结构化流程和灵活例外处理

该领域的一些工具还提供内置的审计追踪和与关键业务系统（如CRM、ERP或知识库）的集成。

常用平台包括Botpress、Pipefy、Kissflow、Asana高级/商务版（支持规则和自动化）、以及Monday.com的工作流逻辑。

总的来说，中阶工具非常适合希望为业务运营带来更多结构化和专业化，但又不想完全进入企业级模式的团队。你依然能获得速度和易用性，但控制力更强。

企业级BPA

这些是为多团队、多系统端到端流程而生的高性能平台。它们专为规模化和复杂性设计——非常适合全球运营或多层审批链。

如果你的流程涉及多个系统（CRM、ERP、HRIS、自定义数据库），或者你需要对合规性进行精细控制，那么企业级 BPA 就是你的最佳选择。

企业级平台注重流程编排。这意味着可以处理异常情况、实时同步各工具数据，并在不影响合规性的前提下保持高效。

可以关注的功能包括：

• 全面的集成支持
• 强大的合规功能与审计追踪
• 支持协作的设计

这一层级的平台通常内置分析、SLA跟踪、沙盒环境以及基于角色的管理，支持规模化和复杂性。

主流平台包括 Botpress、ServiceNow、Nintex、IBM watsonx 和 Appian。

请记住：无论你选择哪个平台，都要确保它能适应你团队现有的工作方式。如果工具要求你彻底改变流程才能用，那就不是合适的选择。

4. 试点所选方案

在全面自动化之前，先从一个流程开始。就一个。

可以把它当作你的测试阶段。这就是经典“爬-走-跑”模型中的“爬”阶段。

选择一个简单但有价值的场景。比如自动化PTO（带薪休假）审批流程，或分配新的支持工单。关键是要可衡量——节省的时间、完成任务的速度提升、手动错误减少。

你可以用新的BPA工具手动搭建，也可以让AI处理逻辑和特殊情况——如果你已经准备好了。

有些团队会在沙盒环境中试点，有些则让小团队上线并密切监控结果。不管哪种方式，你都能学到哪些地方会出问题、哪些需要调整，以及实际带来了什么影响。

如果试点成功？恭喜！你已经有了证明。用它来优化设置，为更大范围的推广做准备。如果失败？更好，你在扩展前就发现了问题。

如果你想深入了解如何规划这种上线流程，可以看看我才华横溢的同事写的战略性聊天机器人实施，涵盖了从起步到成熟的每一步——让你顺利推进。

5. 培训你的团队

即使是最好的自动化方案，如果团队不理解它——或者更糟的是，觉得它是自上而下强加的，也难以落地。

自动化应该像升级助手，而不是突然替代。如果大家不知道它如何融入日常流程，或遇到问题该找谁，很快就会回到老办法。

所以别只是给他们一个登录账号。要带他们了解在他们的工作场景下如何使用。让他们看到这能帮他们减少多少琐事。要让大家明白，这不是裁员，而是减少重复劳动。

具体如何推广取决于团队规模和结构，但高效推广通常从以下方面开始：

• 针对不同角色的操作演示，让每个团队都能看到与自身工作的关联
• 快速参考指南或简短的 Loom 视频，帮助用户在忘记按钮功能时快速查找
• 开放渠道（Slack、邮件等）用于提问、反馈或报告问题

换句话说：让自动化成为工具，而不是威胁。

6. 扩展与迭代

仅仅因为你的BPA试点项目成功了，并不意味着工作就此结束。最优秀的自动化系统会随着时间不断优化，过快扩展而不加以完善，反而容易导致系统崩溃。

当你从第一个工作流中获得价值后，谨慎扩展。增加新用例，吸引更多团队参与，逐步构建一个能随着成长不断优化的系统。

这时迭代尤为重要。持续监控关键指标：流程是否更快完成？错误率是否下降？大家是否真的在用新系统？

然后，边用边微调：

• 优化逻辑。 如果某个环节总是出问题，重新检查你的触发条件或判断条件。
• 优化交接。 在多个团队或工具交互的流程节点增加清晰度。
• 跟踪使用情况。 如果使用率下降，及时与团队沟通。流程是否让人困惑？手动操作又回来了？
• 重新审视指标。 你是否在跟踪正确的KPI？如有需要可新增（如响应时间、任务完成率）。

一旦各环节顺畅运行，制定一份内部操作手册。这样，其他团队可以在已有成果基础上继续，而无需从头开始。

业务流程自动化有哪些应用场景？

人力资源入职流程

入职流程看似简单，实际上涉及诸多环节。需要设置账户、收集文件、准备设备、安排日程，等等。

没有自动化的话，大多数流程只能靠无休止的邮件往来和表格更新来推进。既慢又容易出错，说实话？让所有人都头疼。

让我们来看看 BPA 如何真正让入职流程变得顺畅，无论是对 HR 还是新员工。

在报价被接受的那一刻触发工作流

当候选人同意入职后，BPA 工具可以自动在 HRIS 中创建员工档案，发送欢迎邮件和合规表单，并自动启动后续流程，无需人工逐一通知各部门。

想象一下：一旦录用协议签署，IT 团队立刻收到工单去配置笔记本电脑和用户账号。同时，新员工会收到一封个性化的入职邮件和一个上传所需文件的链接。

无需反复沟通即可安排日程

入职、福利登记、第一天签到——这些都可以自动安排。

无需手动协调日程，BPA 工具可根据可用时间自动预定时段，并向相关人员发送确认。

就这样。每一步都没有遗漏，新员工也真正感受到了被欢迎。

哪些工具实现了这些功能？

通常会用到多种工具：像 BambooHR 或 Personio 这样的 HRIS 平台管理人员数据，Kissflow 或 Pipefy 这样的流程自动化工具串联任务，Jira Service Management 等 ITSM 工具确保技术配置不被遗漏。

客户支持

说实话。客服人员浪费了太多时间在与帮助客户无关的事情上。分拣工单、分配优先级、确定由谁处理。在这期间，客户只能等待。

这正是自动化（以及AI在客户服务中的应用）发挥作用的地方。它不是要取代你的支持团队，而是帮他们腾出精力，让他们专注于真正需要解决的问题。

自动分流

当收到支持请求时，需要有人（或某个系统）判断问题类型：是账单问题？还是 bug？客户是在生气还是只是困惑？

BPA系统可以完全接管这项工作。通过AI（如情感分析、关键词匹配或账户历史），BPA系统能自动对工单进行分类和优先级排序。这样客服无需逐条筛选请求，直接处理最需要他们介入的工单。

智能路由

一旦工单被分类，下一步就是分配给合适的人。如果手动操作，这一步就可能耗费数小时。

有了BPA，路由即时完成。账单问题发给财务，高优先级产品bug直接到工程，VIP客户的问题会被标记给高级客服。你可以自定义任何逻辑，所有流程都在后台自动运行。

自动填充与状态更新

每位客服都体会过在不同系统间复制粘贴客户信息的痛苦。

但如果你的BPA已接入CRM或内部工具，它可以在客服处理前自动预填相关数据。

你还可以用自动化实时发送状态更新，或跟进待处理的回复。这样团队的手动工作更少，客户体验也更顺畅。

让这一切变得更简单的工具

Zendesk 和 Freshdesk 等平台自带 BPA 功能。结合 AI 路由工具和与 CRM 或内部知识库的集成，你就拥有了可扩展的支持引擎。

告别重复的行政事务。

合同管理

还在手动管理合同？那你一定经历过版本混乱和错过截止日期。自动化合同流程能带来急需的秩序和效率——多亏了采购中的AI！

自动生成合同

最适合： 标准协议，如保密协议（NDA）、工作说明书（SOW）或主服务协议（MSA）。

功能： 从模板中提取数据，并根据CRM或表单输入自动填写细节。

小贴士：锁定关键字段以防止未经授权的修改，同时保留自定义条款的空间。

提交审核并电子签名

最适合：内部审批、跨团队协作和客户签署。

功能介绍：根据预设规则，将合同在合适的时间发送给合适的人，例如法务、财务、经理或客户。

小贴士： 使用能追踪谁打开和签署了文件的工具，这样你就不会再猜测流程卡在哪一步了。

跟踪变更并设置提醒

最适合：保持合同合规并保持最新。

功能：记录编辑和审批操作，形成审计追踪，并在续约或合规审查临近时发送提醒。

小贴士： 不要等别人记得——提前30、60或90天自动发送通知。

哪些工具实现了这些功能？

常用工具包括CLM平台（如Ironclad、DocuSign CLM）、文档自动化工具、工作流和电子签名平台（如PandaDoc、HelloSign）。

发票与报销处理

手工处理发票是一项既耗时又考验耐心的工作。从PDF中抄数字、在邮件里找审批、催人要发票——难怪财务团队总是超负荷。

让我们来看看BPA如何帮助解决这些问题。

提取发票数据

第一步：告别手动录入。具备 OCR 或 AI 的 BPA 工具可以自动扫描发票并提取关键信息，如供应商名称、金额、到期日、明细等。这样就不用在文件和表格间来回切换了。

与采购订单或预算匹配

数据录入后，需要与某些内容进行匹配。例如，现有采购订单或某部门预算。

自动化可以立即处理这些事务，并标记任何不符之处，确保没有遗漏。

审批流程路由

与其发“嘿，你能批准这个吗？”的邮件，不如让BPA来处理路由。它可以根据规则把正确的发票发给正确的人。

而且，它也会自动提醒他们。

与财务工具同步

所有审批完成后，BPA 可自动将已批准的发票推送到你的财务软件。无需额外录入，轻松搞定。

像Tipalti、Airbase、Ramp、QuickBooks和NetSuite这样的工具可以轻松完成这类设置。如果你的财务团队还在手动处理所有事务……是时候改变了。

下个月部署 AI 解决方案

自动化让现代团队更高效，专注于真正重要的工作。

Botpress 是一个对话式AI平台，为团队提供强大业务流程自动化工具——从简单工作流到复杂的多系统集成。

通过可视化流程构建器、无限集成和多语言支持，任何人都能无需写代码就上线可扩展的自动化。

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常见问题

什么是业务流程自动化（BPA）？

BPA 指利用技术自动化日常工作流和流程。通常涉及部署软件工具和应用程序，简化重复性任务，减少人工操作，提高整体效率。

哪些业务流程最适合自动化？

那些经常发生且有明确规则的流程，非常适合自动化。例如，员工入职、采购审批、客户服务互动和数据录入都可以自动化，以节省时间并减少错误。

RPA 和 BPA 有什么区别？

机器人流程自动化（RPA）使用软件机器人来执行简单、重复性的任务，如数据录入；而业务流程自动化（BPA）则连接不同系统，实现整个工作流程和多个流程环节的自动化，从而带来更全面的提升。

谁能从业务流程自动化中受益？

自动化为各方带来价值。企业节省时间和成本，员工可以专注于更重要、更具战略性的任务，客户则享受更快捷、更可靠的服务。

如何衡量BPA的投资回报率？

可以通过监控关键绩效指标来跟踪ROI，例如处理时间缩短、成本节约、数据准确性和合规性的提升，以及客户满意度的提高。定期评审和团队反馈有助于确保BPA带来预期效益。

BPA多久能见效？

虽然部分效率提升可能在几个月内就能体现，但全面收益往往需要更长时间才能显现。采取分阶段推进并持续优化，才能实现BPA的长期价值。