10 款每周为您节省数小时的 AI 邮件助手

邮件并不是大家最喜欢的沟通方式，但它无疑是最常用的。

在过去二十年里，我们见证了许多沟通工具的出现，每一种都比邮件更时尚、更方便、更易用。

然而，到了2024年，55%的客户沟通依然通过邮件完成——遥遥领先于其他方式。

但随着邮件 AI 助手的兴起，邮件终于迎来了它所需要的革新。

AI 智能体具备复杂推理、极速自动化和生成类人文本的能力，让优化重复性工作流程变得前所未有的简单。

本文将介绍AI 如何自动化邮件操作，为什么每个人都应该使用AI 智能体助手处理邮件，并推荐最佳的 AI 邮件助手工具。

什么是 AI 邮件助手？

AI 邮件助手是一种利用人工智能和 自然语言处理（NLP）技术来总结、分类、撰写和发送邮件的程序，几乎无需人工干预。

它可以是定制邮件客户端、外部应用，也可以是嵌入邮件客户端的聊天小部件，作为对话助手使用。

AI 如何应用于邮件？

正如我所说：邮件——尽管无处不在、极为重要——却很笨重。

我的邮箱总有几封未读邮件被埋在角落，我总是忘记“回复所有人”，而且我不明白垃圾邮件过滤器的意义，因为我每天还是会收到钓鱼邮件。

AI 助手拥有大量上下文信息和基于向量的邮件知识库（用于 RAG），为优化邮件体验提供了诸多可能。

个性化邮件撰写

AI 擅长撰写邮件，因为它可以利用你的邮件历史，模仿你的语气，并结合相关上下文。

它不仅听起来像人，而且听起来像你，并且了解你所知道的信息。

邮件AI 助手不仅仅是ChatGPT——它能访问你的历史邮件，从而掌握你的写作风格。它还能查看你的收件箱，根据你与联系人的关系和对话历史决定如何称呼对方。

你可能不愿意让 AI 自由发送邮件——但 AI 邮件助手仍然可以帮你起草初稿，由你审核后发送。

它不是要取代你——而是让邮件体验更加顺畅。

更好的收件箱管理

AI 还能利用分类能力，根据紧急程度、主题和发件人情绪对邮件进行分类。

AI 邮件助手可以根据收件箱内容建议分类，并据此归类邮件。之后，它还能为每封新邮件自动打上合适的标签。

它还能根据邮件内容、发送时间以及你与发件人的历史，判断未读邮件的优先级。或者，你也可以让它帮你制定优先级策略，比如哪些联系人或事务更为紧急。

预测性建议

前面提到的功能都是被动响应，但 AI 邮件助手的魅力在于它能让你更主动。

AI 还能全面分析你的收件箱，提出行动建议：

• “客户X每年这个时候通常会咨询服务ABC，你可以主动联系他们，看看是否有兴趣。”
• “潜在客户Y曾咨询过高级套餐，但他们的需求可能更适合团队套餐。”

邮件助手会持续关注你的收件箱，跟踪未完成的对话，挖掘旧的交流记录。

这有助于提升职业关系，并及时处理那些可能被忽略的任务。

市场营销

自动化外发邮件是AI 销售的绝佳应用。

包括冷邮件、跟进潜在客户和回复产品咨询。

像 Hubspot 这样的 CRM 集成了邮件触发器、自动化潜在客户培育和自定义工作流逻辑。这样，你可以通过在关键时点发送有意义的信息，优化AI 潜在客户获取和筛选。

如果你是小型团队，觉得高级 CRM 功能过于复杂，这些功能都可以通过 Botpress 等工具的可定制 AI 智能体流程实现。

客户支持

AI 客服正在帮助用户更快获得高质量的答案。

这是因为能够访问邮件历史和自定义文档，让 AI 拥有提供详尽回复所需的全部上下文。

HubSpot 使用

需要注意的是，复杂问题最好交由人工客服处理，因此 AI 应该判断自己是否有能力回答某些问题。幸运的是，大多数主流邮件自动化工具都具备此功能。

CRM 利用意图识别和自然语言提示，将简单咨询与复杂问题区分开来。

AI 在邮件领域有哪些优势？

AI 带来的自动化能力高效且有效——AI 助手能让任务完成得更快、更好。

此外，研究表明，对话式界面能降低认知负担。这意味着你能更快、更高效地工作，同时减少因整理、阅读和发送邮件而产生的疲劳感。

提升工作效率

将邮件整理、优先级排序和撰写等任务交给 AI，可以节省大量时间和精力。

无论你让 AI 助手在后台自动处理邮件，还是采用人工参与的方式，甚至你亲自撰写和发送每封邮件，能像和助手头脑风暴一样交流，都是避免因收件箱杂乱而陷入分析瘫痪的动力。

客户满意度更高

有机器人提醒你待办事项，可以减少高认知负担下的人为失误。

比如忘记回复、操作失误、因疲惫而失去礼貌等问题，都可以通过让机器人处理繁琐细节来避免。

自动化客户支持还能更快回复用户，同时保证服务质量。

更高的可访问性

说到认知负担：操作复杂界面（如邮件）对技术不熟练的用户来说很有挑战性，甚至难以使用。

但邮件依然是必需品。

对话式界面对新手用户更直观，让他们也能使用邮件客户端的高级功能。

语音 AI 助手的兴起，让视障人士及有不同读写或语言需求的人也能更方便地使用邮件沟通。

有哪些顶级的AI邮件助手工具？

由于邮件是企业核心，有许多不同的工具，适用于各种具体场景。

1. Botpress

最佳适用对象： 需要高度自定义工作流，并可跨平台使用对话界面的用户

Botpress 是一体化的 AI 智能体构建平台。工作流可以从简单的对话工具扩展到极其复杂的外部工具、部署渠道和参考文档的组合。

该平台配备了可拖拽式构建器、原生 RAG 功能，并支持在 WhatsApp、Messenger、网页等主流渠道统一部署。

集成 Gmail、HubSpot 和 Google 日历等，使邮件自动化超越收件箱本身。

平台高度可定制，实现难度取决于你的用例复杂度。

这使其成为试水的绝佳选择。按需付费的定价模式，非常适合想先体验而不必为暂未使用的高级功能买单的用户。

主要功能：

• 可拖拽式构建器
• 自动部署到网页、短信等外部渠道，
• API 可从外部应用调用对话或流程（webhook）
• 新手引导流程，几分钟内即可创建初始智能体。
• 自主节点，支持对话、工具调用和决策

2. SaneBox

最适合： 需要标准邮箱清理和便捷集成的用户。

SaneBox 是一款 AI 驱动的邮件管理服务，可清理和整理收件箱。

它拥有非常智能的优先级系统，支持广泛分类、稍后处理、筛查陌生发件人、垃圾邮件过滤，以及挽救被误判为垃圾邮件的邮件。

功能丰富，但自定义程度较低。

这意味着它已预置了邮件自动化功能：整理收件箱、提醒未回复邮件、未读邮件提醒等。

这很好，因为你想要的功能很可能已经实现。但由于无法自定义，功能选择可能显得冗余。

例如，稍后处理（SaneLater）和 Customer Snooze 功能看起来像是类似功能的不同版本。NotSpam 和SaneScreener 也是如此。

这种重叠让选择功能变得困难，尤其是在定价方案限制可用功能数量时。

不过，作为专注于邮件的工具，它几乎可以与任何邮件服务商轻松集成。

主要功能：

• 深度清理：过滤并分类整个收件箱历史邮件
• SaneBox 摘要：以简报形式总结每日邮件
• 大附件云存储。
• SaneBlackHole：自动退订“烦人”的发件人

3. Superhuman

最适合： 希望基于模板进行整理，并且不介意更换新邮箱客户端的用户。

Superhuman 是一款原生 AI 邮件应用。

这意味着，与浏览器扩展和外部助手不同，其 AI 功能不依赖于邮件客户端 API 的兼容性。

这有利有弊，取决于你的偏好——你可能不太愿意更换当前的邮件客户端。

它为你的邮箱加了一层包装，让你可以自动化邮件操作，或通过聊天机器人查询内容。
其亮点功能是 Split Inbox Library，提供根据角色、公司或需求预设的邮件标签模板。

除了 AI 功能外，还配备了一套提升邮件效率的自动化功能：退订、提醒、长邮件片段引用等。

可以想象，作为一款应用而非流程构建平台，Superhuman 并不原生支持第三方工具或自定义工作流集成。

主要功能：

• 语音与语气匹配
• AI 问答
• Split Inbox Library
• 即时事件：自动创建事件

4. Copilot in Outlook

最适合： 希望拥有对话助手的 Outlook 用户。

Copilot 是微软的旗舰 AI 工具。它最初主要用于代码编辑器，帮助用户用 AI 编辑和查询代码库。现在，这一功能已扩展到邮件领域。

Copilot 直接集成到 Outlook，作为聊天窗口快速回答收件箱相关问题、起草和发送邮件、整理收件箱，并根据历史记录建议操作。

就集成度而言，这款插件无疑是最佳选择（前提是你是 Outlook 用户），因为它已内置于客户端。

显然，这只限于 Outlook 用户。

它也不是完整的智能体构建器；无法搭建工作流，第三方工具集成有限。但对于简单集成和对话式收件箱管理来说，是个不错的工具。

主要功能：

• 摘要功能
• 聊天界面
• 操作建议
• 日程安排

5. Gemini for Gmail

最适合： 希望拥有对话助手的 Gmail 用户。

这是 Google 针对微软 Copilot 功能的回应。它具备与 Copilot 类似的主要功能：在对话界面中对邮件线程进行摘要、搜索和起草。

不过，Gemini 不支持筛选、标签或优先级设置。最多只能归档或删除不需要的邮件来进行整理。

它与 Google 搜索无缝集成，有助于借助在线资源起草邮件，或查找个人或企业的邮箱地址。

我猜这是为了补充 Gmail 内置的机器学习功能，如垃圾邮件过滤和自动补全，但与上述工具相比，显得有些平淡。

它还可以生成图片，至于有多大用处则见仁见智。

主要功能：

• 与 Gmail 原生集成
• Google 搜索

6. Missive

最适合： 需要协作处理自动化邮箱账户的团队。

向我们的魁北克同行 AI 公司致敬。

Missive 是一款促进团队沟通的应用，允许用户将对话分配给特定成员，并在需要时保持关注。

其入选本榜单的原因是其 AI 工具套件。

它具备基础功能：摘要、起草，还能通过自然语言提示创建自定义工作流。可用于自动回复、根据发件人或主题分配邮件，或提取截止日期等重要信息。

他们在主流平台上拥有超过25种集成——常见的有：Gmail、Google Drive、Shopify、GitHub。结合自定义工作流，您可以在团队的各类工具间创建复杂的自动化流程。

主要功能：

• AI自动化
• 与25+应用集成，支持自定义集成
• 用于AI草拟的自定义提示模板
• 智能任务属性。

7. Fyxer.ai

最适合： 需要收件箱和日历自动整理且几乎无需学习成本的用户。

Fyxer被定位为AI执行助理。它能完成所有邮件助理的操作，并且像一位高管一样，有着鲜明的主见。

它会自动为邮件创建8个分类标签。这些标签基于优先级，帮助你（和Fyxer）明确哪些邮件应优先回复。

它会自动为你最重要的邮件草拟回复，你可以根据需要进行编辑并最终发送。

在自动回复方面，它可以访问你的日历，并在你有空时创建并分享会议事件。

此外，Fyxer还配备了会议平台，可以记录会议笔记并保存转录内容，你可以通过AI聊天机器人界面进行搜索。

它可以与Gmail和Outlook集成，如果你不打算使用自定义工作流或其他集成（除了上述提到的），这确实是个不错的工具。

8. Lindy

最佳适用场景： 跨平台自动化

Lindy是一个无代码AI代理构建平台，内置多种任务工具，其中包括邮件自动化。

和所有通用型代理工具一样，它通过集成连接你的邮箱，并支持销售、市场营销、生产力平台等多种集成。不同资料显示，它的集成数量超过5000种。

无论如何，它都能无缝连接所有主流邮箱客户端。

其预设的邮件自动化工具让你可以轻松设置邮件分流（AI驱动的筛选）、邮件草拟和日程安排等流程。

其中一个特别实用的工具是对发件人进行背景调研。这有助于你收集所需信息，以便撰写回复或筛选潜在客户。

由于集成众多，你可以将视频会议的转录内容更新到Google Docs等文档中，让你的代理访问这些内容，从而辅助邮件草拟。

我注意到很少提及收件箱整理或清理功能。我相信这些也是可以实现的——毕竟这是一个功能丰富的工具。但我的经验是，无代码平台在超出预设模板后自定义起来会比较困难。

主要功能：

• 丰富的集成
• 对发件人进行背景调研
• 用于邮件分流的简明规则
• 会议转录

‍9. MailMaestro

最佳适用场景： 适合Outlook用户，简单设置并支持会议转录搜索。

截至目前，MaestroLabs已收购Flowrite，并将AI能力整合进他们的邮件AI助手MailMaestro。

MailMaestro可连接Outlook和Gmail，提供邮件草拟、管理和摘要工具。它还能与日历集成，推荐时间并安排会议。

他们的邮件管理功能会对邮件和附件进行筛选，并按优先级（重要、稍后处理、归档）标记。新邮件也可通过邮件分流工具进行类似分类。

如果你是Outlook用户，可以使用TeamsMaestro——一款原生嵌入Microsoft Teams的AI会议记录工具。它会在应用内转录并保存会议内容，支持搜索，并且——和我一起说——可以将其作为AI邮件草拟的上下文。

主要功能：

• 日程安排
• 邮件管理
• 邮件分流
• Outlook用户专用AI会议记录工具

10. CleanEmail

最佳适用场景： 需要轻量自定义且易用移动界面的用户。

CleanEmail是一款可与所有主流邮箱服务集成的应用（包括Hotmail，笑），提供收件箱管理和邮件草拟模板。

它具备邮件客户端的基础功能：清理、自定义筛选（包括AI增强的垃圾邮件过滤）和邮件草拟。筛选器创建简单——采用简明指令和下拉菜单，界面直观易用。

他们的移动应用也非常简洁，易于操作。

和所有注重简洁的助手一样，这款应用不适合需要复杂自定义流程或第三方集成的用户，也不支持与收件箱对话。

主要功能：

• 移动应用
• 简明语言筛选器

用AI自动处理邮件

通过自动分拣、草拟和补查邮件，每周可节省数小时。

Botpress的可视化拖拽编辑器、内置LLM工具调用引擎和丰富集成，让你轻松从简单起步并逐步扩展。你的助手可以是收件箱管理工具，也可以是高效的营销或获客流程。

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