Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Tôi từng chứng kiến một nhóm chuỗi cung ứng chuyển một đơn đặt hàng qua bảy hệ thống và bốn người. Mất năm ngày. Giá trị đơn hàng thực tế? 72 đô la tiền mực in.

Khi tôi hỏi nhóm, không ai giải thích được tại sao quy trình này lại tồn tại. Thay vào đó, họ chỉ lẩm bẩm câu cấm kỵ: “Chúng tôi luôn làm như vậy mà.”

Đây chính là nơi tự động hóa quy trình doanh nghiệp (BPA) phát huy tác dụng. Không phải những AI chatbot hào nhoáng hay cánh tay robot – mà là tự động hóa hiệu quả các quy trình vốn tiêu tốn hàng giờ mỗi tuần.

Tại Botpress, chúng tôi đã triển khai hơn 750.000 AI agent giúp tối ưu quy trình kinh doanh – từ tiếp nhận nhà cung cấp đến đối soát hóa đơn – cho cả doanh nghiệp nhỏ, lớn và các agency.

Chúng tôi đã chứng kiến BPA giúp các công ty mở rộng hiệu quả, khác biệt hoàn toàn với những doanh nghiệp bị chững lại.

“BPA giúp mọi người làm được nhiều hơn. Một người giờ đây có thể quản lý khối lượng công việc mà trước đây cần tới mười người,” Ajaykumar Mudaliar, Quản lý Sản phẩm tại Botpress, giải thích. “BPA chính là chìa khóa để doanh nghiệp chuyển từ tăng trưởng tuyến tính sang mở rộng theo cấp số nhân.”

Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích BPA là gì, những thách thức thường gặp khi triển khai BPA và cách xây dựng chiến lược BPA thành công.

Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là việc sử dụng công nghệ để đơn giản hóa và thực hiện các tác vụ, quy trình vốn thường cần sự tham gia của con người.

Quy trình kinh doanh là chuỗi các bước mà một công ty thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ, như duyệt đơn xin nghỉ phép, xử lý hóa đơn, hoặc giao đơn hàng trực tuyến.

BPA giúp doanh nghiệp hoàn thành công việc nhanh hơn và ít sai sót hơn bằng cách giao các tác vụ lặp lại trong vận hành cho máy móc.

Nhưng trong nhiều trường hợp, tự động hóa không thay thế con người mà bổ trợ cho họ, giúp con người và máy móc phối hợp hiệu quả hơn. Điều này ngày càng phổ biến đến mức 2/3 tổ chức đã tự động hóa quy trình kinh doanh ở ít nhất một bộ phận.

Ví dụ về tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Hoàn tất đơn hàng là ví dụ điển hình cho việc tự động hóa giúp đơn giản hóa công việc hàng ngày. Những gì trước đây cần nhiều người và nhiều bước giờ chỉ mất vài giây.

Tình huống: Một khách hàng đặt hàng trên website

Nếu không có tự động hóa, ai đó trong nhóm vận hành hoặc hoàn thiện đơn hàng có thể phải:

1. Kiểm tra thủ công xem mặt hàng còn hàng không
2. Cập nhật hệ thống quản lý kho
3. Xử lý thanh toán
4. Viết và gửi email xác nhận
5. Thông báo cho kho hoặc đối tác vận chuyển
6. Tạo nhãn vận chuyển
7. Chia sẻ thông tin theo dõi đơn hàng với khách hàng

Nhưng với BPA, toàn bộ chuỗi các bước có thể diễn ra chỉ trong vài giây.

Ngay khi có đơn hàng, hệ thống BPA sẽ tự động xử lý: xác minh đơn mua, điều chỉnh tồn kho, trừ tiền trên thẻ và kích hoạt giao hàng – tất cả đều không cần con người can thiệp.

RPA và BPA khác nhau như thế nào?

RPA tự động hóa tác vụ riêng lẻ bằng cách mô phỏng thao tác của con người, trong khi BPA tự động hóa toàn bộ quy trình bằng cách điều phối các hệ thống phía sau.

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) tập trung vào các tác vụ bề mặt – những hoạt động lặp đi lặp lại mà con người thường làm trên máy tính. Điều này bao gồm sao chép dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác, hoặc điền vào các biểu mẫu điện tử.

Ngược lại, BPA tập trung vào toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối. Thay vì mô phỏng thao tác của con người, BPA kết nối trực tiếp các hệ thống khác nhau. BPA điều phối nhiều tác vụ, sử dụng API và cơ sở dữ liệu để di chuyển thông tin, ra quyết định và kích hoạt hành động giữa các phòng ban.

Trên thực tế, các công nghệ này thường phối hợp với nhau. Các sáng kiến BPA thường bao gồm thành phần RPA để kết nối các tác vụ trong một luồng tự động lớn hơn.

Khi nào nên dùng RPA thay vì BPA?

RPA triển khai nhanh hơn cho các trường hợp sử dụng hẹp. Nó phù hợp nhất để tự động hóa các bước riêng lẻ trong quy trình, đặc biệt khi hệ thống chưa tích hợp tốt. Nếu nhóm bạn muốn tự động hóa một tác vụ mà không cần thay đổi hệ thống hiện tại, hãy chọn giải pháp RPA.

BPA cần lên kế hoạch trước nhiều hơn nhưng mang lại tác động rộng lớn, cho phép tự động hóa quy trình phức tạp trên nhiều nhóm và hệ thống. Nếu bạn muốn tối ưu hóa toàn bộ quy trình liên phòng ban hoặc công cụ, giải pháp BPA sẽ phù hợp hơn cho nhu cầu của bạn.

Các tính năng và thành phần chính của công cụ BPA

Công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh bao gồm nhiều thành phần cốt lõi phối hợp để tăng hiệu quả và giảm can thiệp thủ công:

Tự động hóa quy trình làm việc

Tự động hóa quy trình là cốt lõi của mọi hệ thống BPA: khả năng xây dựng các luồng từng bước để xử lý công việc tự động. Những quy trình này đảm bảo các hành động diễn ra đúng thứ tự, giữa các nhóm và công cụ.

Tích hợp dữ liệu

Công cụ BPA kết nối với các hệ thống mà nhóm đã sử dụng, như CRM, phần mềm nhân sự hoặc cơ sở dữ liệu nội bộ, để tự động lấy và cập nhật thông tin.

Điều này giúp dữ liệu luôn chính xác và quy trình vận hành trơn tru giữa các nhóm và công cụ khác nhau.

Vẽ sơ đồ và thiết kế quy trình

Trước khi các nhóm có thể tự động hóa một quy trình, họ cần hiểu rõ nó. Đó là lúc các công cụ xây dựng trực quan phát huy tác dụng. Các công cụ này giúp nhóm:

• Vẽ sơ đồ từng bước quy trình hiện tại
• Phát hiện các điểm thiếu sót hoặc bước không cần thiết
• Phối hợp giữa các nhóm trước khi tự động hóa được triển khai

Giám sát và báo cáo theo thời gian thực

Khi hệ thống đã vận hành, các nhóm sẽ cần hiểu điều gì hiệu quả và điều gì chưa. Các nền tảng BPA tốt cung cấp:

• Bảng điều khiển với số liệu trực tiếp (hoàn thành tác vụ, chậm trễ, lỗi)
• Phát hiện điểm nghẽn
• Báo cáo dễ dàng cho kiểm toán hoặc đánh giá hiệu suất

Tính năng bảo mật và tuân thủ

Nền tảng BPA tốt giúp bảo vệ dữ liệu an toàn. Chúng cung cấp các tính năng bảo mật như kiểm soát quyền truy cập và nhật ký hoạt động để bảo vệ thông tin nhạy cảm và đáp ứng quy định ngành.

Điều này đặc biệt quan trọng ở các lĩnh vực như tài chính, nhân sự và y tế, nơi quyền riêng tư và tuân thủ là bắt buộc.

Logic tùy chỉnh và khả năng mở rộng

Nền tảng BPA hiệu quả sẽ có các tính năng như:

• Quy tắc và điều kiện
• Tích hợp API
• Thiết lập dạng mô-đun

Những công cụ này giúp dễ dàng xây dựng tự động hóa phù hợp với nhiều quy trình khác nhau và có thể điều chỉnh khi có thay đổi.

Lợi ích của tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Tăng hiệu quả

Tự động hóa loại bỏ các điểm nghẽn và sự phụ thuộc thủ công, giúp công việc tiến triển mà không phải chờ chuyển giao hay phê duyệt.

Điều này tạo ra nhiều quy trình hơn có thể mở rộng dễ dàng khi doanh nghiệp phát triển, mà không cần tăng nhân sự tương ứng.

Tiết kiệm chi phí cao hơn

BPA giúp giảm khối lượng công việc thủ công cho các tác vụ lặp lại và ngăn ngừa sai sót tốn kém do lỗi hoặc sự thiếu nhất quán của con người.

Theo thời gian, khoản tiết kiệm này sẽ cộng dồn – đặc biệt trong các quy trình khối lượng lớn – giúp giải phóng ngân sách cho đổi mới thay vì chỉ bảo trì.

Nâng cao độ chính xác dữ liệu

Dữ liệu chính xác hơn giúp đưa ra quyết định tự tin hơn.

Bằng cách tự động hóa nhập liệu và cập nhật hệ thống, BPA giảm nguy cơ sai sót do con người trong báo cáo hoặc quy trình.

Tăng cường tuân thủ và quản lý rủi ro

Trong các ngành được quản lý chặt chẽ, sai lệch quy trình có thể dẫn đến hậu quả pháp lý hoặc tài chính.

BPA đảm bảo quy trình chuẩn hóa và lưu trữ nhật ký chi tiết. Điều này tăng cường khả năng kiểm toán và giảm thiểu rủi ro liên quan đến quy trình.

Dịch vụ khách hàng tốt hơn

Quy trình tự động phản hồi nhanh và nhất quán hơn – dù đó là phiếu hỗ trợ, cập nhật đơn hàng hay bước giới thiệu nhân viên mới.

Khi các hệ thống được kết nối và ít bị trì hoãn hơn, khách hàng sẽ luôn nhận được dịch vụ đúng lúc và đáng tin cậy.

6 thách thức khi triển khai BPA là gì?

1. Chất lượng và tích hợp dữ liệu

Một lý do phổ biến khiến tự động hóa thất bại không phải do quy trình mà do dữ liệu đầu vào.

Ngay cả tự động hóa tốt nhất cũng không thể làm gì nhiều nếu dữ liệu đầu vào thiếu hoặc lỗi thời.

Gặp khó khăn khi tự động hóa? Hãy thử:

• Làm sạch luồng dữ liệu trước khi mở rộng BPA – đảm bảo dữ liệu thực sự có thể sử dụng được trước khi tự động hóa dựa trên nó
• Chọn các công cụ có thể tích hợp mượt mà với hệ thống hiện tại – không còn cảnh chắp vá hay nguồn dữ liệu rời rạc
• Kiểm tra độ đầy đủ của các dữ liệu đầu vào quan trọng, đặc biệt là những dữ liệu quyết định hoặc điều hướng quy trình

2. Quản lý thay đổi

Nếu đội nhóm xem tự động hóa là mối đe dọa thay vì công cụ, mọi thứ sẽ bị chậm lại. Sự phản kháng là bình thường, nhất là khi nhân viên chưa rõ công việc của họ sẽ thay đổi ra sao.

Để nhận được sự ủng hộ sớm, hãy mời người dùng cuối (tức là nhân viên) tham gia ngay từ đầu. Hỏi họ về những khó khăn và cho phép họ đóng góp ý kiến về cách tự động hóa được áp dụng vào quy trình làm việc của mình.

Và đừng chỉ thông báo về công cụ mới. Thay vào đó, hãy giải thích rõ ràng, tập trung vào lợi ích cho nhân viên.

Cách trình bày sẽ phụ thuộc vào cách nơi làm việc của bạn sử dụng BPA. Có thể tự động hóa được triển khai để giảm ma sát, chứ không phải thay thế nhân viên. Hoặc giải pháp BPA sẽ giúp nhân viên tập trung vào công việc phức tạp thay vì lặp lại các tác vụ nhàm chán.

Triển khai tự động hóa nên mang tính hợp tác, không áp đặt từ trên xuống. Luôn ưu tiên sự đồng cảm và rõ ràng.

3. Khả năng tương thích hệ thống

Các công cụ tự động hóa hiện đại rất tuyệt… cho đến khi gặp phải hệ thống từ năm 2007 mà không ai dám động vào nếu không có phiếu IT.

Nếu dự án BPA của bạn liên tục bị trì hoãn vì phần mềm cứng nhắc hoặc API bị giới hạn, bạn không phải là người duy nhất. Nhưng vẫn có một số cách để giải quyết dễ dàng hơn:

• Sử dụng các nền tảng được xây dựng cho môi trường kết hợp. Không phải mọi thứ đều cần chạy trên nền tảng đám mây – hãy đảm bảo công cụ của bạn cũng hoạt động với các hệ thống cũ, tại chỗ. (Điều này thường cần một nền tảng xây dựng linh hoạt, như Botpress.)
• Tìm các kết nối dựng sẵn. Càng ít phải viết mã tùy chỉnh để các hệ thống giao tiếp với nhau, bạn càng triển khai nhanh.

4. Bảo mật và tuân thủ

Tự động hóa có thể tiết kiệm thời gian – nhưng nếu xử lý thông tin nhạy cảm mà không đảm bảo an toàn, nó có thể gây ra nhiều lỗi nghiêm trọng mới.

Hãy nghĩ về loại dữ liệu mà tự động hóa của bạn sẽ xử lý: thông tin khách hàng, hồ sơ tài chính, dữ liệu nhân viên, thông tin đăng nhập. Tất cả đều được coi là nhạy cảm.

Vì vậy, thay vì coi bảo mật là vấn đề sau cùng, hãy đặt nó làm điểm khởi đầu. Điều này đồng nghĩa với việc chọn nền tảng BPA (hoặc đối tác) đã được chứng nhận đầy đủ và xây dựng với tiêu chuẩn tuân thủ ngay từ đầu.

Nền tảng mạnh mẽ cung cấp cho bạn các công cụ để luôn kiểm soát tình hình:

• Thiết lập quyền truy cập chi tiết để chỉ đúng người (hoặc bot) mới được phép xử lý dữ liệu nhất định
• Sử dụng mã hóa cho cả dữ liệu lưu trữ và khi truyền tải
• Bật nhật ký kiểm tra để theo dõi hoạt động và phát hiện sự cố sớm

Và đúng vậy, Botpress có sẵn tất cả những điều này và hơn thế nữa. Chúng tôi đã giúp hàng ngàn công ty tự động hóa quy trình quan trọng mà vẫn đảm bảo bảo mật chatbot.

Và nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực chịu sự quản lý như y tế hoặc tài chính, hãy đảm bảo nền tảng BPA của bạn có các chứng nhận như SOC 2, HIPAA và ISO 27001.

5. Khả năng mở rộng

Chỉ vì một quy trình tự động hóa hoạt động tốt hôm nay không có nghĩa là nó sẽ ổn vào ngày mai. Thứ xử lý 1.000 yêu cầu mỗi ngày có thể sụp đổ khi lên 10.000. Nếu bạn không chuẩn bị cho sự tăng trưởng đó, bạn sẽ phải xây dựng lại từ đầu.

Thay vì sửa chữa từng phần khi có vấn đề, hãy đưa khả năng mở rộng vào kế hoạch ngay từ đầu.

Chọn công cụ có khả năng phát triển cùng bạn, không chỉ phù hợp cho thử nghiệm ban đầu. Hãy cân nhắc hệ thống của bạn xử lý tải lớn ra sao, có thể giám sát hiệu suất lâu dài không, và dễ dàng thích ứng khi quy trình phức tạp hơn.

Tự động hóa nên phát triển cùng doanh nghiệp của bạn, không phải giới hạn nó.

6. Chi phí và phân bổ nguồn lực

Một trong những thách thức lớn nhất của tự động hóa là đánh giá thấp thời gian và ngân sách cần thiết để làm tốt. Nhiều người bắt đầu với ý định tốt, nhưng lại bỏ dở giữa chừng vì thiếu kế hoạch.

Thay vì cố gắng tự động hóa mọi thứ cùng lúc, hãy chọn một quy trình có tác động lớn và dễ đo lường. Triển khai thử nghiệm, xem điều gì hiệu quả (và điều gì không), rồi dùng kết quả đó để định hướng bước tiếp theo.

Bắt đầu nhỏ giúp các nhóm sử dụng ngân sách hợp lý và có dữ liệu thực tế để điều chỉnh chiến lược khi tiến hành.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách triển khai hệ thống AI mới vào tổ chức qua Bản thiết kế triển khai AI của chúng tôi.

5 Loại giải pháp Tự động hóa Quy trình Doanh nghiệp

1. Công cụ tự động hóa quy trình làm việc

Nếu bạn xây dựng bất kỳ hệ thống tự động hóa nào, bạn sẽ cần một nền tảng tự động hóa quy trình. Đây là nơi thực thi logic – phần "nếu thế này thì làm thế kia" của quy trình.

Nền tảng tự động hóa quy trình cho phép bạn thiết kế các bước công việc liên kết giữa nhiều ứng dụng và nhóm khác nhau.

Những nền tảng này cho phép bạn thiết kế quy trình từng bước liên kết nhiều nhóm và công cụ khác nhau. Nhiều nền tảng cung cấp trình xây dựng trực quan hoặc ít mã cho nhân viên không chuyên môn kỹ thuật, đồng thời vẫn cho phép lập trình viên phát triển các tính năng phức tạp khi cần.

Và đúng là có rất nhiều lựa chọn ngoài kia. Các nền tảng như Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street và Monday.com đều giúp bạn xây dựng quy trình làm việc và tự động hóa các công việc nhàm chán. Một số thiên về vận hành nội bộ, số khác lại phù hợp hơn với hệ thống hướng tới khách hàng.

Ý là: nếu bạn vẫn đang ghép nối quy trình bằng bảng tính, biểu mẫu và tin nhắn Slack, thì nền tảng tự động hóa quy trình là thứ bạn cần để nâng tầm.

2. Bộ công cụ tự động hóa quy trình đầu-cuối

Nếu các nền tảng tự động hóa quy trình xử lý những việc đơn giản, thì các bộ giải pháp tự động hóa toàn diện là phòng điều khiển vận hành thực thụ.

Bộ công cụ tự động hóa quy trình đầu-cuối vượt xa các luồng công việc riêng lẻ bằng cách tự động hóa toàn bộ quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối. Hãy nghĩ đến: phối hợp liên phòng ban, theo dõi thời gian thực, quản lý hồ sơ, tuân thủ, phân tích và rất nhiều logic phía sau.

Hãy rõ ràng: bạn không cần công cụ phức tạp như vậy để duyệt đơn xin nghỉ phép. Nhưng nếu bạn đang vận hành các quy trình như onboarding doanh nghiệp, xử lý yêu cầu bồi thường, hoặc bất cứ thứ gì có nhiều bước, nhiều người tham gia và tình huống đặc biệt? Đây là lúc các công cụ này phát huy tác dụng.

Đây là chỗ nhiều người hay nhầm lẫn. Một số nghĩ rằng họ phải dùng ngay một bộ công cụ khổng lồ. Nhưng trừ khi bạn đang vận hành ở quy mô hoặc độ phức tạp lớn, bạn nên bắt đầu với giải pháp đơn giản rồi nâng cấp dần.

Tuy nhiên, khi bạn đã sẵn sàng, có một số tên tuổi lớn đáng để cân nhắc: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex và Bizagi đều cung cấp giải pháp mạnh mẽ cho việc điều phối quy mô lớn.

Botpress cũng góp mặt trong danh sách này – đặc biệt nếu bạn muốn xây dựng các flow mạnh mẽ, trọn vẹn, mang tính hội thoại và tích hợp trực tiếp với hệ thống hiện tại. (Đúng là chúng tôi thiên vị. Nhưng cũng... không sai đâu.)

Tóm tắt: Nếu quy trình vận hành của bạn đang rối vì chuyển giao và theo dõi thủ công, các bộ giải pháp tự động hóa quy trình đầu-cuối sẽ giúp bạn tháo gỡ chúng.

3. Giải pháp Tự động hóa Quy trình Kỹ thuật số (DPA)

Giải pháp tự động hóa quy trình số là các công cụ tập trung vào việc kết nối giao diện khách hàng với hệ thống phía sau để tạo ra trải nghiệm số. Chúng đảm bảo rằng khi khách hàng gửi biểu mẫu, đặt lịch hẹn hoặc trò chuyện với bot, quy trình phù hợp sẽ được kích hoạt phía sau.

Vì vậy, nếu ai đó điền yêu cầu trên cổng thông tin của bạn, nó sẽ không chỉ biến mất vào một bảng Google Sheet và lời cầu nguyện. Nó sẽ kích hoạt một hành động thực tế: một vụ việc được tạo ra, khởi động quy trình, thông báo cho nhóm liên quan.

Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có các luồng phức tạp, hướng tới khách hàng và phụ thuộc vào nhiều hệ thống phối hợp với nhau.

Các nền tảng như OutSystems và Creatio được tạo ra chính xác cho mục đích này. Chúng kết nối tương tác giao diện với logic quy trình và tự động hóa phía sau.

Tóm tắt: Nếu bạn muốn hành động của khách hàng kích hoạt các quy trình thực tế, DPA là lựa chọn phù hợp.

4. Nền tảng tự động hóa dựa trên tích hợp

Các nền tảng tự động hóa dựa trên tích hợp được thiết kế để kết nối các công cụ rời rạc và cho phép quy trình tự động bằng cách chuyển dữ liệu giữa chúng theo thời gian thực.

Đây là các công cụ kết nối. Chúng không cố gắng quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh của bạn, mà chỉ muốn các ứng dụng của bạn giao tiếp với nhau mà bạn không phải làm trung gian.

Các nền tảng tự động hóa dựa trên tích hợp rất phù hợp nếu bạn cần kiểu: “Khi ai đó ký hợp đồng trên PandaDoc, cập nhật HubSpot, gửi thông báo Slack và gắn thẻ họ trên Airtable.” Nhanh, dễ và không cần đến kỹ sư.

Thực tế mà nói: những công cụ này không dành cho các quy trình phức tạp hoặc đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt. Nhưng nếu bạn làm vận hành, marketing, hoặc chỉ muốn loại bỏ việc sao chép thủ công giữa 10 ứng dụng, bạn sẽ thích chúng.

Zapier có lẽ là cái tên nổi tiếng nhất ở đây. Make (trước đây là Integromat) cho bạn nhiều quyền kiểm soát và linh hoạt hơn. Workato cung cấp sức mạnh cho doanh nghiệp (với mức giá cao hơn). Tray.io nằm ở giữa, thân thiện hơn với lập trình viên.

Bạn có thể làm được rất nhiều với các nền tảng này: đồng bộ dữ liệu giữa các công cụ, gửi thông báo, quản lý quy trình phê duyệt cơ bản, thậm chí xây dựng các tự động hóa đơn giản hướng tới khách hàng.

Chỉ cần nhớ: logic càng phức tạp, các công cụ này càng nhanh bộc lộ giới hạn. Nhưng với các tác vụ tự động hóa đơn giản? Chúng gần như chỉ cần cắm là chạy.

5. Nền tảng tự động hóa thông minh

Nền tảng tự động hóa thông minh là nơi mọi thứ bắt đầu trở nên... thông minh thực sự.

Khác với các công cụ quy trình cơ bản chỉ tuân theo quy tắc cứng nhắc, nền tảng tự động hóa thông minh kết hợp AI – như máy học, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và ra quyết định dựa trên ngữ cảnh. Thay vì “nếu X thì Y”, bạn sẽ có “nếu cái này giống X và cảm xúc tiêu cực và tài liệu ghi Y, thì làm Z.” Bạn có sự linh hoạt và tinh tế hơn.

Nền tảng tự động hóa thông minh đặc biệt hữu ích khi dữ liệu của bạn lộn xộn hoặc bạn muốn tự động hóa mang tính con người hơn.

Vậy thực tế sẽ như thế nào? Đọc hóa đơn không theo mẫu. Ưu tiên phiếu hỗ trợ dựa trên cảm xúc. Tự động phân loại tài liệu hoặc quyết định chuyển tiếp dựa trên các mẫu trước đó. Tất cả đều khả thi.

Một số tên tuổi lớn ở đây gồm có UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder và Automation Anywhere. Mỗi nền tảng đều kết hợp tự động hóa truyền thống với AI bổ sung.

Botpress cũng phù hợp ở đây, đặc biệt nếu bạn muốn agent AI hiểu người dùng hỏi gì, phản hồi tự nhiên và kích hoạt các workflow back-end dựa trên ý định.

Tóm lại? Nếu tự động hóa của bạn cần hiểu sâu ý nghĩa, hãy chọn tự động hóa thông minh.

(Bạn quan tâm? Bài viết về tự động hóa quy trình thông minh của chúng tôi phân tích chi tiết hơn về các nền tảng này.)

Cách triển khai tự động hóa quy trình kinh doanh: Hướng dẫn từng bước

Triển khai tự động hóa quy trình doanh nghiệp không nhất thiết phải là một dự án chuyển đổi số AI khổng lồ ngay từ đầu. Cách làm tốt nhất là bắt đầu nhỏ.

Dù bạn đang tự động hóa quy trình nội bộ đầu tiên hay thay thế một loạt công cụ cũ, hướng dẫn từng bước này sẽ giúp bạn tiếp cận BPA một cách rõ ràng.

1. Xác định điểm gây cản trở

Trước khi vẽ sơ đồ luồng hay so sánh công cụ tự động hóa, hãy lùi lại một bước và hỏi: điều gì thực sự đang làm chậm đội nhóm?

Công ty nào cũng có vài quy trình thủ công, dễ sai sót hoặc gây khó chịu. Đó là nơi tự động hóa thực sự tạo ra khác biệt – không chỉ ở những chỗ dễ triển khai.

Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy hỏi những người trực tiếp làm việc. Điều gì lặp đi lặp lại? Điều gì gây chậm trễ? Điều gì thường xuyên bị làm sai? Bạn cũng có thể xem phiếu hỗ trợ, phản hồi người dùng hoặc dữ liệu hệ thống để phát hiện nút thắt.

2. Hiểu quy trình hiện tại

“Đừng tự động hóa những gì bạn chưa hiểu rõ” nên là quy tắc số 1 trong bất kỳ cẩm nang BPA nào.

Việc tự động hóa một quy trình rườm rà có thể rất hấp dẫn, nhưng nếu bạn chưa thực sự hiểu quy trình đó hoạt động ra sao (và tại sao lại như vậy), bạn sẽ gặp rắc rối về sau.

Đây là lúc một cuộc khảo sát nhanh sẽ rất hữu ích. Ngay cả những câu hỏi cơ bản như “Ai bắt đầu quy trình này?” hoặc “Thường bị tắc ở đâu?” cũng có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ chỉnh sửa.

Ngoài ra: đừng bỏ qua những phần phức tạp. Các trường hợp ngoại lệ, những giải pháp tạm thời mà mọi người dùng để xử lý – đó chính là nơi tự động hóa dễ gặp trục trặc nhất.

Hãy đảm bảo kiểm tra các yếu tố sau:

• Ai là người khởi động quy trình làm việc và trong điều kiện nào?
• Hiện tại có những hệ thống nào tham gia? Hệ thống nào không tương thích với nhau?
• Chuyển giao diễn ra ở đâu? Thường bị gián đoạn nhất ở bước nào?
• Bước nào còn phụ thuộc vào thao tác thủ công?

3. Nghiên cứu các giải pháp BPA

Sau khi bạn đã vẽ sơ đồ các quy trình hiện tại và xác định rõ mục tiêu cải thiện, đã đến lúc chọn công cụ phù hợp. Nhưng vấn đề là: không có nền tảng BPA nào là “tốt nhất” cho tất cả mọi người.

Một số nền tảng chỉ phù hợp cho tự động hóa tác vụ đơn giản. Số khác lại dành cho quy trình phức tạp, nhiều bước với nhiều tích hợp. Vậy câu hỏi thực sự là, đâu là giải pháp phù hợp với bạn?

Bạn cần xác định mức độ kỹ thuật của đội ngũ, hệ thống mà công cụ BPA cần kết nối, và mức độ linh hoạt của quy trình. Một số công ty cần tùy chỉnh ở cấp độ lập trình viên. Số khác chỉ cần giải pháp mà đội vận hành có thể sử dụng ngay.

Bạn có thể tiếp cận vấn đề này theo ba cách:

Tự động hóa tác vụ nhẹ

Những công cụ này được thiết kế để nhanh và đơn giản. Rất phù hợp nếu bạn muốn tự động hóa các công việc lặp lại, đơn giản.

Chúng phù hợp nhất cho các tác vụ như yêu cầu nghỉ phép, phân phối khách hàng tiềm năng đơn giản, hoặc logic “nếu cái này thì cái kia” – những việc không cần quyết định phức tạp hay phối hợp nhiều bước.

Hãy tìm các tính năng như:

• Tích hợp sẵn với CRM hoặc công cụ quản lý ticket của bạn
• Trình xây dựng quy trình kéo-thả đơn giản
• Giới hạn rõ ràng về khả năng mở rộng hoặc độ phức tạp

Các nền tảng phổ biến trong nhóm này gồm có Botpress, Zapier, Automate.io và các công cụ tích hợp sẵn như tự động hóa của Notion.

Nếu bạn lần đầu thử nghiệm BPA hoặc cần một thành công nhanh, đây là những điểm khởi đầu tuyệt vời.

Tự động hóa quy trình tầm trung

Tầng này là nơi tự động hóa bắt đầu trở nên mạnh mẽ hơn. Nó lý tưởng cho các nhóm đã vượt qua giai đoạn tự động hóa tác vụ cơ bản và hiện cần các quy trình phản ứng với điều kiện thích ứng hơn hoặc yêu cầu sự tham gia của con người trong việc ra quyết định.

Bạn có thể đang phân luồng phê duyệt dựa trên giá trị hợp đồng, nâng cấp phiếu hỗ trợ dựa trên cảm xúc khách hàng, hoặc kích hoạt chuỗi quy trình nhiều bước khi dữ liệu khách hàng thay đổi trong CRM.

Những công cụ này thường cân bằng giữa dễ sử dụng và khả năng tùy chỉnh. Bạn vẫn có giao diện không cần code hoặc ít code, nhưng kiểm soát logic, ngoại lệ và vai trò tốt hơn nhiều.

Một số tính năng phổ biến của các nền tảng tự động hóa quy trình tầm trung bao gồm:

• Logic phân nhánh và các đường dẫn điều kiện
• Phân quyền theo vai trò
• Hỗ trợ cả quy trình có cấu trúc và ngoại lệ linh hoạt

Một số công cụ trong lĩnh vực này còn cung cấp nhật ký kiểm tra tích hợp và kết nối với các hệ thống quan trọng như CRM, ERP hoặc kho tri thức.

Các nền tảng phổ biến gồm có Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (với quy tắc và tự động hóa), và Monday.com với logic quy trình.

Cuối cùng, các công cụ tầm trung rất phù hợp khi bạn muốn tăng tính tổ chức và chuyên nghiệp cho hoạt động kinh doanh – mà không cần chuyển sang giải pháp doanh nghiệp phức tạp. Bạn vẫn có tốc độ và dễ sử dụng, nhưng kiểm soát nhiều hơn.

BPA cấp doanh nghiệp

Đây là các nền tảng mạnh mẽ, được xây dựng để xử lý quy trình đầu-cuối trên nhiều nhóm và hệ thống. Chúng phù hợp cho quy mô lớn và phức tạp – lý tưởng cho hoạt động toàn cầu hoặc chuỗi phê duyệt nhiều lớp.

Nếu quy trình của bạn trải dài trên nhiều hệ thống (CRM, ERP, HRIS, cơ sở dữ liệu tùy chỉnh), hoặc bạn cần kiểm soát chặt chẽ về tuân thủ, BPA cấp doanh nghiệp là lựa chọn phù hợp.

Các nền tảng doanh nghiệp tập trung vào điều phối. Tức là các luồng công việc xử lý ngoại lệ, đồng bộ dữ liệu thời gian thực giữa các công cụ và đảm bảo tuân thủ mà không bị gián đoạn.

Các tính năng nên tìm kiếm bao gồm:

• Hỗ trợ tích hợp toàn diện
• Tính năng tuân thủ mạnh và nhật ký kiểm tra
• Thiết kế hỗ trợ cộng tác

Các nền tảng ở cấp này thường có sẵn phân tích tích hợp, theo dõi SLA, môi trường thử nghiệm và quản trị dựa trên vai trò để hỗ trợ quy mô và độ phức tạp.

Các nền tảng phổ biến gồm có Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx và Appian.

Và hãy nhớ: dù bạn chọn nền tảng nào, nó cũng phải phù hợp với cách nhóm của bạn đang làm việc. Nếu công cụ bắt bạn phải thay đổi toàn bộ quy trình chỉ để phù hợp, thì đó không phải lựa chọn đúng.

4. Thử nghiệm giải pháp đã chọn

Trước khi triển khai tự động hóa toàn diện, hãy bắt đầu với một quy trình duy nhất. Chỉ một mà thôi.

Hãy coi đây là lần chạy thử của bạn. Đây là bước "bò" trong mô hình Bò-Đi-Bay kinh điển.

Hãy chọn một việc đơn giản nhưng có giá trị. Có thể là tự động phê duyệt đơn xin nghỉ phép. Hoặc chuyển tiếp các phiếu hỗ trợ mới. Điều quan trọng là phải đo lường được – tiết kiệm thời gian, hoàn thành công việc nhanh hơn, giảm lỗi thủ công.

Bạn có thể tự xây dựng quy trình này với công cụ BPA mới, hoặc để AI xử lý logic và các trường hợp ngoại lệ nếu bạn đã sẵn sàng.

Một số nhóm thử nghiệm trong môi trường sandbox. Nhóm khác triển khai thực tế với một nhóm nhỏ và theo dõi sát sao kết quả. Dù chọn cách nào, bạn cũng sẽ học được những điểm yếu, những gì cần điều chỉnh và tác động thực sự mà nó mang lại.

Nếu thử nghiệm thành công? Xin chúc mừng! Bạn đã có bằng chứng. Hãy dùng nó để điều chỉnh thiết lập và làm cơ sở mở rộng. Nếu không thành công? Càng tốt, bạn đã phát hiện vấn đề trước khi mở rộng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cách triển khai từng bước, hãy xem bài viết của đồng nghiệp tôi về triển khai chatbot chiến lược. Bài viết này hướng dẫn cách chuyển từ thử nghiệm đến vận hành thực tế – mà không bị vấp ngã.

5. Đào tạo đội ngũ

Ngay cả hệ thống tự động hóa tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu đội ngũ không hiểu – hoặc tệ hơn, cảm thấy nó bị áp đặt mà không có bối cảnh.

Tự động hóa nên mang lại cảm giác nâng cấp hữu ích, không phải thay thế bất ngờ. Nếu mọi người không biết nó phù hợp với quy trình hàng ngày ra sao hoặc phải làm gì khi có sự cố, họ sẽ nhanh chóng quay lại thói quen cũ.

Vì vậy đừng chỉ gửi cho họ một tài khoản đăng nhập. Hãy hướng dẫn họ cách sử dụng trong thực tế của họ. Cho họ thấy những gì công cụ này sẽ giúp họ giảm tải. Hãy làm rõ rằng đây là để giảm bớt các công việc lặp lại, không phải để cắt giảm nhân sự.

Cách triển khai sẽ phụ thuộc vào quy mô và cấu trúc nhóm của bạn, nhưng để được đón nhận mạnh mẽ thường bắt đầu bằng:

• Hướng dẫn theo vai trò để mỗi nhóm thấy được ứng dụng vào công việc của họ
• Hướng dẫn tham khảo nhanh hoặc video ngắn Loom khi họ quên chức năng của từng nút
• Một kênh mở (Slack, email, v.v.) để đặt câu hỏi, phản hồi hoặc báo cáo sự cố

Nói cách khác: hãy làm cho tự động hóa trở thành công cụ hỗ trợ, không phải mối đe dọa.

6. Mở rộng và cải tiến liên tục

Chỉ vì thử nghiệm BPA thành công không có nghĩa là bạn đã xong. Hệ thống tự động hóa tốt nhất luôn phát triển theo thời gian, và mở rộng quá nhanh mà không tinh chỉnh là cách nhanh nhất để gây lỗi.

Khi bạn đã thấy giá trị từ workflow đầu tiên, hãy mở rộng một cách cẩn trọng. Thêm trường hợp sử dụng mới, mời thêm nhóm tham gia và xây dựng hệ thống phát triển theo thời gian.

Đây là lúc việc lặp lại trở nên quan trọng nhất. Hãy liên tục theo dõi các chỉ số chính: Luồng công việc có hoàn thành nhanh hơn không? Tỷ lệ lỗi có giảm không? Mọi người có thực sự đang sử dụng hệ thống mới không?

Sau đó, điều chỉnh nhỏ dần khi bạn tiến hành:

• Siết chặt logic. Nếu các bước liên tục gặp lỗi ở cùng một chỗ, hãy xem lại các điều kiện hoặc tác nhân kích hoạt của bạn.
• Cải thiện chuyển giao. Làm rõ các điểm giao giữa nhiều nhóm hoặc công cụ trong quy trình.
• Theo dõi mức độ sử dụng. Nếu tần suất sử dụng giảm, hãy trao đổi với nhóm. Quy trình có gây khó hiểu không? Công việc thủ công có quay trở lại không?
• Xem lại chỉ số. Bạn có đang theo dõi đúng KPI không? Thêm chỉ số mới nếu cần (ví dụ: thời gian xử lý, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ).

Khi mọi thứ đã vận hành trơn tru, hãy tạo một hướng dẫn nội bộ. Như vậy, các nhóm khác có thể phát triển dựa trên những gì đã hiệu quả mà không phải bắt đầu lại từ đầu.

Các trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình doanh nghiệp là gì?

Onboarding nhân sự

Quy trình giới thiệu tưởng chừng đơn giản cho đến khi bạn nhận ra có rất nhiều bước liên quan. Tài khoản cần tạo, tài liệu cần thu thập, thiết bị cần chuẩn bị, lịch trình cần sắp xếp, và còn nhiều việc khác.

Nếu không có tự động hóa, hầu hết mọi việc đều diễn ra qua chuỗi email bất tận và cập nhật bảng tính. Quá trình này chậm, dễ sai sót và thật sự là phiền toái cho tất cả mọi người.

Hãy cùng xem BPA có thể giúp quá trình onboarding trở nên suôn sẻ cho cả HR và nhân viên mới như thế nào.

Kích hoạt quy trình làm việc ngay khi đề nghị được chấp nhận

Mọi thứ bắt đầu khi ứng viên đồng ý. Công cụ BPA có thể tự động tạo hồ sơ nhân viên trong hệ thống HRIS, gửi email chào mừng và biểu mẫu tuân thủ, đồng thời khởi động các bước tiếp theo mà không cần ai đó phải nhắc nhở từng phòng ban.

Hãy tưởng tượng thế này: ngay khi hợp đồng được ký, đội IT nhận được yêu cầu thiết lập máy tính và tài khoản người dùng. Cùng lúc đó, nhân viên mới nhận được email chào mừng cá nhân hóa và đường link để tải lên các tài liệu cần thiết.

Lên lịch mà không cần trao đổi qua lại nhiều lần

Định hướng, đăng ký phúc lợi, kiểm tra ngày đầu tiên – tất cả đều có thể được tự động lên lịch.

Thay vì phải tự sắp xếp lịch thủ công, công cụ BPA có thể tự động đặt lịch dựa trên thời gian rảnh và gửi xác nhận cho tất cả những người liên quan.

Và thế là xong. Không bỏ sót bước nào và nhân viên mới thực sự cảm thấy được chào đón.

Những công cụ nào giúp thực hiện điều này?

Bạn thường sẽ thấy sự kết hợp của nhiều công cụ: Nền tảng HRIS như BambooHR hoặc Personio quản lý dữ liệu nhân sự, công cụ tự động hóa quy trình như Kissflow hoặc Pipefy giúp kết nối các nhiệm vụ, và công cụ ITSM như Jira Service Management đảm bảo thiết lập kỹ thuật không bị bỏ sót.

Hỗ trợ khách hàng

Hãy thành thật. Nhân viên hỗ trợ lãng phí quá nhiều thời gian cho những việc không liên quan đến việc giúp khách hàng. Phân loại ticket. Gán mức ưu tiên. Xác định ai sẽ xử lý. Trong lúc đó, khách hàng vẫn phải chờ đợi.

Đây chính là lúc tự động hóa (và AI trong chăm sóc khách hàng) phát huy tác dụng. Thay vì thay thế đội ngũ hỗ trợ, mục tiêu là giải phóng họ để họ tập trung giải quyết các vấn đề thực sự.

Phân loại tự động

Khi có yêu cầu hỗ trợ, ai đó (hoặc thứ gì đó) phải xác định nội dung của nó. Đó là vấn đề thanh toán? Lỗi kỹ thuật? Khách hàng đang tức giận hay chỉ bối rối?

Hệ thống BPA có thể đảm nhận hoàn toàn việc này. Sử dụng AI (ví dụ: phân tích cảm xúc, đối chiếu từ khóa hoặc lịch sử tài khoản), BPA có thể tự động phân loại và ưu tiên các yêu cầu. Thay vì nhân viên phải xem từng yêu cầu, họ sẽ được chuyển thẳng đến những trường hợp cần thiết nhất.

Định tuyến thông minh

Sau khi phân loại phiếu hỗ trợ, bước tiếp theo là chuyển nó đến đúng người. Nếu làm thủ công, chỉ riêng việc này cũng có thể mất hàng giờ.

Với BPA, việc phân luồng diễn ra ngay lập tức. Câu hỏi về thanh toán chuyển đến phòng Tài chính. Lỗi sản phẩm nghiêm trọng chuyển thẳng cho Kỹ thuật. Vấn đề của khách VIP sẽ được đánh dấu cho nhân viên cấp cao. Bạn có thể xây dựng bất kỳ logic nào cần thiết, tất cả đều chạy ngầm.

Tự động điền và cập nhật trạng thái

Mọi nhân viên hỗ trợ đều hiểu nỗi khổ khi phải sao chép thông tin khách hàng từ hệ thống này sang hệ thống khác.

Nhưng nếu BPA của bạn kết nối với CRM hoặc công cụ nội bộ, nó có thể tự động điền thông tin vào phiếu trước khi nhân viên hỗ trợ xử lý.

Bạn cũng có thể dùng tự động hóa để gửi cập nhật trạng thái theo thời gian thực hoặc nhắc nhở các phản hồi còn chờ xử lý. Điều này giúp giảm bớt công việc thủ công cho đội nhóm và mang lại trải nghiệm mượt mà hơn cho khách hàng.

Các công cụ giúp việc này dễ dàng hơn

Các nền tảng như Zendesk và Freshdesk có sẵn tính năng BPA. Kết hợp với các công cụ định tuyến AI và tích hợp với CRM hoặc cơ sở tri thức nội bộ, bạn sẽ có một hệ thống hỗ trợ khách hàng có thể mở rộng.

Tạm biệt các công việc hành chính lặp đi lặp lại.

Quản lý hợp đồng

Bạn vẫn đang quản lý hợp đồng thủ công? Hãy chuẩn bị đối mặt với tình trạng hỗn loạn trong kiểm soát phiên bản và những hạn chót bị bỏ lỡ. Tự động hóa quy trình hợp đồng sẽ mang lại trật tự và tốc độ cần thiết – cảm ơn AI trong mua sắm!

Tự động tạo hợp đồng

Thích hợp nhất cho: Các hợp đồng tiêu chuẩn như NDA, SOW hoặc MSA.

Cách hoạt động: Lấy dữ liệu từ mẫu và tự động điền thông tin dựa trên dữ liệu CRM hoặc biểu mẫu.

Mẹo hay: Khóa các trường quan trọng để tránh chỉnh sửa trái phép, nhưng vẫn để chỗ cho các điều khoản tùy chỉnh.

Chuyển để xem xét và ký điện tử

Phù hợp nhất cho: Phê duyệt nội bộ, hợp tác liên phòng ban và chữ ký khách hàng.

Cách hoạt động: Gửi hợp đồng đến đúng người vào đúng thời điểm – như bộ phận pháp lý, tài chính, quản lý hoặc khách hàng – dựa trên các quy tắc đã định sẵn.

Mẹo hay: Sử dụng công cụ theo dõi ai đã mở và ký tài liệu, để bạn không phải đoán chỗ nào bị tắc.

Theo dõi thay đổi và đặt nhắc nhở

Phù hợp nhất cho: Giữ hợp đồng luôn tuân thủ và cập nhật.

Cách hoạt động: Ghi lại các chỉnh sửa và phê duyệt trong nhật ký kiểm tra, sau đó gửi nhắc nhở về việc gia hạn hoặc các đợt rà soát tuân thủ sắp tới.

Mẹo hay: Đừng chờ ai đó nhớ ra – hãy thiết lập thông báo tự động trước 30, 60 hoặc 90 ngày so với các mốc quan trọng.

Những công cụ nào giúp thực hiện điều này?

Các công cụ phổ biến bao gồm nền tảng CLM (ví dụ: Ironclad, DocuSign CLM), công cụ tự động hóa tài liệu, nền tảng quy trình làm việc và chữ ký điện tử (ví dụ: PandaDoc, HelloSign).

Xử lý hóa đơn và chi phí

Xử lý hóa đơn thủ công là công việc vừa tốn thời gian vừa mất kiên nhẫn. Sao chép số liệu từ PDF, lục email tìm phê duyệt, đuổi theo mọi người để lấy hóa đơn – không lạ gì khi đội tài chính luôn quá tải.

Hãy cùng xem BPA giúp giải quyết vấn đề này như thế nào.

Trích xuất dữ liệu hóa đơn

Bước đầu tiên: bỏ qua nhập liệu thủ công. Công cụ BPA có OCR hoặc AI có thể quét hóa đơn và tự động lấy các thông tin quan trọng như tên nhà cung cấp, số tiền, hạn thanh toán, các mục chi tiết – không còn phải chuyển qua lại giữa các file và bảng tính.

Đối chiếu với đơn đặt hàng hoặc ngân sách

Khi dữ liệu đã được nhập vào, bạn cần đối chiếu nó với một thứ gì đó. Ví dụ, một đơn đặt hàng hiện có hoặc ngân sách của phòng ban.

Tự động hóa xử lý việc này ngay lập tức và đánh dấu mọi thứ không khớp, đảm bảo không gì bị bỏ sót.

Chuyển tuyến để phê duyệt

Thay vì gửi email kiểu “Bạn có thể duyệt giúp cái này không?”, hãy để BPA xử lý việc chuyển tiếp. Nó sẽ gửi đúng hóa đơn đến đúng người dựa trên quy tắc.

Và đúng vậy, nó cũng sẽ nhắc họ.

Đồng bộ với các công cụ kế toán

Khi mọi thứ đã được phê duyệt, BPA có thể tự động đẩy hóa đơn đã duyệt vào phần mềm kế toán của bạn. Không cần nhập liệu thêm. Xong ngay.

Các công cụ như Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks và NetSuite giúp việc thiết lập này trở nên dễ dàng. Nếu đội ngũ tài chính của bạn vẫn làm mọi thứ thủ công... hãy thay đổi điều đó.

Triển khai giải pháp AI vào tháng sau

Tự động hóa giúp các nhóm hiện đại làm việc nhanh hơn và tập trung vào những việc thực sự quan trọng.

Botpress là nền tảng AI hội thoại cung cấp cho các nhóm công cụ để tự động hóa quy trình kinh doanh — từ quy trình đơn giản đến tích hợp đa hệ thống phức tạp.

Với công cụ xây dựng luồng trực quan, tích hợp không giới hạn và hỗ trợ đa ngôn ngữ, bất kỳ ai cũng có thể khởi chạy tự động hóa có thể mở rộng mà không cần viết mã.

Bắt đầu xây dựng ngay hôm nay. Miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là gì?

BPA là việc sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình và luồng công việc lặp đi lặp lại. Thường bao gồm triển khai các công cụ phần mềm giúp đơn giản hóa tác vụ lặp lại, giảm công sức thủ công và tăng hiệu suất tổng thể.

Những quy trình kinh doanh nào phù hợp nhất để tự động hóa?

Những quy trình diễn ra thường xuyên và có quy tắc rõ ràng là ứng viên lý tưởng để tự động hóa. Ví dụ, quy trình nhận việc cho nhân viên mới, phê duyệt mua hàng, chăm sóc khách hàng và nhập liệu đều có thể tự động hóa để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

Sự khác biệt giữa RPA và BPA là gì?

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) dùng bot phần mềm để thực hiện các tác vụ đơn giản, lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, trong khi Tự động hóa quy trình doanh nghiệp (BPA) kết nối nhiều hệ thống để tự động hóa toàn bộ quy trình và nhiều bước nhằm cải thiện tổng thể.

Ai được lợi từ việc tự động hóa quy trình kinh doanh?

Tự động hóa mang lại giá trị toàn diện. Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, nhân viên tập trung vào công việc quan trọng hơn, khách hàng nhận được dịch vụ nhanh chóng và đáng tin cậy hơn.

Làm thế nào để đo lường ROI của BPA?

ROI có thể được theo dõi bằng cách giám sát các chỉ số như giảm thời gian xử lý, tiết kiệm chi phí, cải thiện độ chính xác dữ liệu và tuân thủ, cũng như nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Đánh giá định kỳ và phản hồi từ các nhóm giúp đảm bảo BPA mang lại lợi ích như mong đợi.

Mất bao lâu để thấy kết quả từ BPA?

Một số cải thiện về hiệu suất có thể thấy rõ chỉ sau vài tháng, nhưng để đạt được lợi ích toàn diện thường cần thời gian dài hơn. Cần triển khai từng bước và liên tục tối ưu để tận dụng giá trị lâu dài của BPA.