10 Trợ lý Email AI giúp bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần

Email không phải là hình thức giao tiếp yêu thích của ai, nhưng lại là phổ biến nhất.

Trong hai thập kỷ qua, chúng ta đã chứng kiến nhiều công cụ giao tiếp mới xuất hiện, mỗi công cụ đều hiện đại, tiện lợi và dễ dùng hơn email.

Tuy vậy, đến năm 2024, 55% giao tiếp với khách hàng vẫn diễn ra qua email – chiếm vị trí số một với khoảng cách lớn.

Nhưng với sự xuất hiện của trợ lý email AI, email cuối cùng cũng được nâng cấp cần thiết.

Tác nhân AI với khả năng suy luận phức tạp, tự động hóa nhanh chóng và soạn thảo văn bản tự nhiên, đang giúp cải thiện quy trình lặp lại dễ dàng hơn bao giờ hết.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cách AI có thể tự động hóa các hoạt động email, lý do mọi người nên dùng trợ lý tác nhân AI cho email, và giới thiệu các công cụ trợ lý email AI tốt nhất.

Trợ lý email AI là gì?

Trợ lý email AI là chương trình sử dụng trí tuệ nhân tạo và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để tóm tắt, phân loại, soạn thảo và gửi email với ít hoặc không cần sự can thiệp của con người.

Nó có thể là một ứng dụng email tùy chỉnh, phần mềm ngoài, hoặc đôi khi là widget trò chuyện tích hợp trong ứng dụng email đóng vai trò như trợ lý hội thoại.

AI có thể hỗ trợ email như thế nào?

Như tôi đã nói: email – dù phổ biến và hữu ích – vẫn còn cồng kềnh.

Tôi luôn có vài email chưa đọc bị chôn vùi trong tài khoản, thường quên “trả lời tất cả”, và không hiểu bộ lọc spam để làm gì nếu tôi vẫn nhận được email lừa đảo mỗi ngày.

Một trợ lý AI – với hàng ngàn token ngữ cảnh và cơ sở dữ liệu email đã được vector hóa cho RAG – mang lại nhiều cơ hội để làm mượt trải nghiệm email.

Soạn thảo Email Cá nhân hóa

AI rất phù hợp để soạn email vì có thể tận dụng lịch sử email của bạn để bắt chước phong cách và lấy thông tin liên quan.

Nó không chỉ nghe tự nhiên, mà còn giống bạn, và biết những gì bạn biết.

Một trợ lý AI cho email không chỉ là ChatGPT– nó có quyền truy cập email cũ của bạn, nên hiểu được phong cách viết của bạn. Nó cũng có thể xem hộp thư đến để biết cách xưng hô với các liên hệ dựa trên lịch sử trao đổi.

Bạn có thể không muốn AI tự động gửi email – nhưng trợ lý email AI vẫn có thể giúp bạn viết bản nháp đầu tiên để bạn chỉnh sửa và gửi đi.

Không phải thay thế bạn – mà là làm cho trải nghiệm email bớt rườm rà hơn.

Quản lý Hộp thư Hiệu quả hơn

AI còn có thể phân loại email dựa trên mức độ khẩn cấp, chủ đề và cảm xúc của người gửi.

Trợ lý email AI có thể đề xuất các danh mục dựa trên nội dung hộp thư và tự động phân loại email. Sau đó, mỗi email mới sẽ được gắn nhãn phù hợp.

Nó cũng có thể xác định ưu tiên trong danh sách email chưa đọc dựa trên nội dung, thời gian nhận và lịch sử trao đổi với người gửi. Ngoài ra, bạn có thể nhờ AI gợi ý chiến lược ưu tiên dựa trên liên hệ hoặc công việc nào cần xử lý gấp hơn.

Gợi ý Dự đoán

Những gì tôi nói ở trên chủ yếu là phản ứng, nhưng điểm mạnh của trợ lý email AI là giúp bạn chủ động hơn.

AI cũng có thể xem tổng thể hộp thư và đề xuất hành động:

• “Khách hàng X thường hỏi về Dịch vụ ABC vào thời điểm này trong năm, bạn có thể gửi tin nhắn xem họ có quan tâm không”
• “Khách hàng tiềm năng Y hỏi về gói plus, nhưng có vẻ nhu cầu phù hợp hơn với gói team.”

Trợ lý email sẽ luôn theo dõi hộp thư, nhắc nhở các chuỗi hội thoại còn dang dở và khơi lại các cuộc trao đổi cũ.

Đây là cách tuyệt vời để cải thiện quan hệ công việc và xử lý những việc dễ bị bỏ sót.

Marketing

Tự động hóa tin nhắn gửi đi là cách tận dụng AI cho bán hàng hiệu quả.

Bao gồm gửi email chào hàng, theo dõi khách hàng tiềm năng và trả lời thắc mắc về sản phẩm.

Các CRM như Hubspot tích hợp kích hoạt email, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng tự động và logic quy trình tùy chỉnh. Nhờ đó, bạn có thể tối ưu AI tạo khách hàng tiềm năng và đánh giá bằng cách gửi thông điệp phù hợp vào thời điểm chiến lược.

Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ và các tính năng CRM nâng cao quá phức tạp, tất cả những điều này đều có thể thực hiện với luồng tác nhân AI tùy chỉnh bằng các công cụ như Botpress.

Hỗ trợ Khách hàng

Dịch vụ khách hàng AI giúp người dùng nhận được câu trả lời chất lượng cao nhanh hơn.

Bởi vì AI có thể truy cập lịch sử email và tài liệu tùy chỉnh, nên luôn có đủ ngữ cảnh để trả lời đầy đủ.

HubSpot sử dụng

Lưu ý rằng các vấn đề phức tạp nên để nhân viên thật xử lý, nên AI cần xác định mình có đủ khả năng trả lời hay không. May mắn là hầu hết các công cụ tự động hóa email lớn đều có tính năng này.

CRM sử dụng nhận diện ý định với câu hỏi tự nhiên để lọc các thắc mắc đơn giản khỏi những vấn đề phức tạp hơn.

Lợi ích của AI cho email là gì?

Khả năng tự động hóa mà AI mang lại rất hiệu quả và tiết kiệm – trợ lý AI giúp hoàn thành công việc nhanh và tốt hơn.

Ngoài ra, nghiên cứu cho thấy giao diện hội thoại giúp giảm tải tinh thần. Nghĩa là bạn làm việc nhanh và thông minh hơn, đồng thời giảm mệt mỏi khi phải lọc, đọc và gửi email.

Tăng năng suất

Chuyển giao các tác vụ email – như phân loại, ưu tiên và soạn thảo – giúp tiết kiệm hàng giờ và nhiều năng lượng.

Điều này đúng dù bạn để trợ lý AI tự động phân loại, soạn và gửi email, hay bạn chọn cách kiểm soát thủ công với con người giám sát. Ngay cả khi bạn tự viết và gửi từng email, việc có trợ lý để trao đổi ý tưởng cũng là động lực giúp bạn tránh bị tắc nghẽn khi hộp thư quá tải.

Khách hàng hài lòng hơn

Có bot nhắc nhở những việc cần làm giúp giảm lỗi do quá tải tinh thần.

Những việc như quên trả lời, sai sót nhỏ trong vận hành, hay quá mệt mỏi để giữ lịch sự – đều có thể hạn chế nhờ bot xử lý các chi tiết nhỏ.

Hỗ trợ khách hàng tự động cũng giúp trả lời nhanh hơn mà không giảm chất lượng dịch vụ.

Tăng khả năng tiếp cận

Nói về tải tinh thần: việc điều hướng các giao diện phức tạp như email thường là một nhiệm vụ khó khăn, và có thể gây trở ngại cho những người không thành thạo công nghệ.

Dù vậy, email vẫn là nhu cầu thiết yếu.

Giao diện hội thoại trực quan hơn cho người mới, giúp họ tiếp cận các tính năng nâng cao của ứng dụng email.

Sự phát triển của trợ lý AI hỗ trợ giọng nói giúp giao tiếp qua email dễ dàng hơn cho người khiếm thị và những người có nhu cầu ngôn ngữ hoặc trình độ đọc khác nhau.

Những công cụ trợ lý email AI hàng đầu là gì?

Vì email là trung tâm của doanh nghiệp, có rất nhiều công cụ khác nhau, phù hợp với từng nhu cầu cụ thể.

1. Botpress

Phù hợp nhất cho: Quy trình làm việc tùy chỉnh cao trong giao diện hội thoại đa nền tảng

Botpress là nền tảng xây dựng tác nhân AI tất cả trong một. Quy trình có thể đơn giản như một công cụ hội thoại hoặc phức tạp với nhiều công cụ bên ngoài, kênh triển khai và tài liệu tham khảo.

Nền tảng có trình xây dựng kéo-thả, chức năng RAG tích hợp và triển khai đồng nhất trên các kênh lớn như WhatsApp, Messenger, web.

Tích hợp với Gmail, HubSpot, Google Calendars và nhiều dịch vụ khác giúp tự động hóa email vượt ra ngoài hộp thư đến.

Nền tảng có thể tùy chỉnh vô hạn, mức độ phức tạp phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn.

Điều này giúp bạn dễ dàng thử nghiệm. Mô hình tính phí theo mức sử dụng phù hợp cho những ai muốn trải nghiệm mà không phải trả cho các tính năng nâng cao chưa cần thiết.

Tính năng chính:

• Trình xây dựng kéo-thả
• Tự động triển khai lên các kênh bên ngoài như web, SMS,
• API gọi hội thoại hoặc flows (webhooks) từ ứng dụng bên ngoài
• Quy trình khởi tạo giúp tạo tác nhân đầu tiên chỉ trong vài phút.
• Nút tự động cho hội thoại, gọi công cụ và ra quyết định

2. SaneBox

Phù hợp nhất cho: Người dùng muốn dọn dẹp email cơ bản và tích hợp dễ dàng.

SaneBox là dịch vụ quản lý email sử dụng AI để dọn dẹp và phân loại hộp thư.

Hệ thống ưu tiên của SaneBox rất tinh vi, với các tính năng phân loại rộng, lưu lại để xử lý sau, lọc người gửi lạ, lọc thư rác và phục hồi email bị phân loại nhầm.

Dịch vụ này có nhiều tính năng, nhưng khả năng tùy chỉnh thấp.

Nghĩa là họ đã xây dựng sẵn các tính năng tự động hóa email: tổ chức hộp thư, thông báo về email chưa được trả lời và nhắc nhở email chưa đọc.

Điều này rất tiện vì có thể tính năng bạn cần đã có sẵn. Tuy nhiên, do không tùy chỉnh được, các tính năng có thể bị dư thừa.

Ví dụ, tính năng lưu lại để xử lý sau (SaneLater) và Customer Snooze có thể khá giống nhau. Tương tự với NotSpam và SaneScreener.

Sự trùng lặp này khiến việc lựa chọn tính năng trở nên khó khăn, nhất là khi các gói giá giới hạn số lượng tính năng bạn được dùng.

Tuy nhiên, vì là công cụ tập trung vào email, SaneBox rất dễ tích hợp với hầu hết các nhà cung cấp email.

Tính năng chính:

• Deep Clean: lọc và phân loại email trong toàn bộ lịch sử hộp thư
• SaneBox Digest: tóm tắt email hàng ngày dưới dạng bản tin
• Lưu trữ đám mây cho tệp đính kèm lớn.
• SaneBlackHole: Tự động hủy đăng ký nhận email từ người gửi "phiền toái"

3. Superhuman

Phù hợp nhất cho: Người dùng muốn tổ chức email dựa trên mẫu và không ngại chuyển sang ứng dụng email mới.

Superhuman là ứng dụng email gốc AI.

Khác với các tiện ích mở rộng trình duyệt hay trợ lý bên ngoài, tính năng AI không phụ thuộc vào API của ứng dụng email bạn đang dùng.

Điều này có thể là ưu điểm hoặc nhược điểm, tùy vào sở thích của bạn – bạn có thể không muốn đổi ứng dụng email hiện tại.

Ứng dụng này tạo một lớp bổ sung trên tài khoản email, cho phép bạn tự động hóa thao tác hoặc hỏi chatbot về nội dung email.
Một điểm nổi bật là tính năng Split Inbox Library, cung cấp các mẫu phân loại email sẵn theo vai trò, công ty hoặc nhu cầu.

Ngoài các tính năng AI, còn có bộ công cụ tự động hóa năng suất email: hủy đăng ký, nhắc nhở, trích dẫn đoạn email dài, v.v.

Vì là ứng dụng, không phải nền tảng xây dựng quy trình, Superhuman không tích hợp trực tiếp với công cụ bên thứ ba hay quy trình tùy chỉnh.

Tính năng chính:

• Khớp giọng nói và phong cách
• Hỏi AI
• Split Inbox Library
• Sự kiện tức thì: tự động tạo sự kiện

4. Copilot trong Outlook

Phù hợp nhất cho: Người dùng Outlook muốn có trợ lý hội thoại.

Copilot là công cụ AI chủ lực của Microsoft. Ban đầu chủ yếu dùng trong trình soạn mã, giúp chỉnh sửa và truy vấn mã nguồn bằng AI. Giờ đây, chức năng này đã mở rộng sang email.

Copilot tích hợp trực tiếp vào Outlook, hoạt động như một widget trò chuyện, có thể trả lời nhanh các câu hỏi về hộp thư, soạn và gửi email, phân loại hộp thư và đề xuất hành động dựa trên lịch sử.

Về tích hợp, đây là lựa chọn tốt nhất (nếu bạn là người dùng Outlook), vì plugin đã được tích hợp sẵn trong ứng dụng.

Tất nhiên, chỉ giới hạn cho người dùng Outlook.

Đây cũng không phải nền tảng xây dựng tác nhân hoàn chỉnh; bạn không thể tạo quy trình và tích hợp với công cụ bên ngoài bị hạn chế. Nhưng để quản lý hộp thư hội thoại đơn giản, đây là công cụ ổn.

Tính năng chính:

• Tóm tắt nội dung
• Giao diện trò chuyện
• Đề xuất hành động
• Lên lịch cuộc hẹn

5. Gemini cho Gmail

Phù hợp nhất cho: Người dùng Gmail muốn có trợ lý hội thoại.

Đây là câu trả lời của Google cho tính năng Copilot của Microsoft. Các tính năng tương tự: tóm tắt chuỗi email, tìm kiếm, soạn thảo, tất cả trong giao diện trò chuyện.

Tuy nhiên, Gemini không hỗ trợ lọc, gắn nhãn hay ưu tiên email. Tính năng tổ chức chỉ dừng lại ở lưu trữ hoặc xóa email không mong muốn.

Tích hợp liền mạch với Google Search, hỗ trợ soạn email dựa trên tài nguyên trực tuyến hoặc tìm địa chỉ email của cá nhân/doanh nghiệp.

Có lẽ đây là để bổ sung cho các tính năng học máy sẵn có của Gmail như lọc thư rác và tự động hoàn thành, nhưng so với các công cụ trên, Gemini có vẻ còn hạn chế.

Nó cũng có thể tạo hình ảnh, nếu bạn cần.

Tính năng chính:

• Tích hợp gốc với Gmail
• Google Search

6. Missive

Phù hợp nhất cho: Các nhóm muốn cộng tác trên tài khoản email tự động hóa quy trình làm việc

Xin gửi lời chào tới công ty AI đồng hương Quebec của chúng tôi.

Missive là một ứng dụng hỗ trợ giao tiếp giữa các nhóm, cho phép người dùng giao hội thoại cho thành viên cụ thể trong khi vẫn có thể theo dõi nếu cần.

Điểm giúp Missive có mặt trong danh sách này là bộ công cụ AI của họ.

Có các tính năng cơ bản: tóm tắt, soạn thảo, và còn cho phép tạo quy trình tùy chỉnh bằng lệnh ngôn ngữ tự nhiên. Có thể dùng để trả lời tự động, giao email dựa trên người gửi hoặc chủ đề, hoặc trích xuất thông tin quan trọng như hạn chót.

Họ có hơn 25 tích hợp với các nền tảng phổ biến – những cái tên quen thuộc: Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Kết hợp với các quy trình làm việc tùy chỉnh, bạn có thể tạo ra các tự động hóa phức tạp trên các công cụ của nhóm mình.

Tính năng chính:

• Tự động hóa bằng AI
• Tích hợp với hơn 25 ứng dụng, cùng với tích hợp tùy chỉnh
• Mẫu nhắc tùy chỉnh cho soạn thảo AI
• Thuộc tính nhiệm vụ thông minh.

7. Fyxer.ai

Phù hợp nhất cho: Sắp xếp hộp thư và lịch mà hầu như không cần thao tác.

Fyxer được định vị là trợ lý điều hành AI. Nó thực hiện tất cả các tác vụ của một trợ lý email, và giống như một giám đốc điều hành, nó rất quyết đoán.

Nó tự động tạo 8 danh mục để phân loại email. Các danh mục này dựa trên mức độ ưu tiên, giúp bạn (và Fyxer) biết nên trả lời email nào trước.

Nó tự động soạn thảo phản hồi cho những email quan trọng nhất của bạn, và bạn có thể chỉnh sửa hoặc gửi đi tùy ý.

Về các phản hồi tự động này, nó có quyền truy cập vào lịch của bạn và có thể tạo, chia sẻ sự kiện vào những thời điểm bạn rảnh.

Bổ sung cho điều này, Fyxer có nền tảng họp giúp ghi chú và lưu trữ bản ghi cuộc họp, bạn có thể tìm kiếm chúng qua giao diện chatbot AI.

Nó tích hợp với Gmail và Outlook, và thực sự là một công cụ tuyệt vời nếu bạn không cần sử dụng các quy trình làm việc hoặc tích hợp tùy chỉnh (ngoài những cái đã đề cập).

8. Lindy

Phù hợp nhất cho: Tự động hóa trên nhiều nền tảng

Lindy là nền tảng xây dựng tác nhân AI không cần mã với các công cụ dựng sẵn cho nhiều tác vụ, trong đó có tự động hóa email.

Nguồn thông tin khác nhau, nhưng một số nguồn cho rằng nó có hơn 5000 tích hợp.

Dù sao thì, nó cũng kết nối trơn tru với tất cả các ứng dụng email lớn.

Các công cụ tự động hóa email dựng sẵn giúp bạn dễ dàng thiết lập quy trình lọc email (lọc bằng AI), soạn thảo email và lên lịch gửi.

Một công cụ đặc biệt hữu ích là khả năng nghiên cứu thông tin về người gửi ở chế độ nền. Điều này giúp bạn thu thập thông tin cần thiết để phản hồi hoặc đánh giá khách hàng tiềm năng.

Nhờ có rất nhiều tích hợp, bạn có thể cập nhật tài liệu trên, ví dụ, Google Docs với bản ghi cuộc họp video và cho phép tác nhân của bạn truy cập để hỗ trợ soạn thảo email.

Tôi nhận thấy có rất ít đề cập đến việc tổ chức hoặc dọn dẹp hộp thư. Tôi chắc chắn là có thể làm được – đây là một công cụ rất đa năng. Nhưng theo kinh nghiệm của tôi, các nền tảng không cần mã thường khó tùy chỉnh ngoài các mẫu dựng sẵn.

Tính năng chính:

• Nhiều tích hợp
• Nghiên cứu người gửi ở chế độ nền
• Quy tắc ngôn ngữ tự nhiên cho lọc email
• Bản ghi cuộc họp

‍9. MailMaestro

Phù hợp nhất cho: Người dùng Outlook muốn thiết lập đơn giản và tìm kiếm bản ghi cuộc họp.

Tại thời điểm viết bài này, MaestroLabs vừa mua lại Flowrite và tích hợp khả năng AI vào trợ lý email AI của họ: MailMaestro.

MailMaestro kết nối với Outlook và Gmail, cung cấp các công cụ soạn thảo, quản lý và tóm tắt email. Nó cũng tích hợp với lịch của bạn để đề xuất thời gian và lên lịch hẹn.

Tính năng quản lý email của họ giúp sắp xếp email và tệp đính kèm, đánh dấu theo mức độ ưu tiên (quan trọng, tạm hoãn, lưu trữ). Email đến cũng có thể được phân loại tương tự với công cụ lọc email của họ.

Nếu bạn dùng Outlook, bạn có thể sử dụng TeamsMaestro, công cụ ghi chú AI tích hợp trực tiếp vào Microsoft Teams. Nó chuyển lời nói thành văn bản và lưu bản ghi cuộc họp trong ứng dụng, cho phép bạn tìm kiếm và, hãy cùng nói: sử dụng chúng làm ngữ cảnh cho việc soạn thảo email bằng AI.

Tính năng chính:

• Lên lịch cuộc hẹn
• Quản lý email
• Lọc email
• Công cụ ghi chú AI cho người dùng Outlook

10. CleanEmail

Phù hợp nhất cho: Người dùng muốn tùy chỉnh nhẹ với giao diện di động dễ sử dụng.

CleanEmail là một ứng dụng tích hợp với tất cả các nhà cung cấp lớn (bao gồm cả Hotmail, haha) với các mẫu quản lý hộp thư và soạn thảo email.

Họ có các công cụ cơ bản của một ứng dụng email: dọn dẹp, bộ lọc tùy chỉnh (bao gồm lọc thư rác bằng AI), và soạn thảo email. Bộ lọc rất dễ tạo – sử dụng hướng dẫn ngôn ngữ tự nhiên và menu thả xuống trong giao diện trực quan.

Ứng dụng di động của họ cũng rất mượt mà và dễ sử dụng.

Như các trợ lý tập trung vào sự đơn giản khác, đây không phải là ứng dụng cho các quy trình phức tạp hoặc tích hợp bên thứ ba. Nó cũng không có tùy chọn trò chuyện với hộp thư của bạn.

Tính năng chính:

• Ứng dụng di động
• Bộ lọc ngôn ngữ tự nhiên

Tự động hóa email bằng AI

Bạn có thể tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần bằng cách giao việc sắp xếp, soạn thảo và xử lý email cho hệ thống tự động (AI).

Trình chỉnh sửa kéo-thả trực quan của Botpress, công cụ gọi LLM nội bộ và bộ tích hợp giúp bạn dễ dàng bắt đầu đơn giản và mở rộng quy mô. Trợ lý của bạn có thể làm mọi thứ từ quản lý hộp thư đến vận hành một quy trình marketing hoặc tạo khách hàng tiềm năng hiệu quả.

Bắt đầu xây dựng ngay hôm nay. Miễn phí.