10 款每週幫你省下數小時的 AI 電子郵件助理

電子郵件雖然不是大家最愛的溝通方式，但卻是最普及的。

過去二十年來，我們見證了各種溝通工具的出現，每一款都比電子郵件更時尚、方便且易用。

然而到了2024年，壓倒性的55% 客戶溝通仍透過電子郵件進行——遠遠領先其他方式。

隨著電子郵件 AI 助理的興起，電子郵件終於迎來了所需的革新。

AI 智能代理具備高階推理、極速自動化與擬人化文本撰寫能力，讓優化重複性工作流程變得前所未有的容易。

本文將介紹AI 如何自動化電子郵件作業、為什麼每個人都該用AI 智能代理助理處理郵件，以及推薦最佳的 AI 電子郵件助理工具。

什麼是 AI 電子郵件助理？

AI 電子郵件助理是一種運用人工智慧與自然語言處理（NLP）的程式，能自動摘要、分類、撰寫及發送郵件，幾乎不需人工干預。

它可以是自訂郵件客戶端、外部應用程式，或內嵌於郵件客戶端的聊天小工具，作為對話式助理使用。

AI 可以如何應用於電子郵件？

如我所說：電子郵件——雖然普及且重要——其實很笨重。

我的帳號裡總有幾封未讀郵件被埋在角落，常常忘記「全部回覆」，而且垃圾郵件過濾器的存在感很低，因為我每天還是會收到釣魚郵件。

AI 助理能運用大量上下文資訊與向量化郵件知識庫（用於RAG），大幅提升郵件體驗的流暢度。

個人化郵件撰寫

AI 在撰寫郵件時表現出色，因為它能參考你的郵件歷史，模仿你的語氣，並掌握相關背景。

它不僅聽起來像真人，更像你本人，而且知道你所知道的內容。

用於郵件的AI 助理不只是ChatGPT——它能存取你的舊郵件，了解你的寫作風格，也能檢視收件匣，根據你與聯絡人的互動歷史決定稱呼方式。

你或許不放心讓 AI 自由發送郵件——但 AI 電子郵件助理仍能先幫你起草內容，再由你編輯與發送。

這不是要取代你——而是讓郵件體驗更順暢。

更好的收件匣管理

AI 也能運用分類能力，根據緊急程度、主題及寄件人情緒來歸類郵件。

AI 電子郵件助理可根據收件匣內容建議分類，並自動將郵件歸入相應類別。未來每封新郵件也能自動標記到正確分類。

它還能根據郵件內容、送達時間及你與寄件人的往來紀錄，判斷未讀郵件的優先順序。或者，你也可以請它協助規劃優先處理策略，根據聯絡人或作業的時效性來排序。

預測性建議

前面提到的功能多屬於被動回應，但 AI 電子郵件助理的美妙之處在於，它能讓你更主動出擊。

AI 也能全面檢視你的收件匣並提出行動建議：

• 「客戶 X每年這時候都會詢問服務 ABC，或許你可以主動聯絡看看他們是否有興趣。」
• 「潛在客戶 Y 詢問過進階方案，但其實他們的需求可能更適合團隊方案。」

郵件助理會持續關注你的收件匣，追蹤未結束的對話，並挖掘過往的交流紀錄。

這有助於提升職場關係，也能撿回那些可能被遺漏的任務。

行銷

自動化外發郵件是AI 銷售的絕佳應用。

這包括陌生開發郵件、潛在客戶跟進，以及產品詢問回覆。

像 Hubspot 這類 CRM 支援郵件觸發、自動培養潛在客戶，以及自訂工作流程邏輯。如此一來，你可以透過策略性時機發送有意義的訊息，優化AI 潛在客戶開發與資格審查。

如果你是小型團隊，覺得進階 CRM 功能太複雜，其實這些功能都能用 Botpress 這類工具的可自訂 AI 智能代理流程實現。

客戶支援

AI 客服協助用戶更快獲得高品質回覆。

因為能存取郵件歷史與自訂文件，AI 能取得所有必要的背景資訊，提供詳盡的答覆。

HubSpot 使用

值得注意的是，複雜問題還是應交由真人客服處理，因此 AI 應判斷自己是否有能力回答特定問題。好在多數主流郵件自動化工具都具備這項功能。

CRM 會用自然語言提示辨識意圖，將簡單詢問與複雜問題區分開來。

AI 應用於電子郵件有什麼好處？

AI 帶來的自動化效能確實高效又有效——AI 助理能讓任務完成得更快更好。

此外，研究顯示對話式介面能減輕認知負擔。這代表你能更快、更聰明地工作，同時減少因整理、閱讀與發送郵件而產生的疲勞感。

提升生產力

將郵件分類、排序、撰寫等工作交給 AI，能節省大量時間與精力。

不論你選擇讓 AI 助理在幕後自動處理郵件，還是採用人機協作的高度人工參與方式，甚至每封郵件都由你親自撰寫與發送，只要能把想法丟給助理討論，就能避免因收件匣雜亂而陷入分析癱瘓。

提升客戶滿意度

有機器人提醒你待辦事項，可減少因認知負擔過高而產生的人為疏失。

像是忘記回覆、作業小錯誤，或因過度疲憊而無法保持禮貌——這些都能透過機器人處理細節來改善。

自動化客服也能更快回覆用戶，同時維持服務品質。

更高的可及性

談到認知負擔：操作複雜介面（如電子郵件）對技術不熟練者來說是一大挑戰，甚至可能無法使用。

儘管如此，電子郵件仍是不可或缺的工具。

對話式介面對新手來說更直覺，讓他們能使用郵件客戶端的進階功能。

語音 AI 助理的普及，讓視障者及有不同識字或語言需求的人也能更方便地使用電子郵件。

有哪些頂尖的 AI 電子郵件助理工具？

由於電子郵件是商務核心，有各式各樣的工具，適合不同的應用情境。

1. Botpress

最適合： 需要高度自訂化工作流程，並可跨平台運作的對話式介面

Botpress 是一站式 AI 助理建立平台。工作流程可從簡單的對話工具到極為複雜、結合外部工具、部署通道與參考文件的整合方案。

該平台提供拖放式編輯器、內建 RAG 功能，並可於 WhatsApp、Messenger、網頁等主流通道上部署。

支援 Gmail、HubSpot、Google 行事曆等多種整合，讓郵件自動化不只侷限於收件匣。

平台高度可自訂，實作難度取決於你的使用情境複雜度。

這讓它成為試水溫的絕佳選擇。按用量計費的模式，適合想先嘗試、不需一次購買大量功能的使用者。

主要功能：

• 拖放式編輯器
• 可自動部署至網頁、簡訊等外部通道，
• API 可讓外部應用程式呼叫對話或流程（webhook）
• 導入流程協助你在幾分鐘內建立初始助理。
• 自主節點，支援對話、工具調用與決策

2. SaneBox

最適合： 尋求標準電子郵件清理並且需要輕鬆整合的使用者。

SaneBox 是一款 AI 驅動的郵件管理服務，能自動清理並分類收件匣。

它擁有特別精細的優先排序系統，具備廣泛分類、延後處理、不熟寄件人篩選、垃圾郵件過濾，以及救回誤判為垃圾郵件的功能。

功能豐富，但自訂性較低。

這表示它已預先內建多種郵件自動化功能：如整理收件匣、提醒未回覆郵件、以及未讀郵件提醒。

這很方便，因為你想要的功能很可能已經內建。但缺乏自訂能力時，功能選擇可能顯得過於繁雜。

例如，延後處理（SaneLater）與 Customer Snooze 功能，可能只是類似功能的不同版本。NotSpam 與SaneScreener也是如此。

這類重疊讓選擇功能變得困難，尤其是當方案限制可用功能數量時。

不過，作為專注於郵件的工具，它是最容易與各種郵件服務整合的選擇之一。

主要功能：

• 深度清理：可篩選並分類整個收件匣歷史郵件
• SaneBox 摘要：將每日郵件以電子報形式整理摘要
• 大型附件雲端儲存。
• SaneBlackHole：自動取消訂閱「惱人」寄件人

3. Superhuman

最適合： 想要依照範本整理郵件，且不介意更換新郵件客戶端的使用者。

Superhuman 是一款原生 AI 郵件應用程式。

這代表，與瀏覽器擴充功能或外部助理不同，AI 功能不會受限於郵件客戶端 API 的完整性。

這點好壞參半，取決於你的偏好——你可能不想更換現有的郵件客戶端。

這為你的郵件帳號加上一層包裝，讓你能自動化郵件操作，或詢問聊天機器人郵件內容。
其中一大亮點是 Split Inbox Library，提供依照職務、公司或需求預設的郵件標籤範本。

除了 AI 功能外，還有一系列提升郵件生產力的自動化功能：如取消訂閱、提醒、長郵件內容引用等。

如你所想，作為應用程式而非流程建立平台，Superhuman 並不原生支援第三方工具或自訂工作流程整合。

主要特色：

• 語氣與風格匹配
• AI 諮詢
• Split Inbox Library
• 即時事件：自動建立事件

4. Copilot in Outlook

最適合： 想要對話式助理的 Outlook 使用者。

Copilot 是微軟的旗艦 AI 工具。過去主要用於程式編輯器，協助編輯及查詢程式碼，現在這些功能也延伸到郵件。

Copilot 直接整合進 Outlook，作為聊天小工具，能快速回答收件匣相關問題、撰寫與寄送郵件、整理收件匣，並根據歷史紀錄建議動作。

就整合度來說，這是最佳選擇（前提是你是 Outlook 使用者），因為外掛已經內建於客戶端。

當然，僅限於 Outlook 使用者。

它也不是完整的助理建立工具；無法建立工作流程，且第三方工具整合有限。但若只需簡單整合與對話式收件匣管理，這是個不錯的選擇。

主要特色：

• 摘要整理
• 聊天介面
• 建議動作
• 行程安排

5. Gemini for Gmail

最適合： 想要對話式助理的 Gmail 使用者。

這是 Google 對微軟 Copilot 功能的回應。主要功能相同：對話串摘要、搜尋、撰寫郵件，皆以聊天介面呈現。

不過，Gemini 不會進行篩選、標籤或優先排序。最多只能將不需要的郵件封存或刪除。

它與 Google 搜尋無縫整合，有助於撰寫郵件時查找網路資源，或快速找到聯絡人郵件地址。

這應該是為了補足 Gmail 內建的機器學習功能，如垃圾郵件過濾與自動完成，但與上述工具相比，略顯單薄。

它也能產生圖片，雖然不一定實用。

主要特色：

• Gmail 原生整合
• Google 搜尋

6. Missive

最適合： 需要團隊協作並自動化郵件帳號工作流程的團隊。

特別致敬我們同為魁北克的 AI 公司。

Missive 是一款促進團隊溝通的應用程式，讓使用者能將對話指派給特定成員，並在需要時持續追蹤進度。

它之所以能入選，是因為其 AI 工具組合。

具備基本的摘要、撰寫功能，還能用自然語言提示建立自訂工作流程。可用於自動回覆、根據寄件人或主題指派郵件，或擷取如截止日等重要資訊。

他們支援超過 25 種主流平台的整合——常見的像是 Gmail、Google Drive、Shopify、GitHub。搭配自訂工作流程，您可以在團隊工具間建立複雜的自動化。

主要特色：

• AI 自動化
• 支援 25+ 應用程式整合，並可自訂整合
• AI 草稿專用自訂提示模板
• 智慧任務屬性。

7. Fyxer.ai

最適合： 幾乎不需學習即可整理收件匣與行事曆。

Fixer 被定位為 AI 執行助理。它能執行所有電子郵件助理的操作，而且就像一位高階主管一樣，對事情有明確的主見。

它會自動建立 8 個電子郵件分類，依照優先順序標記，讓您（和 Fyxer）知道該先回覆哪些信件。

它會自動為最重要的郵件草擬回覆，您可以自行編輯並決定是否發送。

針對這些自動回覆，它能存取您的行事曆，並在您有空時建立並分享活動。

此外，Fyxer 還有會議平台，能記錄會議筆記並儲存逐字稿，您可以在 AI 聊天機器人介面中搜尋。

它可與 Gmail 和 Outlook 整合，如果您不需要自訂工作流程或其他整合（除了上述那些），這確實是一個很棒的工具。

8. Lindy

最適合： 跨平台自動化

Lindy 是一個無需程式碼的 AI 智能代理平台，內建多種任務工具，其中也包含郵件自動化。

和所有通用型代理工具一樣，它透過整合連接您的電子郵件，並支援銷售、行銷、生產力等平台的整合。來源不同，但有些說它支援超過 5000 種整合。

無論如何，它都能無縫連接所有主流電子郵件客戶端。

它的預設郵件自動化工具，讓您輕鬆建立郵件分流（AI 驅動過濾）、郵件草擬與排程等流程。

其中一個特別實用的工具是能對寄件人進行背景調查，幫助您收集資訊以撰寫回覆或篩選潛在客戶。

由於整合眾多，您可以將視訊會議逐字稿自動更新到 Google 文件等，讓智能代理存取這些內容以協助郵件草擬。

我注意到它很少提到收件匣整理或清理功能。我相信這些也做得到——畢竟功能很完整。但以我的經驗，無程式碼平台在自訂超出預設模板時會比較困難。

主要特色：

• 多元整合
• 寄件人背景調查
• 郵件分流的簡易語言規則
• 會議逐字稿

‍9. MailMaestro

最適合： 需要簡單設定與可搜尋會議逐字稿的 Outlook 用戶。

截至目前，MaestroLabs 最近收購了 Flowrite，並將 AI 能力整合到他們的郵件 AI 助理：MailMaestro。

MailMaestro 可連接 Outlook 與 Gmail，並提供郵件草擬、管理與摘要工具。它也能與行事曆整合，協助建議時間並安排會議。

他們的郵件管理功能會依優先順序（重要、稍後提醒、封存）整理郵件與附件。新郵件也能用郵件分流工具自動分類。

如果您是 Outlook 用戶，可以使用 TeamsMaestro——一款原生嵌入 Microsoft Teams 的 AI 筆記工具。它會將會議內容轉錄並儲存在應用程式內，讓您可以搜尋並——沒錯——將其作為 AI 草擬郵件的參考。

主要特色：

• 行程安排
• 郵件管理
• 郵件分流
• Outlook 用戶專屬 AI 筆記工具

10. CleanEmail

最適合： 需要簡單自訂、易用行動介面的用戶。

CleanEmail 是一款支援所有主流郵件服務（包括 Hotmail，笑）並提供收件匣管理與郵件草擬模板的應用程式。

它具備郵件客戶端的基本功能：清理、自訂過濾器（包含 AI 增強垃圾郵件過濾）、郵件草擬。過濾器設定簡單——採用直覺式介面的簡易語言指令與下拉選單。

他們的行動應用程式也設計簡潔，操作流暢。

和所有強調簡單的助理一樣，這款應用不適合需要複雜自訂流程或第三方整合的用戶，也沒有與收件匣聊天的功能。

主要特色：

• 行動應用程式
• 簡易語言過濾器

用 AI 自動化郵件

您可以將郵件分類、草擬與整理交給 AI，每週可省下數小時。

Botpress 提供簡單的拖曳式視覺編輯器、內建 LLM 工具呼叫引擎，以及多種整合，讓您輕鬆從基礎開始，逐步擴展。您的助理可以從收件匣管理到行銷或潛在客戶開發流程，彈性變化。

立即開始打造。免費使用。