- AI 電子郵件助理運用人工智慧協助使用者管理收件匣、快速掌握對話紀錄,並協助撰寫郵件。
- 電子郵件 AI 助理能減輕使用者的認知負擔,並簡化如行銷與客服等任務流程。
- 根據你的需求,有各種價位的 AI 助理,包含獨立郵件客戶端、外部應用程式,以及內嵌式助理。
電子郵件雖然不是大家最愛的溝通方式,但卻是最普及的。
過去二十年來,我們見證了各種溝通工具的出現,每一款都比電子郵件更時尚、方便且易用。
然而到了2024年,壓倒性的55% 客戶溝通仍透過電子郵件進行——遠遠領先其他方式。
隨著電子郵件 AI 助理的興起,電子郵件終於迎來了所需的革新。
AI 智能代理具備高階推理、極速自動化與擬人化文本撰寫能力,讓優化重複性工作流程變得前所未有的容易。
本文將介紹AI 如何自動化電子郵件作業、為什麼每個人都該用AI 智能代理助理處理郵件,以及推薦最佳的 AI 電子郵件助理工具。
什麼是 AI 電子郵件助理?
AI 電子郵件助理是一種運用人工智慧與自然語言處理(NLP)的程式,能自動摘要、分類、撰寫及發送郵件,幾乎不需人工干預。
它可以是自訂郵件客戶端、外部應用程式,或內嵌於郵件客戶端的聊天小工具,作為對話式助理使用。
AI 可以如何應用於電子郵件?
如我所說:電子郵件——雖然普及且重要——其實很笨重。
我的帳號裡總有幾封未讀郵件被埋在角落,常常忘記「全部回覆」,而且垃圾郵件過濾器的存在感很低,因為我每天還是會收到釣魚郵件。
AI 助理能運用大量上下文資訊與向量化郵件知識庫(用於RAG),大幅提升郵件體驗的流暢度。
個人化郵件撰寫
AI 在撰寫郵件時表現出色,因為它能參考你的郵件歷史,模仿你的語氣,並掌握相關背景。
它不僅聽起來像真人,更像你本人,而且知道你所知道的內容。
用於郵件的AI 助理不只是ChatGPT——它能存取你的舊郵件,了解你的寫作風格,也能檢視收件匣,根據你與聯絡人的互動歷史決定稱呼方式。
你或許不放心讓 AI 自由發送郵件——但 AI 電子郵件助理仍能先幫你起草內容,再由你編輯與發送。
這不是要取代你——而是讓郵件體驗更順暢。
更好的收件匣管理
AI 也能運用分類能力,根據緊急程度、主題及寄件人情緒來歸類郵件。
AI 電子郵件助理可根據收件匣內容建議分類,並自動將郵件歸入相應類別。未來每封新郵件也能自動標記到正確分類。
它還能根據郵件內容、送達時間及你與寄件人的往來紀錄,判斷未讀郵件的優先順序。或者,你也可以請它協助規劃優先處理策略,根據聯絡人或作業的時效性來排序。
預測性建議
前面提到的功能多屬於被動回應,但 AI 電子郵件助理的美妙之處在於,它能讓你更主動出擊。
AI 也能全面檢視你的收件匣並提出行動建議:
- 「客戶 X每年這時候都會詢問服務 ABC,或許你可以主動聯絡看看他們是否有興趣。」
- 「潛在客戶 Y 詢問過進階方案,但其實他們的需求可能更適合團隊方案。」
郵件助理會持續關注你的收件匣,追蹤未結束的對話,並挖掘過往的交流紀錄。
這有助於提升職場關係,也能撿回那些可能被遺漏的任務。
行銷
自動化外發郵件是AI 銷售的絕佳應用。
這包括陌生開發郵件、潛在客戶跟進,以及產品詢問回覆。
像 Hubspot 這類 CRM 支援郵件觸發、自動培養潛在客戶,以及自訂工作流程邏輯。如此一來,你可以透過策略性時機發送有意義的訊息,優化AI 潛在客戶開發與資格審查。
如果你是小型團隊,覺得進階 CRM 功能太複雜,其實這些功能都能用 Botpress 這類工具的可自訂 AI 智能代理流程實現。
客戶支援
AI 客服協助用戶更快獲得高品質回覆。
因為能存取郵件歷史與自訂文件,AI 能取得所有必要的背景資訊,提供詳盡的答覆。
HubSpot 使用
值得注意的是,複雜問題還是應交由真人客服處理,因此 AI 應判斷自己是否有能力回答特定問題。好在多數主流郵件自動化工具都具備這項功能。
CRM 會用自然語言提示辨識意圖,將簡單詢問與複雜問題區分開來。
AI 應用於電子郵件有什麼好處?
AI 帶來的自動化效能確實高效又有效——AI 助理能讓任務完成得更快更好。
此外,研究顯示對話式介面能減輕認知負擔。這代表你能更快、更聰明地工作,同時減少因整理、閱讀與發送郵件而產生的疲勞感。
提升生產力
將郵件分類、排序、撰寫等工作交給 AI,能節省大量時間與精力。
不論你選擇讓 AI 助理在幕後自動處理郵件,還是採用人機協作的高度人工參與方式,甚至每封郵件都由你親自撰寫與發送,只要能把想法丟給助理討論,就能避免因收件匣雜亂而陷入分析癱瘓。
提升客戶滿意度
有機器人提醒你待辦事項,可減少因認知負擔過高而產生的人為疏失。
像是忘記回覆、作業小錯誤,或因過度疲憊而無法保持禮貌——這些都能透過機器人處理細節來改善。
自動化客服也能更快回覆用戶,同時維持服務品質。
更高的可及性
談到認知負擔:操作複雜介面(如電子郵件)對技術不熟練者來說是一大挑戰,甚至可能無法使用。
儘管如此,電子郵件仍是不可或缺的工具。
對話式介面對新手來說更直覺,讓他們能使用郵件客戶端的進階功能。
語音 AI 助理的普及,讓視障者及有不同識字或語言需求的人也能更方便地使用電子郵件。
有哪些頂尖的 AI 電子郵件助理工具?
由於電子郵件是商務核心,有各式各樣的工具,適合不同的應用情境。
1. Botpress
最適合: 需要高度自訂化工作流程,並可跨平台運作的對話式介面

Botpress 是一站式 AI 助理建立平台。工作流程可從簡單的對話工具到極為複雜、結合外部工具、部署通道與參考文件的整合方案。
該平台提供拖放式編輯器、內建 RAG 功能,並可於 WhatsApp、Messenger、網頁等主流通道上部署。
支援 Gmail、HubSpot、Google 行事曆等多種整合,讓郵件自動化不只侷限於收件匣。
平台高度可自訂,實作難度取決於你的使用情境複雜度。
這讓它成為試水溫的絕佳選擇。按用量計費的模式,適合想先嘗試、不需一次購買大量功能的使用者。
主要功能:
- 拖放式編輯器
- 可自動部署至網頁、簡訊等外部通道,
- API 可讓外部應用程式呼叫對話或流程(webhook)
- 導入流程協助你在幾分鐘內建立初始助理。
- 自主節點,支援對話、工具調用與決策
2. SaneBox
最適合: 尋求標準電子郵件清理並且需要輕鬆整合的使用者。

SaneBox 是一款 AI 驅動的郵件管理服務,能自動清理並分類收件匣。
它擁有特別精細的優先排序系統,具備廣泛分類、延後處理、不熟寄件人篩選、垃圾郵件過濾,以及救回誤判為垃圾郵件的功能。
功能豐富,但自訂性較低。
這表示它已預先內建多種郵件自動化功能:如整理收件匣、提醒未回覆郵件、以及未讀郵件提醒。
這很方便,因為你想要的功能很可能已經內建。但缺乏自訂能力時,功能選擇可能顯得過於繁雜。
例如,延後處理(SaneLater)與 Customer Snooze 功能,可能只是類似功能的不同版本。NotSpam 與SaneScreener也是如此。
這類重疊讓選擇功能變得困難,尤其是當方案限制可用功能數量時。
不過,作為專注於郵件的工具,它是最容易與各種郵件服務整合的選擇之一。
主要功能:
- 深度清理:可篩選並分類整個收件匣歷史郵件
- SaneBox 摘要:將每日郵件以電子報形式整理摘要
- 大型附件雲端儲存。
- SaneBlackHole:自動取消訂閱「惱人」寄件人
3. Superhuman
最適合: 想要依照範本整理郵件,且不介意更換新郵件客戶端的使用者。

Superhuman 是一款原生 AI 郵件應用程式。
這代表,與瀏覽器擴充功能或外部助理不同,AI 功能不會受限於郵件客戶端 API 的完整性。
這點好壞參半,取決於你的偏好——你可能不想更換現有的郵件客戶端。
這為你的郵件帳號加上一層包裝,讓你能自動化郵件操作,或詢問聊天機器人郵件內容。
其中一大亮點是 Split Inbox Library,提供依照職務、公司或需求預設的郵件標籤範本。
除了 AI 功能外,還有一系列提升郵件生產力的自動化功能:如取消訂閱、提醒、長郵件內容引用等。
如你所想,作為應用程式而非流程建立平台,Superhuman 並不原生支援第三方工具或自訂工作流程整合。
主要特色:
- 語氣與風格匹配
- AI 諮詢
- Split Inbox Library
- 即時事件:自動建立事件
4. Copilot in Outlook
最適合: 想要對話式助理的 Outlook 使用者。

Copilot 是微軟的旗艦 AI 工具。過去主要用於程式編輯器,協助編輯及查詢程式碼,現在這些功能也延伸到郵件。
Copilot 直接整合進 Outlook,作為聊天小工具,能快速回答收件匣相關問題、撰寫與寄送郵件、整理收件匣,並根據歷史紀錄建議動作。
就整合度來說,這是最佳選擇(前提是你是 Outlook 使用者),因為外掛已經內建於客戶端。
當然,僅限於 Outlook 使用者。
它也不是完整的助理建立工具;無法建立工作流程,且第三方工具整合有限。但若只需簡單整合與對話式收件匣管理,這是個不錯的選擇。
主要特色:
- 摘要整理
- 聊天介面
- 建議動作
- 行程安排
5. Gemini for Gmail
最適合: 想要對話式助理的 Gmail 使用者。

這是 Google 對微軟 Copilot 功能的回應。主要功能相同:對話串摘要、搜尋、撰寫郵件,皆以聊天介面呈現。
不過,Gemini 不會進行篩選、標籤或優先排序。最多只能將不需要的郵件封存或刪除。
它與 Google 搜尋無縫整合,有助於撰寫郵件時查找網路資源,或快速找到聯絡人郵件地址。
這應該是為了補足 Gmail 內建的機器學習功能,如垃圾郵件過濾與自動完成,但與上述工具相比,略顯單薄。
它也能產生圖片,雖然不一定實用。
主要特色:
- Gmail 原生整合
- Google 搜尋
6. Missive
最適合: 需要團隊協作並自動化郵件帳號工作流程的團隊。

特別致敬我們同為魁北克的 AI 公司。
Missive 是一款促進團隊溝通的應用程式,讓使用者能將對話指派給特定成員,並在需要時持續追蹤進度。
它之所以能入選,是因為其 AI 工具組合。
具備基本的摘要、撰寫功能,還能用自然語言提示建立自訂工作流程。可用於自動回覆、根據寄件人或主題指派郵件,或擷取如截止日等重要資訊。
他們支援超過 25 種主流平台的整合——常見的像是 Gmail、Google Drive、Shopify、GitHub。搭配自訂工作流程,您可以在團隊工具間建立複雜的自動化。
主要特色:
- AI 自動化
- 支援 25+ 應用程式整合,並可自訂整合
- AI 草稿專用自訂提示模板
- 智慧任務屬性。
7. Fyxer.ai
最適合: 幾乎不需學習即可整理收件匣與行事曆。

Fixer 被定位為 AI 執行助理。它能執行所有電子郵件助理的操作,而且就像一位高階主管一樣,對事情有明確的主見。
它會自動建立 8 個電子郵件分類,依照優先順序標記,讓您(和 Fyxer)知道該先回覆哪些信件。
它會自動為最重要的郵件草擬回覆,您可以自行編輯並決定是否發送。
針對這些自動回覆,它能存取您的行事曆,並在您有空時建立並分享活動。
此外,Fyxer 還有會議平台,能記錄會議筆記並儲存逐字稿,您可以在 AI 聊天機器人介面中搜尋。
它可與 Gmail 和 Outlook 整合,如果您不需要自訂工作流程或其他整合(除了上述那些),這確實是一個很棒的工具。
8. Lindy
最適合: 跨平台自動化

Lindy 是一個無需程式碼的 AI 智能代理平台,內建多種任務工具,其中也包含郵件自動化。
和所有通用型代理工具一樣,它透過整合連接您的電子郵件,並支援銷售、行銷、生產力等平台的整合。來源不同,但有些說它支援超過 5000 種整合。
無論如何,它都能無縫連接所有主流電子郵件客戶端。
它的預設郵件自動化工具,讓您輕鬆建立郵件分流(AI 驅動過濾)、郵件草擬與排程等流程。
其中一個特別實用的工具是能對寄件人進行背景調查,幫助您收集資訊以撰寫回覆或篩選潛在客戶。
由於整合眾多,您可以將視訊會議逐字稿自動更新到 Google 文件等,讓智能代理存取這些內容以協助郵件草擬。
我注意到它很少提到收件匣整理或清理功能。我相信這些也做得到——畢竟功能很完整。但以我的經驗,無程式碼平台在自訂超出預設模板時會比較困難。
主要特色:
- 多元整合
- 寄件人背景調查
- 郵件分流的簡易語言規則
- 會議逐字稿
9. MailMaestro
最適合: 需要簡單設定與可搜尋會議逐字稿的 Outlook 用戶。

截至目前,MaestroLabs 最近收購了 Flowrite,並將 AI 能力整合到他們的郵件 AI 助理:MailMaestro。
MailMaestro 可連接 Outlook 與 Gmail,並提供郵件草擬、管理與摘要工具。它也能與行事曆整合,協助建議時間並安排會議。
他們的郵件管理功能會依優先順序(重要、稍後提醒、封存)整理郵件與附件。新郵件也能用郵件分流工具自動分類。
如果您是 Outlook 用戶,可以使用 TeamsMaestro——一款原生嵌入 Microsoft Teams 的 AI 筆記工具。它會將會議內容轉錄並儲存在應用程式內,讓您可以搜尋並——沒錯——將其作為 AI 草擬郵件的參考。
主要特色:
- 行程安排
- 郵件管理
- 郵件分流
- Outlook 用戶專屬 AI 筆記工具
10. CleanEmail
最適合: 需要簡單自訂、易用行動介面的用戶。

CleanEmail 是一款支援所有主流郵件服務(包括 Hotmail,笑)並提供收件匣管理與郵件草擬模板的應用程式。
它具備郵件客戶端的基本功能:清理、自訂過濾器(包含 AI 增強垃圾郵件過濾)、郵件草擬。過濾器設定簡單——採用直覺式介面的簡易語言指令與下拉選單。
他們的行動應用程式也設計簡潔,操作流暢。
和所有強調簡單的助理一樣,這款應用不適合需要複雜自訂流程或第三方整合的用戶,也沒有與收件匣聊天的功能。
主要特色:
- 行動應用程式
- 簡易語言過濾器
用 AI 自動化郵件
您可以將郵件分類、草擬與整理交給 AI,每週可省下數小時。
Botpress 提供簡單的拖曳式視覺編輯器、內建 LLM 工具呼叫引擎,以及多種整合,讓您輕鬆從基礎開始,逐步擴展。您的助理可以從收件匣管理到行銷或潛在客戶開發流程,彈性變化。
立即開始打造。免費使用。





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