Otomasyonda RPA nedir?

Popülerliği hızla artsa da, robotik süreç otomasyonu (RPA) yıllardır iş süreçlerini dönüştürüyor.

RPA, genellikle işletmelerde yapay zeka entegrasyonu veya sohbet botları ile ilgili ideal bir kullanım örneği olarak görülür: tekrarlayan ve sıkıcı görevlerin otomasyonu.

Bu genel bakışta, RPA'nın ayrıntılarını, türlerini, en uygun olduğu görevleri ve bir RPA çözümünün nasıl uygulanacağını açıklayacağız.

RPA nedir?

Robotik süreç otomasyonu (RPA), iş süreçleri otomasyonunun bir alt dalıdır. Tekrarlayan, mantığa dayalı, insan-bilgisayar görevlerini otomatikleştirmek için yazılım robotları veya yapay zeka ajanları kullanır.

Otomasyon, bilgisayarla görme ve makine öğrenimi kombinasyonu ile RPA yazılımı, bilgisayarda gerçekleşen tüm kurallara dayalı görevleri otomatikleştirmek için kullanılır.

RPA hangi görevleri otomatikleştirebilir?

RPA, tekrarlayan ve kurallara dayalı, yapılandırılmış dijital verileri içeren görevleri otomatikleştirmek için en uygunudur.

Bu görevler bir insan tarafından – örneğin bir çalışanın yeni verileri kategorize edip dosyalaması için RPA'yı başlatmasıyla – veya otomatik olarak tetiklenebilir.

RPA'yı ne zaman kullanmalıyım?

Yapay zeka ve ona yakın çözümlerin hızla yayılmasıyla, bir kuruluşun ihtiyaçları için hangi çözümün en uygun olduğunu bilmek zor olabilir.

RPA ile otomatikleştirilebilecek pek çok görev vardır, ancak karmaşıklık seviyesine bağlı olarak daha gelişmiş bir çözüm seçmek daha akıllıca olabilir.

RPA ne zaman kullanılmalı

RPA, tekrarlayan görevlerin otomasyonu, eski sistemlerin entegrasyonu, yapılandırılmış verilerin işlenmesi ve minimum karar gerektiren yüksek hacimli işler için en uygunudur.

Bu avantajlar sayesinde, bir işletme fatura işleme, kayıt mutabakatı, eski bir ana bilgisayarda gezinme veya müşteri siparişlerini işleme gibi görevleri otomatikleştirmek istiyorsa RPA kullanmalıdır.

Ne zaman farklı bir yapay zeka çözümü kullanılmalı

RPA'nın iyi başa çıkamadığı birçok görev vardır, bunlar arasında:

• Yapılandırılmamış verilerin işlenmesi
• Kişiselleştirilmiş etkileşimler
• Öngörücü analizler
• Karar verme
• Sürekli öğrenme

Bu nedenle, bir kuruluş müşteri e-postalarını kategorize edip otomatik yanıtlamak için bir yapay zeka çözümü arıyorsa, daha uygun bir çözüm doğal dil işleme yazılımı veya konuşmaya dayalı yapay zeka olacaktır.

Bir işletme eğilimleri tahmin edecek bir yapay zeka çözümü istiyorsa, makine öğrenimi çözümü seçmelidir. Müşterilerle otomatik olarak etkileşime giren bir çözüm istiyorsa, RPA yerine bir yapay zeka sohbet botu tercih etmelidir.

RPA Kullanım Alanları

RPA yazılımı yaygın olarak kullanılır – tekrarlayan ve mantığa dayalı tüm dijital görevlerde uygulanabilir. Ancak, bu tür görevlerin hacmi yüksek olduğunda RPA daha iyi bir yatırımdır.

İşte RPA çözümlerinin en yaygın uygulama alanlarından bazıları:

Fiyat ve sistem izleme

RPA, fiyatların ve sistem performansının sürekli izlenmesini otomatikleştirmek için idealdir. Botlar, platformlar arasında fiyat değişikliklerini takip ederek bir şirketin fiyatlarının rekabetçi ve güncel kalmasını sağlar.

Sistem izleme için, RPA performans sorunlarını kontrol edebilir ve tespit edilen anormallikler için uyarı gönderebilir. Bu tür RPA botları genellikle bir yazılımın veya sistemin arka planında sürekli çalışır.

Bordro işlemleri

Bordro ve diğer organizasyonel muhasebe işlemleri genellikle düzenli olarak ödenir, bu da onları RPA için kolay bir kullanım alanı yapar.

Veri yönetimi

RPA'nın çoğu uygulaması 'veri yönetimi' genel başlığı altında toplanır. Sektörler genelinde yaygın RPA veri yönetimi görevleri şunlardır:

• Veri girişi
• Veri çıkarımı
• Veri doğrulama
• Veri taşıma
• Veri temizleme
• Veritabanı güncellemeleri
• Veri mutabakatı
• Veri sıralama ve kategorilere ayırma

Bu geniş görevler neredeyse her sektörde veya kullanım alanında yer bulur – değişen tek şey veri türü ve nasıl işleneceğidir.

Sipariş karşılama

Sipariş karşılama gibi tekrarlayan görevler – paketleme ve gönderim işlemleri dahil – RPA için son derece uygundur. Yüksek doğruluk gerektirir, büyük miktarda veri girişi ve doğrulama içerir ve aynı işlemi binlerce kez tekrarlar.

Dokümantasyon

RPA, uygun uyumluluk ve dokümantasyonun sağlanmasında kullanılabilir.

Örneğin, karmaşık belgeleri dolduran bir hukuk firması, doğru bilgileri otomatik olarak doldurmak, tamamlanma ve doğruluğu kontrol etmek ve son belgelerin yasal standartlara uygunluğunu sağlamak için bir RPA çözümü kullanabilir.

RPA botları ayrıca insan çalışanların talebiyle belge ve verileri arşivleyebilir, geri getirebilir veya iş akışlarını ve değişiklikleri izlemek için denetim izleri oluşturabilir.

RPA Türleri

Gözetimsiz RPA

Gözetimsiz RPA botları, insan müdahalesi olmadan bağımsız olarak çalışır. Bir insan tarafından tetiklenmek yerine, zamanlanmış olarak, belirli olaylarla tetiklenerek veya 7/24 çalışacak şekilde devreye alınabilirler.

Örneğin, gözetimsiz bir RPA botu her iş günü sonunda toplu veri işleyebilir veya bordro işlemlerini otomatikleştirebilir.

Gözetimli RPA

Gözetimli RPA botları, insan kullanıcılarla birlikte çalışır ve genellikle kullanıcı tarafından tetiklenir. Bu botlar, insan müdahalesi veya karar gerektiren görevlerde yardımcı olur.

Örneğin, bir müşteri hizmetleri temsilcisi, bir çağrı sırasında müşteri bilgilerini getirmek için gözetimli bir RPA botu kullanabilir.

Hibrit RPA

Hibrit RPA, gözetimli ve gözetimsiz RPA'yı birleştirir. Hibrit RPA botları, gerektiğinde insanlarla etkileşime girer ve mümkün olduğunda bağımsız çalışır.

Bu botlar, insan girdisi gerektiren görevlerle tamamen otomatikleştirilebilen görevler arasında kesintisiz bir akış oluşturmak için kullanılır.

Örneğin, hibrit bir RPA botu bir çağrı sırasında bir çalışana yardımcı olabilir, ardından çağrı bittikten sonra görevin kalanını otomatik olarak tamamlayabilir.

Akıllı RPA

Akıllı RPA — bazen akıllı otomasyon olarak da adlandırılır — geleneksel RPA'nın yapay zeka teknolojileriyle birleşimini ifade eder. Bunlar arasında doğal dil işleme, makine öğrenimi veya bilgisayarla görme yer alabilir.

Tek başına RPA, katı kuralları izlemek ve öngörülebilir, yapılandırılmış görevleri yerine getirmek için tasarlanmıştır. Adımlar tekrarlı ve veriler temiz ve tutarlı olduğunda en iyi şekilde çalışır.

Ancak yapay zeka eklendiğinde, RPA botları desenleri tanımaya, metni yorumlamaya ve hatta bağlama duyarlı kararlar almaya başlayabilir.

RPA'nın faydaları nelerdir?

Diğer yapay zeka tabanlı çözümler gibi, RPA da maliyet etkinliği ve verimliliği sayesinde hızla popülerleşiyor. Tekrarlayan görevler genellikle insan hatasına açık olduğundan, RPA genel doğruluğu da artırabilir.

Artan verimlilik

RPA botları, tekrarlayan ve zaman alan görevleri insanlardan çok daha hızlı tamamlayabilir; böylece çalışanlar daha stratejik işlere odaklanabilir.

Azalan maliyet

Kurallara dayalı görevlerin otomasyonu, özellikle bir RPA sistemi ölçeklendirildiğinde veya iş süreçlerine yayıldığında, kuruluşlar için iş gücü maliyetlerini önemli ölçüde azaltır.

Gelişmiş doğruluk

RPA, veri girişi, hesaplama ve belge işlemede insan hatalarını en aza indirir; bu da daha yüksek doğruluk ve daha az maliyetli hata anlamına gelir.

Ayrıca, bir şirket eylemlerin titiz bir şekilde belgelenmesini sağlamak istiyorsa, bu botlar düzenleyici ve uyum yönergelerine sıkı sıkıya uymak üzere programlanabilir.

Daha yüksek çalışan memnuniyeti

Çalışanlar, sıkıcı ve tekrarlayan işler yerine ilgi çekici görevlere odaklanabildiklerinde işlerinden daha fazla memnuniyet duyarlar.

Ölçeklenebilir ve uyarlanabilir

RPA çözümleri, iş ihtiyaçlarına göre kolayca büyütülebilir veya küçültülebilir; bunun için altyapı veya kaynaklara büyük yatırımlar gerekmez.

Ve iş süreçleri ya da düzenleyici gereksinimler değişirse, çalışanları yeniden eğitmeye gerek kalmaz – bir RPA botu yeni standartlara uyacak şekilde hızla yeniden yapılandırılabilir veya güncellenebilir.

Kurumsal RPA

Kurumsal RPA, bir kuruluş içinde RPA'nın geniş ölçekte uygulanmasını ifade eder. İşletmenin karmaşık ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanmıştır ve genellikle farklı iş süreçlerine yayılır.

Bu, birden fazla departman veya işlevde yüksek hacimli işlemleri yönetebilen sağlam, güvenli ve ölçeklenebilir RPA çözümlerinin uygulanmasını içerir.

Kurumsal chatbotlar gibi, kurumsal RPA da kendi yargı alanı ve kullanım senaryosundaki tüm veri güvenliği ve gizlilik gereksinimlerini karşılamalıdır. Buna genellikle iç politika, sektör standartları ve düzenleyici gereksinimlere uyum için denetim izleri ve rol tabanlı erişim kontrollerinin kullanılması dahildir.

RPA Nasıl Uygulanır

RPA, dijital sistemlerle etkileşime girerken bir insanın yapacağı işlemleri taklit eder. Veri işlemek, işlemleri yürütmek ve diğer sistemlerle iletişim kurmak için bir dizi talimatı izler.

İşte RPA'nın nasıl uygulanacağına dair adım adım bir özet:

1. Uygun görevleri belirleyin

RPA uygulamanın ilk adımı, tekrarlayan, kurallara dayalı ve zaman alan görevleri belirlemektir.

Bu görevler, ilgili adımların tam olarak anlaşılması için haritalandırılır. Bu, sürecin tamamlanması için gereken veri girişlerini, karar noktalarını ve eylemleri ayrıntılı olarak açıklamayı içerir.

2. Botu tasarlayın ve oluşturun

Görevler haritalandırıldıktan sonra, geliştiriciler veya iş analistleri RPA botunu tasarlar. Bu, botun tam olarak ne yapacağını belirten komut dosyaları veya iş akışları oluşturmayı içerir.

3. Botu dağıtın

Bot tasarlandıktan sonra, çalışacağı ortama – genellikle şirketin mevcut yazılım uygulamalarına – dağıtılır. Bot, bir insan gibi yazılımla etkileşime girer; arayüzlerde gezinir, veri girer ve komutları uygular.

4. Botun çalıştırılması

Bot dağıtıldığında, görevleri otomatik olarak yerine getirmeye başlar. Uygulamalara giriş yapabilir, dosya taşıyabilir, formları doldurabilir veya belgelerden veri çekebilir.

5. Botun izlenmesi

Bot çalışmaya başladıktan sonra, bir kontrol paneli üzerinden gerçek zamanlı olarak izlenebilir. Bu sayede işletmeler botun performansını takip edebilir, aktivitelerini yönetebilir ve gerektiğinde ayarlamalar yapabilir.

Bir sorun ortaya çıkarsa, örneğin bir sistem hatası veya süreçte bir değişiklik olursa, bot yeni koşullara uyum sağlayacak şekilde yeniden yapılandırılabilir.

6. Sürekli iyileştirme

RPA, kurulduktan sonra unutulacak bir çözüm değildir. Zamanla süreçler değiştikçe, botların yeni görevleri veya mevcut iş akışlarındaki değişiklikleri yönetebilmesi için güncellenmesi gerekebilir.

Ayrıca, şirketler RPA'ya alıştıkça otomasyonun uygulanabileceği yeni alanlar keşfederler ve bu da organizasyon içinde sürekli bir genişlemeye yol açar.

Gelecek ay yapay zeka çözümlerini devreye alın

Yapay zeka sohbet botları, müşteri hizmetleri, iç operasyonlar ve e-ticaret gibi alanlarda işletmeler arasında hızla yaygınlaşıyor. Yapay zekayı benimsemede yavaş kalan şirketler, bu dalgayı kaçırmanın sonuçlarını hissedecekler.

Botpress, kurumsal düzeyde geliştirilmiş, sonsuzca genişletilebilen bir bot oluşturma platformudur. Altyapımız, geliştiricilerin her türlü yeteneğe sahip chatbotlar ve yapay zeka ajanları oluşturmasına olanak tanır.

Gelişmiş güvenlik paketimiz, müşteri verilerinin her zaman korunduğunu ve tamamen geliştirme ekibinizin kontrolünde olduğunu garanti eder.

Hemen oluşturmaya başlayın – ücretsizdir.

Sıkça Sorulan Sorular

1. RPA ile yapay zeka aynı şey mi? Aralarındaki farklar neler?

RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) yapay zeka ile aynı değildir. RPA, kullanıcı eylemlerini (tıklama, yazma gibi) taklit ederek kurallara dayalı görevleri otomatikleştirir; yapay zeka ise insan mantığını simüle eder ve karar vermek için verilerden öğrenir. RPA belirli kuralları izler ve öngörülebilirdir; yapay zeka ise olasılıksal ve uyarlanabilirdir.

2. RPA'yı geleneksel otomasyon araçlarından ayıran nedir?

RPA ile geleneksel otomasyon arasındaki temel fark, RPA'nın uygulamalarla kullanıcı arayüzü üzerinden (tıpkı bir insan gibi) etkileşime girmesidir; bu nedenle karmaşık sistem entegrasyonlarına gerek yoktur. Geleneksel otomasyon API erişimi veya arka uç kodlama gerektirirken, RPA fare tıklamaları ve tuş vuruşlarını taklit ederek daha hızlı devreye alınabilir.

3. RPA kodlama bilgisi olmadan kullanılabilir mi?

Evet, RPA kodlama bilgisi olmadan da kullanılabilir. UiPath ve Power Automate gibi modern RPA platformlarının çoğu, iş kullanıcılarının görsel iş akışlarıyla otomasyonlar oluşturmasına olanak tanıyan sürükle-bırak, kodsuz arayüzler sunar.

4. RPA'nın riskleri veya sınırlamaları nelerdir?

RPA'nın bazı sınırlamaları vardır; örneğin, uygulamanın kullanıcı arayüzü değiştiğinde botlar bozulabilir. Ayrıca, RPA yapılandırılmamış verilerle (e-posta veya taranmış belgeler gibi) başa çıkmakta zorlanır ve insan muhakemesi gerektiren görevleri yerine getiremez.

5. RPA, yapay zeka chatbotları veya sesli asistanlarla birlikte nasıl çalışabilir?

RPA, yapay zeka chatbotları veya sesli asistanlar tarafından tetiklenen arka uç işlemlerini (destek talebi oluşturmak veya fatura göndermek gibi) gerçekleştirebilir. Chatbot ön yüzdeki konuşmayı yönetirken, RPA arka planda işlemleri sessizce yürütür ve uçtan uca bir otomasyon çözümü sağlar.