Rezervasyon Chatbotu: 2025 İçin Adım Adım Yapım Rehberi

‍

Bir randevu almak sadece bir zaman dilimi seçmek değildir — müşterinin gerçekten gelmesini sağlamak da önemlidir. İnsanlar sadece randevu almaz; konum, fiyat, indirimler, çalışma saatleri ve ziyaretin değerli olup olmadığı gibi sorular da sorarlar.

Birden fazla şubesi olan işletmelerde, bu soruları farklı lokasyonlarda yönetmek zorlayıcı olabilir. Aramalar ve e-postalar birikir, müşteriler vazgeçer ve kaçan randevular gelir kaybına yol açar.

Çözüm? Bir yapay zeka chatbotu oluşturun — sadece randevu almayı otomatikleştirmekle kalmaz, aynı zamanda WhatsApp üzerinden anında ve doğru yanıtlar da sunar.

‍

Başlamadan önce bir adım geri çekilelim.

Bu chatbotun amacı basit: Müşterilerin güvenle randevu almasını sağlamak — ve ekibinizin her gün yaşadığı gereksiz iletişimi azaltmak. Ama randevu almak sadece bir zaman seçmek değildir. Müşteriler şunları da bilmek ister:

• En yakın şube hangisi?
• Şu anda bir indirim var mı?
• Spor salonu hafta sonları kaçta açılıyor?
• Bir şey çıkarsa randevumu değiştirebilir miyim?

İyi bir rezervasyon botu sadece randevu almaz — bu soruları da yanıtlar. Tüm bunları tek bir WhatsApp sohbetinde sunduğunuzda, daha fazla kişi randevusuna gelir.

Chatbotunuzu oluşturmak için ihtiyacınız olanlar:

• Calendly (Standart Plan) – API erişimi için gereklidir. 14 günlük ücretsiz deneme ile başlayabilirsiniz.
• Meta Business Hesabı – WhatsApp entegrasyonu için ücretsiz ve gereklidir.
• Botpress Hesabı – Ücretsiz oluşturulur ve chatbot mantığını kurmak ve yönetmek için kullanılır.

Bunları önceden kurabilir veya rehberi adım adım takip edebilirsiniz.

Adım 1: Botun Amacını Belirleyin

Herhangi bir aracı açmadan önce, botunuzun ne yapması gerektiğini kısaca planlayın — bu, Calendly bağlantısı kurarken, bilgi yüklerken veya iş akışlarını oluştururken size zaman kazandırır.

Kendinize şunları sorun:

• Hedef kitleniz kim? İlk kez gelen spor salonu ziyaretçileri mi? Randevusunu değiştirmek isteyen üyeler mi?
• Bot neye yardımcı olmalı? Randevu almak, Sıkça Sorulan Soruları yanıtlamak, konum paylaşmak?
• Hangi tür girdileri karşılamalı? “Bir ders ayırt” gibi hızlı yanıtlar mı — yoksa “Bu hafta sonu şehir merkezindeki şubeye gelmek istiyorum” gibi doğal dil mi?
• Yönlendirme sunmalı mı? Birisi kafası karışırsa, bot bir insanı devreye sokacak mı yoksa tekrar yönlendirmeye mi çalışacak?

Şimdi bu planı yapmak, daha temiz akışlar tasarlamanıza ve bilgi tabanı veya mantık tetikleyicileri eklerken yeniden baştan inşa etmenizi önler.

İpucu: Küçük başlayın. 5–10 temel soruya yanıt veren tek şubelik bir rezervasyon botu, her şeyi yapmaya çalışan karmaşık bir bottan çok daha değerli (ve hızlı yayına alınabilir).

Adım 2: Bilgi Tabanı Ekleyin

Bir bilgi tabanı, chatbotunuzun soruları yanıtlamak için kullanabileceği bilgilerin bir koleksiyonudur — işletmeniz için bir başvuru kütüphanesi gibidir.

Her yanıtı tek tek kodlamak yerine, botun fiyatlandırma, hizmetler veya çalışma saatleri gibi konularda arama yapabileceği belgeler veya tablolar yükleyebilirsiniz.

Bunu, chatbotunuzun beynini besleyen içerik olarak düşünebilirsiniz.

Sabit işletme bilgilerini yükleyin

Müşterilerin en sık sorduğu soruları kapsayan, basit ve düzenli bir belgeyle başlayın. Bu bir PDF, Word dosyası veya tablo olabilir — sadece açıkça düzenlenmiş olduğundan emin olun.

Belgenizde şunlar bulunmalı:

• Şube konumları ve adresleri
• Her şubede sunulan hizmetler
• Fiyatlar, indirimler ve üyelik seçenekleri
• Çalışma saatleri ve iletişim bilgileri

Her konu başlığı net bir bölümde olmalı, böylece chatbot ilgili yanıtları kolayca bulup döndürebilir.

İpucu: Belgenizde başlıklar ve madde işaretleri kullanarak hem bot hem de ekibiniz için okunabilirliği artırın.

Bu belgeyi Bilgi Tabanı bölümüne giderek yükleyebilirsiniz:

1. Projenizden, sol menüyü açın.
2. Bilgi Tabanı'na tıklayın.
3. Belge yükle'yi seçin ve dosyanızı ekleyin.

Belgeye net bir isim verin (ör. Şube Detayları – Mart 2025), böylece daha sonra iş akışlarında veya sorgularda referans verebilirsiniz.

Yükledikten sonra, chatbot belgeyi hemen kullanarak kullanıcı sorularını yanıtlamaya başlayabilir — ek bir eğitim veya kodlama gerekmez.

Dinamik bilgiler için tabloları kullanın

Yaklaşan etkinlikler, dönemsel kampanyalar veya değişen programlar gibi konular için, sabit bir belge yüklemek yerine bir tablo kullanmak daha iyidir. Tablolar, verinin sadece bir satırını güncelleyerek tüm veriye dokunmadan hızlıca değişiklik yapmanızı sağlar.

Bilgi tabanınızda tablo oluşturmak için şunları yapın:

1. Sol menüden Bilgi Tabanı bölümüne gidin.
2. Yeni Oluştur'a tıklayın, ardından Tablo'yu seçin.
3. Tablonuza bir isim verin (ör. Etkinlik Takvimi).
4. Chatbotun çekmesini istediğiniz bilgi türleri için sütunlar ekleyin, örneğin:
   
   • etkinlik_adı
   • tarih
   • konum
   • fiyat
   • açıklama
5. Botun referans almasını istediğiniz her etkinlik veya öğe için satır eklemeye başlayın.

Tablonuz kaydedildikten sonra, dinamik yanıtlar için kullanabilirsiniz. Örneğin, bir kullanıcı “Gelecek hafta sonu hangi etkinlikler var?” diye sorduğunda, bot ilgili satırı çekip doğrudan yanıt verebilir.

Önbelleğe alınan SSS ile maliyetleri optimize edin

Yapay zeka destekli botlarda en büyük zorluklardan biri maliyettir — özellikle de bot, her sık sorulan soruda LLM'e başvuruyorsa.

Bilgi tabanı, sıkça sorulan soruların yanıtlarını otomatik olarak önbelleğe alarak bunu azaltır. Yani beş kişi “Spor salonunun hafta sonu programı nedir?” diye sorduğunda, platform sadece bir kez bilgi tabanınıza veya LLM'e sorgu gönderir — ardından aynı yanıtı sonraki sorularda anında tekrarlar.

Herhangi bir ayar yapmanıza gerek yok. Önbellekleme otomatik olarak devreye girer, eğer:

• Yanıt, yapılandırılmış içerikten (belge, tablo veya SSS) geliyorsa
• Bot bir LLM veya RAG hattına bağlıysa
• Kullanıcı aynı konu başlığında kalıyorsa

Bu sayede botunuz hızlı çalışır — ve deneyimden ödün vermeden token kullanımını azaltır.

Adım 3: Calendly Entegrasyonu Ekle

Chatbotunuzun randevu alabilmesi için Calendly'yi Botpress ile bağlamanız gerekir. Böylece bot, uygun zaman dilimlerine erişebilir ve kullanıcılar için rezervasyon bağlantıları oluşturabilir.

Calendly entegrasyonunu yükleyin

Proje panelinizden başlayın:

1. Sol menüden Hub'a gidin.
2. Calendly aratın ve Yükle'ye tıklayın.
3. Yüklendikten sonra, projenizden Calendly Integration ayarlarını açın.

Calendly API anahtarınızı oluşturun ve ekleyin

Sonraki adımda, Calendly hesabınızdan kişisel bir API anahtarı oluşturup iş akışına eklemeniz gerekecek:

1. Calendly hesabınıza giriş yapın.
2. Sol menüden Entegrasyonlar ve Uygulamalar'a tıklayın.
3. Aşağı kaydırıp API ve Webhooklar'ı bulun ve Şimdi bir token alın'a tıklayın.
4. Tokena bir isim verin (ör. Erişim) ve istenirse iki aşamalı doğrulamayı tamamlayın.
5. API anahtarını kopyalayın — daha sonra tekrar görüntüleyemezsiniz.
6. Botpress'e dönün ve anahtarı Calendly Integration ayarlarına yapıştırın.
7. Bağlantıyı tamamlamak için Kaydet'e tıklayın.

Bağlantı kurulduktan sonra, sohbet botunuz kullanılabilirlik verilerini alabilecek ve kullanıcının konumu veya tercihlerine göre randevu bağlantıları oluşturabilecektir.

Adım 4: Sohbet Botu Akışını Oluşturma

Artık Calendly bağlandığına göre, sohbet botunun mantığını oluşturma zamanı geldi — Botpress'in akış olarak adlandırdığı şey. Burada, sohbetin nasıl ilerleyeceğine karar verirsiniz: botun ne söylemesi gerektiği, hangi bilgileri toplaması gerektiği ve kullanıcının seçimlerine göre nasıl yanıt vereceği.

Bunu, bir resepsiyon görevlisi için bir akış diyagramı hazırlamak gibi düşünün. Biri içeri girip “Şehir merkezindeki spor salonunda deneme dersi ayırtmak istiyorum” derse, görevli şunları yapar:

1. Hangi şube olduğunu sorar
2. Doğru takvimi açar
3. Rezervasyon için bir bağlantı paylaşır
4. Randevuyu onaylar
5. Ek soruları yanıtlar

Sohbet botunuzun da tam olarak bunu yapması gerekir — ancak seçtiğiniz platformda.

1. Kullanıcının Şube Seçimini Yakalama

İşletmenizin muhtemelen birden fazla şubesi olduğundan, botun kullanılabilirliği göstermeden önce kullanıcının hangi şubeyi istediğini bilmesi gerekir.

1. Kullanıcıdan bir konum seçmesini istemek için bir tek seçenekli düğüm ekleyin.
2. Seçimini saklamak için bir değişken oluşturun (ör. workflow.branch).
3. Bunu daha sonra, seçilen şubeye göre doğru Calendly bağlantısını göndermek için kullanacaksınız.

Bu, tüm randevu bağlantılarının ve yanıtların doğru şubeye göre uyarlanmasını sağlar.

2. Calendly Etkinlik Akışını Kullanma

Ayrıca Hub, doğrudan Calendly kurulumunuza bağlanan önceden hazırlanmış bir akış da sunar.

1. Akışlar bölümünde Calendly Event Workflow arayın.
2. Düzenlenebilir bir sürüm oluşturmak için Kopyala seçeneğine tıklayın.
3. Gerekirse akışı özelleştirin — zaten conversationId kullanarak kullanıcının oturumuna bağlı bir rezervasyon bağlantısı oluşturacak şekilde ayarlanmıştır.

Görüşme kimliğini ileterek, sohbet botu bireysel kullanıcılara izlenebilen benzersiz bir rezervasyon bağlantısı oluşturur. Bu hazır akış, zamandan tasarruf sağlar ve randevu mantığınızın doğru şekilde çalışmasını garanti eder.

3. Calendly Etkinlik Tetikleyicisini Ayarlama

Bir rezervasyon bağlantısı gönderildikten sonra, kullanıcının randevu oluşturduğunu sohbet botunun algılamasını istersiniz.

1. Akış içinde sağ tıklayın ve bir Calendly Event Trigger düğümü ekleyin.
2. Ayarlar içinde, görüşme kimliğini şu şekilde iletin:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. Bu, sohbet botunun kullanıcının belirli rezervasyonunu dinlemesini sağlar.
4. Tetiklendiğinde, bot otomatik olarak bir onay mesajı gönderebilir.

Bu, botun akıllı ve duyarlı hissettirmesini sağlar — ve kullanıcıların randevularının oluşturulduğunu bilmelerini garanti eder.

4. İşletme Bilgileri ve SSS'leri Yönetme

Herkes doğrudan rezervasyon yapmaya geçmeyebilir. Bazı kullanıcılar önce fiyatlar, çalışma saatleri veya hizmetler hakkında sorular sorabilir. Bunu bilgi tabanınızı bağlayarak yönetebilirsiniz.

1. Bilgi tabanına bağlı bir otonom düğüm ekleyin.
2. Botun yüklenen belgelerden veya tablolardan yanıt çekebilmesi için bilgi aramasını etkinleştirin.
3. Kullanıcılar genel sorular sorduğunda bu düğümü yedek olarak kullanın.

Böylece, botunuz rezervasyon yapmaya hazır olmayan kullanıcılar için bile yardımcı olmaya devam eder.

Adım 5: Sohbet Botunu Yayınlama

Sohbet botunuz tamamen hazır olduğunda, son adım onu seçtiğiniz kanalda dağıtmaktır. Bu örnekte, kullanıcıların doğrudan etkileşime geçebilmesi için WhatsApp'ı seçeceğiz. Bu, tanıdık bir mesajlaşma uygulamasında sorunsuz randevu planlaması ve sık sorulan sorulara anında yanıtlar sağlar.

Sohbet botunuzu WhatsApp'a bağlamak için şunları yapın:

1. Sol menüden Ana Sayfa'ya gidin.
2. WhatsApp'ı Yetkilendir seçeneğine tıklayın ve Meta Business Hesabınıza bağlayın.
3. Kurulumu tamamlamak için ekrandaki adımları izleyin.

Bağlantı kurulduktan sonra, sohbet botunuz WhatsApp'ta canlı olacak — müşterilerinizle gerçek sohbetleri yönetmeye hazır.

Gelecek Hafta Bir Rezervasyon Sohbet Botu Yayınlayın

Farklı sektörlerdeki işletmeler, rezervasyon süreçlerini kolaylaştırmak, hataları azaltmak ve 7/24 müşteri hizmeti sunmak için rezervasyon sohbet botlarını kullanıyor — üstelik operasyonel verimliliği artırarak.

Botpress, ihtiyaçlarınıza özel, güvenli ve ölçeklenebilir rezervasyon sohbet botları oluşturmak için kurumsal düzeyde bir platformdur.

Sorunsuz entegrasyonlar, geliştirici odaklı araçlar ve gelişmiş özelleştirme özellikleriyle, rezervasyon akışlarını otomatikleştirebilir ve kusursuz bir müşteri deneyimi sunabilirsiniz.

Bugün oluşturmaya başlayın. Ücretsizdir.

Sıkça Sorulan Sorular

1. Randevu rezervasyon sohbet botlarından en çok hangi işletmeler faydalanır?

Düzenli olarak randevu planlayan işletmeler — tıp klinikleri, spor salonları, kuaförler, otomotiv servisleri, hukuk büroları ve çok şubeli hizmet zincirleri gibi — randevu rezervasyon sohbet botlarından en çok faydalanır.

2. Bir sohbet botu, randevular için müşteri katılım oranlarını nasıl artırır?

Sohbet botu, otomatik olarak onay mesajları ve son dakika güncellemeleri veya yeniden planlama seçenekleri göndererek unutkanlığı azaltır ve randevuya gelme oranlarını artırır.

3. Bu sohbet botu geleneksel rezervasyon formlarına göre nasıl bir avantaj sunar?

Geleneksel rezervasyon formlarına kıyasla, sohbet botu kullanıcıları gerçek zamanlı olarak yönlendirir ve rezervasyonu kişiselleştirir; bu da terk oranlarını azaltır ve kullanıcı memnuniyetini artırır.

4. Bu çözüm, onlarca şubesi olan bir işletme için ne kadar ölçeklenebilir?

Randevu rezervasyon sohbet botları son derece ölçeklenebilirdir; konuma dayalı mantık veya API'ler kullanarak kullanıcı girdisine göre kişiselleştirilmiş seçenekler sunabilir ve ek kurulum gerektirmeden yüzlerce şubede rezervasyon yönetebilir.

5. Randevu sohbet botlarının temel sınırlamaları nelerdir?

Randevu sohbet botlarının temel sınırlamaları arasında, takvim veya CRM entegrasyonları başarısız olursa sorunları çözme yeteneklerinin sınırlı olması ve tüm senaryolarda doğru ve faydalı kalabilmeleri için sürekli eğitime ihtiyaç duymaları yer alır.