İş Süreçleri Otomasyonu nedir?

Bir tedarik zinciri ekibinin tek bir satın alma siparişini yedi sistem ve dört kişi üzerinden yeniden yönlendirdiğini izlemiştim. Beş gün sürdü. Asıl sipariş mi? 72 dolarlık yazıcı toneri.

Ekip ile konuştuğumda, kimse bana sürecin neden var olduğunu söyleyemedi. Bunun yerine yasaklı cümleyi mırıldandılar: “Biz hep böyle yaparız.”

İşte tam da burada iş süreçleri otomasyonu (BPA) öne çıkar. Gösterişli yapay zeka sohbetbotları veya robot kollar değil – her hafta saatlerinizi alan iş süreçlerinin etkili otomasyonu.

Botpress olarak, 750.000'den fazla yapay zeka ajanının iş süreçlerini kolaylaştırmasına yardımcı olduk – tedarikçi onboarding’inden fatura mutabakatına kadar – KOBİ’ler, büyük işletmeler ve ajanslar için.

BPA'nın, şirketlerin verimli ölçeklenmesini sağlayanlarla, yolda kalanları nasıl ayırdığını bizzat gördük.

“BPA insanlara daha fazlasını yapma gücü verir. Artık bir kişi, eskiden on kişinin yaptığı işi yönetebiliyor,” diyor Botpress'te Ürün Yöneticisi Ajaykumar Mudaliar. “BPA, işletmelerin doğrusal büyümeden üstel ölçeklenebilirliğe geçişinin anahtarıdır.”

Bu makalede, BPA’nın ne olduğunu, BPA uygularken karşılaşılan yaygın zorlukları ve başarılı bir BPA stratejisinin nasıl uygulanacağını açıklayacağım.

İş süreçleri otomasyonu nedir?

İş süreçlerini otomatikleştirme (BPA), geleneksel olarak insan girdisi gerektiren görev ve iş akışlarını kolaylaştırmak ve yürütmek için teknolojinin kullanılmasıdır.

Bir iş süreci, bir şirketin bir görevi tamamlamak için izlediği adımlar dizisidir; örneğin izin talebinin onaylanması, bir faturanın işlenmesi veya çevrimiçi bir siparişin tamamlanması gibi.

BPA, şirketlerin tekrarlayan işlerini makinelere devrederek görevleri daha hızlı ve daha az hatayla tamamlamasını sağlar.

Ancak çoğu durumda otomasyon insanları tamamen değiştirmek yerine onları destekler, insanların ve makinelerin birlikte daha verimli çalışmasını sağlar. Bu artık o kadar yaygın ki, kuruluşların üçte ikisi en az bir iş fonksiyonunda iş süreçlerini otomatikleştirdi.

İş süreci otomasyonuna bir örnek nedir?

Sipariş karşılama, otomasyonun günlük işleri nasıl basitleştirdiğine mükemmel bir örnektir. Eskiden birkaç kişi ve birçok adım gerektiren işler artık saniyeler içinde tamamlanıyor.

Senaryo: Bir müşteri bir web sitesinden sipariş veriyor

Otomasyon olmadığında, operasyon veya teslimat ekibinden biri şunları yapmak zorunda kalabilir:

1. Ürünün stokta olup olmadığını manuel olarak kontrol edin
2. Stok sistemini güncelle
3. Ödemeyi işleme al
4. Bir onay e-postası yazın ve gönderin
5. Depoyu veya kargo iş ortağını bilgilendirin
6. Kargo etiketi oluştur
7. Takip bilgisini müşteriye iletin

Ancak BPA ile tüm adımlar saniyeler içinde tamamlanabilir.

Bir sipariş geldiği anda, BPA sistemi devreye girer: satın alma işlemini doğrular, stok seviyelerini günceller, karttan ödeme alır ve siparişi işleme koyar – tüm bunlar için kimsenin klavyeye dokunmasına gerek kalmaz.

RPA ile BPA arasındaki fark nedir?

RPA, bireysel görevleri insan hareketlerini taklit ederek otomatikleştirirken, BPA tüm iş akışlarını arka planda sistemleri yönlendirerek otomatikleştirir.

Robotik süreç otomasyonu (RPA), yüzeydeki görevler üzerinde yoğunlaşır – bir insanın bilgisayarda yaptığı tekrarlı işlemler gibi. Buna bir tablodan diğerine veri kopyalamak veya dijital formlar doldurmak dahildir.

Öte yandan, BPA uçtan uca sürecin tamamıyla ilgilenir. İnsan girdisini taklit etmek yerine, BPA farklı sistemleri doğrudan birbirine bağlar. BPA, API'ler ve veritabanları kullanarak bilgiyi taşır, kararlar alır ve departmanlar arasında eylemleri tetikler.

Uygulamada, bu teknolojiler genellikle birlikte çalışır. BPA girişimleri, daha büyük bir otomasyon akışındaki görevleri birbirine bağlamak için sıkça RPA bileşenleri içerir.

RPA’yı ne zaman BPA’ya tercih etmeliyim?

RPA, dar kapsamlı kullanım alanlarında daha hızlı uygulanır. Özellikle sistemler iyi entegre değilse, bir sürecin izole adımlarını otomatikleştirmek için idealdir. Ekibiniz mevcut sistemleri değiştirmeden bir görevi otomatikleştirmek istiyorsa, RPA çözümünü tercih edin.

BPA daha fazla ön planlama gerektirir ancak daha geniş bir etki sunar; ekipler ve sistemler arasında karmaşık iş akışlarının otomasyonunu sağlar. Birden fazla departman veya aracı kapsayan bir iş akışını kolaylaştırmak istiyorsanız, BPA çözümü ihtiyaçlarınıza daha uygundur.

BPA Araçlarının Temel Özellikleri ve Bileşenleri

İş süreçlerini otomatikleştirme araçları, verimliliği artırmak ve manuel müdahaleyi azaltmak için birlikte çalışan birkaç temel bileşen içerir:

İş akışı otomasyonu

İş akışı otomasyonu, her BPA sisteminin temelidir: Görevleri otomatik olarak yöneten adım adım akışlar oluşturma yeteneği. Bu iş akışları, doğru eylemlerin doğru sırayla, ekipler ve araçlar arasında gerçekleşmesini sağlar.

Veri entegrasyonu

BPA araçları, ekiplerin zaten kullandığı sistemlerle (CRM'ler, İK yazılımları veya dahili veritabanları gibi) entegre olur, böylece bilgileri otomatik olarak çekip güncelleyebilirler.

Bu, verilerin doğru kalmasını ve farklı ekipler ve araçlar arasında süreçlerin sorunsuz işlemesini sağlar.

Süreç haritalama ve tasarımı

Ekipler bir süreci otomatikleştirmeden önce onu anlamalıdır. İşte burada görsel oluşturucular devreye girer. Görsel oluşturucular ekiplerin şunları yapmasına yardımcı olur:

• Mevcut iş akışlarını adım adım haritalandırın
• Boşlukları veya gereksiz adımları tespit edin
• Herhangi bir otomasyon devreye alınmadan önce ekipler arası işbirliği yapın

Gerçek zamanlı izleme ve raporlama

Her şey çalışmaya başladığında, ekiplerin neyin işe yaradığını ve neyin yaramadığını anlaması gerekir. İyi BPA platformları şunları sunar:

• Canlı istatistikler içeren panolar (tamamlanan görevler, gecikmeler, hatalar)
• Darboğaz tespiti
• Denetimler veya performans değerlendirmeleri için kolay raporlama

Güvenlik ve uyumluluk özellikleri

İyi BPA platformları verilerin güvenliğini korumaya yardımcı olur. Hassas bilgileri korumak ve sektör düzenlemelerine uymak için izin kontrolleri ve etkinlik kayıtları gibi güvenlik özellikleri sunar.

Bu, gizlilik ve uyumluluğun çok önemli olduğu finans, insan kaynakları ve sağlık gibi alanlarda özellikle önemlidir.

Özel mantık ve genişletilebilirlik

Etkili BPA platformlarında şu özellikler bulunur:

• Kurallar ve koşullar
• API entegrasyonları
• Modüler kurulum

Bu araçlar, farklı süreçlere uyum sağlayabilen ve değişikliklere göre ayarlanabilen otomasyonlar oluşturmayı kolaylaştırır.

İş süreçlerinin otomasyonunun faydaları nelerdir?

Artan verimlilik

Otomasyon darboğazları ve manuel bağımlılıkları ortadan kaldırır, görevlerin el değiştirmesini veya onay beklemesini gerektirmeden ilerlemesini sağlar.

Bu, işletme büyüdükçe sorunsuz ölçeklenen, çalışan sayısında orantılı artış gerektirmeyen sistemler oluşturur.

Daha yüksek maliyet tasarrufu

BPA, rutin görevleri tamamlamak için gereken iş gücünü azaltır ve insan hatası veya tutarsızlıklardan kaynaklanan maliyetli hataları önler.

Zamanla, bu tasarruflar özellikle yüksek hacimli süreçlerde birikir – böylece bütçeniz sadece bakım için değil, yenilik için de serbest kalır.

Gelişmiş veri doğruluğu

Daha doğru veriler, daha güvenli kararlar alınmasını sağlar.

Veri girişi ve sistem güncellemelerini otomatikleştirerek, BPA raporlara veya iş akışlarına insan hatasının sızma ihtimalini azaltır.

Gelişmiş uyumluluk ve risk yönetimi

Düzenlemeye tabi sektörlerde, süreçten sapmalar yasal veya finansal sonuçlar doğurabilir.

BPA, standart prosedürleri uygular ve ayrıntılı kayıtlar tutar. Bu, denetim hazırlığını güçlendirir ve süreçle ilgili riskleri en aza indirir.

Daha iyi müşteri hizmeti

Otomatik süreçler, ister destek talebi, ister sipariş güncellemesi, ister işe alım adımı olsun, daha hızlı ve tutarlı yanıt verir.

Bağlantılı sistemler ve daha az gecikmeyle, müşteriler her seferinde zamanında ve güvenilir hizmet alır.

BPA uygularken karşılaşılan 6 zorluk nedir?

1. Veri kalitesi ve entegrasyonu

Otomasyonun başarısız olmasının yaygın bir nedeni iş akışının kendisi değil, onu besleyen veridir.

En iyi otomasyon bile eksik veya güncel olmayan verilerle pek bir şey yapamaz.

Otomasyon sorunları mı yaşıyorsunuz? Şunları deneyin:

• BPA’yı ölçeklendirmeden önce veri akışlarını temizlemek – otomasyon öncesi verinin gerçekten kullanılabilir olduğundan emin olun
• Mevcut sistemlerle sorunsuz entegre olan araçları seçmek – artık yamalı kurulumlar veya kopuk veri kaynakları yok
• Özellikle kararları veya dallanma mantığını yönlendiren ana veri girişlerinin tamlığını denetlemek

2. Değişim yönetimi

Ekibiniz otomasyonu bir tehdit olarak görüyorsa, her şey yavaşlar. Direnç normaldir, özellikle de çalışanlar işlerinin nasıl değişeceği konusunda net değilse.

Erken onay almak için, son kullanıcıları (yani çalışanları) baştan sürece dahil edin. Sorun noktaları hakkında görüşlerini alın ve otomasyonun iş akışlarında nasıl kullanılacağına katkıda bulunmalarına izin verin.

Yeni araçların gelişi sadece duyurulmasın. Bunun yerine, çalışanların faydasını merkeze alan net bir açıklama yapın.

Çerçeve, iş yerinizin BPA'yı nasıl kullandığına bağlı olarak değişecektir. Otomasyonun, çalışanları değiştirmek yerine sürtünmeyi ortadan kaldırmak için getirildiği bir durum olabilir. Ya da belki BPA çözümünüz, çalışanların tekrarlayan işler yerine daha karmaşık işlere odaklanmasını sağlayacaktır.

Otomasyon uygulamaları işbirlikçi olmalı, tepeden inme değil. Her durumda empati ve netlikle yaklaşın.

3. Sistem uyumluluğu

Modern otomasyon araçları harika... ta ki kimsenin IT bileti olmadan dokunamadığı 2007'den kalma bir sistemle karşılaşana kadar.

BPA projeniz katı yazılımlar veya kapalı API'ler nedeniyle sürekli tıkanıyorsa, yalnız değilsiniz. Ancak işleri kolaylaştıracak birkaç yol var:

• Hibrit ortamlar için tasarlanmış platformlar kullanın. Her şey bulut tabanlı olmak zorunda değil – araçlarınızın eski, şirket içi sistemlerle de çalışabildiğinden emin olun. (Bu genellikle Botpress gibi esnek bir geliştirme platformu kullanmayı gerektirir.)
• Hazır bağlayıcılar arayın. Sistemlerin birbirleriyle konuşmasını sağlamak için ne kadar az özel kod yazarsanız, o kadar hızlı ilerlersiniz.

4. Güvenlik ve uyumluluk

Otomasyon zaman kazandırabilir – ancak hassas bilgileri işler ve tam anlamıyla güvenli değilse, kritik hatalara yol açabilir.

Otomasyonunuzun hangi tür verilerle çalışacağını düşünerek başlayın: müşteri bilgileri, finansal kayıtlar, çalışan verileri, kimlik bilgileri. Bunların hepsi hassas veri olarak kabul edilir.

Güvenliği sonradan düşünmek yerine, başlangıç noktası yapın. Yani, tamamen sertifikalı ve baştan itibaren uyumluluk gözetilerek inşa edilmiş bir BPA platformu (veya ajansı) seçin.

Güçlü platformlar size kontrolü elinizde tutmanız için gerekli araçları sunar:

• Ayrıntılı izinler ayarlayarak yalnızca doğru kişilerin (veya botların) belirli verilere erişmesini sağlayın
• Verileri hem aktarım sırasında hem de depolamada şifreleyin
• Etkinlikleri izlemek ve sorunları erken yakalamak için denetim kayıtlarını açın

Evet, Botpress tüm bunları ve daha fazlasını varsayılan olarak sunuyor. Binlerce şirketin kritik iş akışlarını sohbet botu güvenliğinden ödün vermeden otomatikleştirmesine yardımcı olduk.

Ayrıca sağlık veya finans gibi düzenlemeye tabi bir sektördeyseniz, BPA platformunuzun SOC 2, HIPAA ve ISO 27001 gibi sertifikalara sahip olduğundan emin olun.

5. Ölçeklenebilirlik

Bir otomasyon bugün çalışıyor diye yarın da çalışacak diye bir şey yok. Günde 1000 isteği kaldıran bir sistem, 10.000 istekte çökmeye başlayabilir. Büyümeye hazır değilseniz, her şeyi baştan inşa etmek zorunda kalırsınız.

Sorunları ilerledikçe yamamak yerine, ölçeklenebilirliği baştan plana dahil edin.

Sadece kavramsal kanıt için çalışan araçlar değil, sizinle birlikte büyüyebilecek araçlar seçin. Sisteminizin daha yüksek yükleri nasıl yönettiğini, performansı zaman içinde izleyip izleyemeyeceğini ve iş akışları karmaşıklaştıkça ne kadar kolay uyum sağlayabileceğini düşünün.

Otomasyonlar işinizle birlikte büyümeli, onu sınırlamamalı.

6. Maliyet ve kaynak tahsisi

Otomasyonun en büyük zorluklarından biri, iyi yapmak için ne kadar zaman ve bütçe gerektiğini hafife almaktır. İyi niyetle başlanıp, kötü planlama nedeniyle yarıda kalmak yaygındır.

Her şeyi bir anda otomatikleştirmeye çalışmak yerine, etkisi yüksek ve ölçülmesi kolay bir iş akışı seçin. Pilot olarak uygulayın, neyin işe yaradığını (ve yaramadığını) görün ve bu içgörüyle sonraki adımlarınızı belirleyin.

Küçük başlamak, ekiplerin bütçesini akıllıca kullanmasına yardımcı olur ve stratejinizi şekillendirmek için gerçek veriler sunar.

Bir kuruluşa yeni yapay zeka sistemleri nasıl entegre edeceğiniz hakkında daha fazla bilgiyi Yapay Zeka Uygulama Rehberi’mizden edinebilirsiniz.

5 Tür İş Süreci Otomasyon Çözümü

1. İş akışı otomasyon araçları

Herhangi bir otomasyon sistemi kuruyorsanız, bir iş akışı otomasyon platformuna ihtiyacınız olacak. Asıl mantığı çalıştıran – yani "eğer bu olursa, şunu yap" kısmını yöneten araç budur.

İş akışı otomasyon platformları, farklı uygulama ve ekipler arasında adım adım süreçler tasarlamanıza olanak tanır.

Bu platformlar, farklı ekipler ve araçlar arasında adım adım süreçler tasarlamanıza olanak tanır. Birçoğu teknik olmayan çalışanlar için görsel veya düşük kodlu oluşturucular sunarken, geliştiricilere gerektiğinde karmaşık özellikler oluşturma esnekliği de sağlar.

Ve evet, piyasada çok fazla seçenek var. Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street ve Monday.com gibi platformlar, iş akışlarını haritalandırmanıza ve sıkıcı işleri otomatikleştirmenize yardımcı olur. Bazıları daha çok iç operasyonlara, bazıları ise müşteriyle yüz yüze olan sistemlerle daha iyi çalışır.

Demek istediğim şu: Hâlâ süreçleri elektronik tablolar, formlar ve Slack mesajlarıyla birleştiriyorsanız, seviye atlamak için bir iş akışı otomasyon platformuna ihtiyacınız var.

2. Uçtan Uca Süreç Otomasyon Paketleri

İş akışı otomasyon platformları basit işleri hallederken, uçtan uca süreç otomasyon paketleri tam anlamıyla operasyon kontrol merkezi gibidir.

Uçtan uca süreç otomasyon paketleri, tekil iş akışlarının ötesine geçerek baştan sona tüm iş süreçlerini otomatikleştirir. Düşünün: departmanlar arası koordinasyon, gerçek zamanlı takip, vaka yönetimi, uyumluluk, analizler ve arka planda çokça mantık.

Açık olalım: İzin onayları gibi basit işlemler için bu düzeyde bir araca ihtiyacınız yok. Ancak kurumsal işe alım, hasar yönetimi veya çok sayıda adım, devir ve istisna içeren herhangi bir süreç yürütüyorsanız, işte bu noktada bu araçlar öne çıkar.

Şimdi, insanların kafasının karıştığı yere geldik. Bazıları hemen devasa bir pakete ihtiyaçları olduğunu varsayar. Ancak ciddi bir hacim veya karmaşıklık yoksa, daha basit bir şeyle başlayıp üzerine eklemek daha iyi olabilir.

Bununla birlikte, hazır olduğunuzda göz atmaya değer bazı büyük isimler var: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex ve Bizagi büyük ölçekli süreçler için güçlü çözümler sunar.

Ayrıca, bu listeye Botpress de giriyor – özellikle de güçlü, uçtan uca ve konuşma hissi veren akışlar oluşturmak ve mevcut sisteminizle doğrudan entegre etmek istiyorsanız. (Evet, taraflıyız. Ama... haksız da değiliz.)

Kısa özet: Operasyonlarınız el değiştirme ve manuel takipte tıkanıyorsa, uçtan uca süreç otomasyonu platformları bu karmaşıklığı çözer.

3. Dijital Süreç Otomasyonu (DPA) Çözümleri

Dijital süreç otomasyonu çözümleri, müşteriyle yüz yüze gelen arayüzleri arka uç sistemlerle bağlamaya odaklanan araçlardır. Böylece bir müşteri form gönderdiğinde, randevu aldığında veya bir botla sohbet ettiğinde, arka planda doğru iş akışı başlatılır.

Yani biri portalınızda bir talep doldurduğunda, bu sadece bir Google Sheet’e kaydedilip orada kalmaz. Gerçek bir şey tetiklenir: bir vaka oluşturulur, bir iş akışı başlar, bir ekip bilgilendirilir.

Bu, özellikle birden fazla sistemin birbiriyle konuşmasına dayanan karmaşık ve müşteri odaklı akışlarınız varsa faydalıdır.

OutSystems ve Creatio gibi platformlar tam da bu amaç için tasarlanmıştır. Ön uç etkileşimlerini, arka plandaki süreç mantığı ve otomasyonla birleştirirler.

Özetle: Müşteri eylemlerinin gerçek iş akışlarını tetiklemesini istiyorsanız, DPA sizin için en uygun seçenektir.

4. Entegrasyon Odaklı Otomasyon Platformları

Entegrasyon odaklı otomasyon platformları, farklı araçları birbirine bağlamak ve verileri gerçek zamanlı olarak aralarında taşıyarak otomatik iş akışları oluşturmak için tasarlanmıştır.

Bunlar bağlayıcılar. Tüm iş sürecinizi yönetmeye çalışmazlar, sadece uygulamalarınızın birbirleriyle sizin aracı olmanıza gerek kalmadan konuşmasını isterler.

Entegrasyon odaklı otomasyon platformları, şöyle bir şeye ihtiyacınız varsa harikadır: “Birisi PandaDoc’ta sözleşme imzaladığında, HubSpot’u güncelle, Slack bildirimi gönder ve Airtable’da etiketle.” Kolay, hızlı ve mühendislik bileti gerektirmez.

Gerçekçi olalım: Bu araçlar karmaşık mantık veya uyumluluk gerektiren iş akışları için tasarlanmadı. Ancak operasyon, pazarlama veya 10 uygulama arasında manuel kopyala-yapıştırdan kurtulmak istiyorsanız, bunları seveceksiniz.

Buradaki en bilinen isim muhtemelen Zapier. Make (eski adıyla Integromat) biraz daha fazla güç ve esneklik sunar. Workato ise kurumsal düzeyde özellikler ekler (daha yüksek bir fiyatla). Tray.io ise daha geliştirici dostu bir ortam sunarak arada bir yerde duruyor.

Bu platformlarla çok şey yapabilirsiniz: araçlar arasında veri senkronize etmek, bildirim tetiklemek, temel onay akışlarını yönetmek ve hatta hafif müşteri odaklı otomasyonlar oluşturmak.

Unutmayın: Mantığınız karmaşıklaştıkça bu araçların sınırları daha hızlı ortaya çıkar. Ama hafif otomasyonlar için? Kurulumu neredeyse tak-çalıştır kadar kolaydır.

5. Akıllı Otomasyon Platformları

Akıllı otomasyon platformlarında işler gerçekten... akıllanmaya başlar.

Temel iş akışı araçları katı kuralları izlerken, akıllı otomasyon platformları yapay zekayı devreye sokar – makine öğrenimi, doğal dil işleme ve bağlama dayalı karar verme gibi. Yani "eğer X ise Y yap" yerine, "bu biraz X'e benziyor ve duygu negatif ve belge Y diyorsa, Z yap" gibi daha esnek ve nüanslı işlemler elde edersiniz.

Akıllı otomasyon platformları, verileriniz dağınık olduğunda veya daha insana yakın bir otomasyon istediğinizde özellikle faydalıdır.

Peki bu pratikte nasıl görünüyor? Şablona uymayan faturaları okumak. Destek taleplerini tonuna göre önceliklendirmek. Belgeleri otomatik olarak sınıflandırmak veya geçmiş örneklere göre yönlendirme kararları almak. Hepsi mümkün.

Buradaki büyük oyunculardan bazıları UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder ve Automation Anywhere. Her biri, geleneksel otomasyonu yapay zeka ile birleştirerek farklı bir karışım sunar.

Botpress burada da devreye giriyor, özellikle de kullanıcıların ne sorduğunu anlayan, doğal yanıtlar veren ve niyete göre arka uç iş akışlarını tetikleyen yapay zeka ajanları istiyorsanız.

Sonuç? Otomasyonunuz satır aralarını okumak zorundaysa, akıllı otomasyon tercih edilmeli.

(İlgileniyorsanız, akıllı süreç otomasyonu makalemizde bu platformları çok daha ayrıntılı ele alıyoruz.)

İş Süreci Otomasyonu Nasıl Uygulanır: Adım Adım Rehber

İş süreci otomasyonunu hayata geçirmek, baştan sona devasa bir yapay zeka dönüşümü olmak zorunda değil. En iyi uygulamalar küçük adımlarla başlar.

İlk iç iş akışınızı otomatikleştiriyor ya da eski araçlardan oluşan bir yığını değiştiriyor olun, bu adım adım rehber BPA'ya net bir bakışla yaklaşmanıza yardımcı olacak.

1. Sürtünmenin nerede olduğunu belirleyin

Akış şemaları çizmeye veya otomasyon araçlarını karşılaştırmaya başlamadan önce bir adım geri çekilin ve sorun: ekibi gerçekten yavaşlatan ne?

Her şirkette son derece manuel, hata yapmaya açık veya can sıkıcı birkaç süreç vardır. Otomasyonun gerçek fark yaratabileceği yer tam da burasıdır – sadece iş akışının kolayca eklenebildiği yerler değil.

Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, işi yapan kişilerle konuşun. Neler tekrarlanıyor? Neler gecikmeye sebep oluyor? Hangi işler sürekli yanlış yapılıyor? Ayrıca destek taleplerine, kullanıcı şikayetlerine veya sistem verilerine bakarak darboğazları tespit edebilirsiniz.

2. Mevcut süreçleri anlayın

“Anlamadığınız şeyi otomatikleştirmeyin” herhangi bir BPA rehberinde birinci kural olmalı.

Karmaşık bir süreci otomatikleştirmek heyecan verici olabilir, ancak o sürecin gerçekte nasıl işlediğini (ve neden öyle işlediğini) anlamadan harekete geçerseniz, sonradan sorun yaşarsınız.

İşte burada kısa bir derinlemesine inceleme işe yarar. “Bu iş akışını kim başlatıyor?” veya “Genellikle nerede tıkanıyor?” gibi basit sorular bile saatlerce yeniden çalışma zahmetinden kurtarabilir.

Ayrıca: karmaşık kısımları atlamayın. Uç durumlar, insanların işleri yürütmek için kullandığı tek seferlik çözümler – otomasyonun en çok zorlandığı yerler tam olarak bunlardır.

Şunlara dikkat edin:

• İş akışını kim başlatıyor ve hangi koşullarda?
• Şu anda hangi sistemler dahil? Hangileri birbiriyle uyumlu çalışmıyor?
• Devir teslimler nerede gerçekleşiyor? En çok nerede aksıyor?
• Hangi adımlar manuel çözümlere dayanıyor?

3. BPA çözümlerini araştırın

Mevcut süreçlerinizi haritalandırıp neyi iyileştirmek istediğinizi belirledikten sonra, sıra araçlarınızı seçmeye gelir. Ama işin püf noktası şu: Evrensel bir “en iyi” BPA platformu yoktur.

Bazıları basit görev otomasyonu için tasarlanmıştır. Diğerleri ise çok adımlı, karmaşık iş akışları ve çok sayıda entegrasyon için yapılmıştır. Asıl soru şu: sizin için ne işe yarayacak?

Ekibinizin teknik seviyesi nedir, BPA aracının hangi sistemlerle entegre olması gerekiyor ve iş akışlarının ne kadar esnek olması lazım? Bazı şirketler geliştirici düzeyinde özelleştirme ister. Diğerleri ise operasyon ekibinin kutudan çıktığı gibi kullanabileceği bir şey arar.

Buna üç şekilde yaklaşabilirsiniz:

Hafif görev otomasyonu

Basit ve tekrarlayan işleri otomatikleştiriyorsanız harikadır.

PTO talepleri, basit potansiyel müşteri yönlendirme veya “eğer bu olursa, şunu yap” gibi mantıklar için en uygunudur – karmaşık karar alma veya çok adımlı koordinasyon gerektirmeyen işler.

Şu özelliklere bakın:

• CRM veya biletleme araçlarınızla önceden hazırlanmış entegrasyonlar
• Sürükle-bırak iş akışı oluşturucuları
• Ölçeklenebilirlik veya karmaşıklık konusunda net sınırlar

Bu kategorideki popüler platformlar arasında Botpress, Zapier, Automate.io ve Notion otomasyonları gibi yerleşik araçlar bulunur.

BPA'yı ilk kez deniyorsanız veya hızlı bir başarıya ihtiyacınız varsa, başlamak için harika yerler bunlardır.

Orta seviye iş akışı otomasyonu

Bu seviye, otomasyonun daha güçlü hale geldiği noktadır. Temel görev otomasyonunu aşan ve artık daha uyarlanabilir koşullara yanıt veren veya insan onayına ihtiyaç duyan iş akışlarına ihtiyaç duyan ekipler için idealdir.

Onayları anlaşma büyüklüğüne göre yönlendirmek, destek taleplerini duygu analizine göre yükseltmek veya CRM'inizde müşteri verileri değiştiğinde çok adımlı dizileri tetiklemek gibi işlemler yapıyor olabilirsiniz.

Bu araçlar genellikle kullanım kolaylığı ile yetenek arasında bir denge kurar. Yine kodsuz veya düşük kodlu arayüzler sunar, ancak mantık, istisnalar ve roller üzerinde çok daha fazla kontrol sağlar.

Orta seviye iş akışı otomasyon platformlarının bazı ortak özellikleri şunlardır:

• Dallanma mantığı ve koşullu yollar
• Rol tabanlı izinler
• Hem yapılandırılmış akışlar hem de esnek istisnalar için destek

Bu alandaki bazı araçlar, yerleşik denetim izleri ve CRM, ERP veya bilgi tabanları gibi iş açısından kritik sistemlerle entegrasyonlar da sunar.

Popüler platformlar arasında Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (kurallar ve otomasyonlarla) ve workflow mantığıyla Monday.com bulunur.

Sonuç olarak, orta seviye araçlar iş süreçlerine daha fazla yapı ve gelişmişlik kazandırmak istediğinizde harikadır – tam anlamıyla kurumsal moda geçmeden. Hâlâ hız ve erişilebilirlik sunar, ancak çok daha fazla kontrol sağlar.

Kurumsal düzeyde BPA

Bunlar, birden fazla ekip ve sistemde uçtan uca iş akışlarını yönetmek için tasarlanmış ağır hizmet platformlarıdır. Ölçek ve karmaşıklık için üretilmiştir — küresel operasyonlar veya çok katmanlı onay zincirleri için idealdir.

Süreçleriniz birden fazla sistemi (CRM, ERP, İK, özel veritabanları) kapsıyorsa veya uyumluluk üzerinde ayrıntılı kontrol gerekiyorsa, kurumsal düzeyde BPA ihtiyacınız olan yerdir.

Kurumsal platformlar orkestrasyonla ilgilidir. Yani istisnaları yöneten iş akışları, araçlar arasında gerçek zamanlı veri senkronizasyonu ve uyumluluğu bozmadan devam eden süreçler demektir.

Dikkat edilmesi gereken özellikler şunlardır:

• Kapsamlı entegrasyon desteği
• Güçlü uyumluluk özellikleri ve denetim izleri
• İşbirliğine uygun tasarım

Bu seviyedeki platformlar genellikle yerleşik analizler, SLA takibi, test ortamları ve ölçek ile karmaşıklığı desteklemek için rol tabanlı yönetimle birlikte gelir.

Popüler oyuncular arasında Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx ve Appian bulunur.

Ve unutmayın: hangi platformu seçerseniz seçin, ekiplerinizin mevcut çalışma şekline uyum sağlamalı. Aracı kullanmak için tüm sürecinizi baştan düşünmek zorunda kalıyorsanız, doğru araç değildir.

4. Seçilen çözümü pilot olarak deneyin

Tam otomasyona geçmeden önce, tek bir iş akışıyla başlayın. Sadece bir tane.

Bunu bir deneme sürüşü olarak düşünün. Bu, klasik Sürün-Yürü-Koş modelindeki 'sürünme' aşamasıdır.

Basit ama değerli bir şey seçin. Belki de izin taleplerinin onaylanmasını otomatikleştirmek ya da yeni destek taleplerini yönlendirmek. Anahtar nokta, ölçülebilir olması – tasarruf edilen zaman, daha hızlı tamamlanan görevler, daha az manuel hata.

Bunu yeni BPA aracınızla manuel olarak oluşturabilir veya hazırsanız mantık ve uç durumları yapay zekaya bırakabilirsiniz.

Bazı ekipler pilotları bir test ortamında yürütür. Diğerleri küçük bir ekiple canlıya geçip sonuçları yakından izler. Her iki durumda da, neyin bozulduğunu, neyin ayarlanması gerektiğini ve gerçekten ne gibi bir etki yarattığını öğrenirsiniz.

Pilot başarılı oldu mu? Tebrikler! Artık elinizde bir kanıt var. Bunu kurulumunuzu iyileştirmek ve daha geniş çapta uygulama için kullanın. Başarısız mı oldu? Daha da iyi, sorunları ölçeklendirmeden önce yakaladınız.

Bu tür bir yayılımı nasıl yapılandıracağınız konusunda daha derinlemesine bilgiye ihtiyacınız varsa, yetenekli bir meslektaşımın stratejik chatbot uygulaması hakkında yazdıklarına göz atın. Sürünmeden yürümeye, yürümekten koşmaya nasıl geçileceğini anlatıyor – kendinize takılmadan.

5. Ekibinizi eğitin

En iyi otomasyon kurulumu bile, ekip anlamazsa veya bağlamdan kopuk bir şekilde yukarıdan dayatılıyormuş gibi hissedilirse sürdürülemez.

Otomasyon, hoş bir iyileştirme gibi hissettirmeli, sürpriz bir değişiklik gibi değil. İnsanlar bunun günlük akışlarına nasıl uyduğunu veya bir şey bozulduğunda nereye başvuracaklarını bilmezlerse, hızla eski alışkanlıklarına dönerler.

Yani sadece bir giriş bilgisi vermekle kalmayın. Onlara kendi dünyalarında nasıl çalıştığını adım adım gösterin. Hangi yükleri omuzlarından aldığını anlatın. Bunun tekrarlayan işleri azaltmak için olduğunu, işten çıkarmakla ilgili olmadığını açıkça belirtin.

Bunu nasıl uygulayacağınız ekip büyüklüğünüze ve yapınıza bağlıdır, ancak güçlü bir benimseme genellikle şunlarla başlar:

• Her ekip için, kendi işlerine nasıl uyarlanacağını gösteren rol bazlı rehberler
• Hangi düğmenin ne işe yaradığını unuttuklarında başvurabilecekleri hızlı referans rehberleri veya kısa Loom videoları
• Sorular, geri bildirim veya sorun bildirmek için açık bir kanal (Slack, e-posta, vb.)

Başka bir deyişle: otomasyonu bir tehdit değil, bir araç gibi hissettirin.

6. Genişletin ve yineleyin

BPA pilotunuz başarılı oldu diye işiniz bitti sanmayın. En iyi otomasyon sistemleri zamanla gelişir ve fazla hızlı ölçeklenmek, iyileştirme olmadan sistemi kolayca bozabilir.

İlk iş akışınızdan değer elde ettiğinizde, dikkatli şekilde genişleyin. Yeni kullanım senaryoları ekleyin, daha fazla ekibi dahil edin ve büyüdükçe gelişen bir sistem kurmaya başlayın.

İşte iterasyonun en önemli olduğu yer burası. Temel sinyalleri izlemeye devam edin: İş akışları daha hızlı mı tamamlanıyor? Hata oranları düşüyor mu? İnsanlar gerçekten yeni sistemi kullanıyor mu?

Sonrasında, ilerledikçe küçük ayarlamalar yapın:

• Mantığı sıkılaştırın. Adımlar sürekli aynı noktada bozuluyorsa, tetikleyicilerinizi veya koşullarınızı tekrar gözden geçirin.
• Devirleri iyileştirin. İş akışlarının birden fazla ekip veya araca dokunduğu yerlerde netlik ekleyin.
• Kullanımı takip edin. Kullanım düşerse ekiple konuşun. Süreç kafa karıştırıcı mı? Manuel işler geri mi dönüyor?
• Metrikleri gözden geçirin. Doğru KPI’ları takip ediyor musunuz? Gerekirse yenilerini ekleyin (ör. yanıt süresi, görev tamamlama oranları).

Parçalar sorunsuz çalışmaya başladığında, dahili bir rehber oluşturun. Böylece diğer ekipler sıfırdan başlamak zorunda kalmadan mevcut başarılı uygulamaları temel alabilir.

İş süreçlerini otomatikleştirmenin kullanım alanları nelerdir?

İK işe alım ve uyum süreci

Onboarding süreci basit görünebilir, ancak ne kadar çok unsur içerdiğini fark edene kadar.

Otomasyon olmadan, bunların çoğu sonsuz e-posta zincirleri ve tablo güncellemeleriyle yürütülür. Yavaş, hataya açık ve dürüst olmak gerekirse? Herkes için baş ağrısı.

BPA’nın işe alım sürecini hem İK hem de yeni çalışan için nasıl kolaylaştırabileceğini birlikte inceleyelim.

Bir teklif kabul edildiği anda iş akışlarını tetikle

Aday kabul ettiğinde sihir başlar. BPA araçları, İK sisteminizde otomatik olarak çalışan kaydı oluşturabilir, hoş geldin e-postaları ve uyum formları gönderebilir ve sonraki adımları kimsenin her departmanı tek tek uyarmasına gerek kalmadan başlatabilir.

Şunu hayal edin: Teklif imzalandığı anda, BT ekibine bir dizüstü bilgisayar ve kullanıcı hesapları kurmak için bir talep gider. Aynı anda, yeni çalışan kişiselleştirilmiş bir işe alım e-postası ve gerekli belgeleri yüklemesi için bir bağlantı alır.

Gereksiz yazışmalar olmadan planlama yapın

Oryantasyon, yan haklara kayıt, ilk gün kontrolleri – hepsi otomatik olarak planlanabilir.

Takvimleri manuel olarak koordine etmeye çalışmak yerine, BPA araçları uygunluk durumuna göre zaman dilimleri ayırabilir ve ilgili herkese onay gönderebilir.

Ve işte bu kadar. Hiçbir adım atlanmadı ve yeni çalışan gerçekten hoş karşılandığını hissetti.

Bunu mümkün kılan araçlar neler?

Genellikle bir dizi araç kullanılır: BambooHR veya Personio gibi İK platformları çalışan verilerini yönetir, Kissflow veya Pipefy gibi iş akışı otomasyon araçları görevleri birbirine bağlar, Jira Service Management gibi BT hizmet yönetimi araçları ise teknik kurulumun aksamasını önler.

Müşteri desteği

Dürüst olalım. Destek temsilcileri, müşterilere gerçekten yardımcı olmakla ilgisi olmayan işlerle çok fazla zaman harcıyor. Talepleri sıralamak, öncelik atamak, kimin neyi alacağını belirlemek... Bu arada müşteriler bekliyor.

İşte otomasyonun (ve müşteri hizmetlerinde yapay zeka kullanımının) asıl faydası burada ortaya çıkar. Destek ekibinizi değiştirmek yerine, onların gerçek sorunlara odaklanabilmesi için iş yüklerini hafifletir.

Otomatik yönlendirme

Bir destek talebi geldiğinde, birinin (veya bir şeyin) bunun neyle ilgili olduğunu anlaması gerekir. Faturalandırma sorunu mu? Bir hata mı? Müşteri kızgın mı yoksa sadece kafası mı karışık?

BPA sistemleri bunu tamamen devralabilir. Yapay zeka kullanarak (örneğin: duygu analizi, anahtar kelime eşleştirme veya hesap geçmişi), BPA sistemleri talepleri otomatik olarak kategorize ve önceliklendirebilir. Böylece bir temsilcinin her isteği gözden geçirmesi gerekmez, doğrudan en çok ihtiyaç duyulanlara yönlendirilirler.

Akıllı yönlendirme

Bir talep kategorize edildikten sonra, sıradaki adım onu doğru kişiye yönlendirmek. Bu işlem manuel yapıldığında saatlerce zaman kaybına yol açabilir.

BPA ile yönlendirme anında gerçekleşir. Bir fatura sorusu Finans’a gider. Yüksek öncelikli bir ürün hatası doğrudan Mühendisliğe iletilir. VIP bir müşterinin sorunu üst düzey temsilcileriniz için işaretlenir. İhtiyacınız olan tüm mantığı oluşturabilirsiniz ve hepsi arka planda çalışır.

Otomatik doldurma ve durum güncellemeleri

Her destek temsilcisi, müşteri bilgilerini bir sistemden diğerine kopyalayıp yapıştırmanın ne kadar zahmetli olduğunu bilir.

Ancak BPA'nız CRM'inize veya dahili araçlarınıza bağlıysa, temsilci daha bile dokunmadan ilgili verilerle bilet alanlarını otomatik doldurabilir.

Otomasyonu ayrıca gerçek zamanlı durum güncellemeleri göndermek veya bekleyen yanıtları takip etmek için de kullanabilirsiniz. Bu, ekipler için daha az manuel iş ve müşteri için daha sorunsuz bir deneyim demektir.

Bunu kolaylaştıran araçlar

Zendesk ve Freshdesk gibi platformlarda yerleşik BPA özellikleri bulunur. Bunları yapay zeka destekli yönlendirme araçları ve CRM'iniz veya dahili bilgi tabanınızla entegrasyonlarla birleştirirseniz, ölçeklenebilir bir destek motoruna sahip olursunuz.

Tekrarlayan idari işlere elveda deyin.

Sözleşme yönetimi

Sözleşmeleri manuel olarak mı yönetiyorsunuz? Sürüm kontrolü kaosu ve kaçan son tarihlere hoş geldiniz. Sözleşme iş akışlarını otomatikleştirmek, çok ihtiyaç duyulan düzen ve hız getirir – teşekkürler tedarikte yapay zeka!

Sözleşmeleri otomatik oluştur

En uygun kullanım alanı: NDA, SOW veya MSA gibi standart sözleşmeler.

Ne yapar: Şablonlardan veri çeker ve CRM veya form girdilerine göre ayrıntıları otomatik olarak doldurur.

İpucu: Yetkisiz düzenlemeleri önlemek için ana alanları kilitleyin, ancak özel maddeler için alan bırakın.

İnceleme ve e-imza için yönlendir

En uygun kullanım alanları: Dahili onaylar, ekipler arası işbirliği ve müşteri imzaları.

Ne işe yarar: Sözleşmeleri, önceden tanımlanmış kurallara göre doğru zamanda doğru kişiye – örneğin hukuk, finans, yönetici veya müşteriye – gönderir.

Sıcak ipucu: Kimlerin neyi açıp imzaladığını takip eden araçlar kullanın, böylece işlerin nerede takıldığını asla tahmin etmek zorunda kalmazsınız.

Değişiklikleri takip edin ve hatırlatıcılar ayarlayın

En uygun kullanım: Sözleşmeleri güncel ve mevzuata uygun tutmak.

Ne yapar: Düzenlemeleri ve onayları denetim kaydında tutar, ardından yenilemeler veya yaklaşan uyumluluk incelemeleri için hatırlatıcılar gönderir.

İpucu: Birinin hatırlamasını beklemeyin – önemli tarihlerden 30, 60 veya 90 gün önce otomatik bildirimler kurun.

Bunu mümkün kılan araçlar neler?

Yaygın araçlar arasında CLM platformları (ör. Ironclad, DocuSign CLM), belge otomasyon araçları, iş akışı ve e-imza platformları (ör. PandaDoc, HelloSign) bulunur.

Fatura ve gider işleme

Manuel fatura işlemleri, zamanı ve sabrı tüketen işlerdendir. PDF'lerden rakam kopyalamak, onaylar için e-postalarda arama yapmak, makbuzlar için insanları takip etmek – finans ekiplerinin neden bu kadar yorulduğu şaşırtıcı değil.

BPA'nın bu karmaşayı nasıl giderdiğini adım adım inceleyelim.

Fatura verilerini çıkar

İlk adım: manuel girişi bırakın. OCR veya yapay zeka destekli BPA araçları, faturaları tarayabilir ve tedarikçi adı, tutarlar, son tarihler, kalemler gibi ana detayları otomatik olarak çıkarabilir. Artık dosyalar ve tablolar arasında geçiş yapmaya gerek yok.

Satın alma siparişleri veya bütçelerle eşleştir

Veriler geldikten sonra, onu bir şeyle eşleştirmeniz gerekir. Örneğin, mevcut bir satın alma siparişi veya bir departmanın bütçesiyle.

Otomasyon bunu anında halleder ve uyumsuzlukları işaretler, böylece hiçbir şey gözden kaçmaz.

Onaylar için rota

“Bunu onaylayabilir misin?” gibi e-postalar göndermek yerine, yönlendirmeyi BPA'ya bırakın. Kurallara göre doğru faturayı doğru kişiye iletebilir.

Evet, onlara da hatırlatır.

Muhasebe araçlarıyla senkronize edin

Her şey onaylandığında, BPA onaylanan faturayı otomatik olarak muhasebe yazılımınıza aktarabilir. Ekstra veri girişi yok. Hepsi bu.

Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks ve NetSuite gibi araçlar bu kurulumu kolaylaştırır. Finans ekibiniz hâlâ her şeyi manuel yapıyorsa… bunu düzeltelim.

Gelecek Ay Yapay Zeka Çözümlerini Yayına Alın

Otomasyon, modern ekiplerin daha hızlı hareket etmesini ve gerçekten önemli işlere odaklanmasını sağlar.

Botpress, ekiplerin güçlü iş süreci otomasyonları oluşturmasını sağlayan bir konuşma yapay zekâ platformudur – basit iş akışlarından karmaşık, çoklu sistem entegrasyonlarına kadar.

Görsel akış oluşturucular, sınırsız entegrasyon ve çoklu dil desteğiyle, herkes tek satır kod yazmadan ölçeklenebilir otomasyon başlatabilir.

Bugün oluşturmaya başlayın. Ücretsizdir.

SSS

İş süreci otomasyonu (BPA) nedir?

BPA, rutin iş akışlarını ve süreçleri otomatikleştirmek için teknolojinin kullanılmasına denir. Genellikle tekrarlayan görevleri kolaylaştıran yazılım araçlarının ve uygulamalarının devreye alınmasını içerir, manuel çabayı azaltır ve genel verimliliği artırır.

Hangi iş süreçleri otomasyon için en uygundur?

Sık tekrarlanan ve net kurallara sahip süreçler otomasyon için idealdir. Örneğin, çalışan işe alımı, satın alma onayları, müşteri hizmetleri etkileşimleri ve veri girişi otomatikleştirilerek zaman kazandırabilir ve hataları azaltabilir.

RPA ve BPA arasındaki fark nedir?

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), veri girişi gibi basit ve tekrarlayan görevleri yazılım botlarıyla gerçekleştirirken, İş Süreci Otomasyonu (BPA), farklı sistemleri birbirine bağlayarak tüm iş akışlarını ve birden fazla süreç adımını otomatikleştirir ve daha kapsamlı iyileştirmeler sağlar.

İş süreçlerini otomatikleştirmekten kimler faydalanır?

Otomasyon her alanda değer sunar. İşletmeler zaman ve para tasarrufu sağlar, çalışanlar daha önemli ve stratejik işlere odaklanabilir, müşteriler ise daha hızlı ve güvenilir hizmet alır.

BPA'nın yatırım getirisini nasıl ölçebilirim?

Yatırım getirisi, işlem sürelerinin azalması, maliyet tasarrufu, veri doğruluğu ve uyumda iyileşmeler ile müşteri memnuniyetinin artması gibi temel performans göstergeleri izlenerek takip edilebilir. Düzenli incelemeler ve ekiplerden alınan geri bildirimler, BPA’nın beklenen faydaları sağladığından emin olmaya yardımcı olur.

BPA’dan sonuç almak ne kadar sürer?

Bazı verimlilik artışları birkaç ay içinde fark edilebilir olsa da, tam ölçekli faydaların ortaya çıkması genellikle daha uzun sürer. Kademeli bir yaklaşım benimsemek ve uzun vadeli BPA değerini elde etmek için sürekli iyileştirme yapmak önemlidir.