Her Hafta Saatlerinizi Kurtaracak 10 Yapay Zeka E-posta Asistanı

E-posta, kimsenin favori iletişim yöntemi olmasa da, açık ara en yaygın olanıdır.

Son 20 yılda, e-postadan daha şık, daha pratik ve kullanımı kolay birçok iletişim aracı gördük.

Yine de, 2024 yılında, müşteri iletişimlerinin %55’i e-posta üzerinden gerçekleşti – açık ara birinci sırada.

Ancak e-posta yapay zeka asistanlarının yükselişiyle, e-posta nihayet ihtiyaç duyduğu yeniliği alıyor.

Yapay zeka ajanları, gelişmiş mantık yürütme, son derece hızlı otomasyonlar ve insan benzeri metinler oluşturma yetenekleriyle, tekrarlayan iş akışlarını iyileştirmeyi her zamankinden kolay hale getiriyor.

Bu yazıda, yapay zekanın e-posta işlemlerini otomatikleştirmek için nasıl kullanılabileceğinden, herkesin neden yapay zeka ajan asistanlarını e-posta için kullanması gerektiğinden ve en iyi yapay zeka e-posta asistanı araçlarından bahsedeceğim.

Yapay zeka e-posta asistanı nedir?

Yapay zeka e-posta asistanı, yapay zeka ve doğal dil işleme (NLP) kullanarak e-postaları özetleyen, sıralayan, taslak hazırlayan ve çok az ya da hiç insan müdahalesi olmadan gönderen bir programdır.

Bu, özel bir e-posta istemcisi, harici bir uygulama veya bazı durumlarda e-posta istemcilerine gömülü sohbet asistanı widget’ları şeklinde olabilir.

Yapay zeka e-posta için nasıl kullanılabilir?

Dediğim gibi: e-posta – tüm yaygınlığına rağmen – hantal bir araç.

Hesabımda her zaman gözden kaçmış birkaç okunmamış e-posta olur, “herkese yanıtla”yı asla hatırlamam ve hâlâ her gün oltalama e-postaları alıyorsam spam filtrelerinin amacı nedir bilmiyorum.

Binlerce token’lık bağlamı ve RAG için vektörleştirilmiş e-posta bilgi tabanını kullanabilen bir yapay zeka asistanı, e-posta deneyimini iyileştirmek için pek çok fırsat sunar.

Kişiselleştirilmiş E-posta Taslakları

Yapay zeka, e-posta geçmişinizi kullanarak tonunuzu yakalayabildiği ve ilgili bağlamdan yararlanabildiği için e-posta taslakları hazırlamada oldukça başarılıdır.

Sadece insan gibi yazmakla kalmaz, sizin gibi yazar ve sizin bildiklerinizi bilir.

E-posta için bir yapay zeka asistanı sadece ChatGPT değildir– eski e-postalarınıza erişimi olduğu için yazı stilinizi kavrayabilir. Ayrıca gelen kutunuza bakarak, kişilerle ilişkinize ve önceki konuşmalarınıza göre nasıl hitap edeceğini de bilir.

Yapay zekanın e-postaları doğrudan göndermesine izin vermek istemeyebilirsiniz – ancak bir yapay zeka e-posta asistanı, siz düzenleyip göndermeden önce ilk taslağı hazırlayarak yine de yardımcı olabilir.

Amaç sizi devre dışı bırakmak değil– e-posta deneyiminin zorlu yanlarını kolaylaştırmak.

Daha İyi Gelen Kutusu Yönetimi

Yapay zeka, sınıflandırma yeteneklerini kullanarak e-postaları aciliyet, konu ve gönderenin duygusuna göre kategorize edebilir.

Bir yapay zeka e-posta asistanı, gelen kutunuzun içeriğine göre kategoriler önerebilir ve e-postaları buna göre sınıflandırabilir. Sonrasında, her yeni gelen e-postayı uygun kategoriye etiketleyebilir.

Ayrıca, uzun bir okunmamış e-posta listesindeki öncelikleri, içeriklerine, gönderim zamanına ve gönderenle olan e-posta geçmişinize göre belirleyebilir. Alternatif olarak, daha zaman hassas olan kişi veya işlemlere göre önceliklendirme stratejileri oluşturmanıza yardımcı olabilir.

Öngörücü Öneriler

Şimdiye kadar bahsettiklerim daha çok tepki odaklıydı, ancak yapay zeka e-posta asistanlarının güzelliği, daha proaktif olmanıza olanak tanımasıdır.

Yapay zeka, gelen kutunuza genel bir bakış atıp şu tür eylemler önerebilir:

• “Müşteri X genellikle yılın bu zamanında ABC Hizmeti hakkında bilgi alıyor, belki bir mesaj gönderip ilgilenip ilgilenmediklerini sorabilirsiniz”
• “Potansiyel müşteri Y, plus planı hakkında soruyordu ama ihtiyaçları daha çok takım planına uygun görünüyor.”

Bir e-posta asistanı, gelen kutunuzdaki gelişmeleri takip ederek tamamlanmamış konuşmaları izler ve eski yazışmaları gün yüzüne çıkarır.

Bu, profesyonel ilişkileri güçlendirmek ve gözden kaçabilecek işleri yakalamak için harika bir yöntemdir.

Pazarlama

Giden mesajlarınızı otomatikleştirmek, satış için yapay zekadan yararlanmanın harika bir yoludur.

Buna soğuk e-postalar, potansiyel müşterilere takip mesajları ve ürünle ilgili sorulara yanıtlar dahildir.

Hubspot gibi CRM’ler, e-posta tetikleyicileri, otomatik müşteri adayı besleme ve özel iş akışı mantığı ile entegre olur. Böylece, yapay zeka ile müşteri adayı oluşturma ve nitelendirme süreçlerinizi anlamlı mesajları stratejik aralıklarla göndererek optimize edebilirsiniz.

Daha küçük ölçekli bir işletmeyseniz ve gelişmiş CRM özellikleri fazla geliyorsa, tüm bunlar Botpress gibi araçlarla özelleştirilebilir yapay zeka ajan akışlarıyla da yapılabilir.

Müşteri Desteği

Yapay zeka müşteri hizmetleri, kullanıcılara daha hızlı ve kaliteli yanıtlar sunmaya yardımcı oluyor.

Çünkü e-posta geçmişine ve özel belgelere erişebilmek, yapay zekanın bilgilendirici yanıtlar vermesi için gerekli tüm bağlama sahip olmasını sağlar.

HubSpot kullanıyor

Karmaşık konuların canlı temsilcilere bırakılması gerektiğini belirtmekte fayda var, bu nedenle yapay zeka hangi soruları yanıtlayabileceğini belirlemelidir. Neyse ki, çoğu büyük e-posta otomasyon aracı bu özelliği içerir.

CRM’ler, basit dilde istemlerle niyet tanıma kullanarak önemsiz soruları daha karmaşık olanlardan ayırır.

E-posta için yapay zekanın faydaları nelerdir?

Yapay zekanın sunduğu otomasyon gücü kesinlikle verimli ve etkilidir– yapay zeka asistanları işleri daha hızlı ve daha iyi yapmanıza yardımcı olabilir.

Buna ek olarak, araştırmalar sohbet arayüzlerinin zihinsel yükü azalttığını gösteriyor. Yani, daha hızlı ve akıllıca çalışmanıza yardımcı olurken, e-postaları sıralama, okuma ve gönderme kaynaklı yorgunluğunuzu da azaltacaktır.

Artan verimlilik

E-posta ile ilgili görevleri – sıralama, önceliklendirme ve yazma gibi – devretmek saatlerce zaman ve bolca enerji tasarrufu sağlar.

Bu, ister yapay zeka asistanınız arka planda e-postaları sıralasın, yazsın ve göndersin, ister çok denetleyici, insan-döngüde bir yaklaşım tercih edin, doğrudur. Hatta her e-postayı kendiniz yazıp gönderiyor olsanız bile, bir asistanı fikir alışverişi için kullanmak, dağınık gelen kutularında analiz felcini önleyen ortak motivasyonu sağlar.

Daha memnun müşteriler

Bir botun size yapılacakları hatırlatması, yüksek zihinsel yükle ilişkili insan hatalarını azaltır.

Yanıtsız bırakmak, küçük operasyonel hatalar yapmak veya yorgunluktan dolayı nazik olamamak gibi durumlar, ayrıntılarla ilgilenen bir bot sayesinde önlenebilir.

Otomatik müşteri desteği, hizmet kalitesinden ödün vermeden kullanıcılara daha hızlı yanıt vermeye de yardımcı olur.

Daha fazla erişilebilirlik

Zihinsel yük konusuna gelince: e-posta gibi karmaşık arayüzlerde gezinmek, teknik bilgisi az olan kullanıcılar için zor ve erişilemez olabilir.

Buna rağmen, e-posta hâlâ bir gereklilik.

Sohbet arayüzleri, yeni başlayan kullanıcılar için daha sezgiseldir ve e-posta istemcilerinin gelişmiş özelliklerine erişim sağlar.

Sesli yapay zeka asistanlarının yaygınlaşması, görme engelli bireyler ve farklı okuryazarlık ya da dil ihtiyaçları olanlar için e-posta iletişimini daha erişilebilir kılar.

En iyi yapay zeka e-posta asistanı araçları hangileridir?

E-posta iş dünyasının merkezinde olduğu için, her biri farklı kullanım senaryolarına uygun çok sayıda araç mevcut.

1. Botpress

En uygun: Platformlar arası çalışan, son derece özelleştirilebilir iş akışlarına sahip sohbet arayüzü

Botpress, hepsi bir arada yapay zeka ajanı oluşturma platformudur. İş akışları, basit bir sohbet aracından, harici araçlar, dağıtım kanalları ve referans belgelerinin karmaşık birleşimlerine kadar uzanabilir.

Platformda sürükle-bırak oluşturucu, yerleşik RAG özelliği ve WhatsApp, Messenger, web gibi tüm büyük kanallarda ortak dağıtım imkanı bulunur.

Gmail, HubSpot ve Google Takvim gibi entegrasyonlar sayesinde e-posta otomasyonu gelen kutusunun ötesine taşınır.

Platform tamamen özelleştirilebilir ve uygulama zorluğu, kullanım senaryonuzun karmaşıklığına bağlıdır.

Bu da onu denemek için harika bir seçenek yapar. Kullandıkça öde fiyatlandırma modeli, henüz kullanmaya hazır olmadığınız kapsamlı özellikler için ödeme yapmadan sistemi denemek isteyenler için idealdir.

Anahtar özellikler:

• Sürükle-bırak oluşturucu
• Web, SMS gibi harici kanallara otomatik dağıtım
• Harici uygulamalardan konuşma veya akış (webhook) çağırmak için API
• Başlangıç akışı ile dakikalar içinde ilk ajanınızı oluşturmanıza yardımcı olur.
• Sohbet, araç çağırma ve karar verme için otonom düğüm

2. SaneBox

En uygun: Standart e-posta temizliği ve kolay entegrasyon arayan kullanıcılar.

SaneBox, e-posta gelen kutularını temizleyen ve sıralayan yapay zeka destekli bir e-posta yönetim servisidir.

Geniş kategorilendirme, daha sonra bekletme, tanımadığınız gönderenleri tarama, spam filtreleme ve yanlışlıkla spam olarak işaretlenen e-postaları kurtarma gibi gelişmiş önceliklendirme özelliklerine sahiptir.

Çok sayıda özelliği olsa da özelleştirilebilirliği düşüktür.

Bu da demek oluyor ki, e-posta otomasyonu için önceden hazırlanmış özellikler sunuyorlar: gelen kutusunu düzenleme, yanıtlanmamış e-postalar için bildirim, okunmamış e-postalar için hatırlatıcılar.

Bu güzel, çünkü istediğiniz özellik muhtemelen zaten mevcut. Ancak özelleştirme imkanı olmadığından, özellik seçimi gereğinden fazla gelebilir.

Örneğin, daha sonra bekletme (SaneLater) ve Customer Snooze özellikleri benzer işlevlerin farklı versiyonları gibi görünebilir. Aynı durum NotSpam ve SaneScreener için de geçerli.

Bu tür örtüşmeler, özellikle fiyat planlarının kullanabileceğiniz özellik sayısını sınırladığı durumlarda, seçim yapmayı zorlaştırıyor.

Bununla birlikte, e-posta odaklı bir araç olduğu için hemen her e-posta sağlayıcısıyla entegre etmek en kolay olanlardan biridir.

Anahtar özellikler:

• Derin Temizlik: Gelen kutunuzun geçmişindeki e-postaları filtreleme ve kategorilendirme
• SaneBox Özeti: Günlük e-postalarınızı bülten formatında özetler
• Büyük ekler için bulut depolama.
• SaneBlackHole: “Rahatsız edici” gönderenlerden otomatik olarak abonelikten çıkma

3. Superhuman

En uygun: Şablonlara göre düzenleme yapmak isteyen ve yeni bir e-posta istemcisine geçmeyi sorun etmeyen kullanıcılar.

Superhuman, yapay zeka tabanlı bir e-posta uygulamasıdır.

Yani, tarayıcı eklentileri veya harici asistanların aksine, yapay zeka işlevleri e-posta istemcinizin API'sine bağlı değildir.

Bu, tercihinize göre avantaj ya da dezavantaj olabilir– mevcut e-posta istemcinizi değiştirmek istemeyebilirsiniz.

Bu uygulama, e-posta hesabınızın üzerine bir katman ekleyerek e-posta işlemlerini otomatikleştirmenizi veya içeriğiyle ilgili bir sohbet botuna soru sormanızı sağlar.
Öne çıkan özelliklerinden biri, Split Inbox Library ile rolünüze, şirketinize veya ihtiyaçlarınıza göre e-postaları etiketlemek için hazır şablonlar sunmasıdır.

Yapay zeka özelliklerinin yanı sıra, e-posta verimliliğini otomatikleştirmek için abonelikten çıkma, hatırlatıcılar ve uzun e-postalardan alıntı yapma gibi bir dizi özellik de sunar.

Tahmin edilebileceği gibi, bir uygulama olduğu ve bir akış oluşturma platformu olmadığı için Superhuman, üçüncü parti araçlar veya özel iş akışlarıyla doğal olarak entegre olmaz.

Başlıca Özellikler:

• Ses ve Ton Eşleştirme
• Yapay Zekaya Sor
• Split Inbox Library
• Anında Etkinlik: etkinlikleri otomatik olarak oluşturun

4. Outlook'ta Copilot

En uygun: Konuşmaya dayalı bir asistan isteyen Outlook kullanıcıları.

Copilot, Microsoft'un amiral gemisi yapay zeka aracıdır. Uzun süredir kod editörlerinde kullanılıyor, kod tabanlarını düzenlemenize ve sorgulamanıza yardımcı oluyor. Şimdi bu işlevsellik e-postaya da taşındı.

Copilot doğrudan Outlook'a entegre olur ve gelen kutunuz hakkında hızlıca sorular sorabileceğiniz, e-posta taslağı oluşturup gönderebileceğiniz, gelen kutusunu sıralayabileceğiniz ve geçmişinize göre öneriler sunabilen bir sohbet aracı olarak çalışır.

Entegrasyon açısından, eğer bir Outlook kullanıcısıysanız, bu eklenti en iyisi diyebiliriz; çünkü zaten istemcinin içine yerleştirilmiş durumda.

Bu elbette yalnızca Outlook kullanıcılarıyla sınırlı.

Ayrıca tam anlamıyla bir ajan oluşturucu değil; iş akışları oluşturamazsınız ve üçüncü parti araç entegrasyonu sınırlıdır. Ancak basit entegrasyon ve sohbet tabanlı gelen kutusu yönetimi için sağlam bir araç.

Başlıca Özellikler:

• Özetleme
• Sohbet arayüzü
• Önerilen eylemler
• Randevu planlama

5. Gmail için Gemini

En uygun: Konuşmaya dayalı bir asistan isteyen Gmail kullanıcıları.

Bu, Google'ın Microsoft'un Copilot özelliğine cevabı. Aynı genel özelliklere sahip: sohbet arayüzünde dizileri özetleme, arama yapma ve e-posta taslakları oluşturma.

Ancak Gemini, filtreleme, etiketleme veya önceliklendirme yapmaz. Organize etme açısından yapabileceği en fazla şey, istenmeyen e-postaları arşivlemek veya silmektir.

Google arama ile sorunsuz entegre olur; bu da e-posta taslaklarını çevrimiçi kaynaklarla hazırlamayı veya kişi/işletme e-posta adreslerini bulmayı kolaylaştırır.

Sanırım bu, Gmail'in yerleşik makine öğrenimi özelliklerini (ör. spam filtreleme ve otomatik tamamlama) tamamlamak için tasarlanmış, ancak yukarıda bahsedilen araçlarla karşılaştırıldığında biraz zayıf kalıyor.

Ayrıca görsel de oluşturabiliyor, bunun size ne kadar faydalı olacağı ise ayrı bir konu.

Başlıca Özellikler:

• Gmail ile yerel entegrasyon
• Google Arama

6. Missive

En uygun: İş akışıyla otomatikleştirilmiş e-posta hesaplarında birlikte çalışmak isteyen ekipler

Quebec merkezli bir başka yapay zeka şirketine selamlar.

Missive, ekipler arasında iletişimi kolaylaştıran bir uygulamadır; kullanıcıların görüşmeleri belirli üyelere atamasına ve gerektiğinde dahil olmaya devam etmesine olanak tanır.

Bu listeye girmesini sağlayan ise sahip olduğu yapay zeka araçlarıdır.

Temel özellikler arasında özetleme, taslak oluşturma ve ayrıca sade dilde komutlarla özel iş akışları oluşturma bulunur. Bu, otomatik yanıtlar için, gönderen veya konuya göre e-posta atamak ya da teslim tarihi gibi önemli bilgileri çıkarmak için kullanılabilir.

25'ten fazla popüler platformda entegrasyonları var – klasikler: Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Özelleştirilebilir iş akışlarıyla birlikte, ekibinizin kullandığı araçlar arasında karmaşık otomasyonlar oluşturabilirsiniz.

Başlıca Özellikler:

• Yapay zeka otomasyonları
• 25+ uygulamayla entegrasyon, ayrıca özel entegrasyonlar
• Yapay zeka ile taslak oluşturmak için özel komut şablonları
• Akıllı görev özellikleri.

7. Fyxer.ai

En uygun: Gelen kutusu ve takvimi neredeyse hiç uğraşmadan düzenlemek isteyenler için.

Fyxer, bir yapay zeka yönetici asistanı olarak tanıtılıyor. Bir e-posta asistanının tüm işlevlerini yerine getiriyor ve bir yönetici gibi oldukça kendine özgü bir yaklaşımı var.

E-postaları etiketlemek için otomatik olarak 8 kategori oluşturuyor. Bunlar önceliğe göre belirleniyor, bu da size (ve Fyxer'a) hangi e-postalara hangi sırayla yanıt vermeniz gerektiğine dair bir yol haritası sunuyor.

En önemli e-postalarınıza otomatik olarak yanıt taslakları oluşturuyor; düzenleyip göndermek ise size kalıyor.

Bu otomatik yanıtlar konusunda, takviminize erişebiliyor ve uygun olduğunuz zamanlarda etkinlikler oluşturup paylaşabiliyor.

Buna ek olarak, Fyxer toplantı notlarını alan ve dökümleri saklayan bir toplantı platformuna sahip; bu dökümler arasında yapay zeka sohbet botu arayüzüyle arama yapabiliyorsunuz.

Gmail ve Outlook ile entegre çalışıyor ve açıkçası, özel iş akışları veya ek entegrasyonlar (bahsedilenler dışında) aramıyorsanız oldukça iyi bir araç gibi görünüyor.

8. Lindy

En uygun olduğu alan: Platformlar arası otomasyonlar

Lindy, çok sayıda görev için önceden hazırlanmış araçlara sahip, kodsuz bir yapay zeka ajanı oluşturma platformu. E-posta otomasyonu da bu görevlerden biri.

Tüm genel amaçlı ajan araçlarında olduğu gibi, entegrasyonlar yoluyla e-postanıza bağlanıyor ve satış, pazarlama, verimlilik platformlarıyla entegrasyonları destekliyor. Kaynaklara göre değişmekle birlikte, bazıları 5000'den fazla entegrasyonu olduğunu belirtiyor.

Her durumda, tüm büyük e-posta istemcileriyle sorunsuz bir şekilde bağlanabiliyor.

Hazır e-posta otomasyon araçları sayesinde, e-posta önceliklendirme (yapay zeka destekli filtreleme), e-posta taslakları oluşturma ve zamanlama için akışlar kurmak oldukça kolay.

Özellikle dikkat çeken bir araç, gönderenler hakkında arka plan araştırması yapabilme özelliği. Bu sayede yanıtlarınızı hazırlamak veya potansiyel müşterileri değerlendirmek için gerekli bilgilere ulaşabiliyorsunuz.

Çok sayıda entegrasyon sayesinde, örneğin Google Docs üzerinde video konferans dökümlerini güncelleyebilir ve ajanınızın bunlara erişerek e-posta taslağı hazırlamasını sağlayabilirsiniz.

Gelen kutusu düzenleme veya sadeleştirme hakkında pek fazla bilgi yok. Eminim bu da mümkündür – kapsamlı bir araç. Ancak deneyimlerime göre, kodsuz platformlarda hazır şablonların ötesinde özelleştirme yapmak genellikle zor olabiliyor.

Başlıca Özellikler:

• Çok sayıda entegrasyon
• Gönderenler hakkında arka plan araştırması
• E-posta önceliklendirme için sade dil kuralları
• Toplantı dökümleri

‍9. MailMaestro

En uygun olduğu alan: Basit kurulum ve aranabilir toplantı dökümleri isteyen Outlook kullanıcıları.

Bu yazı yazılırken, MaestroLabs kısa süre önce Flowrite'ı satın aldı ve e-posta yapay zeka asistanı MailMaestro'ya yapay zeka yetenekleri entegre etti.

MailMaestro, Outlook ve Gmail'e bağlanıyor; e-posta taslağı oluşturma, yönetim ve özetleme araçları sunuyor. Ayrıca takviminizle entegre çalışarak saat öneriyor ve randevu ayarlayabiliyor.

E-posta yönetim özelliği, e-postaları ve ekleri tarayarak önceliğe göre işaretliyor (önemli, ertele, arşivle). Gelen e-postalar da benzer şekilde önceliklendirme aracıyla kategorize edilebiliyor.

Outlook kullanıcısıysanız, Microsoft Teams'e yerleşik olarak entegre olan TeamsMaestro adlı yapay zeka not alma aracını kullanabilirsiniz. Toplantıları yazıya döküyor ve uygulama içinde saklıyor; dökümler arasında arama yapabiliyor ve – evet, doğru tahmin ettiniz – bunları yapay zeka destekli e-posta taslaklarında bağlam olarak kullanabiliyorsunuz.

Başlıca Özellikler:

• Randevu planlama
• E-posta yönetimi
• E-posta önceliklendirme
• Outlook kullanıcıları için yapay zeka not alma aracı

10. CleanEmail

En uygun olduğu alan: Kullanımı kolay mobil arayüzle hafif özelleştirme isteyenler.

CleanEmail, tüm büyük sağlayıcılarla (Hotmail dahil, lol) entegre olan, gelen kutusu yönetimi ve e-posta taslağı için şablonlar sunan bir uygulama.

Bir e-posta istemcisinin temel araçlarına sahip: temizleme, özel filtreler (yapay zeka destekli spam filtreleme dahil) ve e-posta taslağı oluşturma. Filtreler kolayca oluşturulabiliyor – sade dilde talimatlar ve sezgisel bir arayüzde açılır menüler kullanılıyor.

Mobil uygulaması da oldukça şık ve kullanımı kolay.

Tüm sadelik odaklı asistanlarda olduğu gibi, bu uygulama karmaşık özelleştirilebilir akışlar veya üçüncü parti entegrasyonlar için uygun değil. Ayrıca gelen kutunuzla sohbet etme seçeneği de yok.

Başlıca Özellikler:

• Mobil uygulama
• Sade dilde filtreler

E-postaları yapay zeka ile otomatikleştir

E-posta sıralama, taslak oluşturma ve birikenleri temizleme işlerini devrederek haftada saatlerce zaman kazanabilirsiniz.

Botpress’in basit sürükle-bırak görsel editörü, dahili LLM araç çağırma motoru ve entegrasyon paketi sayesinde, kolayca başlayıp ölçeklendirebilirsiniz. Asistanınız, gelen kutusu yönetiminden, iyi işleyen bir pazarlama veya potansiyel müşteri oluşturma hattına kadar her şey olabilir.

Hemen oluşturmaya başlayın. Ücretsiz.