ERP AI Chatbot: 6 Pangunahing Gamit Para Pabilis ang Operasyon

Tumutulong ang mga sistema ng enterprise resource planning (ERP) sa mga kumpanya na pamahalaan ang lahat mula imbentaryo at pananalapi hanggang HR at operasyon — pero hindi ito laging madaling gamitin.

Kahit ang mga simpleng gawain gaya ng pag-check ng antas ng stock o pag-submit ng purchase request ay maaaring maging mabigat. Ginawa ang mga ERP platform para sa istraktura at kontrol, hindi para sa araw-araw na kadalian ng paggamit.

Binabago iyon ng AI chatbots. Ginagawang natural na usapan ang interaksyon sa ERP, kaya mas mabilis makuha ng mga team ang datos at masimulan ang mga daloy ng trabaho — hindi na kailangang mag-navigate sa komplikadong dashboard.

Bahagi ito ng mas malawak na pagbabago kung paano ginagamit ang business chatbots — hindi lang para sa customer service kundi para pabilisin ang internal na operasyon at bawasan ang manu-manong trabaho.

Ganito binabago ng pagbabagong ito ang ERP.

Ano ang ERP AI Chatbot?

Ang isang ERP AI chatbot ay isang conversational assistant na nakakonekta sa iyong enterprise resource planning (ERP) system para tulungan ang mga user na kumuha ng datos, mag-automate ng gawain, at magsimula ng mga daloy ng trabaho gamit ang natural na wika.

Sa halip na mag-click sa komplikadong ERP dashboard, maaaring magtanong ang mga empleyado sa chatbot ng mga tanong gaya ng “Ano ang kasalukuyang imbentaryo para sa produktong X?” o “Maaari ka bang magsumite ng leave request para sa susunod na Biyernes?”.

Gumagamit ang chatbot ng AI para maintindihan ang layunin at kunin ang tamang impormasyon — madalas sa mga tool gaya ng Slack, Microsoft Teams, o WhatsApp.

Karaniwang nakakabit ang ERP AI chatbots sa mga system gaya ng SAP, Oracle, NetSuite, o Dynamics. Binabawasan nila ang sagabal, pinapataas ang paggamit, at ginagawang mas madali para sa mga hindi teknikal na user na makipag-ugnayan sa ERP sa paraang mabilis at natural.

Maraming kumpanya ang nagsisimula sa pag-automate ng madalas na daloy ng trabaho gaya ng pag-apruba, pag-uulat, at pag-check ng status — mga gawain na bumabagal sa operasyon pero madaling pabilisin gamit ang chat.

Nangungunang ERP Workflows na Pwede Mong I-automate gamit ang AI Chatbots

Pinakamainam na i-automate gamit ang AI chatbots ang mga madalas at paulit-ulit na gawain sa ERP gaya ng pag-apruba, pag-check ng imbentaryo, pag-uulat, at pag-update ng rekord. Ito ang mga proseso na madalas nagpapabagal sa mga team — at pinakamabilis makinabang sa natural na awtomasyon ng wika.

Kadalasan, sa antas ng user bumabagsak ang mga daloy ng trabaho sa ERP.

Sa totoong buhay, natatabunan ang mga pag-apruba sa inbox, huli na ang pag-check ng imbentaryo, at hindi umaabot ang mga ulat sa mga nangangailangan. At ang pag-update ng rekord? Minsan hindi nagagawa, o mali ang pagkakagawa.

Hindi lang pinapadali ng AI chatbots ang mga daloy na ito — ginagawa nilang magamit talaga.

1. Daloy ng pag-apruba ng pagbili sa ERP

Mukhang simple ang pag-apruba — hanggang sa kailangan mo nang habulin ito. May nag-submit ng request, pero sunod-sunod ang meeting ng manager. Natabunan ang email. Hindi nabuksan ang ERP notification. Samantala, naghihintay ang shipment, natetengga ang deal, at naantala ang buong team.

Inaalis ng chatbot ang lahat ng abalang iyon. Ipinapadala nito ang request direkta sa tagapag-apruba sa chat, kasama ang pangalan ng supplier, mga item, halaga, at internal na tala — lahat ng kailangan para makapagdesisyon agad. Isang tap para aprubahan. Isang tap para tanggihan. Walang kailangang mag-login. Walang naghihintay.

Ganitong daloy ang sentro ng business process automation, pero higit pa rito — halimbawa ito kung paano naaalis ang interface para matuloy agad ang desisyon.

2. Pag-check ng imbentaryo sa loob ng ERP systems

Nasa ERP ang datos ng imbentaryo, pero ang mga nangangailangan nito — mga sales rep, warehouse lead, field tech — kadalasan ay walang direktang access. Kahit meron, mabagal pa rin. Nasa tawag sila sa kliyente, naglalakad sa planta, o naghahanda ng order. Hindi na lang sila nagla-login at nagra-run ng stock report.

Kaya nagtatanong sila sa iba. O hinuhulaan na lang.

Nalulutas ng AI chatbot ang agwat na iyon sa ilang segundo. I-type lang ng rep ang “Meron ba tayong SKU 837 sa Atlanta?” — at iche-check ng bot ang imbentaryo, maglalagay ng filter, at ibabalik ang aktwal na bilang mula sa ERP. Mabilis, tama, at puwedeng gawin sa Slack, WhatsApp, o saan mang ginagamit nila.

Pinipigilan din nito ang maling datos na magdulot ng maling desisyon. Walang sobrang pangako. Walang gulat kapag hindi pala kayang i-deliver ang order.

3. Awtomatikong HR na kahilingan at pag-track ng leave

Puno ng sagabal ang mga proseso sa HR. Karamihan sa empleyado hindi alam saan hahanapin ang mga patakaran, paano mag-track ng balanse, o mag-submit ng leave nang tama — at sa totoo lang, hindi na dapat nila problema iyon. Mga predictable at batay sa patakaran ang mga ito na dapat kasing dali lang ng pag-send ng mensahe.

Diyan pumapasok ang HR chatbot bilang unang kontak. Puwedeng sabihin ng empleyado na “Maaari ba akong mag-leave sa susunod na Biyernes?” — at iche-check ng bot ang balanse nila, titingnan kung may iba pang naka-leave sa team nila, ipapasa ito sa manager, at isusulat lahat pabalik sa ERP.

Lumalagpas din ito sa PTO. Mga claim sa gastos, mga tanong sa benepisyo, paghahanap ng tsart ng organisasyon — hinahawakan ng chatbot ang paulit-ulit na 80% para makapagpokus ang HR team sa mas komplikadong 20%.

4. ERP na pag-uulat at on-demand na dashboard

Walang gustong maghukay sa ERP para lang hanapin ang numero ng nakaraang quarter. Pero iyon ang nangyayari — may taga-sales o finance na mag-aaksaya ng 15 minuto sa pag-click ng filter, pag-export ng ulat, pag-format, at pagpapadala bilang attachment… para lang mabasa ng manager ang isang linya.

Binabago ng chatbots ang daloy. I-type mo lang “Ano ang Q1 revenue natin sa northeast region?” at sasagot ang bot ng malinis na numero, naka-format na, at galing mismo sa ERP.

Maaari mong i-set na magpadala ito tuwing Biyernes. O kunin ito agad bago ang meeting. Sa alinmang paraan, mas maganda ito kaysa mag-login pa sa dashboard.

5. ERP alerto para sa naantalang shipment o naipit na daloy

Alam ng ERP kapag may problema — naantalang shipment, hindi naaprubahang invoice, pumalyang sync. Pero walang nagche-check hangga’t hindi sinasabihan. At kadalasan, huli na.

Diyan pumapasok ang chatbots. Minomonitor nila ang mga isyu at tinatawagan ang tamang tao sa tamang oras. “Hindi na-deliver sa oras ang Shipment #2389” o “Hindi pa naaprubahan ang Purchase request #4872 sa loob ng 3 araw.”

Hindi ito tungkol sa pagpapalit ng dashboard — kundi sa mabilis na pagbibigay ng babala bago lumala ang problema.

6. Sunod-sunod na daloy gaya ng procurement o onboarding

May mga proseso sa ERP na hindi lang isang aksyon — sunod-sunod ito. Mag-submit ng vendor request. Magpa-apruba. Gumawa ng PO. Ipaalam sa finance. I-log ang item. Kumpirmahin ang delivery.

Kapag may isang hakbang na naantala, tumatagal ang buong proseso ng ilang araw.

Tumutulong ang chatbots para tuloy-tuloy ang daloy. Ginagabayan nila ang user sa proseso, kinokolekta ang tamang impormasyon, pinapagana ang tamang aksyon sa ERP, at inoonotify ang susunod na tao. Parang usapan — pero totoong lohika ang pinapatakbo sa likod.

Maaari mo itong gamitin para sa onboarding ng empleyado, paglikha ng vendor, at pati na sa mga workflow ng pagbili na may maraming kasali. Hindi na kailangang mag-email o mag-log ng ticket, tuloy-tuloy lang ang daloy.

Mga Benepisyo ng Paggamit ng AI Chatbots sa ERP Systems

Hindi lang awtomasyon ng daloy ng trabaho ang mahalaga. Ang mahalaga ay kung ano ang nagagawa mo kapag hindi na parang abala ang ERP kundi parang usapan na lang.

Diyan pumapasok ang AI.

Hindi lahat ng chatbot ay kayang hawakan ang mga workflow ng ERP. Ang mga rule-based na bot—yung mga sumasagot lang sa mga madalas itanong—ay mabilis na nauubusan ng silbi. Hindi nila kayang intindihin ang konteksto, mag-update, o gumawa ng higit pa sa nakatakdang script.

Ang chatbot na kailangan dito ay pinapagana ng LLM. Naiintindihan ng mga bot na ito ang magulong input, nagtatanong para linawin, at kayang mag-trigger ng mga aksyon sa iba’t ibang sistema. May ilan pa ngang umaabot sa pagiging AI agent na kumukuha ng datos, nagpe-personalize ng sagot, o awtomatikong gumagawa ng sunud-sunod na gawain.

Pinapaliwanag namin ang mga uri sa gabay na ito, pero para sa ERP, AI ang nagpapagamit talaga sa sistema.

1. Naiintindihan ang totoong tanong, hindi lang command syntax

Kadalasan, hindi alam ng mga user ang eksaktong pangalan ng field o filter ng ulat na kailangan nila—at hindi naman dapat. Pinapayagan ng AI na magtanong sila nang natural:

“Natanggap na ba natin ang order mula kay Vendor X?”
“Sino pa ang hindi nag-aapruba ng kanilang timesheets?”

Ikinokonekta ng bot ang tanong sa tamang query o workflow ng ERP kahit hindi eksakto ang tanong.

2. Umaayon sa konteksto at sumusunod sa daloy ng usapan

Kapag nagtanong ang user ng, “Paano naman yung nakaraang buwan?” o nagsabing, “Ipadala mo yan sa team,” naiintindihan ng AI ang tinutukoy nila. Sinusubaybayan nito ang konteksto, kaya parang nakikipag-usap lang sila sa tao—hindi na kailangang magsimula ulit sa bawat tanong.

3. Pinapanatili ang trabaho sa mga kasangkapang gamit na ng tao

Pinapayagan ng chatbot na pinapagana ng AI ang mga user na tapusin ang mga gawain sa ERP nang direkta sa Slack, Teams, o WhatsApp. Hindi na kailangang magpalipat-lipat ng tab o maghanap sa mga menu. Isang daloy lang—at tahimik na gumagana ang ERP sa likuran.

4. Tumutulong magpanatili ng mas maayos na ERP data nang awtomatiko

Sa halip na magpadala ng paalala o umasa sa mano-manong pag-input, kinokolekta at tinitiyak ng chatbot ang mga input nang real time. Ibig sabihin nito ay mas malinis na datos, mas maayos na ulat, at mas kaunting butas—nang hindi nadaragdagan ang trabaho ng inyong team.

Nangungunang 5 AI Chatbot Platform para sa ERP Integration

Maraming chatbot builder, pero kapag kailangan mo nang ikonekta ito sa ERP system, mabilis na nababawasan ang mga pagpipilian.

Hindi ka lang basta gumagawa ng support bot o marketing assistant; kailangan mo ng isang bagay na kayang makipag-ugnayan sa mga sistemang tulad ng SAP, Oracle, o Dynamics, gumamit ng estrukturadong business logic, at epektibong mag-trigger ng backend workflow.

1. Botpress

Ang Botpress ay angkop para sa mga proyekto ng ERP chatbot dahil binibigyan ka nito ng ganap na kontrol sa lohika ng usapan, pasadyang code, at mga API integration—nang hindi ka nililimitahan ng mahigpit na UI. Kung kailangan mong malalim na kumonekta sa mga sistema tulad ng SAP, Oracle, o Dynamics, mahalaga ang ganitong kalayaan.

Ang namumukod-tangi ay ang pagsasama ng low-code at developer-ready na mga opsyon. Maaari mong i-map ang estrukturadong ERP data sa natural na mga tanong, pamahalaan ang role-based na lohika, at mag-trigger ng totoong workflow direkta mula sa chat. Madali ring maglagay ng mga limitasyon kung sino ang puwedeng mag-access o magbago ng ilang ERP na aksyon—mahalaga para sa mga environment na mahigpit ang audit.

Sinusuportahan ng Botpress ang multi-channel deployment (Slack, Teams, WhatsApp) at may kasamang tools para sa versioning, testing, at analytics. Usage-based ang presyo at may maluwag na libreng tier, kaya puwede kang magtayo at mag-test bago mag-scale.

Pangunahing Katangian:

• Buong kontrol sa mga API integration at aksyon
• Memorya at pamamahala ng variable para sa kontekstwalisadong usapan
• Deployment sa maraming channel: Slack, Teams, WhatsApp, at iba pa

Pagpepresyo:

• Libreng Plano: $0/buwan kasama ang $5 buwanang AI credit at usage-based billing
• Plus Plan: $89/buwan kasama ang live agent handoff, analytics, at pagtanggal ng branding
• Team Plan: $495/buwan kasama ang collaboration tools at role-based access
• Enterprise Plan: Custom na presyo para sa scale, compliance, at white-glove onboarding

2. Microsoft Copilot Studio

Kung ang ERP mo ay nasa loob ng Microsoft stack—Dynamics 365, Dataverse, o Power Platform—ang Copilot Studio ang pinaka-natural na pagpipilian. Dating kilala bilang Power Virtual Agents, bahagi na ito ngayon ng mas malawak na AI vision ng Microsoft bilang kasangkapan sa paggawa ng conversational copilots na may lohika, workflow, at malalim na access sa M365.

Namumukod-tangi ito kapag kailangan mo ng mga bot na kayang mag-trigger ng totoong proseso ng negosyo gamit ang Power Automate: mga leave request, paggawa ng ulat, o simpleng pag-apruba ay madaling i-setup nang walang coding. Native din itong tumatakbo sa Teams, kaya parang bahagi na ito ng tool at hindi panlabas na add-on.

Gayunpaman, hindi ito angkop kung kailangan mo ng mahahabang usapan, o gusto mong lumabas sa Microsoft ecosystem. Pero para sa mga negosyong naka-base sa Microsoft, mabilis, matatag, at halos walang dagdag na infrastructure na kailangan.

Pangunahing Katangian:

• Built-in na integration sa Microsoft 365 at Dynamics
• Walang putol na gumagana kasama ng Power Automate para sa ERP workflow
• Visual flow builder na may low-code na lohika
• Native na deployment sa Teams para sa internal na access
  

Pagpepresyo:

• Standard Plan: $200/buwan para sa 25,000 mensahe
• Pay-as-you-go: $0.36 bawat session
• Add-ons: Role-based Copilot Agent: $50/user/buwan; Microsoft 365 Copilot add-on: $20/user/buwan

3. SAP Joule

Hindi tradisyonal na chatbot platform ang Joule—isa itong generative AI assistant na diretsong naka-embed sa SAP cloud suite. Kaya ito epektibo: kung SAP ang gamit ng negosyo mo, nandoon na agad si Joule kung nasaan ang ERP data mo at hindi na kailangan ng integration.

Kaya nitong mag-summarize ng mahahalagang metric, mag-trigger ng aksyon, at gabayan ang user sa mga kontekstwalisadong gawain sa mga tool tulad ng S/4HANA, SuccessFactors, o Ariba. Dahil naka-embed ito, alam nito ang estruktura ng data mo—kaya mas mabilis at mas akma ang mga sagot kaysa sa general-purpose na chatbot.

Hindi ka makakakuha ng maraming opsyon para sa customization o third-party deployment, pero para sa mga kumpanyang malaki ang paggamit sa SAP, si Joule ang pinaka-direktang paraan para magdala ng AI sa ERP nang hindi na nagdadagdag ng panibagong layer ng teknolohiya.

Pangunahing Katangian:

• Direktang naka-embed sa SAP cloud applications
• Gumagamit ng generative AI para magpakita ng insight at aksyon
• Gumagana sa maraming SAP module (Finance, HR, Supply Chain)
• Walang kailangang setup—pre-integrated na

Pagpepresyo:

• Kabilang: Sa piling SAP cloud na produkto
• Enterprise Plan: Bahagi ng mas malawak na SAP licensing packages (pasadyang presyo)

4. Yellow.ai

Ang Yellow.ai ay ginawa para sa malalaking organisasyon na kailangan ng chat at voice automation para sa iba’t ibang gamit—panloob at panlabas. Malakas itong pagpipilian kung gusto mo ng isang platform para sa HR workflow, finance automation, helpdesk bot, at customer service—lahat konektado sa ERP mo.

May kasamang ERP connectors agad (SAP, Oracle, Dynamics), at puwede kang mag-trigger ng mga workflow tulad ng PTO request, order status check, at procurement approval. Maaari ka ring mag-deploy sa WhatsApp, Microsoft Teams, at mga mobile app—at mahusay ang platform sa fallback logic, multilingual flow, at contextual memory.

Kailangan mong dumaan sa onboarding para masulit ito, pero kung enterprise-grade na saklaw na may ERP depth ang hanap mo, malakas itong kalaban.

Pangunahing Katangian:

• ERP connectors at mga template ng workflow automation
• Multichannel na suporta: chat, boses, WhatsApp, Teams
• Mga bot template na nakatuon sa role at domain
• May built-in na fallback, translation, at analytics

Pagpepresyo:

• Libreng Plano: Magagamit para sa pangunahing pagsubok at pagsubok
• Enterprise Plan: Pasadyang presyo batay sa paggamit, mga channel, at saklaw ng bot
• POC na Opsyon: Maaaring hilingin para sa pilot deployment

5. Kore.ai

Ang Kore.ai ay isang platapormang pang-enterprise na nakatuon sa paggawa ng conversational AI na may malinaw na estruktura, pamamahala, at matibay na kakayahan sa likod. Mainam ito para sa mga kumpanyang nais magpatupad ng masalimuot na mga bot — gaya ng sunud-sunod na onboarding, paghahanap ng polisiya, pagsubaybay ng order — na lahat ay dumadaan sa mga ERP data source tulad ng SAP o Oracle.

Ang namumukod-tangi dito ay ang kanilang XO Platform, na pinagsasama ang conversation designer at isang buong automation layer sa ilalim. Mabigat gamitin ngunit kayang mag-scale, at may mga pre-built adapter para sa karamihan ng malalaking ERP platform. May kasamang compliance, analytics, at suporta sa boses — kaya bagay na bagay ito para sa mga IT at operations team ng enterprise.

Hindi ito ang pinakamadaling tool na agad magagamit, ngunit kung gumagawa ka ng AI agent na kailangang gumana sa loob ng organisadong enterprise environment, taglay ng Kore.ai ang lahat ng aasahan mo mula sa isang nangungunang vendor.

Pangunahing Katangian:

• Mga pre-built na ERP integration (SAP, Oracle, Workday)
• Visual na conversation at automation designer
• Suporta para sa boses, web, mobile, at messaging
• Pamamahala, RBAC, analytics, at mga kasangkapan para sa pagsunod sa regulasyon

Pagpepresyo:

• Essential Plan: Nagsisimula sa $50/buwan
• Enterprise Plan: Antas-antas na pasadyang presyo batay sa paggamit at laki ng koponan
• Mga Add-on: Voice AI, analytics suite, at mga pag-upgrade sa seguridad

Gumawa ng Iyong Unang ERP AI Chatbot Ngayon

Kadalasang nasisira ang mga ERP workflow dahil hindi ginagamit ng tao ang sistema — hindi dahil hindi kaya ng sistema ang trabaho.

Inaayos ito ng AI chatbot sa pamamagitan ng pagdadala ng ERP access sa mga kasangkapang ginagamit na ng mga tao — tulad ng Slack, Teams, o WhatsApp.

Binibigyan ka ng Botpress ng buong kontrol kung paano hahawakan ng chatbot mo ang lohika, datos, at mga pahintulot — kaya maaari kang mag-automate ng totoong gawain tulad ng pag-apruba, pag-uulat, at pag-check ng imbentaryo nang hindi kailangang pagdugtung-dugtungin ang mga sistema.

Simulan ang paggawa ngayon — libre ito.

Mga Madalas Itanong

1. Paano pinapabuti ng AI chatbots ang kalidad ng datos sa ERP?

Pinapabuti ng mga AI chatbot ang kalidad ng data ng ERP sa pamamagitan ng pagkolekta ng input gamit ang mga gabay na usapan at pagbawas ng mga pagkakamali sa mano-manong paglalagay. Tinitiyak nito na mas kumpleto at tama ang datos na pumapasok sa sistema, na nagpapahusay sa pagiging mapagkakatiwalaan ng mga susunod na analytics at ulat.

2. Naiintindihan ba ng chatbot ang mga kasunod na tanong o malabong input?

Oo, kayang intindihin ng chatbot na pinapagana ng malalaking language model (LLM) ang mga follow-up na tanong o malabong input gamit ang context tracking at pagkilala ng layunin. Halimbawa, kapag nagtanong ang user ng “Paano naman noong nakaraang buwan?”, maaaring balikan ng bot ang naunang paksa at iakma ang sagot nito.

3. Kailangan ko ba ng developer para i-integrate ang chatbot sa ERP?

Kung kailangan mo ng developer para i-integrate ang chatbot sa ERP ay nakadepende sa platapormang pipiliin mo. Ang mga tool tulad ng Botpress ay may low-code integration gamit ang mga prebuilt connector o HTTP request, ngunit para sa mas komplikadong ERP (hal. custom na SAP), maaaring kailanganin pa rin ang tulong ng developer para sa ganap na integration.

4. Kaya bang isagawa ng AI chatbot ang sunud-sunod na proseso sa ERP?

Oo, kayang hawakan ng AI chatbot ang sunud-sunod na proseso sa ERP sa pamamagitan ng pag-oorganisa ng mga workflow na may maraming input at aksyon ng sistema. Maaari nitong gabayan ang user sa mga hakbang tulad ng paggawa ng requisition o onboarding ng empleyado, pati na rin ang pagpapadala ng paalala o update sa mga stakeholder.

5. Paano pinapasimple ng AI chatbots ang mga workflow sa ERP?

Pinapasimple ng AI chatbot ang mga workflow sa ERP sa pamamagitan ng pagbago ng mga estrukturadong, form-based na interaksyon tungo sa natural na usapan gamit ang mga chat interface tulad ng Slack, Teams, o WhatsApp. Dahil dito, nagagawa ng mga user ang mga gawain—gaya ng pag-check ng imbentaryo o pagsusumite ng timesheet—nang hindi na kailangang mag-navigate sa masalimuot na mga menu ng ERP.