Ano ang Business Process Automation?

Minsan kong napanood ang isang supply chain team na nagpalipat-lipat ng isang purchase order sa pitong sistema at apat na tao. Limang araw ang inabot. Ang aktwal na order? $72 halaga ng printer toner.

Nang kinausap ko ang team, wala ni isa ang makapagsabi bakit umiiral ang proseso. Sa halip, binanggit nila ang bawal na katagang: “Ganyan na kasi lagi naming ginagawa.”

Dito mismo namamayani ang business process automation (BPA). Hindi ito tungkol sa mga bonggang AI chatbot o robotic arm – kundi sa epektibong pag-automate ng mga proseso na kumakain ng oras linggo-linggo.

Sa Botpress, tumulong kami mag-deploy ng mahigit 750,000 AI agent na nagpapadali ng mga proseso ng negosyo – mula vendor onboarding hanggang invoice reconciliation – para sa SMBs, malalaking kumpanya, at mga ahensya.

Nakita namin mismo kung paano hinahati ng BPA ang mga kumpanyang mabilis lumago mula sa mga natitigilan.

“Pinapagana ng BPA ang mga tao para magawa ang mas marami. Isang tao na lang ang kayang humawak ng dating sampung tao ang kailangan,” paliwanag ni Ajaykumar Mudaliar, isang Product Manager sa Botpress. “Ang BPA ang susi para makalipat ang negosyo mula sa paunti-unting paglago tungo sa mabilisang pag-scale.”

Sa artikulong ito, ipapaliwanag ko kung ano ang BPA, ang mga karaniwang hamon sa pagpapatupad ng BPA, at kung paano magpatupad ng matagumpay na estratehiya sa BPA.

Ano ang business process automation?

Ang business process automation (BPA) ay paggamit ng teknolohiya para mapadali at maisagawa ang mga gawain at daloy ng trabaho na dati ay nangangailangan ng manu-manong input ng tao.

Ang business process ay serye ng mga hakbang na sinusunod ng kumpanya para matapos ang isang gawain, gaya ng pag-apruba ng time-off request, pagproseso ng invoice, o pagtupad ng online order.

BPA ang paraan ng mga kumpanya para mapabilis ang mga gawain at mabawasan ang pagkakamali sa pamamagitan ng paglipat ng paulit-ulit na bahagi ng operasyon sa mga makina.

Ngunit sa maraming pagkakataon, hindi pinapalitan ng automation ang tao kundi dinadagdagan ang kakayahan nila, kaya mas episyente ang pagtutulungan ng tao at makina. Karaniwan na ito ngayon, kaya’t 2/3 ng mga organisasyon ay may na-automate na business process sa kahit isang bahagi ng kanilang operasyon.

Ano ang halimbawa ng business process automation?

Ang order fulfillment ay perpektong halimbawa kung paano pinapasimple ng automation ang araw-araw na gawain. Ang dating ginagawa ng ilang tao at maraming hakbang, ngayon ay ilang segundo na lang.

Senaryo: May customer na nag-order sa website

Kung walang automation, maaaring kailangang gawin ng isang tao ang mga sumusunod:

1. Manu-manong tingnan kung may stock ang item
2. I-update ang inventory system
3. Iproseso ang bayad
4. Gumawa at magpadala ng kumpirmasyon sa email
5. Ipaalam sa warehouse o shipping partner
6. Gumawa ng shipping label
7. Ibahagi ang tracking info sa customer

Pero sa BPA, lahat ng hakbang na ito ay puwedeng mangyari sa ilang segundo.

Sa oras na pumasok ang order, agad na gumagana ang BPA system: kinukumpirma ang pagbili, ina-adjust ang stock, sinisingil ang card, at pinapaandar ang fulfillment – lahat ito nang walang kailangang mag-type ang tao.

Ano ang pagkakaiba ng RPA at BPA?

Ina-automate ng RPA ang indibidwal na gawain sa pamamagitan ng paggaya sa kilos ng tao, habang ang BPA ay nag-a-automate ng buong daloy ng trabaho sa pamamagitan ng pag-oorganisa ng mga sistema sa likod ng eksena.

Ang Robotic process automation (RPA) ay nakatuon sa mga gawain sa ibabaw – mga paulit-ulit na aktibidad na ginagawa ng tao gamit ang computer. Kabilang dito ang pagkopya ng datos mula sa isang spreadsheet papunta sa iba, o pagpuno ng digital na form.

Samantala, ang BPA ay nakatuon sa buong proseso mula umpisa hanggang dulo. Sa halip na gayahin ang input ng tao, direktang pinag-uugnay ng BPA ang iba’t ibang sistema. Pinamamahalaan ng BPA ang maraming gawain, gamit ang API at database para ilipat ang impormasyon, gumawa ng desisyon, at mag-trigger ng aksyon sa iba’t ibang departamento.

Sa aktwal, madalas magkasama ang mga teknolohiyang ito. Kadalasang may kasamang RPA ang BPA para pagdugtungin ang mga gawain sa loob ng mas malaking automated na daloy.

Kailan dapat gamitin ang RPA kaysa BPA?

Mas mabilis ipatupad ang RPA para sa tiyak na mga gawain. Pinakamainam ito para sa pag-automate ng hiwalay na hakbang sa proseso, lalo na kung hindi magkaugnay ang mga sistema. Kaya kung gusto ng team ninyong i-automate ang isang gawain nang hindi binabago ang kasalukuyang sistema, piliin ang RPA.

Mas nangangailangan ng masusing pagpaplano ang BPA pero mas malawak ang epekto, kaya nitong i-automate ang komplikadong daloy ng trabaho sa iba’t ibang team at sistema. Kung gusto mong padaliin ang buong daloy na sumasaklaw sa maraming departamento o tool, mas bagay sa iyo ang BPA.

Pangunahing Katangian at Bahagi ng mga Kasangkapan sa BPA

May ilang pangunahing bahagi ang mga business process automation tool na nagtutulungan upang mapahusay ang kahusayan at mabawasan ang manu-manong interbensyon:

Awtomasyon ng workflow

Ang workflow automation ang sentro ng anumang BPA system: kakayahang bumuo ng sunud-sunod na daloy na awtomatikong gumagawa ng mga gawain. Tinitiyak ng mga workflow na tama ang pagkakasunod ng mga aksyon, sa iba’t ibang team at tool.

Integrasyon ng datos

Kumokonekta ang BPA tools sa mga sistemang ginagamit na ng mga team, gaya ng CRM, HR software, o internal na database, kaya awtomatikong nakakakuha at nakakapag-update ng impormasyon.

Pinananatili nitong tama ang datos at tuloy-tuloy ang proseso sa iba’t ibang team at tool.

Pagmamapa at disenyo ng proseso

Bago ma-automate ng mga team ang isang proseso, kailangan muna nila itong maintindihan. Dito pumapasok ang visual builder. Tinutulungan ng visual builder ang mga team na:

• I-mapa ang kasalukuyang workflow, hakbang-hakbang
• Matukoy ang mga puwang o di-kailangang hakbang
• Makipagtulungan sa ibang team bago isagawa ang automation

Real-time na pagmamanman at pag-uulat

Kapag umaandar na ang proseso, kailangang malaman ng mga team kung ano ang gumagana at ano ang hindi. Nag-aalok ang magagandang BPA platform ng:

• Mga dashboard na may live na estadistika (natapos na gawain, pagkaantala, error)
• Pagtukoy ng bottleneck
• Madaling pag-uulat para sa audit o performance review

Mga tampok sa seguridad at pagsunod

Tumutulong ang magagandang BPA platform na panatilihing ligtas ang datos. May mga tampok ito gaya ng permission control at activity log para protektahan ang sensitibong impormasyon at sumunod sa regulasyon ng industriya.

Lalo itong mahalaga sa larangan ng pananalapi, HR, at healthcare, kung saan mahalaga ang privacy at pagsunod sa batas.

Custom na lohika at extensibility

May mga tampok ang epektibong BPA platform gaya ng:

• Mga patakaran at kondisyon
• Integrasyon ng API
• Modular na setup

Pinadadali ng mga kasangkapang ito ang pagbuo ng mga awtomasyon na angkop sa iba’t ibang proseso at maaaring umangkop kapag may pagbabago.

Ano ang mga benepisyo ng business process automation?

Mas mataas ang episyensya

Tinatanggal ng automation ang mga bottleneck at manwal na pagdepende, kaya tuloy-tuloy ang mga gawain nang hindi kailangang maghintay ng paglipat o pag-apruba.

Nagbibigay ito ng mga proseso na madaling lumaki kasabay ng negosyo, nang hindi kinakailangang dagdagan ang bilang ng mga tao.

Mas malaking pagtitipid sa gastos

Binabawasan ng BPA ang trabahong kailangan para sa paulit-ulit na gawain at iniiwasan ang magastos na pagkakamali dahil sa tao o hindi pagkakapareho.

Sa paglipas ng panahon, lalo itong lumalaki – lalo na sa mga prosesong malakihan – kaya napapalaya ang budget para sa inobasyon, hindi lang sa maintenance.

Mas tumpak na datos

Mas tumpak na datos ang nagdudulot ng mas kumpiyansang mga desisyon.

Sa pag-automate ng data entry at update ng sistema, binabawasan ng BPA ang tsansa ng pagkakamali ng tao sa mga ulat o daloy ng trabaho.

Pinabuting pagsunod at pamamahala ng panganib

Sa mga regulated na industriya, ang paglihis sa proseso ay maaaring magdulot ng legal o pinansyal na problema.

Pinapatupad ng BPA ang standard na pamamaraan at nagtatago ng detalyadong log. Pinapalakas nito ang kahandaan sa audit at binabawasan ang panganib na dulot ng proseso.

Mas mahusay na serbisyo sa customer

Mas mabilis at pare-pareho ang tugon ng mga awtomatikong proseso—kahit ito man ay support ticket, update sa order, o hakbang sa onboarding.

Dahil magkakaugnay ang mga sistema at mas kaunti ang pagkaantala, palaging napapanahon at maaasahan ang serbisyo para sa mga customer.

Ano ang 6 na hamon sa pagpapatupad ng BPA?

1. Kalidad at integrasyon ng datos

Karaniwang dahilan ng pagkabigo ng automation ay hindi ang workflow mismo—kundi ang datos na pinagmumulan nito.

Kahit gaano pa kahusay ang automation, wala itong magagawa kung kulang o luma ang input.

May problema ba sa automation? Subukan ang mga ito:

• Linisin muna ang mga data pipeline bago palawakin ang BPA—siguraduhing magagamit talaga ang datos bago ito gawing awtomatiko
• Pumili ng mga tool na madaling maisama sa kasalukuyang mga sistema—wala nang tagpi-tagping setup o hiwa-hiwalay na pinagmumulan
• Suriin ang kabuuan ng mahahalagang datos, lalo na ang mga ginagamit sa paggawa ng desisyon o branching logic

2. Pamamahala ng pagbabago

Kung nakikita ng iyong team ang automation bilang banta at hindi bilang kasangkapan, babagal ang lahat. Normal ang pagtutol, lalo na kung hindi malinaw sa mga empleyado kung paano magbabago ang kanilang mga gawain.

Para makuha agad ang suporta, isali ang mga end user (ibig sabihin, mga empleyado) mula pa sa simula. Tanungin sila tungkol sa mga problema at bigyan ng pagkakataong makilahok kung paano gagamitin ang automation sa kanilang trabaho.

At huwag lang basta ipahayag na may bagong tool. Sa halip, magbigay ng malinaw na paliwanag na nakatuon sa benepisyo para sa mga empleyado.

Depende ang pagpapaliwanag sa kung paano ginagamit ang BPA sa inyong opisina. Maaaring ipinakikilala ang automation para alisin ang sagabal, hindi para palitan ang mga empleyado. O baka naman, mas mapagtutuunan ng pansin ng mga empleyado ang mas komplikadong gawain, sa halip na maubos ang oras sa paulit-ulit na trabaho.

Dapat maramdaman na magkatuwang ang rollout ng automation, hindi ipinipilit mula sa itaas. Sa lahat ng pagkakataon, manguna gamit ang malasakit at linaw.

3. Pagkakatugma ng sistema

Mahusay ang mga modernong automation tool… hanggang sa makasalubong nila ang sistemang mula pa 2007 na hindi magalaw nang walang IT ticket.

Kung palaging nabibinbin ang BPA project mo dahil sa matitigas na software o saradong API, hindi ka nag-iisa. Pero may ilang paraan para mapadali ito:

• Gumamit ng mga platform na akma sa hybrid na kapaligiran. Hindi kailangang lahat ay cloud-native—siguraduhing kayang gumana ng mga tool mo sa mas lumang, on-premise na sistema rin. (Kadalasan, nangangailangan ito ng flexible na platform tulad ng Botpress.)
• Maghanap ng mga prebuilt connector. Kapag mas kaunti ang kailangang custom code para mag-ugnayan ang mga bagay, mas mabilis kang uusad.

4. Seguridad at pagsunod

Makakatipid ng oras ang automation—pero kung humahawak ito ng sensitibong impormasyon at hindi ganap na ligtas, maaaring magdulot ito ng seryosong problema.

Simulan sa pag-iisip kung anong uri ng datos ang hahawakan ng automation: impormasyon ng customer, talaan ng pananalapi, datos ng empleyado, mga kredensyal. Lahat ng ito ay sensitibo.

Kaya sa halip na gawing huling isipin ang seguridad, gawin itong panimulang hakbang. Ibig sabihin, pumili ng BPA platform (o partner agency) na sertipikado at idinisenyo para sa pagsunod mula pa sa umpisa.

Nagbibigay ang matitibay na platform ng mga kasangkapan para manatiling kontrolado:

• Magtakda ng detalyadong pahintulot para tanging tamang tao (o bot) lang ang makakagamit ng partikular na datos
• Gamitin ang encryption habang nakaimbak at habang ipinapadala
• I-on ang audit logs para subaybayan ang aktibidad at maagapan agad ang mga isyu

At oo, lahat ng ito at higit pa ay built-in na sa Botpress. Natulungan namin ang libu-libong kumpanya na gawing awtomatiko ang mahahalagang workflow nang hindi isinusugal ang seguridad ng chatbot.

At kung nasa regulated na industriya ka tulad ng healthcare o finance, siguraduhing may mga sertipikasyon tulad ng SOC 2, HIPAA, at ISO 27001 ang iyong BPA platform.

5. Scalability

Dahil lang gumagana ang automation ngayon, hindi ibig sabihin kakayanin nito ang bukas. Ang kayang humawak ng 1,000 request kada araw ay maaaring bumigay sa 10,000. At kung hindi ka handa sa paglago, baka magsimula ka ulit mula sa simula.

Sa halip na paunti-unting ayusin, isama na agad ang scalability sa plano mula umpisa.

Pumili ng mga tool na kayang sumabay sa paglago mo, hindi yung para lang sa panimulang pagsubok. Isipin kung paano haharapin ng sistema mo ang mas mataas na load, kung kaya nitong subaybayan ang performance sa paglipas ng panahon, at kung gaano kadaling magbago habang nagiging mas kumplikado ang mga workflow.

Dapat sumabay ang automation sa paglago ng negosyo mo, hindi ito ang maging hadlang.

6. Gastos at paglalaan ng resources

Isa sa pinakamalaking hamon sa automation ay ang maling pagtaya kung gaano karaming oras at badyet ang kailangan para magtagumpay. Madalas, masigasig ang simula pero natitigil sa gitna dahil sa kulang na plano.

Sa halip na subukang gawing awtomatiko ang lahat agad-agad, pumili ng isang workflow na malaki ang epekto at madaling sukatin. Gamitin ito bilang pilot, tingnan kung ano ang gumagana (at hindi), at gamitin ang natutunan para sa susunod na hakbang.

Ang pagsisimula sa maliit ay tumutulong sa matalinong paggastos ng team, at nagbibigay ng totoong datos para hubugin ang estratehiya habang nagpapatuloy.

Matuto pa kung paano magpatupad ng bagong AI system sa isang organisasyon mula sa aming Blueprint to AI Implementation.

5 Uri ng Solusyon sa Business Process Automation

1. Mga kasangkapan sa awtomasyon ng workflow

Kung gumagawa ka ng kahit anong automation system, kakailanganin mo ng workflow automation platform. Ito ang nagpapatakbo ng iyong lohika—ang "kung ito, saka iyon" na bahagi ng operasyon.

Pinapayagan ka ng mga plataporma ng workflow automation na magdisenyo ng sunud-sunod na proseso sa iba’t ibang app at team.

Pinapayagan ka ng mga platform na ito na magdisenyo ng mga hakbang-hakbang na proseso na sumasaklaw sa iba’t ibang team at tool. Marami ang may visual o low-code builder para sa mga hindi teknikal na empleyado, habang binibigyan din ang mga developer ng kakayahang gumawa ng mas kumplikadong feature kung kinakailangan.

At oo, marami talagang pagpipilian. Ang mga platform tulad ng Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street, at Monday.com ay tumutulong mag-mapa ng workflow at gawing awtomatiko ang mga nakakabagot na gawain. Ang ilan ay mas para sa internal ops, ang iba naman ay mas akma sa mga system na nakaharap sa customer.

Ang punto ay: kung pinagdugtong-dugtong mo pa rin ang mga proseso gamit ang spreadsheet, form, at Slack message, workflow automation platform ang kailangan mo para umangat.

2. End-to-End Process Automation Suites

Kung ang workflow automation platforms ay para sa mga simpleng gawain, ang end-to-end process automation suites naman ang control room ng operasyon.

Ang end-to-end process automation suites ay higit pa sa indibidwal na workflow dahil awtomatiko nitong pinapatakbo ang buong proseso ng negosyo mula simula hanggang dulo. Isipin: koordinasyon ng iba’t ibang bahagi, real-time na pagsubaybay, case management, pagsunod, analytics, at maraming lohika sa likod ng eksena.

Linawin natin: hindi mo kailangan ng ganitong antas ng tool para lang sa pag-apruba ng leave. Pero kung nagpapatakbo ka ng enterprise onboarding, claims processing, o anumang may maraming bahagi, handoff, at edge case? Dito ito magaling.

Ngayon, dito nalilito ang iba. Akala nila kailangan agad ng malaking suite. Pero kung hindi ka pa naman malaki o kumplikado ang operasyon, mas mainam magsimula sa mas simple at dagdagan na lang kalaunan.

Kapag handa ka na, may ilang malalaking pangalan na puwedeng tingnan: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex, at Bizagi ay may matitinding kakayahan para sa malakihang pagsasaayos.

Kasama rin dito ang Botpress—lalo na kung gusto mong bumuo ng makapangyarihang, end-to-end na flow na parang usapan at direktang nakakabit sa kasalukuyang stack mo. (Oo, biased kami. Pero… tama rin naman.)

Sa madaling sabi: Kung nagkakagulo na ang operasyon mo sa dami ng handoff at manual na pagsubaybay, end-to-end process automation suites ang platform na mag-aayos nito.

3. Mga Solusyon sa Digital Process Automation (DPA)

Ang mga solusyon sa digital process automation ay mga kasangkapang nakatuon sa pag-uugnay ng mga interface na nakaharap sa customer at mga back-end system para makalikha ng digital na karanasan. Tinitiyak nila na kapag nag-submit ang customer ng form, nagpa-schedule ng appointment, o nakipag-chat sa bot, ang tamang daloy ng trabaho ay talagang nagsisimula sa likod ng eksena.

Kaya kung may nag-fill out ng request sa iyong portal, hindi lang ito basta mawawala sa Google Sheet at dasal. May totoong nangyayari: may nalilikhang kaso, may nagsisimulang workflow, at may team na naabisuhan.

Lalo itong kapaki-pakinabang kung may komplikado kang mga daloy na nakaharap sa customer na umaasa sa maraming sistemang kailangang mag-usap-usap.

Ang mga plataporma tulad ng OutSystems at Creatio ay ginawa talaga para dito. Pinag-uugnay nila ang mga interaksiyon sa harap ng user at ang lohika ng proseso at awtomasyon sa likod.

Sa madaling sabi: Kung gusto mong ang mga kilos ng customer ay magpasimula ng totoong workflow, DPA ang dapat mong piliin.

4. Mga Platapormang Pinangungunahan ng Integrasyon

Ang mga platapormang pinangungunahan ng integrasyon ay dinisenyo para pag-ugnayin ang magkakaibang kasangkapan at magpatakbo ng awtomatikong workflow sa pamamagitan ng real-time na paglilipat ng datos sa pagitan nila.

Sila ang mga tagapag-ugnay. Hindi nila layuning pamahalaan ang buong proseso ng negosyo mo, gusto lang nilang magkausap ang mga app mo nang hindi mo kailangang maging tagapamagitan.

Mainam ang integration-led automation platforms kung kailangan mo ng ganito: “Kapag may pumirma ng kontrata sa PandaDoc, i-update ang HubSpot, magpadala ng Slack notification, at i-tag sila sa Airtable.” Madali, mabilis, at walang kailangang engineering ticket.

Sa totoo lang: hindi para sa komplikadong lohika o mabibigat na compliance ang mga tool na ito. Pero kung nasa ops ka, marketing, o gusto mo lang tanggalin ang mano-manong copy-paste sa 10 app, magugustuhan mo sila.

Pinakasikat dito ang Zapier. Ang Make (dating Integromat) ay nagbibigay ng mas maraming kapangyarihan at kakayahang umangkop. Ang Workato ay may lakas na pang-enterprise (pero mas mahal). Ang Tray.io ay nasa gitna, na may mas developer-friendly na dating.

Marami kang magagawa sa mga platapormang ito: mag-sync ng datos sa iba’t ibang tool, mag-trigger ng mga notification, mag-manage ng mga simpleng approval flow, at magdugtong ng magagaan na automation na nakaharap sa customer.

Tandaan lang: habang gumugulo ang lohika mo, mas mabilis mong makikita ang limitasyon ng mga tool na ito. Pero para sa magagaan na automation? Plug-and-play talaga sila.

5. Mga Platapormang May Katalinuhan (Intelligent Automation Platforms)

Dito na nagsisimulang maging matalino ang mga plataporma ng intelligent automation.

Hindi tulad ng mga simpleng workflow tool na sumusunod lang sa mahigpit na patakaran, pinaghahalo ng intelligent automation platforms ang AI – gaya ng machine learning, natural language processing, at pagdedesisyon batay sa konteksto. Kaya imbes na “kung X, gawin Y,” nagkakaroon ka ng “kung parang X ito at negatibo ang damdamin at sinasabi ng dokumento ang Y, gawin ang Z.” May lalim. May kakayahang umangkop.

Lalo itong kapaki-pakinabang kapag magulo ang datos mo o gusto mong ang automation ay parang tao ang kilos.

Ano ang itsura nito sa aktwal? Pagbasa ng mga invoice na walang template. Pag-prioritize ng mga support ticket batay sa tono. Awtomatikong pag-uuri ng mga dokumento o pagdedesisyon sa routing batay sa mga nakaraang pattern. Lahat ito posible.

Ilan sa malalaking pangalan dito ay UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder, at Automation Anywhere. Bawat isa ay nag-aalok ng kumbinasyon ng tradisyonal na automation at AI.

Kasama rin dito ang Botpress, lalo na kung gusto mo ng AI agents na nakakaintindi ng tanong ng user, natural sumagot, at nagpapasimula ng back-end workflow batay sa layunin.

Sa madaling salita? Kung kailangan ng automation mo na “magbasa sa pagitan ng mga linya,” intelligent automation ang sagot.

(Interesado? Ang aming intelligent process automation na artikulo ay mas detalyadong tumatalakay sa mga platapormang ito.)

Paano Magpatupad ng Business Process Automation: Isang Hakbang-hakbang na Gabay

Hindi kailangang maging malakihang AI digital transformation agad ang pagpapatupad ng business process automation. Pinakamainam magsimula sa maliit.

Kung nag-a-automate ka man ng unang internal workflow mo o pinapalitan ang pinagtagpi-tagping lumang tool, tutulungan ka ng gabay na ito na lapitan ang BPA nang malinaw.

1. Tukuyin kung saan ang sagabal

Bago ka mag-drawing ng flowchart o magkumpara ng automation tool, umatras muna at itanong: ano ba talaga ang nagpapabagal sa team?

Bawat kumpanya ay may ilang proseso na sobrang mano-mano, madaling magkamali, o sadyang nakakainis. Diyan makakatulong ang automation – hindi lang sa madaling lagyan ng workflow.

Kung hindi mo alam kung saan magsisimula, kausapin ang mismong gumagawa ng trabaho. Ano ang paulit-ulit? Ano ang sanhi ng pagkaantala? Ano ang laging nagkakamali? Maaari ka ring tumingin sa mga support ticket, reklamo ng user, o datos ng sistema para makita ang mga bottleneck.

2. Unawain ang kasalukuyang mga proseso

“Huwag i-automate ang hindi mo nauunawaan” dapat ang unang patakaran sa anumang BPA playbook.

Madaling ma-excite na i-automate ang magulong proseso, pero kung hindi mo pa talaga naintindihan kung paano ito gumagana (at kung bakit ito ganoon), magdudulot lang ito ng sakit ng ulo sa huli.

Dito sulit ang mabilisang pagsusuri. Kahit simpleng tanong na “Sino ang nagpapasimula ng workflow na ito?” o “Saan kadalasang natitigilan ang proseso?” ay makakatipid ng oras sa pag-aayos.

At huwag kalimutan ang magulong bahagi. Ang mga edge case, mga pansamantalang solusyon na ginagamit ng tao para gumana ang proseso – diyan kadalasang sumasablay ang automation.

Siguraduhing hanapin ang:

• Sino ang nagpapasimula ng workflow at sa anong kundisyon?
• Anong mga sistema ang kasalukuyang kasali? Alin ang hindi magkasundo?
• Saan nagkakaroon ng handoff? Saan ito kadalasang bumabagsak?
• Aling mga hakbang ang umaasa sa mga mano-manong paraan?

3. Mag-research ng BPA na solusyon

Kapag na-mapa mo na ang kasalukuyang proseso at alam mo na ang gustong baguhin, panahon na para pumili ng kasangkapan. Pero ito ang hamon: walang iisang “pinakamagaling” na BPA platform.

May mga ginawa para sa simpleng task automation. May iba para sa komplikado at maraming hakbang na workflow na maraming integration. Kaya ang totoong tanong: ano ang babagay sa iyo?

Alamin kung gaano ka-teknikal ang team mo, anong mga sistema ang kailangang i-integrate ng BPA tool, at gaano dapat ka-flexible ang mga workflow. May mga kumpanyang kailangan ng malalim na customization. May iba naman na gusto lang ng tool na kayang patakbuhin agad ng ops team nila.

Pwede mo itong lapitan sa tatlong paraan:

Magaan na task automation

Ang mga tool na ito ay ginawa para sa bilis at kasimplehan. Mainam kung ang ia-automate mo ay tuwiran at paulit-ulit na gawain.

Pinakamabisa sila para sa mga bagay tulad ng PTO request, simpleng lead routing, o “kung ito, gawin iyon” na lohika – mga gawain na hindi nangangailangan ng komplikadong desisyon o maraming hakbang.

Hanapin ang mga tampok tulad ng:

• Prebuilt na integration sa iyong CRM o ticketing tool
• Simple at drag-and-drop na workflow builder
• Malinaw na limitasyon sa scalability o pagiging komplikado

Ilan sa mga kilalang plataporma dito ay Botpress, Zapier, Automate.io, at mga built-in na tool gaya ng Notion automations.

Kung unang beses mong susubukan ang BPA o gusto mo ng mabilisang resulta, maganda itong panimulang punto.

Mid-range na workflow automation

Dito nagsisimulang lumakas ang automation. Mainam para sa mga team na lampas na sa basic task automation at nangangailangan ng workflow na tumutugon sa mas pabago-bagong kalagayan o may kasamang human-in-the-loop na desisyon.

Maaaring nagra-route ka ng approval batay sa laki ng deal, nag-e-escalate ng support ticket batay sa tono, o nagpapasimula ng multi-step na sequence kapag may nagbago sa customer data sa CRM mo.

Karaniwan, balanse ang mga tool na ito sa pagiging madaling gamitin at kakayahan. May no-code o low-code interface pa rin, pero mas kontrolado mo na ang lohika, exceptions, at roles.

Ilan sa mga karaniwang tampok ng mid-range workflow automation platform ay:

• Branching logic at conditional na mga landas
• Role-based na pahintulot
• Suporta para sa parehong structured na daloy at flexible na exceptions

May ilang tool din sa kategoryang ito na may built-in na audit trail at integration sa mga kritikal na sistema ng negosyo tulad ng CRM, ERP, o knowledge base.

Kabilang sa mga kilalang plataporma ang Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (na may mga patakaran at awtomasyon), at Monday.com na may lohika ng workflow.

Sa huli, mahusay ang mga mid-tier na kasangkapan kung gusto mong bigyan ng mas malinaw na estruktura at pagiging sopistikado ang mga operasyon ng negosyo—nang hindi kailangang maging pang-malakiang antas. Makakamit mo pa rin ang bilis at kadalian, pero may mas malawak na kontrol.

BPA na pang-malakiang negosyo

Ito ang mga matitibay na plataporma na ginawa para pamahalaan ang end-to-end na mga workflow sa maraming koponan at sistema. Ginawa ang mga ito para sa malakihang operasyon at komplikadong proseso—perpekto para sa pandaigdigang operasyon o mga sunud-sunod na pag-apruba.

Kung ang mga proseso mo ay sumasaklaw sa maraming sistema (CRM, ERP, HRIS, custom na database), o kung kailangan mo ng detalyadong kontrol sa pagsunod sa mga regulasyon, dito ka dapat sa pang-enterprise na BPA.

Tungkol sa orkestrasyon ang mga enterprise platform. Ibig sabihin, mga workflow na kayang humawak ng mga eksepsiyon, mag-sync ng real-time na datos sa iba’t ibang kasangkapan, at panatilihin ang pagsunod sa mga patakaran nang hindi napuputol ang daloy.

Mga tampok na dapat hanapin:

• Komprehensibong suporta sa integrasyon
• Malalakas na tampok sa pagsunod at audit trail
• Disenyong madaling gamitin para sa kolaborasyon

Karaniwan, may kasamang built-in na analytics, SLA tracking, sandbox environments, at role-based na pamamahala ang mga plataporma sa antas na ito para suportahan ang laki at komplikasyon.

Kabilang sa mga kilalang pangalan ang Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx, at Appian.

At tandaan: anumang plataporma ang piliin mo, dapat ito ay umaayon sa kasalukuyang paraan ng pagtatrabaho ng mga koponan mo. Kung pinipilit ka ng kasangkapan na baguhin ang buong proseso mo para lang magkasya ito, hindi iyon ang tamang kasangkapan.

4. Subukan muna ang napiling solusyon

Bago ka tuluyang mag-automate, magsimula sa isang workflow lang. Isa lang.

Isipin mo ito bilang pagsubok. Ito ang “gapang” sa klasikong modelong Gapang-Lakad-Takbo.

Pumili ng simpleng proseso pero mahalaga. Halimbawa, awtomatikong pag-apruba ng PTO request o pag-ruruta ng bagong support ticket. Ang mahalaga, nasusukat ito—oras na natipid, gawaing natapos nang mas mabilis, at mas kaunting pagkakamaling mano-mano.

Puwede mong buuin ito gamit ang bagong BPA tool mo nang mano-mano, o hayaang AI ang mag-asikaso ng lohika at mga edge case kung handa ka na.

May mga koponan na nagsasagawa ng pilot sa sandbox. Ang iba, nagla-live agad kasama ang maliit na grupo at binabantayan ang resulta. Sa alinmang paraan, natututo ka kung saan sumasablay, ano ang kailangang ayusin, at ano talaga ang epekto.

Kung naging matagumpay ang pilot? Congrats! May patunay ka na. Gamitin ito para pinuhin ang setup at gawing basehan para sa mas malawak na pagpapatupad. Kung hindi? Mas maganda pa, nakita mo agad ang problema bago ito lumaki.

At kung gusto mo ng mas malalim na gabay kung paano istraktura ang ganitong rollout, basahin ang isinulat ng mahusay kong kasamahan tungkol sa strategic chatbot implementation. Tinatalakay nito kung paano lumipat mula gapang, lakad, hanggang takbo—nang hindi nadadapa.</sty0>

5. Sanayin ang iyong koponan

Kahit ang pinakamahusay na automation setup ay hindi magtatagal kung hindi ito naiintindihan ng koponan—o mas masahol pa, kung pakiramdam nila ay ipinilit lang ito nang walang paliwanag.

Dapat maramdaman na ang automation ay isang kapaki-pakinabang na pag-upgrade, hindi isang biglaang pamalit. Kung hindi alam ng mga tao kung paano ito papasok sa araw-araw nilang gawain o saan pupunta kapag may nasira, babalik agad sila sa dating nakasanayan.

Kaya huwag lang basta bigyan ng login. Ipakita sa kanila kung paano ito gumagana sa sarili nilang mundo. Ipakita kung anong gawain ang nababawas. Ipaunawa na ito ay para sa mas kaunting paulit-ulit na gawain, hindi para magbawas ng tao.

Depende sa laki at setup ng koponan mo kung paano mo ito ipapatupad, pero karaniwang nagsisimula ang malakas na pagtanggap sa:

• Walkthrough na ayon sa tungkulin para makita ng bawat koponan kung paano ito akma sa trabaho nila
• Mabilisang gabay o maiikling Loom video para kapag nalimutan kung anong pindutan ang para saan
• Isang bukas na channel (Slack, email, atbp.) para sa mga tanong, puna, o pag-uulat ng isyu

Sa madaling salita: gawing kasangkapan ang automation, hindi banta.

6. Palawakin at ulitin

Hindi ibig sabihin na gumana ang BPA pilot mo ay tapos ka na. Ang pinakamahusay na automation system ay umuunlad sa paglipas ng panahon, at ang mabilisang pagpapalawak nang walang pagpipino ay mabilis na magdudulot ng problema.

Kapag nakita mo na ang halaga mula sa unang workflow, palawakin nang dahan-dahan. Magdagdag ng bagong gamit, isama ang mas maraming koponan, at simulan ang pagbubuo ng sistemang lalong gumaganda habang lumalaki.

Dito pinakamahalaga ang pag-ulit. Patuloy na subaybayan ang mahahalagang palatandaan: Mas mabilis bang natatapos ang workflow? Bumaba ba ang error rate? Ginagamit ba talaga ng mga tao ang bagong sistema?

Pagkatapos, mag-adjust ng paunti-unti habang nagpapatuloy:

• Higpitan ang lohika. Kung paulit-ulit na sumasablay sa parehong bahagi, balikan ang mga trigger o kondisyon.
• Pahusayin ang mga handoff. Dagdagan ng linaw kung saan nagtatagpo ang workflow ng maraming koponan o kasangkapan.
• Subaybayan ang pagtanggap. Kung bumaba ang paggamit, kausapin ang koponan. Nakakalito ba ang proseso? Bumabalik ba ang mano-manong trabaho?
• Balikan ang mga sukatan. Tama ba ang sinusukat mong KPI? Magdagdag ng bago kung kailangan (hal. turnaround time, task completion rate).

Kapag maayos na ang lahat, gumawa ng internal playbook. Sa ganitong paraan, makakabuo ang ibang koponan mula sa mga gumaganang proseso nang hindi nagsisimula sa umpisa.

Ano ang mga halimbawa ng paggamit ng business process automation?

HR onboarding

Mukhang simple ang onboarding hanggang mapansin mong napakaraming kailangang asikasuhin. Mga account na kailangang likhain, dokumentong kailangang kunin, kagamitan na kailangang ihanda, at iskedyul na kailangang punan—hindi nauubos ang listahan.

Kung walang automation, karamihan dito ay nangyayari sa walang katapusang email thread at update sa spreadsheet. Mabagal, madaling magkamali, at sa totoo lang? Sakit ng ulo para sa lahat.

Tingnan natin kung paano mapapadali ng BPA ang onboarding, para sa HR at sa bagong empleyado.

I-trigger ang workflow sa mismong pagtanggap ng alok

Nagsisimula ang magic kapag pumayag na ang kandidato. Kayang awtomatikong gumawa ng BPA tool ng employee record sa HRIS, magpadala ng welcome email at compliance form, at simulan ang mga susunod na hakbang nang hindi na kailangang paalalahanan ang bawat departamento.

Isipin mo ito: sa mismong sandaling mapirmahan ang alok, makakatanggap ng ticket ang IT team para mag-set up ng laptop at user account. Samantala, makakatanggap naman ang bagong empleyado ng personalized na onboarding email at link para mag-upload ng mga kailangang dokumento.

Mag-iskedyul nang walang pabalik-balik

Orientation, enrollment sa benepisyo, unang araw na check-in—lahat ng ito ay puwedeng awtomatikong ma-iskedyul.

Sa halip na mano-manong magtugma ng iskedyul, kayang magreserba ng BPA tool ng oras batay sa availability at magpadala ng kumpirmasyon sa lahat ng kasali.

At ayun na. Walang nalalaktawang hakbang at ramdam ng bagong empleyado ang mainit na pagtanggap.

Anong mga kasangkapan ang nagpapagana nito?

Karaniwan, pinagsasama ang iba’t ibang kasangkapan: HRIS platform tulad ng BambooHR o Personio para sa datos ng tao, workflow automation tool tulad ng Kissflow o Pipefy para magdugtong ng mga gawain, at ITSM tool tulad ng Jira Service Management para siguraduhing hindi napapabayaan ang tech setup.

Suporta sa customer

Aminin natin. Maraming oras ang nasasayang ng support agent sa mga bagay na hindi naman talaga pagtulong sa customer. Pag-aayos ng ticket. Pagbibigay ng prayoridad. Pag-alam kung sino ang dapat humawak. Habang naghihintay ang customer.

Dito pumapasok ang automation (at paggamit ng AI sa customer service). Hindi ito pamalit sa support team mo, kundi para bawasan ang gawain nila para makapagpokus sila sa totoong problema.

Awtomatikong pag-triage

Kapag may pumasok na support request, may kailangang magpasya kung tungkol saan ito. Billing ba? Bug? Galit ba ang customer o nalilito lang?

Kayang-kaya itong gawin ng BPA system. Gamit ang AI (halimbawa: sentiment analysis, keyword matching, o kasaysayan ng account), kayang ikategorya at bigyan ng prayoridad ng BPA system ang mga tiket nang awtomatiko. Sa halip na isa-isang silipin ng ahente ang bawat request, diretso na sila sa mga pinaka-nangangailangan ng kanilang atensyon.

Matalinong pagruruta

Kapag nakategorya na ang ticket, ang susunod ay ipadala ito sa tamang tao. Malaking oras ang nasasayang kung mano-mano ito.

Sa BPA, agad na nangyayari ang pagruruta. Ang tanong sa billing ay napupunta sa Finance. Ang high-priority na bug ng produkto ay diretso sa Engineering. Ang isyu ng VIP na kliyente ay nafa-flag para sa iyong mga senior na ahente. Anumang lohika ang kailangan mo, puwede mong buuin at lahat ito ay tumatakbo sa likuran.

Awtomatikong pagpuno at pag-update ng status

Alam ng bawat ahente ng suporta ang hirap ng pagkopya at pag-paste ng impormasyon ng customer mula sa isang sistema papunta sa iba pa.

Pero kung nakakabit ang iyong BPA sa CRM o mga panloob na kasangkapan, puwede nitong awtomatikong punan ang mga field ng tiket gamit ang kaugnay na datos bago pa man ito maabot ng ahente.

Maaari mo ring gamitin ang awtomasyon para magpadala ng real-time na mga update ng status o mag-follow up sa mga nakabinbing tugon. Ibig sabihin, mas kaunting manu-manong gawain para sa mga koponan, at mas maayos na karanasan para sa customer.

Mga kasangkapan na nagpapadali nito

May mga built-in na BPA na tampok ang mga plataporma tulad ng Zendesk at Freshdesk. Ipares ito sa mga AI-powered na routing tool at mga integration sa iyong CRM o panloob na knowledge base, at mayroon ka nang support engine na kayang mag-scale.

Paalam sa paulit-ulit na mga gawaing administratibo.

Pamamahala ng kontrata

Manu-manong pinamamahalaan ang mga kontrata? Maligayang pagdating sa kaguluhan ng version-control at mga nakaligtaang deadline. Ang pag-awtomatiko ng mga workflow ng kontrata ay nagdadala ng kaayusan at bilis – salamat sa AI sa procurement!

Awtomatikong gumawa ng kontrata

Pinakamainam para sa: Karaniwang kasunduan tulad ng NDA, SOW, o MSA.

Gawain nito: Kumukuha ng datos mula sa mga template at awtomatikong pinupunan ang detalye batay sa CRM o input mula sa form.

Mainit na tip: I-lock ang mahahalagang bahagi para maiwasan ang hindi awtorisadong pagbabago, ngunit mag-iwan ng puwang para sa mga pasadyang termino.

Ipadala para sa pagsusuri at e-pirma

Pinakamainam para sa: Panloob na pag-apruba, kolaborasyon ng mga team, at pirma ng kliyente.

Ano ang ginagawa nito: Ipinapadala ang mga kontrata sa tamang tao sa tamang oras – gaya ng legal, pananalapi, manager, o kliyente – batay sa mga itinakdang patakaran.

Mainit na tip: Gumamit ng mga kasangkapan na sumusubaybay kung sino ang nagbukas at pumirma, para hindi ka manghuhula kung saan natigil ang proseso.

Subaybayan ang mga pagbabago at magtakda ng paalala

Pinakamainam para sa: Pananatiling sumusunod at napapanahon ang mga kontrata.

Gawain nito: Nagtatala ng mga pag-edit at pag-apruba sa audit trail, tapos nagpapadala ng paalala para sa renewal o nalalapit na compliance review.

Mainit na tip: Huwag umasa na may makakaalala – mag-set up ng auto-notification 30, 60, o 90 araw bago ang mahahalagang petsa.

Anong mga kasangkapan ang nagpapagana nito?

Kabilang sa mga karaniwang kasangkapan ang mga CLM platform (hal. Ironclad, DocuSign CLM), mga tool para sa dokumentong awtomasyon, workflow at e-signature platform (hal. PandaDoc, HelloSign).

Pagproseso ng invoice at gastusin

Ang manu-manong paghawak ng invoice ay gawain na ubos-oras at pasensya. Kopya ng mga numero mula sa PDF, paghahanap sa email para sa pag-apruba, habol ng resibo – hindi nakapagtataka kung bakit laging abala ang finance team.

Himayin natin kung paano tinutulungan ng BPA na ayusin ito.

I-extract ang datos ng invoice

Unang hakbang: iwanan ang manu-manong pagpasok ng datos. Ang mga BPA tool na may OCR o AI ay kayang mag-scan ng mga invoice at awtomatikong kunin ang mahahalagang detalye tulad ng pangalan ng vendor, mga halaga, petsa ng pagbayad, at mga item sa linya – awtomatiko. Ibig sabihin, wala nang paglipat-lipat sa pagitan ng mga file at spreadsheet.

Ipares sa PO o budget

Kapag nasa sistema na ang datos, kailangan itong i-match sa isang bagay. Halimbawa, sa umiiral na purchase order o budget ng departamento.

Awtomatikong ginagawa ito ng awtomasyon at tina-flag ang anumang hindi tugma, kaya walang nakakalusot na hindi napapansin.

Ipadala para sa pag-apruba

Imbes na magpadala ng email na “Puwede mo ba itong aprubahan?”, ipaubaya sa BPA ang routing. Kayang ipadala ng sistema ang tamang invoice sa tamang tao batay sa mga panuntunan.

At oo, magpapaalala rin ito sa kanila.

I-sync sa mga accounting tool

Kapag na-aprubahan na ang lahat, kayang itulak ng BPA ang na-aprubahang invoice sa iyong accounting software nang awtomatiko. Wala nang dagdag na pag-encode. Tapos agad.

Pinadadali ng mga tool tulad ng Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks, at NetSuite ang setup na ito. Kung mano-mano pa rin ang proseso ng iyong finance team… ayusin na natin 'yan.

Maglunsad ng AI Solution sa Susunod na Buwan

Ang awtomasyon ang paraan ng mga modernong team para bumilis at magpokus sa mga gawaing tunay na mahalaga.

Ang Botpress ay isang conversational AI platform na nagbibigay ng mga kasangkapan para makabuo ng makapangyarihang business process automation – mula sa simpleng workflow hanggang sa komplikadong multi-system integration.

Sa mga visual flow builder, walang limitasyong integration, at suporta sa maraming wika, kahit sino ay kayang maglunsad ng scalable na awtomasyon nang hindi kailangang magsulat ng kahit isang linya ng code.

Simulan ang paggawa ngayon. Libre ito.

FAQ

Ano ang business process automation (BPA)?

Ang BPA ay tumutukoy sa paggamit ng teknolohiya para awtomatikong isagawa ang mga paulit-ulit na workflow at proseso. Karaniwan itong gumagamit ng mga software tool at aplikasyon na nagpapadali ng mga gawain, nagpapababa ng manu-manong trabaho, at nagpapataas ng kabuuang episyensya.

Aling mga proseso ng negosyo ang pinakamainam i-automate?

Ang mga prosesong madalas gawin at may malinaw na panuntunan ang pinakaangkop para sa awtomasyon. Halimbawa, employee onboarding, pag-apruba ng pagbili, pakikipag-ugnayan sa customer service, at pag-encode ng datos ay puwedeng i-automate para makatipid ng oras at maiwasan ang pagkakamali.

Ano ang pagkakaiba ng RPA at BPA?

Ang Robotic Process Automation (RPA) ay gumagamit ng software bot para sa simpleng, paulit-ulit na gawain tulad ng pag-encode ng datos, habang ang Business Process Automation (BPA) ay nag-uugnay ng iba’t ibang sistema para awtomatikong isagawa ang buong workflow at maraming hakbang ng proseso para sa mas malawak na pagpapabuti.

Sino ang nakikinabang sa pag-automate ng mga proseso ng negosyo?

Nagdadala ng halaga ang awtomasyon sa lahat. Nakakatipid ng oras at pera ang negosyo, nakakapagpokus ang mga empleyado sa mas mahahalagang gawain, at mas mabilis at maaasahan ang serbisyo para sa mga customer.

Paano ko masusukat ang ROI ng BPA?

Masusubaybayan ang ROI sa pamamagitan ng pagmamanman ng mga pangunahing sukatan tulad ng pagbawas sa oras ng proseso, pagtitipid sa gastos, pagbuti ng katumpakan ng datos at pagsunod sa regulasyon, at mas mataas na kasiyahan ng customer. Ang regular na pagsusuri at feedback mula sa mga team ay tumutulong matiyak na naibibigay ng BPA ang inaasahang benepisyo.

Gaano katagal bago makita ang resulta ng BPA?

Bagama’t may mga benepisyo na makikita sa loob ng ilang buwan, kadalasan ay mas matagal bago maramdaman ang buong epekto. Mahalaga ang paunti-unting pagpapatupad at tuloy-tuloy na pag-optimize para makuha ang pangmatagalang halaga ng BPA.