ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสาร: 4 ตัวอย่างการใช้งานจริงที่ช่วยประหยัดเวลา

ย้อนกลับไปไม่กี่ปีที่แล้ว ตอนที่ฉันเรียนวิชาเคมี 101 ระดับปริญญาตรี เทอมหนึ่งก็เกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด — โควิดระบาด ก่อนสอบปฏิบัติจริง

และแทนที่จะสอบ มหาวิทยาลัยแจ้งเราว่า “พิมพ์บันทึกแลปทั้งหมดของคุณเป็น PDF แล้วส่งมา”

ห้าสิบหน้าของตาราง สูตร ปฏิกิริยา และการคำนวณที่เขียนด้วยมือ ต้องมานั่งพิมพ์ใหม่ทั้งหมดเพื่อให้ผ่าน ตอนนี้เหรอ? ฉันแค่สแกนมันทั้งหมด

AI agents ตอนนี้สามารถอ่านลายมือที่อ่านยากของฉันได้ — ดีพอที่จะให้ฉันตรวจสอบข้อผิดพลาด ถามคำถามเกี่ยวกับเนื้อหา ส่งเวอร์ชันต่าง ๆ หรือแชร์เอกสารให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่แม้แต่คำเดียว

ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสารช่วยป้องกันไม่ให้ “dilations” ที่เขียนด้วยมือของคุณกลายเป็น “delusions” ในกล่องจดหมายของคนอื่น

ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสารคืออะไร?

ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสาร (DWA) คือการใช้ซอฟต์แวร์เพื่อขับเคลื่อนเอกสารผ่านชุดงานต่าง ๆ เช่น การรับข้อมูล การจัดหมวดหมู่ การตรวจสอบ การอนุมัติ และการส่งต่อ โดยไม่ต้องพึ่งการส่งมอบงานด้วยมือ

DWA เป็นส่วนหนึ่งของ business process automation ที่ช่วยให้ทีมงานแทนที่งานเอกสารซ้ำ ๆ ด้วยกระบวนการอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI

แต่เดิมการทำงานอัตโนมัติของเอกสารจะใช้ระบบ OCR ที่อาศัยกฎในการสแกนตัวอักษรและดึงข้อความออกมา แต่ตอนนี้ด้วย AI agents กระบวนการเดียวกันนี้ขับเคลื่อนด้วยเครื่องมือที่เข้าใจโครงสร้างและความหมายของแต่ละส่วนในเอกสาร

เมื่อแยกเนื้อหาออกเป็นส่วนย่อยที่มีโครงสร้างและความหมาย AI agents สามารถส่งข้อมูลเหล่านั้นไปยังระบบอย่าง CRM หรือแพลตฟอร์มทิกเก็ต เพื่อให้ระบบเหล่านั้นดำเนินการหรือส่งต่อขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ

คำศัพท์สำคัญเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสาร

ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสารทำงานอย่างไร?

ขั้นตอนที่ 1: รับและแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล

เอกสารถูกอัปโหลดเป็นไฟล์ — PDF, DOCX, อีเมล หรือ HTML Parsing จะเปลี่ยนไฟล์นั้นให้เป็นข้อมูลโครงสร้างที่ระบบเข้าใจและนำไปใช้งานได้

Parsing จะแยกเอกสารออกเป็นบล็อกย่อย ๆ เช่น หัวข้อ ย่อหน้า ตาราง รายการ และเชิงอรรถ แต่ละบล็อกจะถูกติดป้ายกำกับด้วยข้อมูลบริบทที่ระบุหน้าที่ เช่น เป็นหัวข้อ เป็นค่า เป็นป้าย หรืออื่น ๆ

Parsing สร้างแผนที่เอกสารที่รับรู้โครงสร้าง ซึ่งจะถูกเก็บไว้ใน vector database แผนที่นี้เป็นฐานข้อมูลที่ AI agents ใช้ในการวิเคราะห์เนื้อหาและความเชื่อมโยงของแต่ละส่วน

ขั้นตอนที่ 2: ดึงข้อมูลสำคัญจากแต่ละไฟล์

AI agent จะนำโครงสร้างที่แยกวิเคราะห์แล้วมาระบุสิ่งที่สำคัญ เช่น

• ฟิลด์และเอนทิตี: ชื่อ วันที่ จำนวน ที่อยู่
  
  
• ความสัมพันธ์: ค่าต่าง ๆ สัมพันธ์กับป้ายกำกับใด ส่วนไหนขึ้นกับส่วนอื่น
  
  
• บริบท: ค่านั้นมาจากส่วนไหนของเอกสาร — สรุป เชิงอรรถ ข้อกฎหมาย ฯลฯ

กระบวนการนี้เรียกว่า AI document indexing โดยแต่ละส่วนของเนื้อหาจะถูกฝังและเก็บในฐานข้อมูลเวกเตอร์ เป็นความหมายเชิงความหมายที่ agent สามารถค้นหาได้

ดังนั้น แทนที่จะ “สแกน” หาคีย์เวิร์ด agent สามารถถามได้ว่า:

“ในเอกสารนี้ ผู้ใช้ตกลงเงื่อนไขการชำระเงินไว้ที่ไหน?”

agent ยังสามารถให้คำตอบที่แม่นยำและสอดคล้องกับบริบทได้ แม้ข้อความในเอกสารจะใช้ถ้อยคำต่างกันโดยสิ้นเชิง

ขั้นตอนที่ 3: ส่งต่อเอกสารผ่านตรรกะและการอนุมัติ

เมื่อเนื้อหาถูกจัดทำดัชนีแล้ว AI agents สามารถตัดสินใจได้ว่าควรดำเนินการอะไรต่อและกับส่วนใด

AI orchestration นี้สามารถทำงานได้สองระดับ:

• ระดับเอกสาร: ส่งไฟล์ทั้งฉบับ (เช่น สัญญาที่ลงนามแล้วส่งต่อให้ฝ่ายกฎหมาย)
• ระดับเนื้อหา: ส่งเฉพาะส่วนที่ดึงออกมา (เช่น ข้อความที่ถูกตั้งข้อสังเกต หรือยอดเงินในใบแจ้งหนี้)

การตัดสินใจของ AI agent ขึ้นอยู่กับกฎและคำสั่งที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น ผู้รับเหมาอาจตั้งเงื่อนไขให้ AI agent สำหรับงานเอกสารว่า:

• หากเงื่อนไขการชำระเงินเกิน 60 วัน ให้ตั้งค่าสำหรับตรวจสอบด้วยมือ
• หากผู้ขายได้รับการอนุมัติและ PO ลงนามแล้ว ให้ส่งต่อไปยังฝ่ายการเงินโดยอัตโนมัติ

จากจุดนี้ เอกสารจะเริ่มแยกสาย รวม หรือดำเนินการต่อ ตามเนื้อหาและวัตถุประสงค์การใช้งาน

ขั้นตอนที่ 4: จัดเก็บและติดตามข้อมูลเอกสารที่มีโครงสร้างเพื่อการตรวจสอบ

ในขั้นตอนนี้ ตัวเอกสารเองถูกจัดเก็บไว้แล้ว — สิ่งสำคัญคือการติดตามการใช้งาน

AI agents จะบันทึกทุกการตัดสินใจที่เกิดขึ้นกับเอกสาร ซึ่งอาจรวมถึง:

• ส่วนใดของเอกสารถูกเข้าถึง
• ค่าที่ถูกดึงออกมาและนำไปใช้
• เวอร์ชันใดถูกอ้างอิง
• ใครเป็นผู้อนุมัติ และเมื่อไร

สิ่งนี้สร้าง เส้นทางการตรวจสอบที่มีโครงสร้าง เป็นหลักฐานว่ามีนโยบายถูกปฏิบัติตาม สัญญาได้รับการอนุมัติ หรือเหตุการณ์ใดเป็นตัวกระตุ้น โดยไม่ต้องค้นหาในอีเมลหรือ Slack

การติดตามแบบนี้ทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณโปร่งใสและตรวจสอบได้มากขึ้น พร้อมทั้งช่วยให้มีการนำระบบไปใช้มากขึ้น

ประโยชน์หลักของการทำเวิร์กโฟลว์เอกสารให้เป็นอัตโนมัติ

ลดเวลาการดำเนินงานระหว่างแผนก

เมื่อมีการอัปโหลดเอกสาร ระบบจะวิเคราะห์และส่งต่อ — พร้อมบริบทที่ถูกต้อง — ไปยังผู้ที่ต้องดำเนินการต่อทันที

ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะเห็นข้อมูลโครงสร้างเดียวกันตั้งแต่ต้น ช่วยให้การอนุมัติเร็วขึ้นและลดการส่งต่องานซ้ำ

การจัดการแบบนี้มีประสิทธิภาพมากในกรณีใช้งานอัตโนมัติ เช่น แชทบอทสร้างลูกค้าเป้าหมาย ที่ส่งต่อข้อมูลฟอร์มไปยังทีมต่าง ๆ

ลดข้อผิดพลาดจากการจัดการข้อมูลด้วยมือ

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะรับไฟล์ตามที่เป็น — ไม่ว่าจะสแกน พูด เขียนมือ หรือส่งออก — แล้วแปลงเป็นข้อมูลโครงสร้าง

และเมื่อ 45% ของธุรกิจขนาดเล็กและกลางในสหรัฐฯ ยังใช้บันทึกด้วยมือ ในการจัดการข้อมูลพนักงานและผู้ขาย ข้อผิดพลาดเหล่านี้จึงเกิดขึ้นเป็นประจำ

ระบบอัตโนมัติจะดึงข้อมูลสำคัญและเชื่อมโยงกับระเบียนที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ ลดงานแก้ไขและข้อผิดพลาดตั้งแต่แรก

ช่วยให้ปฏิบัติตามนโยบายด้วยเวิร์กโฟลว์ที่โปร่งใส

เมื่อเอกสารผ่านเวิร์กโฟลว์ คุณต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น — ใครอนุมัติ เห็นเวอร์ชันไหน และตัดสินใจอย่างไร

ระบบอัตโนมัติจะติดตามสิ่งเหล่านี้โดยอัตโนมัติ ทุกการดำเนินการจะถูกบันทึกทันที คุณสามารถเปิดระเบียนและรู้สถานะได้ทันที

ลดต้นทุนการดำเนินงานจากกระบวนการที่ใช้กระดาษจำนวนมาก

องค์กรดั้งเดิมจำนวนมากยังคงดำเนินงานสำคัญด้วยกระดาษ — เวิร์กโฟลว์ที่มีปริมาณมาก ทำด้วยมือ ไม่มีมาตรฐานการอัปโหลด และไม่มีรูปแบบข้อมูลโครงสร้าง

รายงานของ McKinsey ระบุว่า 75% ขององค์กรใช้งาน AI อย่างน้อยหนึ่งฟังก์ชันแล้ว แต่มีเพียง 1% เท่านั้นที่ถือว่าการใช้งานนั้นมีความสมบูรณ์

การจัดทำดัชนีเอกสารเคยมีต้นทุนสูงมาก แต่ด้วยโมเดล embedding เชิงภาพรุ่นใหม่ ราคาของการจัดโครงสร้างข้อมูลที่ซับซ้อนลดลงอย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เอกสาร

การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เอกสารเหมาะกับทุกกรณีที่คุณต้องการเปลี่ยนเอกสารที่ยุ่งเหยิงและไม่มีโครงสร้าง ให้กลายเป็นข้อมูลที่ระบบสามารถเข้าใจและนำไปใช้ต่อได้ ไม่ว่าจะเป็นแบบฟอร์มที่สแกนมา, PDF, สเปรดชีต — หรืออะไรก็ตามที่ไม่ได้ถูกสร้างมาให้เข้ากับฐานข้อมูลโดยตรง

ระบบอัตโนมัติช่วยให้เอกสารเหล่านั้นมีประโยชน์มากขึ้น และยังช่วยให้คุณสามารถติดตามได้ว่าข้อมูลแต่ละส่วน — แม้แต่เพียงวลีเดียว — ถูกดู อ้างอิง หรือใช้งานในระบบของคุณอย่างไรบ้าง

ตัวอย่างด้านล่างนี้จะแสดงให้เห็นว่าการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เอกสารนำไปใช้ได้อย่างไรใน 4 สถานการณ์ที่แตกต่างกัน:

การปรับข้อมูลเวชระเบียนผู้ป่วยให้ตรงกันในแต่ละครั้งที่เข้ารับการรักษาในระบบสาธารณสุข

ทุกครั้งที่ผู้ป่วยเข้ารับการรักษาจะมีเอกสารเพิ่มขึ้น เช่น แบบฟอร์มรับเข้า, ใบยินยอม, บันทึกการจำหน่าย, จดหมายส่งต่อ แต่ถ้าผลวินิจฉัยวันนี้ไม่เชื่อมโยงกับใบสั่งยาจากปีที่แล้ว ข้อมูลสำคัญก็อาจสูญหายได้

การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เอกสารช่วยแก้ปัญหานี้ตั้งแต่ต้นทาง โดยให้ผู้ใช้ส่งเอกสารดิบผ่าน แชทบอททางการแพทย์ ที่ออกแบบมาเพื่อจัดโครงสร้างข้อมูลทางคลินิก

ทันทีที่ไฟล์ถูกอัปโหลด ระบบจะประมวลผลโดยอัตโนมัติ หมายเลขผู้ป่วย, การวินิจฉัย, รายการยา และชื่อผู้ให้บริการจะถูกดึงออกมา จัดรูปแบบ และเชื่อมโยงกับประวัติผู้ป่วยเดิม

ทีมแพทย์ไม่ต้องรอเอกสารอีกต่อไป ทุกการเข้ารับการรักษา, หัตถการ, และใบสั่งยาจะถูกแสดงในบริบทที่ถูกต้องขณะตัดสินใจ

การแจ้งเตือนเงื่อนไขการชำระเงินที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในการอนุมัติทางการเงิน

ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับมักจะไม่สมบูรณ์ บางฉบับเป็นภาพสแกนที่ไม่มีข้อมูลกำกับ บางฉบับเป็นสเปรดชีตที่ช่องภาษีไม่ตรงกันหรือยอดรวมไม่ตรงกับสัญญา

แต่ละใบต้องถูกอ่าน ตรวจสอบ และติดตามต่อผ่านอีเมลหรือแชทใน Slack ทำให้การชำระเงินล่าช้า

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เอกสารจะประมวลผลใบแจ้งหนี้ทันทีที่ได้รับ ดึงหมายเลข PO, จำนวนภาษี, รายการสินค้า, ชื่อผู้ขาย และตรวจสอบกับเงื่อนไขในสัญญา แชทบอทการเงิน สามารถแจ้งเตือนข้อกำหนดที่ไม่ตรงกันก่อนอนุมัติใบแจ้งหนี้ได้

การตรวจจับการละเมิดกฎของพนักงาน/ผู้ขายในกระบวนการรับเข้าทำงานของธุรกิจค้าปลีก

เมื่อธุรกิจขยายไปต่างประเทศและเปลี่ยนเป็นรูปแบบไฮบริด ภาระงานรับเข้าทำงานของทั้งพนักงานและผู้ขายก็เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว

ผู้ขายส่งไฟล์ในรูปแบบของแต่ละบริษัท ผู้รับเหมาอัปโหลดเอกสารจากแอปมือถือ บางฟอร์มเป็นสำเนาสแกนจากรอบรับเข้าทำงานปีที่แล้ว — บางไฟล์ก็ขาดข้อมูลทั้งส่วน

ระบบอัตโนมัติของเอกสารจะอ่านไฟล์แต่ละฉบับทันทีที่ได้รับ ดึงข้อมูลบัตรประชาชน, รายละเอียดภาษี, และประเภทบทบาท แล้วตรวจสอบกับข้อมูลที่ระบบของคุณมีอยู่แล้ว

เอกสารที่หมดอายุหรือไม่ตรงเงื่อนไขจะถูกแจ้งเตือนก่อนที่ฝ่ายบุคคลหรือจัดซื้อจะต้องดำเนินการ

การกรอกเช็กลิสต์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของไซต์งานโดยอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ก่อสร้าง

ในไซต์งานก่อสร้าง เอกสารมักจะถูกส่งมาในรูปแบบที่หลากหลาย วิศวกรภาคสนามถ่ายรูปขณะทำงาน — ไม่มีป้ายกำกับ บางครั้งลำดับก็ผิด เช็กลิสต์ถูกพิมพ์ กรอกด้วยมือ สแกนในที่แสงน้อย แล้วอัปโหลดหลังจากนั้นหลายวัน

พ่อของฉันเจอแบบนี้ทุกสัปดาห์ ขณะดูแลโครงการโครงสร้างพื้นฐานโทรคมนาคม ด้วยพนักงานหลายร้อยคนกระจายตามไซต์งานนับสิบ ไม่มีเวลามาจัดระเบียบข้อมูล แต่ข้อมูลก็ต้องพร้อมใช้เมื่อถึงเวลารายงาน

แต่ละไฟล์จะถูกผูกกับไซต์งาน, งาน, หรือการตรวจสอบที่ถูกต้อง ระบบอัตโนมัติจะกรอกข้อมูลที่สามารถดึงได้โดยใช้เช็กลิสต์ที่มีโครงสร้าง

5 เครื่องมือยอดนิยมสำหรับการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เอกสาร

1. Botpress

เหมาะสำหรับ: ทีมที่ต้องการสร้างระบบอัตโนมัติเริ่มต้นจากการสนทนาและต้องเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์, เอกสาร, API และเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อน

Botpress เป็นแพลตฟอร์ม AI agent ที่ให้คุณควบคุมการจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารแบบเรียลไทม์ผ่าน การจัดทำดัชนีเอกสารด้วย AI ในรูปแบบการสนทนา

ออกแบบมาสำหรับกรณีที่ข้อมูลนำเข้าแตกต่างกันทั้งสื่อและรูปแบบ และการตัดสินใจขึ้นอยู่กับการแยกข้อมูลจากไฟล์, ขอข้อมูลเพิ่มเติม, และส่งต่อการดำเนินการผ่านเครื่องมือที่เชื่อมต่อ

สิ่งนี้มักเกิดขึ้นกับงานอนุมัติ, รับเข้าทำงาน, รายงาน, และบริการลูกค้า — ทุกที่ที่เอกสารมีข้อมูลสำคัญ แต่ผู้ใช้ต้องการความชัดเจนหรือขั้นตอนถัดไป

คุณสามารถกำหนดพฤติกรรมของ AI ได้ด้วยโฟลว์, หน่วยความจำ, และพรอมต์ สามารถส่งข้อมูลเข้า API ซึ่งเมื่อจัดทำดัชนีแล้ว จะนำไปสร้าง agent ที่ตัดสินใจตามข้อมูลที่พบได้

และแม้จะรองรับข้อมูลหลากหลายประเภท แพลตฟอร์มก็ให้คุณเชื่อมต่อและติดตั้งเวิร์กโฟลว์ได้ง่ายบนแพลตฟอร์มต่าง ๆ เช่น แชทบอท WhatsApp หรือ แชทบอท Telegram

ฟีเจอร์ที่รองรับเวิร์กโฟลว์เอกสาร:

• อัปโหลดไฟล์เข้าสู่คลังความรู้และดึงคำตอบเฉพาะผ่านแชท
• เชื่อมต่อ CRM, เครื่องมือฟอร์ม, ช่องทางสื่อสาร หรือแพลตฟอร์มลายเซ็น
• ใช้โฟลว์แบบไดนามิกเพื่อเก็บข้อมูลที่ขาดหรือยืนยันข้อมูลระหว่างสนทนา
• ติดตั้งใช้งานบน Slack, WhatsApp, Telegram หรือเชื่อมต่อกับเครื่องมือภายในของคุณโดยตรง

ราคา:

• แพ็กเกจฟรี: รวมเครื่องมือหลัก, 1 บอท, และเครดิต AI มูลค่า $5
• Plus: $89/เดือน — ทดสอบโฟลว์, การกำหนดเส้นทาง, ส่งต่อให้มนุษย์
• Team: $495/เดือน — SSO, ทำงานร่วมกัน, ติดตามการใช้งานร่วม
• Enterprise: กำหนดเอง — สำหรับการตั้งค่าพิเศษ, ปริมาณงานสูง, หรือควบคุมตามข้อบังคับ

2. Zapier

เหมาะสำหรับ: ทีมที่ไม่ใช่สายเทคนิคที่ต้องการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เอกสารโดยไม่ต้องยุ่งกับรายละเอียดเชิงเทคนิคของข้อมูล

Zapier เป็นแพลตฟอร์ม AI orchestration ที่ออกแบบมาเพื่อเชื่อมต่อเครื่องมือต่าง ๆ เมื่อมีเอกสารเข้ามา Zapier สามารถย้ายข้อมูล อัปเดตระบบที่เกี่ยวข้อง ดำเนินขั้นตอนถัดไป และทำให้ข้อมูลทุกอย่างซิงก์กัน

คุณสร้าง Zap — เวิร์กโฟลว์ขนาดเล็กที่ตอบสนองต่อทริกเกอร์และดำเนินการตามลำดับ เช่น การอัปโหลดไฟล์จากผู้ใช้จะนำไปสู่การสร้างรายการใหม่ใน CRM, ส่งอีเมล, แจ้งเตือนใน Slack หรือมอบหมายงานให้เพื่อนร่วมทีม

Zapier ทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มอย่าง Botpress ได้ดี เอกสารที่ถูกประมวลผลผ่านการสนทนา สามารถส่งต่อไปยัง Zapier เพื่อกรอกฟอร์ม, เซ็นเอกสาร, เพิ่มลงปฏิทิน หรือวิเคราะห์ข้อมูลต่อได้

ความสามารถหลักสำหรับการทำงานอัตโนมัติของเอกสาร:

• เชื่อมต่อกับแอปกว่า 6,000 รายการ — CRM, ฟอร์ม, ลายเซ็น, ที่เก็บไฟล์, ฐานข้อมูล
• โมดูล Webhook และ API สำหรับทริกเกอร์เอกสารที่ยืดหยุ่น
• ลอจิกแบบแตกแขนง, ตัวกรอง, และตัวแปลงรูปแบบสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้าง
• เหมาะกับบอทหรือ agent ด้านหน้าที่ต้องการระบบหลังบ้านที่เชื่อถือได้

ราคา:

• ฟรี: 100 งาน/เดือน, โฟลว์แบบขั้นตอนเดียว
• Starter: $29.99/เดือน — 750 งาน, ลอจิกพื้นฐาน
• Professional: $73.50/เดือน — โฟลว์หลายขั้นตอน, ตัวกรอง, เส้นทาง
• Team & Company: กำหนดเอง — สำหรับการขยายขนาด, ควบคุมการเข้าถึง, และการสนับสนุน

3. n8n

เหมาะสำหรับ: การตั้งค่าขนาดเล็กแบบติดตั้งเองที่ต้องการรับเอกสารและส่งต่อไปยังระบบอื่นโดยตรง

n8n เป็นแพลตฟอร์มอัตโนมัติที่ให้คุณสร้างโฟลว์โดยเชื่อมต่อแต่ละขั้นตอน เช่น webhook, ตัวแยกข้อมูล, ฐานข้อมูล, หรือบอท

ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์หรือคลาวด์ของคุณเอง และให้คุณออกแบบการเคลื่อนย้ายข้อมูลระหว่างแอปต่าง ๆ ได้อย่างเป็นภาพ

สำหรับระบบอัตโนมัติด้านเอกสาร n8n จะดูแลในส่วนของการส่งข้อมูล เมื่อเอกสารถูกประมวลผลจากที่อื่นแล้ว n8n จะเป็นระบบที่ส่งเนื้อหาไปยังจุดหมายที่ต้องการผ่าน API

มีคลังตัวเชื่อมต่อที่ดีที่สุดแห่งหนึ่ง เหมาะสำหรับเชื่อมโยงระหว่างตัวแทนเอกสาร, CRM, ระบบเซ็นเอกสาร, แดชบอร์ด และบอท

ความสามารถหลักสำหรับการทำงานอัตโนมัติของเอกสาร:

• ระบบอัตโนมัติแบบติดตั้งเอง ให้คุณเห็นทุกขั้นตอนการทำงาน
• มีโหนดสำหรับ HTTP, การจัดการไฟล์, การแปลงข้อมูล และการเรียกใช้บริการต่าง ๆ
• รองรับการเชื่อมต่อกับ OCR, การแปลงไฟล์ และบริการ LLM ผ่าน API

ราคา:

• ติดตั้งเอง: ฟรี
• Cloud Starter: $20/เดือน — 5,000 ครั้งประมวลผล
• Cloud Pro: $50/เดือน — หลายผู้ใช้, ปริมาณงานสูงขึ้น
• Enterprise: กำหนดเอง — SLA, สิทธิ์เข้าถึงขั้นสูง, โฮสต์แบบส่วนตัว

4. PandaDoc

เหมาะสำหรับ: ทีมที่ต้องการสร้างเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพและติดตามได้บนหลายแพลตฟอร์ม

PandaDoc คือแพลตฟอร์มสร้างเอกสารที่สามารถทำงานอัตโนมัติรอบเอกสารที่เชื่อมโยงกับหลายระบบ PandaDoc จะเน้นไปที่งานขายและงานดูแลลูกค้ามากกว่าการทำงานอัตโนมัติหลังบ้าน

คุณสามารถตั้งค่าเทมเพลต กรอกข้อมูลบางส่วน เชื่อมต่อแพลตฟอร์มที่ต้องสื่อสารกัน และแพลตฟอร์มจะมีฟีเจอร์ช่วยให้ขั้นตอนต่าง ๆ มีความน่าเชื่อถือ

เหมาะกับกรณีที่แชทบอทหรือ AI agent รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้แล้วส่งต่อให้ PandaDoc เพื่อสร้างข้อเสนอหรือเอกสารที่กรอกข้อมูลไว้ล่วงหน้า

ส่วนใหญ่ทีมจะเริ่มจากแผน Essentials ซึ่งไม่มีเครื่องมืออัตโนมัติเต็มรูปแบบ ทำให้ไม่เหมาะกับเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนมากนัก แต่การเชื่อมต่อหลักและระบบส่งเอกสารของแพลตฟอร์มยังแข็งแกร่งเพียงพอที่จะเป็นตัวเลือกที่ดี

ความสามารถหลักสำหรับการทำงานอัตโนมัติของเอกสาร:

• ระบบเซ็นเอกสารแบบฝังตัวที่ติดตามการเปิดดูและสถานะเอกสาร
• การเข้าถึงตามบทบาทและติดตามเวอร์ชันสำหรับการทำงานเป็นทีม

ราคา:

• ฟรี: เซ็นเอกสารพื้นฐานและอัปโหลดเอกสาร
• Essentials: $19/เดือน/ผู้ใช้ — เทมเพลตและคลังเนื้อหา
• Business: $49/เดือน/ผู้ใช้ — เชื่อมต่อ CRM และเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง

5. DocuWare

‍เหมาะสำหรับ: ทีมในอุตสาหกรรมที่มีข้อบังคับสูงซึ่งต้องการจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัยและจัดการเอกสารตามกฎเกณฑ์

DocuWare คือแพลตฟอร์มจัดการและอัตโนมัติเอกสารที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการขยายตัว เน้นโครงสร้างในเวิร์กโฟลว์เอกสาร โดยจะจับไฟล์, ดึงข้อมูล และส่งต่อผ่านเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ พร้อมควบคุมสิทธิ์เข้าถึงอย่างเข้มงวด

นิยมใช้ในฝ่ายบุคคล การเงิน และกฎหมาย ซึ่งเอกสารมักถูกตรวจสอบย้อนหลัง คุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ แล้ว DocuWare จะจัดการแปลงไฟล์ ตรวจสอบ ส่งต่อ และติดตามเวอร์ชันให้อัตโนมัติ

แพลตฟอร์มนี้เน้นการควบคุมมากกว่าความยืดหยุ่น แต่สำหรับทีมที่ต้องการความโปร่งใสและปฏิบัติตามข้อกำหนดตั้งแต่แรกเริ่ม ถือเป็นชั้นที่เชื่อถือได้ในระบบงาน

ความสามารถหลักสำหรับการทำงานอัตโนมัติของเอกสาร:

• เครื่องมือสร้างเวิร์กโฟลว์ พร้อมตรรกะงานและการอนุมัติ
• จัดทำดัชนีไฟล์สแกนด้วย OCR
• การเข้าถึงตามบทบาทและบันทึกการตรวจสอบ
• นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนด

ราคา:

• กำหนดเอง: ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้ พื้นที่จัดเก็บ และสิทธิ์การใช้งาน มีทั้งแบบคลาวด์และติดตั้งในองค์กร

เริ่มต้นอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสาร

ใคร ๆ ก็สแกน PDF ได้ — แต่ถ้าคุณอยากให้เอกสารสร้างผลลัพธ์จริง ต้องมีโครงสร้างที่ดี

Botpress สามารถเชื่อมต่อและแปลงข้อมูลจาก PDF, ตาราง, หน้า Notion, สเปรดชีต, เว็บไซต์ และอื่น ๆ ให้กลายเป็นข้อมูลที่ AI agent ของคุณนำไปใช้งานต่อได้

ข้อมูลเหล่านั้นจะถูกส่งต่ออัตโนมัติระหว่างผู้ใช้ เครื่องมือ และระบบต่าง ๆ โดยอิงตามบริบทของแต่ละคำถาม ด้วยระบบ HITL ในตัวและรองรับหลายช่องทาง คุณสามารถขยายระบบอัตโนมัติด้านเอกสารให้ทำงานร่วมกับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เริ่มสร้างได้เลยวันนี้ ฟรี!

คำถามที่พบบ่อย

ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารรองรับเอกสารหลายภาษาได้หรือไม่?

ได้ ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารสามารถรองรับเอกสารหลายภาษา เพราะโมเดล AI สมัยใหม่ได้รับการฝึกกับข้อมูลหลายภาษาและสามารถประมวลผลข้อความได้หลากหลาย อย่างไรก็ตาม ความแม่นยำอาจแตกต่างกันไปตามระดับการฝึกของ AI ในแต่ละภาษา สำเนียง และชุดอักขระ ดังนั้นธุรกิจที่ใช้ภาษาหายากควรทดสอบระบบอย่างละเอียดก่อนใช้งานจริง

สามารถเชื่อมต่อระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารกับ CRM หรือ ERP ที่ใช้อยู่ได้หรือไม่?

สามารถเชื่อมต่อระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารกับ CRM หรือ ERP ที่มีอยู่ได้ เพราะแพลตฟอร์มสมัยใหม่ส่วนใหญ่รองรับการเชื่อมต่อ API เพื่อให้ข้อมูลจากเอกสารไหลเข้าสู่ระบบลูกค้าและฐานข้อมูลปฏิบัติการได้

ธุรกิจประเภทใดได้ประโยชน์สูงสุดจากระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสาร?

ธุรกิจในอุตสาหกรรมอย่างการแพทย์ การเงิน กฎหมาย ประกันภัย ก่อสร้าง และค้าปลีก จะได้ประโยชน์สูงสุดจากระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสาร เพราะต้องจัดการกับฟอร์ม สัญญา ใบแจ้งหนี้ รายงาน และเอกสารด้านข้อกำหนดจำนวนมาก องค์กรใดที่มีขั้นตอนงานเอกสารซ้ำ ๆ จะประหยัดเวลาได้มากด้วยการอัตโนมัติการจัดการและส่งต่อเอกสาร

ข้อมูลที่ประมวลผลผ่านเครื่องมืออัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารปลอดภัยแค่ไหน?

ข้อมูลที่ประมวลผลผ่านเครื่องมืออัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารสามารถปลอดภัยสูงได้ เพราะแพลตฟอร์มที่เชื่อถือได้จะใช้การเข้ารหัสและบันทึกการตรวจสอบเพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญ อย่างไรก็ตาม ความปลอดภัยขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและวิธีตั้งค่าระบบ ดังนั้นธุรกิจที่ต้องจัดการข้อมูลลับควรตรวจสอบใบรับรองความปลอดภัยของผู้ให้บริการ

ต้องมีทักษะด้านเทคนิคในการตั้งค่าระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารหรือไม่ หรือผู้ที่ไม่ใช่นักพัฒนาก็ทำได้?

แม้การตั้งค่าระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เอกสารขั้นสูงบางอย่างจะต้องใช้ทักษะด้านเทคนิค เช่น การเชื่อมต่อแบบกำหนดเองหรือการตั้งค่า API แต่เครื่องมือสมัยใหม่หลายตัวมีอินเทอร์เฟซแบบไม่ต้องเขียนโค้ด ให้ผู้ที่ไม่ใช่นักพัฒนาสามารถสร้างและจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสารได้เอง งานอย่างการกำหนดตรรกะการส่งต่อและตั้งค่ากฎอัตโนมัติสามารถทำได้โดยผู้ใช้ทั่วไป แต่การใช้งานที่ซับซ้อนยังคงได้ประโยชน์จากการสนับสนุนของฝ่าย IT