O que é Automação de Processos de Negócios?

Já vi uma equipe de cadeia de suprimentos redirecionar um único pedido de compra por sete sistemas e quatro pessoas. Demorou cinco dias. O pedido em si? US$ 72 em toner para impressora.

Quando conversei com a equipe, ninguém soube me dizer por que o processo existia. Em vez disso, murmuraram a frase proibida: “É assim que sempre fizemos.”

É exatamente aqui que a automação de processos de negócio (BPA) se destaca. Não são chatbots de IA chamativos ou braços robóticos — mas sim a automação eficiente de processos que consomem horas toda semana.

Na Botpress, já ajudamos a implantar mais de 750.000 agentes de IA que otimizam processos de negócios – desde onboarding de fornecedores até conciliação de faturas – para PMEs, grandes empresas e agências.

Já vimos na prática como a BPA separa empresas que escalam de forma eficiente daquelas que ficam estagnadas.

“O BPA permite que as pessoas façam mais. Uma pessoa agora consegue gerenciar o que antes exigia dez”, explica Ajaykumar Mudaliar, Product Manager na Botpress. “O BPA é o que permite que empresas saiam do crescimento linear para a escalabilidade exponencial.”

Neste artigo, vou explicar o que é BPA, os desafios comuns na implementação e como criar uma estratégia de BPA bem-sucedida.

O que é automação de processos de negócio?

A automação de processos de negócios (BPA) é o uso de tecnologia para simplificar e executar tarefas e fluxos de trabalho que tradicionalmente envolvem intervenção humana.

Um processo de negócio é uma sequência de etapas que uma empresa segue para concluir uma tarefa, como aprovar um pedido de férias, processar uma fatura ou atender um pedido online.

BPA é como as empresas realizam tarefas mais rápido e com menos erros, transferindo as partes repetitivas das operações para as máquinas.

Mas, em muitos casos, a automação não substitui pessoas, e sim as aprimora, permitindo que humanos e máquinas trabalhem juntos de forma mais eficiente. Isso já é prática comum: dois terços das organizações já automatizaram processos em pelo menos uma área do negócio.

Qual é um exemplo de automação de processos de negócio?

O atendimento de pedidos é um exemplo perfeito de como a automação simplifica tarefas do dia a dia. O que antes exigia várias pessoas e etapas agora acontece em segundos.

Cenário: Um cliente faz um pedido em um site

Sem automação, alguém da equipe de operações ou logística teria que:

1. Verifique manualmente se o item está em estoque
2. Atualizar o sistema de estoque
3. Processar o pagamento
4. Escreva e envie um e-mail de confirmação
5. Notifique o armazém ou o parceiro de envio
6. Gerar uma etiqueta de envio
7. Compartilhe informações de rastreamento com o cliente

Mas com BPA, toda a cadeia de etapas pode acontecer em segundos.

Assim que um pedido é feito, o sistema de BPA entra em ação: verifica a compra, ajusta o estoque, cobra o cartão e aciona o envio — tudo sem ninguém precisar digitar nada.

Qual é a diferença entre RPA e BPA?

RPA automatiza tarefas individuais imitando ações humanas, enquanto BPA automatiza fluxos de trabalho inteiros orquestrando sistemas nos bastidores.

Automação robótica de processos (RPA) foca em tarefas superficiais – aquelas atividades repetitivas que uma pessoa faria no computador. Isso inclui copiar dados de uma planilha para outra ou preencher formulários digitais.

Por outro lado, BPA cuida de todo o processo de ponta a ponta. Em vez de simular ações humanas, BPA conecta sistemas diretamente. Ele orquestra várias tarefas, usando APIs e bancos de dados para mover informações, tomar decisões e acionar ações entre departamentos.

Na prática, essas tecnologias costumam atuar juntas. Iniciativas de BPA frequentemente incluem componentes de RPA para conectar tarefas dentro de um fluxo automatizado maior.

Quando devo usar RPA em vez de BPA?

RPA é mais rápido de implementar para casos de uso específicos. É ideal para automatizar etapas isoladas dentro de um processo, especialmente quando os sistemas não estão bem integrados. Então, se sua equipe quer automatizar uma tarefa sem mexer nos sistemas existentes, escolha uma solução de RPA.

Automação de processos exige mais planejamento inicial, mas traz impacto maior, permitindo automatizar fluxos complexos entre equipes e sistemas. Se você quer otimizar um fluxo inteiro que envolve vários departamentos ou ferramentas, uma solução de automação de processos é a melhor opção.

Principais recursos e componentes das ferramentas de BPA

As ferramentas de automação de processos de negócios incluem vários componentes principais que trabalham juntos para aumentar a eficiência e reduzir a intervenção manual:

Automação de fluxos de trabalho

A automação de fluxos de trabalho é o núcleo de qualquer sistema BPA: a capacidade de criar fluxos passo a passo que executam tarefas automaticamente. Esses fluxos garantem que as ações certas aconteçam na ordem certa, entre equipes e ferramentas.

Integração de dados

Ferramentas de BPA se conectam aos sistemas que as equipes já usam, como CRMs, softwares de RH ou bancos de dados internos, para buscar e atualizar informações automaticamente.

Isso mantém os dados precisos e os processos funcionando bem entre diferentes equipes e ferramentas.

Mapeamento e desenho de processos

Antes de automatizar um processo, as equipes precisam entendê-lo. É aí que entram os construtores visuais. Eles ajudam as equipes a:

• Mapeie os fluxos de trabalho atuais, passo a passo
• Identifique gargalos ou etapas desnecessárias
• Colabore entre equipes antes de colocar qualquer automação no ar

Monitoramento e relatórios em tempo real

Depois que tudo estiver funcionando, as equipes precisam entender o que está dando certo e o que não está. Boas plataformas de BPA oferecem:

• Painéis com estatísticas em tempo real (tarefas concluídas, atrasos, erros)
• Detecção de gargalos
• Relatórios fáceis para auditorias ou avaliações de desempenho

Recursos de segurança e conformidade

Boas plataformas de BPA ajudam a manter os dados seguros. Elas oferecem recursos de segurança como controles de permissão e registros de atividades para proteger informações sensíveis e atender às normas do setor.

Isso é especialmente importante em áreas como finanças, RH e saúde, onde privacidade e conformidade são essenciais.

Lógica personalizada e extensibilidade

Plataformas de BPA eficazes incluem recursos como:

• Regras e condições
• Integrações via API
• Configuração modular

Essas ferramentas facilitam a criação de automações que se adaptam a diferentes processos e podem ser ajustadas conforme as mudanças acontecem.

Quais são os benefícios da automação de processos de negócios?

Mais eficiência

A automação elimina gargalos e dependências manuais, permitindo que as tarefas avancem sem esperar por repasses ou aprovações.

Isso cria mais processos que escalam conforme o negócio cresce, sem aumentar o número de funcionários na mesma proporção.

Maior economia de custos

A BPA reduz o trabalho necessário para tarefas rotineiras e evita erros caros causados por falhas humanas ou inconsistências.

Com o tempo, essas economias se acumulam — especialmente em processos de alto volume — liberando orçamento para inovação, não só para manutenção.

Maior precisão dos dados

Dados mais precisos levam a decisões mais seguras.

Ao automatizar o lançamento de dados e atualizações de sistemas, o BPA reduz a chance de erros humanos em relatórios ou fluxos de trabalho.

Maior conformidade e melhor gestão de riscos

Em setores regulados, desvios de processo podem gerar consequências legais ou financeiras.

A BPA garante procedimentos padronizados e mantém registros detalhados. Isso fortalece a preparação para auditorias e reduz riscos relacionados a processos.

Melhor atendimento ao cliente

Processos automatizados respondem de forma mais rápida e consistente – seja para um chamado de suporte, atualização de pedido ou etapa de integração.

Com sistemas conectados e menos atrasos, os clientes recebem um serviço pontual e confiável sempre.

Quais são os 6 desafios na implementação de BPA?

1. Qualidade e integração dos dados

Um motivo comum para a automação falhar não é o fluxo em si — é o dado que alimenta esse fluxo.

Mesmo a melhor automação não faz milagre com dados incompletos ou desatualizados.

Com problemas na automação? Tente:

• Limpar os pipelines de dados antes de escalar a automação – garanta que os dados realmente sejam utilizáveis antes de automatizar em cima deles
• Escolher ferramentas que se integrem facilmente aos sistemas existentes – chega de soluções improvisadas ou fontes desconectadas
• Auditar a completude dos dados principais, especialmente aqueles que influenciam decisões ou lógica de ramificação

2. Gestão de mudanças

Se sua equipe enxergar a automação como uma ameaça e não como uma ferramenta, tudo vai andar mais devagar. Resistência é normal, especialmente se os funcionários não entenderem como suas funções podem mudar.

Para conquistar adesão desde o início, envolva os usuários finais (ou seja, funcionários) desde o começo. Peça opiniões sobre os pontos problemáticos e permita que contribuam na definição de como a automação será usada nos fluxos de trabalho.

E não apenas anuncie a chegada de novas ferramentas. Em vez disso, explique claramente os benefícios para os colaboradores.

A abordagem vai depender de como sua empresa usa BPA. Pode ser que a automação esteja sendo implementada para eliminar atritos, e não para substituir funcionários. Ou talvez sua solução de BPA permita que os colaboradores foquem em tarefas mais complexas, em vez de perder tempo com atividades repetitivas.

A implantação da automação deve ser colaborativa, não impositiva. Em todos os casos, lidere com empatia e clareza.

3. Compatibilidade do sistema

Ferramentas modernas de automação são ótimas... até esbarrarem em um sistema de 2007 que só pode ser acessado via chamado de TI.

Se seu projeto de BPA continua travando por causa de software rígido ou APIs bloqueadas, você não está sozinho. Mas há algumas formas de facilitar as coisas:

• Use plataformas criadas para ambientes híbridos. Nem tudo precisa ser cloud-native – garanta que suas ferramentas também funcionem com sistemas antigos, locais. (Isso geralmente envolve usar uma plataforma de construção flexível, como o Botpress.)
• Procure conectores prontos. Quanto menos código personalizado você precisar escrever para integrar tudo, mais rápido você avança.

4. Segurança e conformidade

A automação pode economizar tempo – mas se lida com informações sensíveis e não é totalmente segura, pode abrir espaço para erros críticos.

Comece pensando em que tipo de dados sua automação irá acessar: informações de clientes, registros financeiros, dados de funcionários, credenciais. Tudo isso é considerado sensível.

Então, em vez de tratar a segurança como algo secundário, faça dela um ponto de partida. Isso significa escolher uma plataforma de BPA (ou agência parceira) totalmente certificada e construída com foco em conformidade desde o início.

Plataformas robustas oferecem ferramentas para você manter o controle:

• Defina permissões detalhadas para que apenas as pessoas certas (ou bots) possam acessar determinados dados
• Use criptografia tanto em repouso quanto em trânsito
• Ative logs de auditoria para acompanhar atividades e identificar problemas cedo

E sim, o Botpress já traz tudo isso e muito mais, pronto para usar. Já ajudamos milhares de empresas a automatizar fluxos críticos sem abrir mão da segurança do chatbot.

E se você atua em setores regulados como saúde ou finanças, certifique-se de que sua plataforma de BPA tenha certificações como SOC 2, HIPAA e ISO 27001.

5. Escalabilidade

Só porque uma automação funciona hoje não significa que vai aguentar amanhã. O que suporta 1.000 solicitações por dia pode não dar conta de 10.000. E, se você não estiver preparado para esse crescimento, vai acabar tendo que refazer tudo do zero.

Em vez de remendar as coisas conforme surgem, inclua a escalabilidade no planejamento desde o começo.

Escolha ferramentas que possam crescer com você, não apenas aquelas que servem para um teste inicial. Pense em como seu sistema lida com cargas maiores, se consegue monitorar o desempenho ao longo do tempo e como se adapta à medida que os fluxos ficam mais complexos.

As automações devem crescer junto com o seu negócio, não limitá-lo.

6. Custos e alocação de recursos

Um dos maiores desafios da automação é subestimar quanto tempo e orçamento são necessários para fazer bem feito. É comum começar com boas intenções e travar no meio do caminho por falta de planejamento.

Em vez de tentar automatizar tudo de uma vez, escolha um fluxo de trabalho de alto impacto e fácil de medir. Faça um piloto, veja o que funciona (e o que não funciona) e use esse aprendizado para guiar os próximos passos.

Começar pequeno ajuda as equipes a gastar com sabedoria e fornece dados reais para ajustar a estratégia ao longo do tempo.

Você pode saber mais sobre como implementar novos sistemas de IA em uma organização no nosso Guia para Implementação de IA.

5 Tipos de Soluções para Automação de Processos de Negócios

1. Ferramentas de automação de fluxo de trabalho

Se você está construindo qualquer tipo de sistema de automação, vai precisar de uma plataforma de automação de fluxos de trabalho. É ela que executa sua lógica – a parte do "se isso, então aquilo" da operação.

Plataformas de automação de fluxos permitem criar processos passo a passo entre diferentes aplicativos e equipes.

Essas plataformas permitem que você desenhe processos passo a passo que envolvem diferentes equipes e ferramentas. Muitas oferecem construtores visuais ou low-code para funcionários não técnicos, mas também dão flexibilidade para desenvolvedores criarem recursos complexos quando necessário.

E sim, existem muitas opções no mercado. Plataformas como Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street e Monday.com ajudam a mapear fluxos de trabalho e automatizar tarefas repetitivas. Algumas são mais voltadas para operações internas, outras funcionam melhor com sistemas voltados ao cliente.

O ponto é: se você ainda está juntando processos com planilhas, formulários e mensagens no Slack, uma plataforma de automação de fluxos é o que você precisa para evoluir.

2. Suítes de Automação de Processos de Ponta a Ponta

Se as plataformas de automação de fluxos cuidam do básico, as suítes de automação de processos ponta a ponta são verdadeiras centrais de operações.

Suites de automação de processos ponta a ponta vão além de fluxos de trabalho individuais, automatizando processos de negócios completos do início ao fim. Pense em: coordenação entre áreas, acompanhamento em tempo real, gestão de casos, conformidade, análises e muita lógica por trás.

Para deixar claro: você não precisa desse nível de ferramenta para aprovar pedidos de férias. Mas se estiver lidando com onboarding corporativo, processamento de sinistros ou qualquer fluxo com muitos detalhes, repasses e exceções, aí sim essas soluções se destacam.

Agora, aqui é onde muita gente se confunde. Alguns acham que precisam de uma suíte gigante logo de cara. Mas, a menos que você opere em grande escala ou complexidade, talvez seja melhor começar com algo mais simples e ir evoluindo.

Dito isso, quando estiver pronto, há alguns nomes de peso que valem a pena conferir: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex e Bizagi oferecem soluções robustas para orquestração em larga escala.

Além disso, o Botpress também entra nessa lista — especialmente se você quer criar fluxos poderosos e completos que soam naturais e se integram diretamente ao seu stack atual. (Sim, somos suspeitos. Mas também... não estamos errados.)

Resumindo: Se suas operações estão se enrolando com repasses e acompanhamento manual, suítes de automação de processos ponta a ponta são as plataformas que vão descomplicar tudo.

3. Soluções de Automação de Processos Digitais (DPA)

As soluções de automação de processos digitais são ferramentas focadas em conectar interfaces voltadas ao cliente com sistemas internos para criar experiências digitais. Elas garantem que, quando um cliente preenche um formulário, agenda um horário ou conversa com um bot, o fluxo de trabalho correto seja iniciado nos bastidores.

Assim, se alguém preenche um pedido no seu portal, ele não desaparece em uma planilha do Google e um desejo. Algo real acontece: um caso é criado, um fluxo é iniciado, uma equipe é notificada.

Isso é especialmente útil se você tem fluxos complexos voltados para o cliente e que dependem de vários sistemas se comunicando entre si.

Plataformas como OutSystems e Creatio foram feitas exatamente para isso. Elas conectam as interações do front-end com a lógica de processos e automação por trás dos bastidores.

Resumindo: Se você quer que ações dos clientes disparem fluxos reais, DPA é o caminho.

4. Plataformas de Automação Guiadas por Integração

Plataformas de automação guiadas por integração são projetadas para conectar diferentes ferramentas e permitir fluxos de trabalho automatizados ao mover dados entre elas em tempo real.

Esses são os conectores. Eles não querem gerenciar todo o seu processo de negócio, só querem que seus aplicativos conversem entre si sem você precisar ser o intermediário.

Plataformas de automação baseadas em integração são ótimas se você precisa de algo como: “Quando alguém assinar um contrato no PandaDoc, atualizar o HubSpot, enviar uma notificação no Slack e marcar a pessoa no Airtable.” Fácil, rápido e sem precisar de chamados para a engenharia.

Vamos ser sinceros: essas ferramentas não servem para lógicas complexas ou fluxos cheios de regras. Mas se você trabalha em operações, marketing ou só quer acabar com o copia-e-cola manual entre 10 apps, vai adorar.

O Zapier provavelmente é o nome mais conhecido aqui. O Make (antigo Integromat) oferece mais poder e flexibilidade. O Workato traz recursos de nível empresarial (com preço mais alto). O Tray.io fica no meio-termo, com uma pegada mais voltada para desenvolvedores.

Você pode fazer muita coisa nessas plataformas: sincronizar dados entre ferramentas, disparar notificações, gerenciar fluxos básicos de aprovação e até criar automações simples para o cliente final.

Só lembre: quanto mais complexa sua lógica, mais rápido essas ferramentas vão mostrar seus limites. Mas para automações simples? São praticamente plug-and-play.

5. Plataformas de Automação Inteligente

As plataformas de automação inteligente são onde as coisas começam a ficar... inteligentes.

Diferente de ferramentas básicas de fluxo de trabalho que seguem regras rígidas, plataformas de automação inteligente misturam IA – pense em aprendizado de máquina, processamento de linguagem natural e tomada de decisão baseada em contexto. Assim, em vez de “se X, então Y”, você tem “se isso parece com X e o sentimento é negativo e o documento diz Y, então faça Z.” Você ganha nuances. Você ganha flexibilidade.

Plataformas de automação inteligente são especialmente úteis quando seus dados estão desorganizados ou quando você quer uma automação que pareça mais humana.

Como isso funciona na prática? Ler faturas sem padrão fixo. Priorizar chamados de suporte pelo tom da mensagem. Classificar documentos automaticamente ou tomar decisões de encaminhamento com base em padrões anteriores. Tudo isso é possível.

Alguns dos grandes nomes aqui são UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder e Automation Anywhere. Todos oferecem uma combinação de automação tradicional com IA integrada.

O Botpress também se encaixa aqui, especialmente se você quer agentes de IA que entendam o que os usuários estão perguntando, respondam de forma natural e acionem fluxos de trabalho no back-end conforme a intenção.

Resumindo? Se sua automação precisa interpretar contextos, automação inteligente é o caminho.

(Ficou interessado? Nosso artigo sobre automação inteligente de processos aprofunda muito mais nesses tipos de plataforma.)

Como Implementar Automação de Processos de Negócio: Guia Passo a Passo

Implementar automação de processos de negócio não precisa ser um grande projeto de transformação digital com IA desde o início. As melhores implementações começam pequenas.

Seja automatizando seu primeiro fluxo de trabalho interno ou substituindo um conjunto de ferramentas legadas, este guia passo a passo vai te ajudar a implementar a automação de processos de negócios com clareza.

1. Descubra onde está o atrito

Antes de começar a desenhar fluxogramas ou comparar ferramentas de automação, pare e pergunte: o que realmente está atrasando a equipe?

Toda empresa tem alguns processos que são extremamente manuais, sujeitos a erros ou simplesmente irritantes. É aí que a automação pode fazer diferença de verdade – não só onde é mais fácil encaixar um fluxo.

Se não souber por onde começar, converse com quem faz o trabalho. O que é repetitivo? O que causa atrasos? O que vive sendo feito errado? Você também pode analisar chamados de suporte, reclamações de usuários ou dados do sistema para identificar gargalos.

2. Entenda os processos atuais

“Não automatize o que você não entende” deveria ser a regra número 1 de qualquer manual de BPA.

É fácil se empolgar para automatizar um processo engessado, mas se você não dedicou tempo para entender como esse processo realmente funciona (e por que ele é assim), você pode ter problemas depois.

É aqui que um mergulho rápido compensa. Mesmo perguntas básicas como “Quem inicia esse fluxo?” ou “Onde geralmente trava?” podem economizar horas de retrabalho.

E mais: não pule as partes complicadas. Os casos extremos, os jeitinhos que as pessoas usam para fazer as coisas funcionarem – é justamente aí que a automação costuma falhar.

Fique atento a:

• Quem inicia o fluxo de trabalho e sob quais condições?
• Quais sistemas estão envolvidos atualmente? Quais não funcionam bem juntos?
• Onde acontecem as passagens de responsabilidade? Onde elas mais costumam falhar?
• Quais etapas dependem de soluções manuais?

3. Pesquise soluções de BPA

Depois de mapear seus processos atuais e saber o que quer melhorar, é hora de escolher suas ferramentas. Mas aqui está o detalhe: não existe uma plataforma BPA “ideal” universal.

Algumas são feitas para automação de tarefas simples. Outras foram criadas para fluxos de trabalho complexos, com várias integrações. Então a verdadeira questão é: o que vai funcionar para você?

Você vai precisar entender o quão técnico é o seu time, em quais sistemas a ferramenta de BPA precisa se integrar e qual o nível de flexibilidade necessário nos fluxos de trabalho. Algumas empresas precisam de personalização em nível de desenvolvedor. Outras só precisam de algo que sua equipe de operações possa usar imediatamente.

Você pode abordar isso de três formas:

Automação de tarefas simples

Essas ferramentas são feitas para velocidade e simplicidade. Ótimas se você está automatizando tarefas simples e repetitivas.

São melhores para coisas como solicitações de férias, roteamento simples de leads ou lógica “se isso, então aquilo” – situações que não exigem decisões complexas ou coordenação de múltiplas etapas.

Procure recursos como:

• Integrações prontas com seu CRM ou ferramentas de chamados
• Construtores de fluxos simples, com recurso de arrastar e soltar
• Limites claros de escalabilidade ou complexidade

Entre as plataformas populares dessa categoria estão Botpress, Zapier, Automate.io e ferramentas nativas como as automações do Notion.

Se você está testando automação de processos pela primeira vez ou quer um resultado rápido, esses são ótimos pontos de partida.

Automação de fluxo de trabalho intermediária

Este nível é onde a automação começa a ficar mais poderosa. É ideal para equipes que já superaram a automação básica de tarefas e agora precisam de fluxos de trabalho que respondam a condições mais adaptáveis ou exijam algum tipo de decisão humana no processo.

Você pode direcionar aprovações conforme o valor do negócio, escalar chamados de suporte conforme o sentimento do cliente ou acionar sequências complexas quando dados mudam no seu CRM.

Essas ferramentas geralmente equilibram facilidade de uso e capacidade. Você ainda tem interfaces no-code ou low-code, mas com muito mais controle sobre lógica, exceções e funções.

Algumas funcionalidades comuns de plataformas intermediárias de automação de fluxos incluem:

• Lógica de ramificação e caminhos condicionais
• Permissões baseadas em função
• Suporte tanto para fluxos estruturados quanto para exceções flexíveis

Algumas ferramentas dessa área também oferecem trilhas de auditoria integradas e integrações com sistemas essenciais para o negócio, como CRMs, ERPs ou bases de conhecimento.

Plataformas populares incluem Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (com regras e automações) e Monday.com com lógica de fluxo de trabalho.

No fim das contas, ferramentas intermediárias são ótimas quando você quer trazer mais estrutura e sofisticação para as operações do negócio – sem precisar partir para soluções corporativas completas. Você ainda tem rapidez e acessibilidade, mas com muito mais controle.

BPA de nível corporativo

Essas são plataformas robustas, feitas para lidar com fluxos de trabalho de ponta a ponta entre várias equipes e sistemas. São criadas para escala e complexidade — ideais para operações globais ou cadeias de aprovação com vários níveis.

Se seus processos envolvem vários sistemas (CRM, ERP, RH, bancos de dados personalizados) ou se você precisa de controle rigoroso de conformidade, BPA de nível empresarial é o caminho ideal.

Plataformas corporativas são focadas em orquestração. Isso significa fluxos de trabalho que lidam com exceções, sincronizam dados em tempo real entre ferramentas e mantêm a conformidade sem perder o ritmo.

Recursos a serem considerados incluem:

• Suporte abrangente a integrações
• Recursos robustos de conformidade e trilhas de auditoria
• Design que facilita a colaboração

Plataformas desse nível geralmente oferecem análises integradas, acompanhamento de SLA, ambientes de teste e governança baseada em funções para suportar escala e complexidade.

Entre as principais empresas estão Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx e Appian.

E lembre-se: qualquer que seja a plataforma escolhida, ela deve funcionar de acordo com a rotina da sua equipe. Se a ferramenta obriga você a repensar todo o seu processo só para se encaixar nela, não é a escolha certa.

4. Faça um piloto da solução escolhida

Antes de apostar tudo em automação, comece com um único fluxo de trabalho. Só um.

Pense nisso como seu teste inicial. É o “engatinhar” do clássico modelo Engatinhar-Andar-Correr.

Escolha algo simples, mas valioso. Pode ser automatizar a aprovação de pedidos de férias. Ou direcionar novos chamados de suporte. O importante é que seja mensurável — tempo economizado, tarefas concluídas mais rápido, menos erros manuais.

Você pode construir isso manualmente com sua nova ferramenta de BPA, ou deixar a IA cuidar da lógica e dos casos especiais, se já estiver pronto para isso.

Algumas equipes fazem pilotos em ambiente de testes. Outras colocam no ar para um grupo pequeno e monitoram de perto os resultados. De qualquer forma, você aprende o que quebra, o que precisa de ajustes e qual é o impacto real.

Se o piloto der certo? Parabéns! Você tem sua prova. Use isso para aprimorar sua configuração e justificar uma expansão. Se não der? Melhor ainda, você identificou os problemas antes de escalar.

E se você quiser se aprofundar em como estruturar esse tipo de implantação, confira o que meu colega talentoso escreveu sobre implementação estratégica de chatbots. O texto mostra como evoluir de um piloto até a operação completa — sem tropeçar pelo caminho.

5. Treine sua equipe

Mesmo a melhor automação não vai funcionar se a equipe não entender — ou pior, se sentir que ela foi imposta sem contexto.

A automação deve ser vista como uma melhoria útil, não como uma substituição surpresa. Se as pessoas não souberem como ela se encaixa no dia a dia ou para onde recorrer quando algo der errado, vão voltar rapidamente aos velhos hábitos.

Então não entregue só um login. Mostre como funciona no mundo deles. Mostre o que isso tira da rotina deles. Deixe claro que é sobre menos tarefas repetitivas, não sobre cortar pessoas.

Como você vai implementar isso depende do tamanho e da estrutura da sua equipe, mas a adoção costuma começar com:

• Guias específicos por função para que cada equipe veja como se aplica ao seu trabalho
• Guias rápidos ou vídeos curtos no Loom para quando esquecerem para que serve cada botão
• Um canal aberto (Slack, e-mail, o que for) para dúvidas, feedback ou reportar problemas

Em outras palavras: faça a automação ser vista como uma ferramenta, não uma ameaça.

6. Expanda e faça melhorias contínuas

Só porque seu projeto piloto de BPA funcionou não significa que o trabalho acabou. Os melhores sistemas de automação evoluem com o tempo, e escalar rápido demais sem ajustes é um caminho rápido para problemas.

Depois de perceber valor no seu primeiro fluxo de trabalho, expanda com cuidado. Adicione novos casos de uso, envolva mais equipes e comece a construir um sistema que melhora conforme cresce.

É aqui que a iteração faz mais diferença. Continue monitorando sinais-chave: Os fluxos estão sendo concluídos mais rápido? As taxas de erro estão caindo? As pessoas realmente estão usando o novo sistema?

Depois, faça pequenos ajustes conforme necessário:

• Aperte a lógica. Se os passos continuam falhando no mesmo ponto, revise seus gatilhos ou condições.
• Melhore as transições. Deixe claro onde os fluxos envolvem várias equipes ou ferramentas.
• Acompanhe a adoção. Se o uso cair, converse com a equipe. O processo está confuso? O trabalho manual está voltando?
• Revise as métricas. Você está acompanhando os KPIs certos? Adicione novos se necessário (por exemplo, tempo de resposta, taxa de conclusão de tarefas).

Quando tudo estiver funcionando bem, crie um manual interno. Assim, outras equipes podem aproveitar o que já está dando certo sem precisar começar do zero.

Quais são os casos de uso de automação de processos de negócios?

Onboarding de RH

O onboarding parece simples até você perceber quantas etapas estão envolvidas. Contas para criar, documentos para coletar, equipamentos para providenciar, agendas para organizar — a lista é longa.

Sem automação, quase tudo isso acontece por meio de infinitas trocas de e-mails e planilhas. É lento, sujeito a erros e, sinceramente? Um transtorno para todos.

Vamos ver como a BPA pode realmente tornar o onboarding mais tranquilo, tanto para o RH quanto para o novo colaborador.

Dispare fluxos de trabalho assim que uma oferta for aceita

A mágica começa quando o candidato aceita. Ferramentas de BPA podem criar registros de funcionários automaticamente no seu sistema de RH, enviar e-mails de boas-vindas e formulários de conformidade, e iniciar os próximos passos sem que ninguém precise acionar manualmente cada departamento.

Imagine o seguinte: assim que a proposta é assinada, a equipe de TI recebe um chamado para configurar o notebook e as contas do usuário. Enquanto isso, o novo colaborador recebe um e-mail de boas-vindas personalizado e um link para enviar os documentos necessários.

Agende sem idas e vindas desnecessárias

Integração, cadastro de benefícios, check-ins do primeiro dia – tudo isso pode ser agendado automaticamente.

Em vez de tentar coordenar agendas manualmente, ferramentas de BPA podem reservar horários disponíveis e enviar confirmações para todos os envolvidos.

E pronto. Nenhuma etapa esquecida e um novo colaborador que realmente se sente acolhido.

Quais ferramentas tornam isso possível?

Normalmente, você verá uma combinação de ferramentas: plataformas de RH como BambooHR ou Personio cuidam dos dados das pessoas, ferramentas de automação de workflow como Kissflow ou Pipefy ajudam a conectar tarefas, e ferramentas de ITSM como Jira Service Management garantem que a configuração de TI não seja esquecida.

Atendimento ao cliente

Vamos ser sinceros. Os agentes de suporte perdem tempo demais com tarefas que não têm nada a ver com realmente ajudar os clientes. Organizando chamados. Definindo prioridades. Descobrindo quem deve assumir o quê. E, enquanto isso, os clientes ficam esperando.

É aqui que a automação (e o uso de IA no atendimento ao cliente) mostra seu valor. Não se trata de substituir sua equipe de suporte, mas de liberar o tempo deles para que possam focar em resolver problemas reais.

Triagem automatizada

Quando chega uma solicitação de suporte, alguém (ou algo) precisa entender do que se trata. É um problema de cobrança? Um bug? O cliente está irritado ou só confuso?

Sistemas de BPA podem assumir totalmente essa tarefa. Usando IA (por exemplo: análise de sentimento, correspondência de palavras-chave ou histórico de contas), sistemas de BPA podem categorizar e priorizar chamados automaticamente. Assim, em vez de um agente ter que revisar cada solicitação, ele já cai direto nas que mais precisam dele.

Roteamento inteligente

Depois que um chamado é categorizado, o próximo passo é enviá-lo para a pessoa certa. Só isso já pode consumir horas se for feito manualmente.

Com BPA, o direcionamento acontece instantaneamente. Uma dúvida de cobrança vai para o Financeiro. Um bug crítico de produto vai direto para Engenharia. Um problema de cliente VIP é sinalizado para seus agentes seniores. Você pode criar toda a lógica que precisar, e tudo roda em segundo plano.

Preenchimento automático e atualizações de status

Todo agente de suporte conhece o sofrimento de copiar e colar informações do cliente de um sistema para outro.

Mas se o seu BPA estiver integrado ao seu CRM ou ferramentas internas, ele pode preencher automaticamente os campos do chamado com dados relevantes antes mesmo do agente acessá-los.

Você também pode usar automação para enviar atualizações de status em tempo real ou fazer follow-up de respostas pendentes. Isso significa menos trabalho manual para as equipes e uma experiência mais fluida para o cliente.

Ferramentas que facilitam isso

Plataformas como Zendesk e Freshdesk já possuem recursos de BPA integrados. Combine isso com ferramentas de roteamento por IA e integrações com seu CRM ou base de conhecimento interna, e você terá um motor de suporte escalável.

Diga adeus às tarefas administrativas repetitivas.

Gestão de contratos

Gerenciando contratos manualmente? Bem-vindo ao caos de versões e prazos perdidos. Automatizar fluxos de contratos traz ordem e agilidade — graças à IA em compras!

Gerar contratos automaticamente

Ideal para: Acordos padrão como NDAs, SOWs ou MSAs.

O que faz: Puxa dados de templates e preenche detalhes automaticamente com base em informações do CRM ou formulários.

Dica: Trave os campos principais para evitar edições não autorizadas, mas deixe espaço para termos personalizados.

Encaminhar para revisão e assinatura eletrônica

Melhor para: Aprovações internas, colaboração entre equipes e assinaturas de clientes.

O que faz: Envia contratos para a pessoa certa no momento certo – como jurídico, financeiro, gestor ou cliente – com base em regras pré-definidas.

Dica quente: Use ferramentas que mostram quem abriu e assinou cada documento, assim você nunca fica na dúvida sobre onde está parado.

Acompanhe mudanças e defina lembretes

Ideal para: Manter contratos em conformidade e atualizados.

O que faz: Registra edições e aprovações em uma trilha de auditoria e envia lembretes para renovações ou revisões de conformidade futuras.

Dica rápida: Não espere alguém lembrar — configure notificações automáticas 30, 60 ou 90 dias antes de datas importantes.

Quais ferramentas tornam isso possível?

Ferramentas comuns incluem plataformas CLM (ex.: Ironclad, DocuSign CLM), ferramentas de automação de documentos, plataformas de workflow e assinatura eletrônica (ex.: PandaDoc, HelloSign).

Processamento de faturas e despesas

O processamento manual de faturas é o tipo de trabalho que consome tempo e paciência. Copiar números de PDFs, vasculhar e-mails em busca de aprovações, correr atrás de comprovantes – não é à toa que as equipes financeiras ficam sobrecarregadas.

Vamos ver como o BPA ajuda a resolver isso.

Extrair dados de faturas

Primeiro passo: abandone o lançamento manual. Ferramentas de BPA com OCR ou IA podem escanear faturas e extrair automaticamente detalhes como nome do fornecedor, valores, datas de vencimento, itens – tudo sem alternar entre arquivos e planilhas.

Relacionar com pedidos de compra ou orçamentos

Depois que os dados entram, é preciso relacioná-los a algo. Por exemplo, a um pedido de compra existente ou ao orçamento de um departamento.

A automação faz isso instantaneamente e sinaliza qualquer coisa fora do padrão, para que nada passe despercebido.

Encaminhar para aprovações

Em vez de enviar e-mails do tipo “Oi, pode aprovar isso?”, deixe o BPA cuidar do encaminhamento. Ele pode enviar a fatura certa para a pessoa certa, conforme as regras.

E sim, ele também vai lembrá-los.

Sincronize com ferramentas de contabilidade

Quando tudo estiver aprovado, a automação de processos de negócios (BPA) pode enviar automaticamente a fatura para o seu sistema de contabilidade. Sem digitação extra. Simples assim.

Ferramentas como Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks e NetSuite facilitam essa configuração. Se sua equipe financeira ainda faz tudo manualmente... vamos resolver isso.

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Perguntas frequentes

O que é automação de processos de negócios (BPA)?

BPA refere-se ao uso de tecnologia para automatizar fluxos de trabalho e processos rotineiros. Normalmente envolve a implantação de ferramentas e aplicativos que simplificam tarefas repetitivas, reduzindo o esforço manual e aumentando a eficiência geral.

Quais processos de negócio são mais indicados para automação?

Processos que acontecem com frequência e seguem regras claras são ideais para automação. Por exemplo, integração de funcionários, aprovações de compras, atendimentos ao cliente e entrada de dados podem ser automatizados para economizar tempo e reduzir erros.

Qual é a diferença entre RPA e BPA?

A Automação Robótica de Processos (RPA) usa bots de software para executar tarefas simples e repetitivas, como digitação de dados, enquanto a Automação de Processos de Negócios (BPA) conecta diferentes sistemas para automatizar fluxos de trabalho inteiros e múltiplas etapas de processos, promovendo melhorias mais abrangentes.

Quem se beneficia da automação de processos de negócios?

A automação gera valor para todos. As empresas economizam tempo e dinheiro, os funcionários podem focar em tarefas mais importantes e estratégicas, e os clientes recebem um serviço mais rápido e confiável.

Como posso medir o ROI do BPA?

O ROI pode ser acompanhado monitorando indicadores-chave de desempenho, como redução no tempo de processamento, economia de custos, melhorias na precisão dos dados e conformidade, e aumento da satisfação do cliente. Revisões regulares e feedback das equipes ajudam a garantir que o BPA está entregando os benefícios esperados.

Quanto tempo leva para ver resultados com BPA?

Embora alguns ganhos de eficiência possam ser percebidos em poucos meses, os benefícios em larga escala geralmente levam mais tempo para aparecer. É importante adotar uma abordagem gradual e otimizar continuamente para obter o valor de longo prazo do BPA.