10 assistentes de e-mail com IA que vão economizar horas do seu tempo toda semana

E-mail não é a forma de comunicação favorita de ninguém, mas ainda é, de longe, a mais popular.

Vimos muitas ferramentas de comunicação surgirem nas últimas duas décadas, cada uma mais moderna, prática e fácil de usar do que o e-mail.

Mesmo assim, em 2024, impressionantes 55% das comunicações com clientes aconteceram por e-mail – disparado em primeiro lugar.

Mas com o surgimento dos assistentes de e-mail com IA, o e-mail finalmente está recebendo a atualização que precisava.

Agentes de IA, com sua capacidade de realizar raciocínios sofisticados, automações rápidas e redigir textos com linguagem natural, estão tornando mais fácil do que nunca otimizar fluxos de trabalho repetitivos.

Neste artigo, vou falar sobre como a IA pode ser usada para automatizar operações de e-mail, por que todos deveriam usar assistentes de agentes de IA para e-mail e apresentar as melhores ferramentas de assistente de e-mail com IA.

O que é um assistente de e-mail com IA?

Um assistente de e-mail com IA é um programa que utiliza inteligência artificial e processamento de linguagem natural (PLN) para resumir, organizar, redigir e enviar e-mails com pouca ou nenhuma intervenção humana.

Ele pode ser um cliente de e-mail personalizado, um aplicativo externo ou, em alguns casos, widgets de chat integrados ao cliente de e-mail que atuam como assistentes conversacionais.

Como a IA pode ser usada no e-mail?

Como eu disse: e-mail – apesar de toda sua importância e ubiquidade – é complicado.

Sempre tenho alguns e-mails não lidos perdidos na minha conta, nunca lembro de “responder a todos” e não entendo o sentido dos filtros de spam se continuo recebendo phishing todo dia.

Um assistente de IA – com milhares de tokens de contexto e uma base de conhecimento de e-mails vetorizados para RAG – oferece várias oportunidades para tornar o uso do e-mail mais fluido.

Redação Personalizada de E-mails

A IA é ótima para redigir e-mails porque pode usar seu histórico para adaptar o tom e se informar com o contexto relevante.

Ela não só soa humana, mas soa como você e sabe o que você sabe.

Um assistente de IA para e-mail não é apenas o ChatGPT – ele tem acesso aos seus e-mails antigos, então entende seu estilo de escrita. Também pode analisar sua caixa de entrada para saber como abordar contatos com base no seu histórico de conversas.

Talvez você não queira deixar a IA enviar e-mails livremente – mas um assistente de e-mail com IA pode ajudar redigindo o rascunho inicial para você revisar e enviar.

Não se trata de substituir você – e sim de tornar a experiência de e-mail mais suave.

Melhor Gerenciamento da Caixa de Entrada

A IA também pode usar habilidades de classificação para categorizar e-mails por urgência, assunto e sentimento do remetente.

Um assistente de e-mail com IA pode sugerir categorias com base no conteúdo da sua caixa de entrada e classificar os e-mails de acordo. Depois, no futuro, pode marcar cada novo e-mail conforme a categoria apropriada.

Também pode definir prioridades em uma lista de e-mails não lidos com base no conteúdo, horário de recebimento e seu histórico com o remetente. Ou, se preferir, pode ajudar a criar estratégias de priorização considerando quais contatos ou operações são mais urgentes.

Sugestões Preditivas

Tudo que mencionei até agora é reativo, mas a vantagem dos assistentes de e-mail com IA é que eles oferecem mais oportunidades para uma atuação proativa.

A IA pode analisar sua caixa de entrada e sugerir ações:

• “Cliente X costuma perguntar sobre Serviço ABC nesta época do ano, talvez seja interessante enviar uma mensagem para saber se há interesse”
• “O Lead Y estava interessado em um plano plus, mas talvez as necessidades dele se encaixem melhor em um plano para equipes.”

Um assistente de e-mail acompanha o movimento da sua caixa de entrada, monitora conversas inacabadas e resgata diálogos antigos.

Essa é uma ótima forma de fortalecer relações profissionais e retomar tarefas que poderiam ser esquecidas.

Marketing

Automatizar mensagens de saída é uma excelente maneira de usar IA para vendas.

Isso inclui e-mails frios, acompanhamento de leads e respostas a dúvidas sobre produtos.

CRMs como o Hubspot integram gatilhos de e-mail, automação de nutrição de leads e lógica de fluxo de trabalho personalizada. Assim, é possível otimizar geração e qualificação de leads com IA, enviando mensagens relevantes nos momentos certos.

Se você tem uma operação menor e recursos avançados de CRM parecem exagero, tudo isso pode ser feito com fluxos de agentes de IA personalizáveis usando ferramentas como o Botpress.

Atendimento ao Cliente

Atendimento ao cliente com IA está ajudando usuários a obter respostas de qualidade mais rapidamente.

Isso porque o acesso ao histórico de e-mails e documentos personalizados permite que a IA tenha todo o contexto necessário para fornecer respostas informativas.

O HubSpot utiliza

Vale lembrar que questões complexas devem ser tratadas por agentes humanos, então a IA precisa avaliar se está apta a responder certas perguntas. Felizmente, a maioria das ferramentas de automação de e-mail já inclui esse recurso.

CRMs usam reconhecimento de intenção com comandos em linguagem natural para filtrar dúvidas simples das mais complexas.

Quais são os benefícios da IA para e-mails?

O poder de automação que a IA oferece é eficiente e eficaz, sem dúvida – assistentes de IA ajudam a realizar tarefas de forma mais rápida e melhor.

Além disso, estudos mostram que interfaces conversacionais reduzem a sobrecarga cognitiva. Ou seja, você trabalha mais rápido e com mais inteligência, e ainda reduz o cansaço de organizar, ler e enviar e-mails.

Mais produtividade

Delegar tarefas de e-mail – como organizar, priorizar e redigir – economiza horas de trabalho e muita energia.

Isso vale tanto para quem deixa o assistente de IA organizar, escrever e enviar e-mails automaticamente, quanto para quem prefere um modelo mais supervisionado, com humano no controle. Mesmo que você escreva e envie cada e-mail, poder trocar ideias com um assistente serve como motivação extra e evita a paralisia diante de uma caixa de entrada lotada.

Clientes mais satisfeitos

Ter um bot lembrando você do que precisa ser feito reduz os erros humanos causados pela alta carga cognitiva.

Ou seja, esquecer de responder, cometer pequenos deslizes operacionais ou estar cansado demais para ser cordial – tudo isso pode ser evitado deixando o bot cuidar dos detalhes.

O atendimento automatizado também permite responder mais rápido sem perder a qualidade do serviço.

Maior acessibilidade

Falando em sobrecarga mental: navegar por interfaces complexas, como costuma ser o e-mail, pode ser difícil e inacessível para quem não tem tanta familiaridade com tecnologia.

Mesmo assim, o e-mail ainda é indispensável.

Interfaces conversacionais são mais intuitivas para iniciantes, permitindo acesso a recursos avançados dos clientes de e-mail.

O avanço dos assistentes de IA com comando de voz torna o e-mail mais acessível para pessoas com deficiência visual e para quem tem diferentes níveis de alfabetização ou necessidades linguísticas.

Quais são as principais ferramentas de assistente de e-mail com IA?

Como o e-mail é central para os negócios, existem diversas ferramentas, cada uma adequada para diferentes necessidades.

1. Botpress

Ideal para: Fluxos de trabalho altamente personalizáveis em uma interface conversacional que funciona em várias plataformas

O Botpress é a plataforma completa para criação de agentes de IA. Os fluxos podem variar de uma ferramenta conversacional simples até combinações extremamente complexas de ferramentas externas, canais de implantação e documentos de referência.

A plataforma oferece um construtor de arrastar e soltar, funcionalidade nativa de RAG e implantação comum em todos os principais canais, como WhatsApp, Messenger e web.

Integrações com Gmail, HubSpot e Google Calendars, entre outros, fazem a automação de e-mails ir além da sua caixa de entrada.

A plataforma é infinitamente personalizável, e a dificuldade de implementação depende da complexidade do seu caso de uso.

Isso faz dela uma ótima opção para quem quer experimentar. O modelo de cobrança conforme o uso é perfeito para quem quer testar sem pagar por recursos avançados que ainda não vai utilizar.

Principais recursos:

• Construtor de arrastar e soltar
• Implantação automática em canais externos como web, SMS,
• API para acionar conversas ou fluxos (webhooks) a partir de aplicativos externos
• Fluxo de onboarding que ajuda a criar um agente inicial em poucos minutos.
• Nó autônomo para conversação, acionamento de ferramentas e tomada de decisões

2. SaneBox

Ideal para: Usuários que buscam uma limpeza padrão do e-mail e integração fácil.

SaneBox é um serviço de gerenciamento de e-mails com IA que limpa e organiza caixas de entrada.

Possui um sistema de priorização sofisticado, com recursos para categorização ampla, adiar para depois, filtrar remetentes desconhecidos, bloquear spam e resgatar e-mails classificados incorretamente como spam.

Tem muitos recursos, mas pouca possibilidade de personalização.

Ou seja, eles já oferecem recursos prontos para automação de e-mails: organizar caixas de entrada, avisar sobre e-mails sem resposta e lembretes para e-mails não lidos.

Isso é ótimo, pois o recurso que você procura provavelmente já está implementado. Mas, sem possibilidade de personalização, a variedade de recursos pode parecer excessiva.

Por exemplo, os recursos de adiar para depois (SaneLater) e Customer Snooze podem parecer variações de uma mesma funcionalidade. O mesmo vale para NotSpam e SaneScreener.

Sobreposição como essa dificulta a escolha entre recursos, especialmente com planos que limitam a quantidade de funcionalidades que você pode usar.

Por outro lado, por ser uma ferramenta focada em e-mail, é uma das mais fáceis de integrar com praticamente qualquer provedor de e-mail.

Principais recursos:

• Deep Clean: filtra e categoriza e-mails em todo o histórico da caixa de entrada
• SaneBox Digest: resume seus e-mails diários em formato de newsletter
• Armazenamento em nuvem para anexos grandes.
• SaneBlackHole: cancela a inscrição automaticamente de remetentes "incômodos"

3. Superhuman

Ideal para: Usuários que querem organizar com base em modelos e não se importam em mudar para um novo cliente de e-mail.

Superhuman é um aplicativo de e-mail nativo em IA.

Ou seja, diferente de extensões de navegador e assistentes externos, as funções de IA não dependem da qualidade da API do seu cliente de e-mail.

Isso pode ser bom ou ruim, dependendo da sua preferência – talvez você não queira trocar de cliente de e-mail.

Isso adiciona uma camada sobre sua conta de e-mail que permite automatizar operações ou perguntar a um chatbot sobre o conteúdo dos e-mails.
Um destaque é o recurso Split Inbox Library, que oferece modelos prontos para rotular e-mails conforme seu papel, empresa ou necessidade.

Além das funções de IA, há uma série de recursos para automatizar a produtividade: cancelar inscrições, lembretes e citar trechos de e-mails longos, por exemplo.

Como você pode imaginar, por ser um aplicativo e não uma plataforma de criação de fluxos, o Superhuman não integra nativamente com ferramentas de terceiros ou fluxos de trabalho personalizados.

Destaques:

• Ajuste de voz e tom
• Pergunte à IA
• Split Inbox Library
• Evento Instantâneo: crie eventos automaticamente

4. Copilot no Outlook

Ideal para: Usuários do Outlook que querem um assistente conversacional.

Copilot é a principal ferramenta de IA da Microsoft. Inicialmente usada em editores de código, ajudando a editar e consultar códigos com IA. Agora, essa funcionalidade foi estendida para e-mails.

O Copilot integra-se diretamente ao Outlook e funciona como um chat que responde rapidamente sobre sua caixa de entrada, redige e envia e-mails, organiza sua caixa e sugere ações com base no seu histórico.

No quesito integração, é imbatível (para quem usa Outlook), já que o plugin já vem embutido no cliente.

Obviamente, isso é restrito a usuários do Outlook.

Também não é uma plataforma completa de criação de agentes; não permite criar fluxos de trabalho e tem integração limitada com ferramentas de terceiros. Mas, para integração simples e gestão conversacional da caixa de entrada, é uma ótima ferramenta.

Destaques:

• Resumos
• Interface de chat
• Ações sugeridas
• Agendamento de compromissos

5. Gemini para Gmail

Ideal para: Usuários do Gmail que querem um assistente conversacional.

Esta é a resposta do Google ao recurso Copilot da Microsoft. Oferece as mesmas funções gerais: resumir conversas, pesquisar e redigir e-mails, tudo em uma interface de chat.

Porém, o Gemini não faz filtragem, rotulagem ou priorização. O máximo que faz em termos de organização é arquivar ou excluir e-mails indesejados.

Ele se integra perfeitamente à pesquisa do Google, o que ajuda a redigir e-mails com recursos online ou até mesmo encontrar endereços de e-mail de pessoas ou empresas.

Acredito que isso seja para complementar os recursos de aprendizado de máquina já presentes no Gmail, como filtro de spam e autocompletar, mas comparado às ferramentas acima, parece um pouco limitado.

Também pode gerar imagens, seja lá qual for a utilidade disso.

Destaques:

• Integração nativa com Gmail
• Busca Google

6. Missive

Ideal para: Equipes que desejam colaborar em contas de e-mail com automação de fluxo de trabalho

Um salve para nossos colegas de IA do Quebec.

Missive é um aplicativo que facilita a comunicação entre equipes, permitindo atribuir conversas a membros específicos e manter todos informados quando necessário.

O que garante seu lugar nesta lista é o conjunto de ferramentas de IA.

Tem o básico: resumo, redação, mas também permite criar fluxos personalizados usando comandos em linguagem natural. Isso serve para respostas automáticas, atribuir e-mails com base no remetente ou assunto, ou extrair informações importantes como prazos.

Eles oferecem mais de 25 integrações com plataformas populares – os suspeitos de sempre: Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Junto com os fluxos de trabalho personalizados, você pode criar automações complexas entre as ferramentas da sua equipe.

Destaques:

• Automações com IA
• Integrações com mais de 25 aplicativos, além de integrações personalizadas
• Modelos de prompts personalizados para redação com IA
• Atributos inteligentes para tarefas.

7. Fyxer.ai

Ideal para: Usuários que desejam organizar a caixa de entrada e o calendário com pouca ou nenhuma curva de aprendizado.

Fyxer se apresenta como uma assistente executiva de IA. Realiza todas as funções de um assistente de e-mail e, como um executivo, é bastante opinativa.

Ela cria automaticamente 8 categorias para rotular e-mails. Essas categorias são baseadas em prioridade, o que oferece a você (e à Fyxer) um roteiro de quais responder primeiro.

Ela redige automaticamente respostas para seus e-mails mais importantes, e cabe a você editar conforme necessário e enviar.

No caso dessas respostas automáticas, ela tem acesso à sua agenda e pode criar e compartilhar eventos nos horários em que você está disponível.

Para complementar, a Fyxer possui uma plataforma de reuniões que faz anotações e armazena transcrições, que você pode pesquisar em uma interface de chatbot de IA.

Ela se integra ao Gmail e Outlook, e sinceramente parece uma ótima ferramenta se você não procura usar fluxos de trabalho personalizados ou integrações (além das já mencionadas).

8. Lindy

Ideal para: Automações entre plataformas

A Lindy é uma plataforma no-code para criação de agentes de IA, com ferramentas prontas para diversas tarefas, incluindo automação de e-mails.

Como toda ferramenta de agente de uso geral, ela conecta ao seu e-mail por integrações e oferece suporte a integrações em plataformas de vendas, marketing e produtividade. As fontes variam, mas algumas afirmam que ela possui mais de 5000 integrações.

De qualquer forma, ele se conecta facilmente com todos os principais clientes de e-mail.

Suas ferramentas prontas para automação de e-mails facilitam a criação de fluxos para triagem de e-mails (filtragem com IA), redação de e-mails e agendamento.

Uma ferramenta especialmente interessante é a capacidade de realizar pesquisas de antecedentes sobre remetentes. Isso ajuda a reunir as informações necessárias para elaborar respostas ou qualificar leads.

Devido à grande quantidade de integrações, você pode atualizar documentos no Google Docs, por exemplo, com transcrições de videoconferências e permitir que seu agente acesse esses documentos para informar um rascunho de e-mail.

Notei que há pouca menção à organização ou limpeza da caixa de entrada. Acredito que seja possível – é uma ferramenta bem completa. Mas, pela minha experiência, plataformas no-code podem ser difíceis de personalizar além dos modelos pré-definidos.

Destaques:

• Muitas integrações
• Pesquisa sobre remetentes
• Regras em linguagem simples para triagem de e-mails
• Transcrições de reuniões

‍9. MailMaestro

Ideal para: Usuários do Outlook que buscam configuração simples e transcrições de reuniões pesquisáveis.

Até o momento desta redação, a MaestroLabs adquiriu recentemente a Flowrite e integrou recursos de IA ao seu assistente de e-mail: o MailMaestro.

O MailMaestro conecta-se ao Outlook e ao Gmail, e oferece ferramentas para redação, gerenciamento e resumo de e-mails. Também se integra à sua agenda para sugerir horários e marcar compromissos.

O recurso de gerenciamento de e-mails organiza mensagens e anexos, sinalizando-os por prioridade (importante, adiar, arquivar). Os e-mails recebidos também podem ser categorizados com a ferramenta de triagem.

Se você usa Outlook, pode utilizar o TeamsMaestro, o tomador de notas com IA que se integra ao Microsoft Teams. Ele transcreve e armazena as reuniões no próprio app, permitindo buscas e, repita comigo: usando essas informações como contexto para redigir e-mails com IA.

Destaques:

• Agendamento de compromissos
• Gerenciamento de e-mails
• Triagem de e-mails
• Tomador de notas com IA para usuários do Outlook

10. CleanEmail

Ideal para: Usuários que querem personalização leve com uma interface móvel fácil de usar.

O CleanEmail é um app que se integra a todos os principais provedores (incluindo Hotmail, rs) com modelos para gerenciamento da caixa de entrada e redação de e-mails.

Ele oferece as funções básicas de um cliente de e-mail: limpeza, filtros personalizados (incluindo filtro de spam com IA) e redação de mensagens. Os filtros são fáceis de criar – usam instruções em linguagem simples e menus intuitivos.

O aplicativo móvel também é moderno e fácil de navegar.

Como todo assistente focado em simplicidade, este não é o app para fluxos complexos ou integrações de terceiros. Também não inclui a opção de conversar com sua caixa de entrada.

Destaques:

• Aplicativo móvel
• Filtros em linguagem simples

Automatize e-mails com IA

Você pode economizar horas por semana delegando a triagem, redação e acompanhamento de e-mails.

O editor visual simples de arrastar e soltar da Botpress, o mecanismo interno de chamadas de ferramentas LLM e o conjunto de integrações facilitam começar de forma simples e escalar. Seu assistente pode ir desde a gestão da caixa de entrada até um pipeline de marketing ou geração de leads totalmente automatizado.

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