Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Byłem świadkiem, jak zespół ds. łańcucha dostaw przekierowywał jedno zamówienie przez siedem systemów i cztery osoby. Zajęło to pięć dni. Wartość zamówienia? 72 dolary za toner do drukarki.

Kiedy rozmawiałem z zespołem, nikt nie potrafił mi powiedzieć dlaczego ten proces istnieje. Zamiast tego padło zakazane zdanie: „Zawsze tak to robiliśmy”.

Właśnie tutaj automatyzacja procesów biznesowych (BPA) sprawdza się najlepiej. Nie efektowne chatboty AI czy robotyczne ramiona – tylko skuteczna automatyzacja procesów, które pochłaniają godziny każdego tygodnia.

W Botpress wdrożyliśmy już ponad 750 000 agentów AI, którzy usprawniają procesy biznesowe – od onboardingu dostawców po rozliczanie faktur – zarówno dla MŚP, dużych firm, jak i agencji.

Widzieliśmy na własne oczy, jak BPA odróżnia firmy, które efektywnie się skalują, od tych, które się zatrzymują.

„BPA daje ludziom większe możliwości. Jedna osoba może teraz zarządzać tym, czym wcześniej zajmowało się dziesięć,” wyjaśnia Ajaykumar Mudaliar, Product Manager w Botpress. „BPA pozwala firmom przejść z liniowego wzrostu do skalowania na dużą skalę.”

W tym artykule wyjaśnię, czym jest BPA, jakie są typowe wyzwania przy wdrażaniu BPA oraz wyjaśnię, jak wdrożyć skuteczną strategię BPA.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) to wykorzystanie technologii do usprawniania i realizacji zadań oraz procesów, które tradycyjnie wymagają udziału człowieka.

Proces biznesowy to ciąg kroków, które firma wykonuje, aby zrealizować zadanie, np. zatwierdzić urlop, przetworzyć fakturę czy zrealizować zamówienie online.

BPA to sposób, w jaki firmy wykonują zadania szybciej i z mniejszą liczbą błędów, przekazując powtarzalne czynności maszynom.

W wielu przypadkach automatyzacja nie zastępuje ludzi, lecz ich wspiera, umożliwiając efektywniejszą współpracę ludzi i maszyn. To już standard – 2/3 organizacji zautomatyzowało procesy biznesowe przynajmniej w jednej funkcji.

Jaki jest przykład automatyzacji procesów biznesowych?

Realizacja zamówień to świetny przykład, jak automatyzacja upraszcza codzienne zadania. To, co kiedyś wymagało kilku osób i wielu kroków, teraz dzieje się w kilka sekund.

Scenariusz: Klient składa zamówienie na stronie internetowej

Bez automatyzacji ktoś z zespołu operacyjnego lub realizacji musiałby:

1. Ręcznie sprawdź, czy produkt jest na stanie
2. Zaktualizuj system magazynowy
3. Zrealizuj płatność
4. Napisz i wyślij maila z potwierdzeniem
5. Powiadom magazyn lub partnera logistycznego
6. Wygeneruj etykietę wysyłkową
7. Przekaż klientowi informacje o śledzeniu

Dzięki BPA cały łańcuch działań może zająć zaledwie kilka sekund.

W momencie złożenia zamówienia system BPA natychmiast zaczyna działać: weryfikuje zakup, aktualizuje stany magazynowe, obciąża kartę i uruchamia realizację – wszystko bez udziału człowieka.

Jaka jest różnica między RPA a BPA?

RPA automatyzuje pojedyncze zadania naśladując działania człowieka, podczas gdy BPA automatyzuje całe przepływy pracy koordynując systemy w tle.

Automatyzacja procesów robotycznych (RPA) skupia się na zadaniach powierzchownych – tych powtarzalnych czynnościach, które człowiek wykonuje na komputerze. To na przykład kopiowanie danych z jednego arkusza do drugiego czy wypełnianie formularzy online.

Z kolei BPA obejmuje cały proces od początku do końca. Zamiast symulować działania człowieka, BPA bezpośrednio łączy różne systemy. Zarządza wieloma zadaniami, wykorzystując API i bazy danych do przekazywania informacji, podejmowania decyzji i uruchamiania działań w różnych działach.

W praktyce te technologie często współdziałają. Inicjatywy BPA często obejmują elementy RPA, by połączyć zadania w ramach większego zautomatyzowanego procesu.

Kiedy używać RPA zamiast BPA?

RPA wdraża się szybciej w wąskich zastosowaniach. Najlepiej sprawdza się przy automatyzacji pojedynczych kroków procesu, zwłaszcza gdy systemy nie są dobrze zintegrowane. Jeśli więc Twój zespół chce zautomatyzować zadanie bez zmian w istniejących systemach, wybierz rozwiązanie RPA.

BPA wymaga więcej planowania na początku, ale daje większy efekt, umożliwiając automatyzację złożonych przepływów między zespołami i systemami. Jeśli chcesz usprawnić cały proces obejmujący wiele działów lub narzędzi, rozwiązanie BPA będzie lepsze dla Twoich potrzeb.

Kluczowe funkcje i elementy narzędzi BPA

Narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych składają się z kilku kluczowych elementów, które wspólnie zwiększają efektywność i ograniczają ręczną pracę:

Automatyzacja procesów

Automatyzacja przepływów pracy to podstawa każdego systemu BPA: możliwość budowania krok po kroku procesów, które automatycznie realizują zadania. Takie przepływy zapewniają, że odpowiednie działania są wykonywane we właściwej kolejności, w różnych zespołach i narzędziach.

Integracja danych

Narzędzia BPA łączą się z systemami, z których zespoły już korzystają, jak CRM, oprogramowanie HR czy wewnętrzne bazy danych, dzięki czemu mogą automatycznie pobierać i aktualizować informacje.

To zapewnia dokładność danych i sprawne działanie procesów między zespołami i narzędziami.

Mapowanie i projektowanie procesów

Zanim zespoły zautomatyzują proces, muszą go zrozumieć. Tu z pomocą przychodzą kreatory wizualne. Pomagają one zespołom:

• Rozpisz obecne procesy krok po kroku
• Wyszukaj luki lub zbędne kroki
• Współpracuj między zespołami przed uruchomieniem automatyzacji

Monitorowanie i raportowanie w czasie rzeczywistym

Gdy wszystko już działa, zespoły muszą wiedzieć, co się sprawdza, a co nie. Dobre platformy BPA oferują:

• Panele z aktualnymi statystykami (wykonane zadania, opóźnienia, błędy)
• Wykrywanie wąskich gardeł
• Łatwe raportowanie do audytów lub ocen wydajności

Funkcje bezpieczeństwa i zgodności

Dobre platformy BPA dbają o bezpieczeństwo danych. Oferują funkcje takie jak kontrola uprawnień i rejestry aktywności, by chronić wrażliwe informacje i spełniać wymogi branżowe.

To szczególnie ważne w finansach, HR i ochronie zdrowia, gdzie kluczowe są prywatność i zgodność z przepisami.

Własna logika i możliwość rozbudowy

Skuteczne platformy BPA zawierają takie funkcje jak:

• Reguły i warunki
• Integracje API
• Modułowa budowa

Te narzędzia ułatwiają budowanie automatyzacji dopasowanych do różnych procesów i pozwalają je dostosowywać w miarę zmian.

Jakie są korzyści z automatyzacji procesów biznesowych?

Większa efektywność

Automatyzacja eliminuje wąskie gardła i ręczne zależności, pozwalając zadaniom postępować bez oczekiwania na przekazanie lub akceptację.

To pozwala tworzyć rozwiązania, które skalują się płynnie wraz z rozwojem firmy, bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.

Większe oszczędności kosztów

BPA ogranicza ilość pracy potrzebnej do realizacji rutynowych zadań i zapobiega kosztownym błędom wynikającym z pomyłek lub niespójności ludzkich.

Z czasem te oszczędności się kumulują – zwłaszcza w procesach o dużej skali – uwalniając budżet na innowacje, a nie tylko utrzymanie.

Większa dokładność danych

Dokładniejsze dane to pewniejsze decyzje.

Automatyzując wprowadzanie danych i aktualizacje systemów, BPA ogranicza ryzyko pojawienia się błędów ludzkich w raportach czy przepływach pracy.

Lepsza zgodność z przepisami i zarządzanie ryzykiem

W branżach regulowanych odstępstwa od procesu mogą mieć konsekwencje prawne lub finansowe.

BPA wymusza standaryzację procedur i prowadzi szczegółowe rejestry. To wzmacnia gotowość do audytu i minimalizuje ryzyko związane z procesami.

Lepsza obsługa klienta

Zautomatyzowane procesy reagują szybciej i bardziej konsekwentnie – niezależnie od tego, czy chodzi o zgłoszenie do wsparcia, aktualizację zamówienia czy etap wdrożenia.

Dzięki połączonym systemom i mniejszym opóźnieniom klienci otrzymują terminową i niezawodną obsługę za każdym razem.

Jakie jest 6 wyzwań przy wdrażaniu automatyzacji procesów biznesowych (BPA)?

1. Jakość danych i integracja

Częstym powodem niepowodzenia automatyzacji nie jest sam workflow – to dane, które go zasilają.

Nawet najlepsza automatyzacja niewiele zdziała, jeśli dane wejściowe są niepełne lub nieaktualne.

Masz problemy z automatyzacją? Spróbuj:

• Usprawnienie przepływów danych przed skalowaniem BPA – upewnij się, że dane są rzeczywiście użyteczne, zanim zaczniesz je automatyzować
• Wybieranie narzędzi, które płynnie integrują się z istniejącymi systemami – koniec z prowizorycznymi rozwiązaniami i rozproszonymi źródłami danych
• Weryfikacja kompletności kluczowych danych wejściowych, zwłaszcza tych wpływających na decyzje lub logikę rozgałęzień

2. Zarządzanie zmianą

Jeśli Twój zespół postrzega automatyzację jako zagrożenie, a nie narzędzie, wszystko będzie przebiegać wolniej. Opór jest naturalny, zwłaszcza jeśli pracownicy nie wiedzą, jak zmienią się ich obowiązki.

Aby uzyskać poparcie już na starcie, zaangażuj użytkowników końcowych (czyli pracowników) od początku. Zapytaj ich o problemy i pozwól im współtworzyć sposób wykorzystania automatyzacji w ich pracy.

Nie ograniczaj się do ogłoszenia nowych narzędzi. Zamiast tego jasno wyjaśnij, jakie korzyści przyniosą pracownikom.

Sposób przedstawienia zależy od tego, jak w Twojej firmie wdrażany jest BPA. Może chodzić o usuwanie przeszkód, a nie zastępowanie pracowników. Albo o to, by pracownicy mogli skupić się na bardziej złożonych zadaniach, zamiast tracić czas na powtarzalne czynności.

Wdrażanie automatyzacji powinno być procesem zespołowym, a nie narzuconym odgórnie. Zawsze stawiaj na empatię i jasną komunikację.

3. Kompatybilność systemowa

Nowoczesne narzędzia do automatyzacji są świetne… dopóki nie natrafią na system z 2007 roku, do którego dostęp ma tylko dział IT.

Jeśli Twój projekt BPA ciągle napotyka przeszkody przez sztywne oprogramowanie lub zablokowane API, nie jesteś sam. Ale istnieje kilka sposobów, by to ułatwić:

• Korzystaj z platform stworzonych dla środowisk hybrydowych. Nie wszystko musi działać w chmurze – upewnij się, że Twoje narzędzia współpracują także ze starszymi, lokalnymi systemami. (Często oznacza to wybór elastycznej platformy, takiej jak Botpress.)
• Szukaj gotowych konektorów. Im mniej własnego kodu musisz napisać, by połączyć systemy, tym szybciej ruszysz z wdrożeniem.

4. Bezpieczeństwo i zgodność

Automatyzacja może oszczędzać czas – ale jeśli obsługuje wrażliwe dane i nie jest w pełni bezpieczna, może prowadzić do poważnych błędów.

Zacznij od zastanowienia się, jakie dane będą przetwarzane przez automatyzację: dane klientów, dokumenty finansowe, dane pracowników, dane dostępowe. Wszystko to jest wrażliwe.

Zamiast traktować bezpieczeństwo jako dodatek, potraktuj je jako punkt wyjścia. Wybierz platformę BPA (lub agencję partnerską), która jest w pełni certyfikowana i od początku projektowana z myślą o zgodności.

Silne platformy dają Ci narzędzia do zachowania pełnej kontroli:

• Ustaw szczegółowe uprawnienia, by tylko odpowiednie osoby (lub boty) miały dostęp do wybranych danych
• Stosuj szyfrowanie zarówno podczas przechowywania danych, jak i ich przesyłania
• Włącz logi audytu, aby śledzić aktywność i szybko wykrywać problemy

I tak, Botpress oferuje to wszystko i jeszcze więcej – domyślnie. Pomogliśmy tysiącom firm zautomatyzować kluczowe procesy bez kompromisów w zakresie bezpieczeństwa chatbotów.

A jeśli działasz w branży regulowanej, jak zdrowie czy finanse, upewnij się, że Twoja platforma BPA posiada certyfikaty takie jak SOC 2, HIPAA czy ISO 27001.

5. Skalowalność

To, że automatyzacja działa dziś, nie znaczy, że poradzi sobie jutro. Coś, co obsługuje 1000 żądań dziennie, może nie wytrzymać przy 10 000. Jeśli nie przygotujesz się na taki wzrost, będziesz musiał budować wszystko od nowa.

Zamiast łatać problemy na bieżąco, uwzględnij skalowalność już na etapie planowania.

Wybieraj narzędzia, które będą rosły razem z Tobą, a nie takie, które sprawdzą się tylko jako dowód koncepcji. Zastanów się, jak Twój system poradzi sobie z większym obciążeniem, czy umożliwia monitorowanie wydajności w czasie i jak łatwo można go dostosować do coraz bardziej złożonych przepływów.

Automatyzacje powinny rozwijać się wraz z Twoją firmą, a nie ją ograniczać.

6. Koszty i alokacja zasobów

Jednym z największych wyzwań automatyzacji jest niedoszacowanie czasu i budżetu potrzebnego na dobre wdrożenie. Często zaczyna się z dobrymi chęciami, ale projekt zatrzymuje się w połowie przez brak planowania.

Zamiast próbować zautomatyzować wszystko naraz, wybierz jeden przepływ pracy, który ma duży wpływ i łatwo go zmierzyć. Przetestuj go pilotażowo, zobacz co działa (a co nie), i wykorzystaj te wnioski do kolejnych kroków.

Zaczynając od małych wdrożeń, zespoły wydają środki rozsądnie i zyskują realne dane, które pomagają kształtować strategię na bieżąco.

Więcej o wdrażaniu nowych systemów AI w organizacji przeczytasz w naszym Przewodniku po wdrożeniu AI.

5 rodzajów rozwiązań do automatyzacji procesów biznesowych

1. Narzędzia do automatyzacji przepływów pracy

Jeśli budujesz jakikolwiek system automatyzacji, potrzebujesz platformy do automatyzacji procesów. To ona realizuje Twoją logikę – czyli część „jeśli to, to tamto”.

Platformy do automatyzacji procesów pozwalają projektować krok po kroku działania między różnymi aplikacjami i zespołami.

Te platformy pozwalają projektować procesy krok po kroku, obejmujące różne zespoły i narzędzia. Wiele z nich oferuje wizualne lub niskokodowe edytory dla nietechnicznych pracowników, a jednocześnie dają programistom możliwość budowania zaawansowanych funkcji, gdy jest to potrzebne.

I tak, opcji jest naprawdę dużo. Platformy takie jak Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street czy Monday.com pomagają mapować procesy i automatyzować powtarzalne zadania. Niektóre są lepsze do pracy wewnętrznej, inne lepiej współpracują z systemami obsługującymi klientów.

Chodzi o to: jeśli nadal łączysz procesy za pomocą arkuszy, formularzy i wiadomości na Slacku, platforma do automatyzacji przepływów to to, czego potrzebujesz, by wejść na wyższy poziom.

2. Kompleksowe pakiety do automatyzacji procesów

Jeśli platformy automatyzacji workflow obsługują proste zadania, to kompleksowe pakiety automatyzacji procesów są jak centrum dowodzenia operacjami.

Pakiety do automatyzacji procesów end-to-end wykraczają poza pojedyncze przepływy pracy, automatyzując całe procesy biznesowe od początku do końca. To m.in. koordynacja między działami, śledzenie w czasie rzeczywistym, zarządzanie sprawami, zgodność, analityka i dużo logiki w tle.

Wyjaśnijmy: nie potrzebujesz tak zaawansowanych narzędzi do akceptacji wniosków urlopowych. Ale jeśli prowadzisz wdrożenia na poziomie przedsiębiorstwa, obsługujesz zgłoszenia czy procesy z wieloma etapami i wyjątkami — tu te narzędzia błyszczą.

W tym miejscu wiele osób się myli. Niektórzy zakładają, że muszą od razu wdrożyć rozbudowany pakiet narzędzi. Ale jeśli nie działasz na dużą skalę lub nie masz bardzo złożonych procesów, lepiej zacząć od prostszego rozwiązania i stopniowo je rozbudowywać.

Jeśli będziesz gotowy, warto przyjrzeć się kilku dużym firmom: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex i Bizagi oferują duże możliwości w zakresie orkiestracji na dużą skalę.

Botpress również zasługuje na miejsce na tej liście – zwłaszcza jeśli chcesz budować zaawansowane, kompleksowe flowy, które są naturalne w rozmowie i integrują się bezpośrednio z Twoim obecnym środowiskiem. (Tak, jesteśmy stronniczy. Ale... mamy rację.)

W skrócie: Jeśli Twoje operacje gubią się w przekazywaniu zadań i ręcznym śledzeniu, kompleksowe platformy do automatyzacji procesów są rozwiązaniem, które to uporządkuje.

3. Rozwiązania Digital Process Automation (DPA)

Rozwiązania do cyfrowej automatyzacji procesów to narzędzia skupione na łączeniu interfejsów skierowanych do klientów z systemami zaplecza, by tworzyć cyfrowe doświadczenia. Dzięki nim, gdy klient wypełnia formularz, umawia wizytę czy rozmawia z botem, odpowiedni proces uruchamia się automatycznie w tle.

Więc jeśli ktoś wypełni zgłoszenie na Twoim portalu, nie znika ono po prostu w Google Sheet i modlitwie. To uruchamia coś realnego: tworzy się sprawa, startuje workflow, zespół zostaje powiadomiony.

To szczególnie przydatne, jeśli masz złożone, skierowane do klientów przepływy, które opierają się na współpracy wielu systemów.

Platformy takie jak OutSystems i Creatio są stworzone właśnie do tego. Łączą interakcje użytkownika z logiką procesów i automatyzacją w tle.

W skrócie: Jeśli chcesz, by działania klientów uruchamiały prawdziwe workflowy, DPA to Twój wybór.

4. Platformy automatyzacji oparte na integracjach

Platformy automatyzacji oparte na integracjach są zaprojektowane do łączenia różnych narzędzi i umożliwiają automatyczne przepływy pracy poprzez przesyłanie danych między nimi w czasie rzeczywistym.

To są konektory. Nie próbują zarządzać całym procesem biznesowym, po prostu umożliwiają aplikacjom komunikację bez Twojego udziału jako pośrednika.

Platformy automatyzacji oparte na integracjach świetnie sprawdzają się, gdy potrzebujesz czegoś w stylu: „Kiedy ktoś podpisze umowę w PandaDoc, zaktualizuj HubSpot, wyślij powiadomienie na Slacku i oznacz osobę w Airtable.” Szybko, prosto i bez udziału działu IT.

Bądźmy szczerzy: te narzędzia nie są do skomplikowanej logiki czy procesów wymagających zgodności. Ale jeśli pracujesz w operacjach, marketingu lub chcesz wyeliminować ręczne kopiowanie między 10 aplikacjami, pokochasz je.

Zapier to chyba najbardziej znana marka w tej kategorii. Make (dawniej Integromat) daje więcej możliwości i elastyczności. Workato to rozwiązanie klasy enterprise (za wyższą cenę). Tray.io plasuje się pomiędzy, z bardziej deweloperskim podejściem.

Z tymi platformami możesz zrobić naprawdę dużo: synchronizować dane między narzędziami, wywoływać powiadomienia, zarządzać prostymi przepływami akceptacji, a nawet tworzyć lekkie automatyzacje skierowane do klientów.

Pamiętaj tylko: im bardziej złożona logika, tym szybciej te narzędzia pokażą swoje ograniczenia. Ale do prostych automatyzacji? Są niemal gotowe do użycia od ręki.

5. Platformy inteligentnej automatyzacji

Platformy inteligentnej automatyzacji to miejsce, gdzie zaczyna się robić... inteligentnie.

W przeciwieństwie do podstawowych narzędzi workflow, które działają według sztywnych reguł, inteligentne platformy automatyzacji wykorzystują AI – uczenie maszynowe, przetwarzanie języka naturalnego oraz podejmowanie decyzji w kontekście. Zamiast „jeśli X, to Y”, masz „jeśli coś przypomina X i ton jest negatywny i dokument mówi Y, to wykonaj Z”. Zyskujesz elastyczność i niuanse.

Platformy inteligentnej automatyzacji są szczególnie przydatne, gdy Twoje dane są nieuporządkowane lub chcesz, by automatyzacja była bardziej „ludzka”.

Jak to wygląda w praktyce? Odczytywanie faktur bez szablonu. Priorytetyzacja zgłoszeń na podstawie tonu. Automatyczna klasyfikacja dokumentów lub podejmowanie decyzji o przekierowaniu na podstawie wcześniejszych wzorców. Wszystko to jest możliwe.

Do największych graczy należą UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder oraz Automation Anywhere. Każdy z nich łączy tradycyjną automatyzację z warstwą AI.

Botpress sprawdzi się także tutaj, zwłaszcza jeśli zależy Ci na agentach AI, którzy rozumieją pytania użytkowników, odpowiadają naturalnie i uruchamiają procesy w tle na podstawie intencji.

Podsumowując: jeśli Twoja automatyzacja musi czytać między wierszami, postaw na inteligentną automatyzację.

(Zainteresowany? Nasz artykuł o inteligentnej automatyzacji procesów szczegółowo omawia te platformy.)

Jak wdrożyć automatyzację procesów biznesowych: przewodnik krok po kroku

Wdrażanie automatyzacji procesów biznesowych nie musi być od razu wielką transformacją cyfrową AI. Najlepsze wdrożenia zaczynają się od małych kroków.

Niezależnie od tego, czy automatyzujesz pierwszy wewnętrzny proces, czy zastępujesz zestaw przestarzałych narzędzi, ten przewodnik krok po kroku pomoże Ci podejść do BPA z jasnością.

1. Zidentyfikuj, gdzie pojawia się problem

Zanim zaczniesz rysować schematy lub porównywać narzędzia do automatyzacji, cofnij się o krok i zapytaj: co tak naprawdę spowalnia zespół?

W każdej firmie są procesy wyjątkowo żmudne, podatne na błędy lub po prostu irytujące. To właśnie tam automatyzacja robi największą różnicę — nie tylko tam, gdzie najłatwiej wdrożyć workflow.

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, porozmawiaj z osobami wykonującymi dane zadania. Co jest powtarzalne? Co powoduje opóźnienia? Co często jest robione źle? Możesz też przejrzeć zgłoszenia do wsparcia, skargi użytkowników lub dane systemowe, by znaleźć wąskie gardła.

2. Zrozum obecne procesy

„Nie automatyzuj tego, czego nie rozumiesz” powinno być pierwszą zasadą każdej strategii BPA.

Łatwo ekscytować się automatyzacją nieefektywnego procesu, ale jeśli nie poświęcisz czasu na zrozumienie, jak on faktycznie działa (i dlaczego działa w ten sposób), możesz napotkać problemy w przyszłości.

To właśnie tutaj szybkie, dogłębne zrozumienie przynosi korzyści. Nawet podstawowe pytania, takie jak „Kto uruchamia ten proces?” czy „Gdzie najczęściej pojawiają się blokady?” mogą zaoszczędzić Ci godziny poprawek.

Nie pomijaj też trudnych momentów. Nietypowe przypadki, jednorazowe obejścia, z których korzystają ludzie, by wszystko działało – to właśnie tam automatyzacja najczęściej zawodzi.

Zwróć uwagę na:

• Kto inicjuje przepływ pracy i w jakich warunkach?
• Jakie systemy są obecnie zaangażowane? Które z nich nie współpracują ze sobą dobrze?
• Gdzie następują przekazania zadań? Gdzie najczęściej pojawiają się problemy?
• Które kroki wymagają ręcznych obejść?

3. Zbadaj rozwiązania BPA

Gdy już rozpiszesz swoje obecne procesy i wiesz, co chcesz usprawnić, czas wybrać narzędzia. Ale uwaga: nie ma jednego, uniwersalnego „najlepszego” narzędzia BPA.

Niektóre narzędzia służą do prostych automatyzacji zadań. Inne są przeznaczone do złożonych, wieloetapowych procesów z wieloma integracjami. Prawdziwe pytanie brzmi więc: co będzie działać dla Ciebie?

Musisz ustalić, jak bardzo techniczny jest Twój zespół, z jakimi systemami narzędzie BPA musi się integrować i jak elastyczne mają być przepływy pracy. Niektóre firmy potrzebują rozwiązań dla programistów, inne – gotowych narzędzi dla zespołu operacyjnego.

Możesz podejść do tego na trzy sposoby:

Lekka automatyzacja zadań

Te narzędzia są stworzone z myślą o szybkości i prostocie. Świetne, jeśli automatyzujesz proste, powtarzalne zadania.

Najlepiej sprawdzają się przy takich zadaniach jak wnioski o urlop, proste przekierowanie leadów czy logika „jeśli to, to tamto” – czyli tam, gdzie nie potrzeba złożonych decyzji ani koordynacji wielu kroków.

Zwróć uwagę na takie funkcje jak:

• Gotowe integracje z Twoim CRM lub narzędziami do obsługi zgłoszeń
• Proste kreatory procesów typu przeciągnij i upuść
• Wyraźne ograniczenia w zakresie skalowalności lub złożoności

Popularne platformy w tej kategorii to Botpress, Zapier, Automate.io oraz wbudowane narzędzia, takie jak automatyzacje Notion.

Jeśli testujesz BPA po raz pierwszy lub potrzebujesz szybkiego sukcesu, to świetne miejsca na start.

Automatyzacja przepływów pracy ze średniej półki

Ten poziom to moment, gdy automatyzacja nabiera mocy. Idealny dla zespołów, które wyrosły z podstawowej automatyzacji zadań i potrzebują przepływów reagujących na zmienne warunki lub wymagających udziału człowieka w podejmowaniu decyzji.

Możesz kierować akceptacje w zależności od wartości transakcji, eskalować zgłoszenia wsparcia na podstawie nastroju klienta lub uruchamiać wieloetapowe procesy, gdy dane klienta zmieniają się w Twoim CRM.

Te narzędzia zwykle łączą łatwość obsługi z dużymi możliwościami. Nadal masz interfejsy no-code lub low-code, ale z większą kontrolą nad logiką, wyjątkami i rolami.

Typowe funkcje platform automatyzujących przepływy pracy ze średniej półki to:

• Logika rozgałęzień i ścieżki warunkowe
• Uprawnienia oparte na rolach
• Obsługa zarówno uporządkowanych przepływów, jak i elastycznych wyjątków

Niektóre narzędzia w tej kategorii oferują także wbudowane rejestry audytowe i integracje z kluczowymi systemami biznesowymi, takimi jak CRM, ERP czy bazy wiedzy.

Popularne platformy to Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (z regułami i automatyzacjami) oraz Monday.com z logiką przepływów pracy.

Ostatecznie narzędzia ze średniej półki są świetne, gdy chcesz wprowadzić więcej struktury i zaawansowania do operacji biznesowych – bez przechodzenia na pełne rozwiązania korporacyjne. Nadal masz szybkość i dostępność, ale z dużo większą kontrolą.

BPA klasy korporacyjnej

To zaawansowane platformy stworzone do obsługi pełnych przepływów pracy w wielu zespołach i systemach. Są zaprojektowane z myślą o skali i złożoności – idealne dla globalnych operacji lub wielopoziomowych ścieżek akceptacji.

Jeśli Twoje procesy obejmują wiele systemów (CRM, ERP, HRIS, własne bazy danych) lub potrzebujesz szczegółowej kontroli nad zgodnością, BPA klasy enterprise to właściwy wybór.

Platformy dla przedsiębiorstw skupiają się na orkiestracji. Oznacza to przepływy pracy obsługujące wyjątki, synchronizację danych w czasie rzeczywistym między narzędziami i utrzymanie zgodności bez zakłóceń.

Warto zwrócić uwagę na takie funkcje jak:

• Szerokie wsparcie integracji
• Zaawansowane funkcje zgodności i ścieżki audytu
• Projekt przyjazny współpracy

Platformy z tej kategorii często oferują wbudowaną analitykę, śledzenie SLA, środowiska testowe oraz zarządzanie uprawnieniami w oparciu o role, co wspiera skalowanie i złożoność.

Popularni gracze to Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx i Appian.

Pamiętaj: niezależnie od wybranej platformy, powinna ona współgrać z dotychczasowym sposobem pracy Twoich zespołów. Jeśli narzędzie wymusza całkowitą zmianę procesu tylko po to, by je wdrożyć, to nie jest właściwy wybór.

4. Przetestuj wybrane rozwiązanie

Zanim przejdziesz do pełnej automatyzacji, zacznij od jednego przepływu pracy. Tylko jednego.

Potraktuj to jako test. To faza „crawl” w klasycznym modelu Crawl-Walk-Run.

Wybierz coś prostego, ale wartościowego. Może to być automatyzacja akceptacji wniosków urlopowych albo przekierowywanie nowych zgłoszeń do wsparcia. Kluczowe, by efekt był mierzalny – oszczędność czasu, szybsza realizacja zadań, mniej błędów ręcznych.

Możesz zbudować to ręcznie w nowym narzędziu BPA lub pozwolić AI obsłużyć logikę i przypadki brzegowe, jeśli jesteś na to gotowy.

Niektóre zespoły testują rozwiązania w piaskownicy. Inne uruchamiają je na żywo w małym zespole i uważnie monitorują wyniki. Tak czy inaczej, uczysz się, co nie działa, co wymaga poprawek i jaki jest faktyczny efekt.

Jeśli pilotaż się powiedzie – gratulacje! Masz dowód skuteczności. Wykorzystaj go, by ulepszyć wdrożenie i przekonać do szerszego zastosowania. Jeśli nie? Tym lepiej – wykryłeś problemy przed skalowaniem.

A jeśli potrzebujesz bardziej szczegółowego przewodnika po wdrożeniu tego typu rozwiązania, sprawdź, co napisał mój utalentowany kolega o strategicznym wdrażaniu chatbotów. Znajdziesz tam opis przejścia od fazy testów do pełnego wdrożenia – bez potknięć.

5. Przeszkol zespół

Nawet najlepsza automatyzacja nie zadziała, jeśli zespół jej nie rozumie – albo, co gorsza, jeśli ma poczucie, że została narzucona bez wyjaśnienia.

Automatyzacja powinna być odczuwana jako pomocne usprawnienie, a nie nieoczekiwana zmiana. Jeśli ludzie nie wiedzą, jak to wpisuje się w ich codzienną pracę albo gdzie zgłosić problem, szybko wrócą do dawnych nawyków.

Więc nie dawaj im tylko danych do logowania. Przeprowadź ich przez to, jak działa to w ich świecie. Pokaż, co zdejmujesz z ich barków. Wyjaśnij jasno, że chodzi o mniej powtarzalnych zadań, a nie o redukcję etatów.

Sposób wdrożenia zależy od wielkości i struktury zespołu, ale skuteczne wdrożenie zwykle zaczyna się od:

• Przewodniki dostosowane do ról, aby każdy zespół zobaczył, jak to odnosi się do ich pracy
• Szybkie instrukcje lub krótkie nagrania Loom, gdy zapomną, do czego służy dany przycisk
• Otwarte kanały (Slack, e-mail, cokolwiek) do zadawania pytań, przekazywania opinii lub zgłaszania problemów

Innymi słowy: spraw, by automatyzacja była narzędziem, a nie zagrożeniem.

6. Rozwijaj i udoskonalaj

To, że pilotaż BPA się udał, nie oznacza końca pracy. Najlepsze systemy automatyzacji rozwijają się w czasie, a zbyt szybkie skalowanie bez udoskonaleń to szybka droga do problemów.

Gdy zobaczysz efekty pierwszego workflow, rozwijaj system ostrożnie. Dodawaj nowe przypadki użycia, angażuj kolejne zespoły i zacznij budować rozwiązanie, które będzie się ulepszać wraz z rozwojem.

Właśnie tutaj iteracja ma największe znaczenie. Monitoruj kluczowe wskaźniki: Czy przepływy są realizowane szybciej? Czy liczba błędów spada? Czy ludzie faktycznie korzystają z nowego systemu?

Następnie wprowadzaj drobne poprawki na bieżąco:

• Popraw logikę. Jeśli kroki ciągle się psują w tym samym miejscu, sprawdź swoje wyzwalacze lub warunki.
• Popraw przekazywanie zadań. Dodaj jasność tam, gdzie przepływy pracy łączą różne zespoły lub narzędzia.
• Śledź wdrożenie. Jeśli spada użycie, porozmawiaj z zespołem. Czy proces jest niejasny? Czy wraca ręczna praca?
• Przejrzyj metryki. Czy monitorujesz właściwe KPI? Dodaj nowe, jeśli trzeba (np. czas realizacji, wskaźniki ukończenia zadań).

Gdy wszystkie elementy działają płynnie, stwórz wewnętrzny playbook. Dzięki temu inne zespoły będą mogły korzystać z już sprawdzonych rozwiązań bez zaczynania od zera.

Jakie są przykłady zastosowań automatyzacji procesów biznesowych?

Wdrożenie pracownika w dziale HR

Onboarding wydaje się prosty, dopóki nie uświadomisz sobie, ile elementów się na niego składa. Zakładanie kont, zbieranie dokumentów, przygotowanie sprzętu, uzupełnianie kalendarzy – lista jest długa.

Bez automatyzacji większość tych działań to niekończące się wątki mailowe i aktualizacje w arkuszach. To wolne, podatne na błędy i — szczerze mówiąc — męczące dla wszystkich.

Przyjrzyjmy się, jak BPA może faktycznie ułatwić onboarding zarówno działowi HR, jak i nowemu pracownikowi.

Uruchamiaj przepływy w momencie zaakceptowania oferty

Magia zaczyna się, gdy kandydat powie „tak”. Narzędzia BPA mogą automatycznie utworzyć rekord pracownika w HRIS, wysłać powitalne maile i formularze zgodności oraz uruchomić kolejne kroki bez ręcznego angażowania każdego działu.

Wyobraź sobie to: w momencie podpisania oferty zespół IT otrzymuje zgłoszenie o przygotowanie laptopa i kont użytkownika. W tym samym czasie nowy pracownik otrzymuje spersonalizowaną wiadomość powitalną oraz link do przesłania wszelkich dokumentów, które musi dostarczyć.

Umawiaj spotkania bez zbędnej wymiany maili

Wdrożenie, zapisy na benefity, pierwsze dni pracy — wszystko to można zaplanować automatycznie.

Zamiast ręcznie koordynować kalendarze, narzędzia BPA mogą rezerwować terminy na podstawie dostępności i wysyłać potwierdzenia do wszystkich uczestników.

I gotowe. Żaden krok nie został pominięty, a nowy pracownik naprawdę czuje się mile widziany.

Jakie narzędzia to umożliwiają?

Zazwyczaj korzysta się z kilku narzędzi: platformy HRIS, takie jak BambooHR lub Personio, zarządzają danymi pracowników, narzędzia do automatyzacji przepływów pracy, jak Kissflow czy Pipefy, łączą zadania, a narzędzia ITSM, np. Jira Service Management, dbają o kwestie techniczne.

Obsługa klienta

Bądźmy szczerzy. Agenci wsparcia tracą mnóstwo czasu na czynności niezwiązane z realną pomocą klientom. Sortowanie zgłoszeń. Ustalanie priorytetów. Decydowanie, kto czym się zajmie. A w tym czasie klienci czekają.

Właśnie tutaj automatyzacja (i wykorzystanie AI w obsłudze klienta) pokazuje swoją wartość. Nie chodzi o zastąpienie zespołu wsparcia, ale o odciążenie go, by mógł skupić się na realnych problemach.

Automatyczna selekcja

Gdy pojawia się zgłoszenie do wsparcia, ktoś (lub coś) musi ustalić, czego dotyczy. Czy to problem z rozliczeniem? Błąd? Czy klient jest zdenerwowany, czy tylko zdezorientowany?

Systemy BPA mogą przejąć to całkowicie. Dzięki AI (np. analizie sentymentu, dopasowywaniu słów kluczowych czy historii konta), systemy BPA automatycznie kategoryzują i priorytetyzują zgłoszenia. Zamiast przeglądać każde zgłoszenie, agent trafia od razu do tych, które najbardziej tego wymagają.

Inteligentne przekierowywanie

Gdy zgłoszenie zostanie sklasyfikowane, kolejnym krokiem jest przekazanie go odpowiedniej osobie. Samo to może zająć godziny, jeśli robi się to ręcznie.

Dzięki BPA przekierowanie następuje natychmiast. Pytanie o fakturę trafia do Finansów. Pilny błąd produktu od razu do Inżynierii. Sprawa VIP-a jest oznaczana dla starszych agentów. Możesz zbudować dowolną logikę, a wszystko działa w tle.

Automatyczne uzupełnianie i aktualizacje statusu

Każdy agent wsparcia zna ból kopiowania i wklejania danych klienta z jednego systemu do drugiego.

Jeśli jednak Twoje BPA jest zintegrowane z CRM lub narzędziami wewnętrznymi, może wstępnie wypełniać pola zgłoszenia odpowiednimi danymi, zanim agent w ogóle się nim zajmie.

Możesz też wykorzystać automatyzację do wysyłania powiadomień o statusie w czasie rzeczywistym lub przypomnień o oczekujących odpowiedziach. To mniej ręcznej pracy dla zespołów i płynniejsze doświadczenie dla klienta.

Narzędzia, które to ułatwiają

Platformy takie jak Zendesk i Freshdesk mają wbudowane funkcje BPA. Połącz je z narzędziami AI do kierowania zgłoszeń i integracjami z CRM lub wewnętrzną bazą wiedzy, a zyskasz skalowalny system wsparcia.

Pożegnaj się z powtarzalnymi zadaniami administracyjnymi.

Zarządzanie umowami

Ręczne zarządzanie umowami? Witaj w chaosie wersji i przegapionych terminach. Automatyzacja workflowów umów wprowadza porządek i szybkość – dzięki AI w zakupach!

Automatyczne generowanie umów

Najlepsze dla: Standardowe umowy, takie jak NDA, SOW lub MSA.

Co robi: Pobiera dane z szablonów i automatycznie uzupełnia szczegóły na podstawie informacji z CRM lub formularzy.

Wskazówka: Zablokuj kluczowe pola, aby zapobiec nieautoryzowanym zmianom, ale pozostaw miejsce na indywidualne warunki.

Przekieruj do weryfikacji i podpisu elektronicznego

Najlepsze dla: Wewnętrznych akceptacji, współpracy między zespołami i podpisów klientów.

Jak to działa: Wysyła umowy do odpowiedniej osoby we właściwym czasie – na przykład do działu prawnego, finansowego, menedżera lub klienta – zgodnie z ustalonymi regułami.

Wskazówka: Korzystaj z narzędzi, które śledzą, kto otworzył i podpisał dokument, abyś zawsze wiedział, gdzie utknął proces.

Śledź zmiany i ustawiaj przypomnienia

Najlepsze zastosowanie: Utrzymywanie zgodności i aktualności umów.

Co robi: Rejestruje edycje i zatwierdzenia w dzienniku audytowym, a następnie wysyła przypomnienia o odnowieniach lub nadchodzących przeglądach zgodności.

Wskazówka: Nie czekaj, aż ktoś sobie przypomni – ustaw automatyczne powiadomienia na 30, 60 lub 90 dni przed kluczowymi datami.

Jakie narzędzia to umożliwiają?

Typowe narzędzia to platformy CLM (np. Ironclad, DocuSign CLM), narzędzia do automatyzacji dokumentów, platformy workflow i podpisów elektronicznych (np. PandaDoc, HelloSign).

Obsługa faktur i wydatków

Ręczna obsługa faktur to zadanie, które pochłania czas i cierpliwość. Przepisywanie liczb z PDF-ów, szukanie zgód w e-mailach, upominanie się o paragony – nic dziwnego, że zespoły finansowe są przeciążone.

Przyjrzyjmy się, jak BPA pomaga to uporządkować.

Wyodrębnij dane z faktury

Pierwszy krok: zrezygnuj z ręcznego wprowadzania danych. Narzędzia BPA z OCR lub AI mogą zeskanować faktury i automatycznie wyciągnąć kluczowe dane, takie jak nazwa dostawcy, kwoty, terminy płatności, pozycje – bez konieczności przełączania się między plikami i arkuszami.

Dopasuj do zamówień lub budżetów

Gdy dane już trafią do systemu, musisz je do czegoś dopasować. Na przykład do istniejącego zamówienia lub budżetu działu.

Automatyzacja zajmuje się tym natychmiast i oznacza wszystko, co się nie zgadza, więc nic nie umknie uwadze.

Przekieruj do akceptacji

Zamiast wysyłać maile typu „Hej, możesz to zatwierdzić?”, pozwól BPA zająć się przekierowaniem. Może wysłać odpowiednią fakturę do właściwej osoby na podstawie ustalonych reguł.

I tak, on też im o tym przypomni.

Synchronizuj z narzędziami księgowymi

Gdy wszystko zostanie zatwierdzone, BPA może automatycznie przesłać fakturę do Twojego programu księgowego. Bez dodatkowego wpisywania danych. Po prostu gotowe.

Narzędzia takie jak Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks i NetSuite ułatwiają to wdrożenie. Jeśli Twój zespół finansowy wciąż robi wszystko ręcznie… czas to zmienić.

Wdrażaj rozwiązania AI już w przyszłym miesiącu

Automatyzacja pozwala nowoczesnym zespołom działać szybciej i skupić się na tym, co naprawdę ważne.

Botpress to platforma konwersacyjnej AI, która daje zespołom narzędzia do budowania zaawansowanej automatyzacji procesów biznesowych – od prostych przepływów po złożone, wielosystemowe integracje.

Dzięki wizualnym kreatorom przepływów, nieograniczonym integracjom i wsparciu wielu języków, każdy może uruchomić skalowalną automatyzację bez pisania ani jednej linijki kodu.

Rozpocznij budowę już dziś. To nic nie kosztuje.

FAQ

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych (BPA)?

BPA to wykorzystanie technologii do automatyzacji rutynowych przepływów pracy i procesów. Zwykle polega na wdrażaniu narzędzi i aplikacji, które usprawniają powtarzalne zadania, ograniczając pracę ręczną i zwiększając ogólną efektywność.

Które procesy biznesowe najlepiej nadają się do automatyzacji?

Procesy, które występują często i mają jasne zasady, są idealne do automatyzacji. Na przykład wdrożenie pracownika, akceptacja zakupów, obsługa klienta czy wprowadzanie danych – to wszystko można zautomatyzować, by oszczędzić czas i ograniczyć błędy.

Czym różni się RPA od BPA?

Robotic Process Automation (RPA) wykorzystuje boty do wykonywania prostych, powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych, podczas gdy Business Process Automation (BPA) łączy różne systemy, aby automatyzować całe przepływy pracy i wiele etapów procesu dla bardziej kompleksowych usprawnień.

Kto zyskuje na automatyzacji procesów biznesowych?

Automatyzacja przynosi korzyści wszystkim. Firmy oszczędzają czas i pieniądze, pracownicy mogą skupić się na ważniejszych zadaniach, a klienci otrzymują szybszą i bardziej niezawodną obsługę.

Jak mogę zmierzyć zwrot z inwestycji (ROI) w BPA?

ROI można mierzyć, monitorując kluczowe wskaźniki, takie jak skrócenie czasu realizacji, oszczędności kosztów, poprawa dokładności danych i zgodności oraz wzrost satysfakcji klientów. Regularne przeglądy i opinie zespołów pomagają upewnić się, że BPA przynosi oczekiwane korzyści.

Jak długo trzeba czekać na efekty BPA?

Część efektów usprawnień może być widoczna już po kilku miesiącach, ale pełne korzyści pojawiają się zwykle później. Warto wdrażać BPA etapami i stale optymalizować, by osiągnąć długofalowe rezultaty.