10 asystentów e-mail AI, które zaoszczędzą Ci godziny pracy każdego tygodnia

E-mail nie jest ulubioną formą komunikacji, ale zdecydowanie najpopularniejszą.

Przez ostatnie 20 lat pojawiło się wiele narzędzi do komunikacji – każde z nich było bardziej nowoczesne, wygodne i prostsze w obsłudze niż e-mail.

A jednak w 2024 roku aż 55% kontaktów z klientami odbywało się przez e-mail – zdecydowanie najwięcej.

Dzięki rozwojowi asystentów e-mail opartych na AI, e-mail wreszcie przechodzi potrzebną metamorfozę.

Agentów AI wyróżnia zdolność do zaawansowanego rozumowania, błyskawicznej automatyzacji i pisania tekstów przypominających ludzkie – co ułatwia usprawnianie powtarzalnych procesów.

W tym artykule opowiem, jak AI może automatyzować obsługę e-maili, dlaczego warto korzystać z asystentów AI do e-maili oraz przedstawię najlepsze narzędzia tego typu.

Czym jest asystent e-mail oparty na AI?

Asystent e-mail z AI to program wykorzystujący sztuczną inteligencję i przetwarzanie języka naturalnego (NLP) do podsumowywania, sortowania, pisania i wysyłania wiadomości e-mail przy minimalnym udziale człowieka lub całkowicie automatycznie.

Może to być niestandardowy klient poczty, zewnętrzna aplikacja lub – w niektórych przypadkach – czatbot wbudowany w klienta poczty, pełniący rolę asystenta konwersacyjnego.

Jak można wykorzystać AI w e-mailach?

Jak już wspomniałem: e-mail – mimo swojej popularności – jest nieporęczny.

Zawsze mam kilka nieprzeczytanych wiadomości ukrytych gdzieś w skrzynce, często zapominam o „odpowiedz wszystkim”, a filtry antyspamowe wydają się zbędne, skoro codziennie dostaję phishing.

Asystent AI – mający dostęp do obszernego kontekstu i bazę wiedzy z wektorowych e-maili do RAG – daje wiele możliwości, by usprawnić korzystanie z poczty.

Personalizowane szkice e-maili

AI świetnie sprawdza się przy pisaniu e-maili, bo może korzystać z historii Twojej korespondencji, by dopasować ton i kontekst.

Brzmi nie tylko naturalnie, ale wręcz jak Ty – i wie to, co Ty wiesz.

Asystent AI do e-maili to nie tylko ChatGPT – ma dostęp do Twoich wcześniejszych wiadomości, więc rozumie Twój styl pisania. Może też analizować skrzynkę odbiorczą, by wiedzieć, jak zwracać się do kontaktów na podstawie historii rozmów.

Możesz nie chcieć, by AI samodzielnie wysyłało wiadomości – ale asystent e-mail z AI może przygotować szkic, który potem sam poprawisz i wyślesz.

Nie chodzi o zastąpienie Ciebie – tylko o wygładzenie niedogodności związanych z e-mailem.

Lepsze zarządzanie skrzynką odbiorczą

AI potrafi też klasyfikować wiadomości według pilności, tematu czy nastroju nadawcy.

Asystent e-mail z AI może sugerować kategorie na podstawie zawartości skrzynki i odpowiednio przypisywać wiadomości. W przyszłości będzie automatycznie oznaczać nowe e-maile zgodnie z tymi kategoriami.

Może też ustalać priorytety wśród nieprzeczytanych wiadomości, biorąc pod uwagę ich treść, czas dostarczenia i historię kontaktu z nadawcą. Alternatywnie, pomoże Ci opracować strategię priorytetyzacji w zależności od tego, które kontakty lub sprawy są bardziej pilne.

Proaktywne sugestie

Wszystko, o czym wspominałem do tej pory, jest reaktywne, ale piękno asystentów e-mail opartych na AI polega na tym, że dają więcej możliwości działania proaktywnego.

AI może przeanalizować całą skrzynkę i zaproponować działania:

• „Klient X zwykle pyta o Usługę ABC o tej porze roku – może warto się odezwać i sprawdzić, czy są zainteresowani”
• „Lead Y pytał o plan plus, ale wygląda na to, że bardziej pasuje do planu zespołowego.”

Asystent e-mail będzie stale monitorował Twoją skrzynkę, śledził niedokończone wątki i przypominał o starych rozmowach.

To świetny sposób na poprawę relacji zawodowych i dopilnowanie spraw, które mogłyby umknąć uwadze.

Marketing

Automatyzacja wysyłki wiadomości to doskonały sposób na wykorzystanie AI w sprzedaży.

Obejmuje to zimne e-maile, follow-upy oraz odpowiedzi na zapytania produktowe.

CRMy, takie jak Hubspot, oferują integracje, wyzwalacze e-maili, automatyczną pielęgnację leadów i własną logikę workflow. Dzięki temu możesz zoptymalizować generowanie leadów AI i ich kwalifikację, wysyłając wartościowe wiadomości w strategicznych momentach.

Jeśli prowadzisz mniejszą działalność i zaawansowane funkcje CRM są zbędne, wszystko to osiągniesz dzięki konfigurowalnym przepływom agentów AI w narzędziach takich jak Botpress.

Obsługa klienta

Obsługa klienta z AI pozwala użytkownikom szybciej uzyskać wartościowe odpowiedzi.

Dzieje się tak, ponieważ dostęp do historii e-maili i własnych dokumentów daje AI cały potrzebny kontekst do udzielania wyczerpujących odpowiedzi.

HubSpot wykorzystuje

Warto pamiętać, że skomplikowane sprawy najlepiej przekazać żywym agentom – AI powinno ocenić, czy jest w stanie odpowiedzieć na dane pytanie. Na szczęście większość narzędzi do automatyzacji e-maili to umożliwia.

CRMy wykorzystują rozpoznawanie intencji i proste polecenia językowe, by oddzielić proste zapytania od bardziej złożonych.

Jakie są korzyści z AI w e-mailach?

Automatyzacja z pomocą AI jest bez wątpienia szybka i skuteczna – asystenci AI pomagają realizować zadania szybciej i lepiej.

Dodatkowo badania pokazują, że interfejsy konwersacyjne zmniejszają obciążenie poznawcze. To oznacza, że będziesz pracować szybciej i efektywniej, a jednocześnie mniej się zmęczysz czytaniem, sortowaniem i wysyłaniem e-maili.

Większa produktywność

Przekazanie zadań związanych z e-mailami – takich jak sortowanie, priorytetyzacja czy pisanie – pozwala zaoszczędzić godziny pracy i mnóstwo energii.

To prawda zarówno wtedy, gdy asystent AI sortuje, pisze i wysyła wiadomości w tle, jak i wtedy, gdy wybierasz bardzo kontrolowane podejście z człowiekiem w pętli. Nawet jeśli sam piszesz i wysyłasz każdą wiadomość, możliwość konsultacji z asystentem jak z tablicą do burzy mózgów to dodatkowa motywacja, która pomaga uniknąć paraliżu decyzyjnego przy przepełnionej skrzynce.

Bardziej zadowoleni klienci

Bot przypominający o zadaniach ogranicza błędy wynikające z przeciążenia informacyjnego.

Zapominanie o odpowiedzi, drobne pomyłki operacyjne czy brak energii na uprzejmość – to wszystko można ograniczyć, powierzając szczegóły botowi.

Automatyczna obsługa klienta pozwala też szybciej odpowiadać użytkownikom bez utraty jakości usług.

Większa dostępność

W kontekście obciążenia poznawczego: korzystanie ze skomplikowanych interfejsów, jakimi często są klienci poczty, bywa trudne i niedostępne dla mniej zaawansowanych użytkowników.

Mimo to e-mail nadal jest niezbędny.

Interfejsy konwersacyjne są bardziej intuicyjne dla początkujących, dając im dostęp do zaawansowanych funkcji klientów poczty.

Coraz większa popularność asystentów głosowych z AI sprawia, że e-mail staje się dostępny także dla osób z niepełnosprawnością wzroku oraz o różnych potrzebach językowych czy edukacyjnych.

Jakie są najlepsze narzędzia AI do obsługi poczty e-mail?

Ponieważ e-mail jest kluczowy w biznesie, istnieje wiele narzędzi dostosowanych do różnych zastosowań.

1. Botpress

Najlepsze dla: Wysoce konfigurowalne procesy w konwersacyjnym interfejsie działającym na różnych platformach

Botpress to kompleksowa platforma do budowania agentów AI. Procesy mogą być proste, konwersacyjne lub bardzo złożone, łącząc zewnętrzne narzędzia, kanały wdrożeniowe i dokumenty referencyjne.

Platforma oferuje kreator typu „przeciągnij i upuść”, natywną funkcję RAG oraz wspólne wdrażanie na wszystkich głównych kanałach, takich jak WhatsApp, Messenger czy web.

Integracje z Gmail, HubSpot i Kalendarzem Google, żeby wymienić tylko niektóre, pozwalają na automatyzację e-maili poza skrzynką odbiorczą.

Platforma jest w pełni konfigurowalna, a stopień trudności wdrożenia zależy od złożoności Twojego przypadku użycia.

To sprawia, że jest świetnym wyborem do testowania możliwości. Model rozliczeń pay-as-you-go to idealne rozwiązanie dla tych, którzy chcą zacząć bez płacenia za funkcje, z których jeszcze nie korzystają.

Kluczowe funkcje:

• Kreator typu przeciągnij i upuść
• Automatyczne wdrażanie na zewnętrznych kanałach, takich jak web, SMS,
• API do wywoływania konwersacji lub flow (webhooki) z aplikacji zewnętrznych
• Proces wdrożeniowy pozwala stworzyć pierwszego agenta w kilka minut.
• Autonomiczny węzeł do prowadzenia rozmów, wywoływania narzędzi i podejmowania decyzji

2. SaneBox

Najlepsze dla: Użytkowników szukających standardowego czyszczenia skrzynki e-mail i łatwej integracji.

SaneBox to usługa zarządzania pocztą e-mail oparta na AI, która czyści i porządkuje skrzynki odbiorcze.

Ma szczególnie zaawansowany system priorytetyzacji, z funkcjami szerokiej kategoryzacji, odkładania na później, sprawdzania nieznanych nadawców, filtrowania spamu i odzyskiwania e-maili błędnie oznaczonych jako spam.

Oferuje szeroki zakres funkcji, ale niewielkie możliwości personalizacji.

Oznacza to, że funkcje automatyzacji poczty są już gotowe: organizowanie skrzynki, powiadomienia o e-mailach bez odpowiedzi, przypomnienia o nieprzeczytanych wiadomościach.

To dobra wiadomość, bo prawdopodobnie potrzebna Ci funkcja już istnieje. Jednak brak możliwości personalizacji sprawia, że wybór funkcji może wydawać się zbyt rozbudowany.

Na przykład funkcje odłożenia na później (SaneLater) i Customer Snooze mogą wydawać się wariacjami tej samej opcji. Podobnie z NotSpam i SaneScreener.

Takie nakładanie się funkcji utrudnia wybór, zwłaszcza przy planach cenowych ograniczających liczbę dostępnych opcji.

Jako narzędzie skupione na poczcie, SaneBox jest jednym z najłatwiejszych do integracji z dowolnym dostawcą e-mail.

Kluczowe funkcje:

• Deep Clean: filtrowanie i kategoryzacja e-maili w całej historii skrzynki
• SaneBox Digest: podsumowanie codziennych e-maili w formie newslettera
• Przechowywanie dużych załączników w chmurze.
• SaneBlackHole: Automatyczne wypisywanie się od „uciążliwych” nadawców

3. Superhuman

Najlepsze dla: Użytkowników, którzy chcą organizować pocztę według szablonów i nie mają nic przeciwko zmianie klienta poczty.

Superhuman to natywna aplikacja e-mail z AI.

Oznacza to, że w przeciwieństwie do rozszerzeń przeglądarki czy zewnętrznych asystentów, funkcje AI nie zależą od API Twojego klienta poczty.

To zaleta lub wada, w zależności od preferencji – możesz nie chcieć zmieniać obecnego klienta.

Aplikacja nakłada warstwę na Twoje konto e-mail, umożliwiając automatyzację operacji lub zadawanie chatbotowi pytań o zawartość skrzynki.
Wyróżniającą się funkcją jest Split Inbox Library, czyli gotowe szablony do oznaczania e-maili w zależności od roli, firmy czy potrzeb.

Oprócz funkcji AI dostępny jest zestaw narzędzi do automatyzacji pracy z pocztą: wypisywanie się z subskrypcji, przypomnienia, cytowanie fragmentów długich e-maili i inne.

Jak można się domyślić, jako aplikacja, a nie platforma do budowania flow, Superhuman nie integruje się natywnie z narzędziami zewnętrznymi ani własnymi procesami.

Kluczowe funkcje:

• Dopasowanie tonu i stylu
• Zapytaj AI
• Split Inbox Library
• Natychmiastowe wydarzenie: automatyczne tworzenie wydarzeń

4. Copilot w Outlooku

Najlepsze dla: Użytkowników Outlooka, którzy chcą mieć asystenta konwersacyjnego.

Copilot to flagowe narzędzie AI Microsoftu. Dotychczas wykorzystywane głównie w edytorach kodu, gdzie pomaga w edycji i analizie kodu za pomocą AI. Teraz te możliwości zostały rozszerzone na pocztę e-mail.

Copilot integruje się bezpośrednio z Outlookiem i działa jako widżet czatu, który szybko odpowiada na pytania dotyczące skrzynki, tworzy i wysyła e-maile, porządkuje skrzynkę i sugeruje działania na podstawie historii.

Jeśli chodzi o integrację, to rozwiązanie jest bezkonkurencyjne (o ile korzystasz z Outlooka), bo wtyczka jest już wbudowana w klienta.

Oczywiście, ogranicza się to do użytkowników Outlooka.

To także nie jest pełnoprawny kreator agentów – nie zbudujesz własnych procesów, a integracja z narzędziami zewnętrznymi jest ograniczona. Jednak do prostego zarządzania skrzynką przez konwersację to solidne narzędzie.

Kluczowe funkcje:

• Podsumowania
• Interfejs czatu
• Sugerowane działania
• Planowanie spotkań

5. Gemini dla Gmaila

Najlepsze dla: Użytkowników Gmaila, którzy chcą mieć asystenta konwersacyjnego.

To odpowiedź Google na funkcję Copilot Microsoftu. Oferuje podobne funkcje: podsumowywanie wątków, wyszukiwanie i tworzenie szkiców e-maili w interfejsie czatu.

Jednak Gemini nie filtruje, nie oznacza ani nie priorytetyzuje wiadomości. Najwięcej, co może zrobić w kwestii organizacji, to archiwizować lub usuwać niechciane e-maile.

Integruje się płynnie z wyszukiwarką Google, co pomaga przy tworzeniu e-maili z wykorzystaniem zasobów online lub znajdowaniu adresów e-mail do osób czy firm.

Prawdopodobnie ma to uzupełniać wbudowane w Gmaila funkcje uczenia maszynowego, takie jak filtrowanie spamu czy autouzupełnianie, ale w porównaniu do powyższych narzędzi wypada dość skromnie.

Może też generować obrazy, jeśli to dla kogoś istotne.

Kluczowe funkcje:

• Natywna integracja z Gmailem
• Wyszukiwarka Google

6. Missive

Najlepsze dla: Zespołów chcących współpracować na kontach e-mail z automatyzacją przepływu pracy.

Pozdrowienia dla naszej zaprzyjaźnionej firmy AI z Quebecu.

Missive to aplikacja ułatwiająca komunikację w zespołach, pozwalająca przypisywać rozmowy do konkretnych osób i jednocześnie pozostawać w wątku, jeśli to potrzebne.

Na liście znalazła się dzięki zestawowi narzędzi AI.

Oferuje podstawy: podsumowania, szkicowanie, ale także możliwość tworzenia własnych procesów za pomocą poleceń w języku naturalnym. Można to wykorzystać do automatycznych odpowiedzi, przypisywania e-maili według nadawcy lub tematu czy wyciągania ważnych informacji, takich jak terminy.

Mają ponad 25 integracji z popularnymi platformami – te najbardziej oczywiste: Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Dzięki niestandardowym przepływom pracy możesz tworzyć zaawansowane automatyzacje obejmujące narzędzia Twojego zespołu.

Kluczowe funkcje:

• Automatyzacje AI
• Integracje z ponad 25 aplikacjami oraz możliwość tworzenia własnych integracji
• Niestandardowe szablony promptów do generowania treści przez AI
• Inteligentne atrybuty zadań.

7. Fyxer.ai

Najlepsze dla: Sortowanie skrzynki odbiorczej i kalendarza przy minimalnym zaangażowaniu.

Fyxer to asystent wykonawczy oparty na AI. Wykonuje wszystkie zadania asystenta e-mailowego i, jak przystało na asystenta wykonawczego, ma własne zdanie.

Automatycznie tworzy 8 kategorii do oznaczania e-maili. Są one oparte na priorytecie, co daje Tobie (i Fyxerowi) jasny plan, na które odpowiedzieć i w jakiej kolejności.

Samodzielnie przygotowuje odpowiedzi na najważniejsze e-maile – Ty decydujesz, czy je edytować i wysłać.

W przypadku tych automatycznych odpowiedzi ma dostęp do Twojego kalendarza i może tworzyć oraz udostępniać wydarzenia w dostępnych dla Ciebie terminach.

Dodatkowo Fyxer oferuje platformę do spotkań, która robi notatki i zapisuje transkrypcje, które możesz przeszukiwać przez interfejs czatbota AI.

Integruje się z Gmail i Outlookiem i szczerze mówiąc, to świetne narzędzie, jeśli nie potrzebujesz własnych przepływów pracy czy dodatkowych integracji (poza wymienionymi).

8. Lindy

Najlepsze dla: Automatyzacje między różnymi platformami

Lindy to platforma do budowania agentów AI bez kodowania, z gotowymi narzędziami do wielu zadań – w tym automatyzacji e-maili.

Jak w przypadku wszystkich uniwersalnych narzędzi agentowych, łączy się z Twoją pocztą przez integracje i obsługuje połączenia z platformami sprzedażowymi, marketingowymi i produktywnościowymi. Źródła podają różnie, ale niektóre twierdzą, że obsługuje ponad 5000 integracji.

W każdym razie bezproblemowo łączy się ze wszystkimi głównymi klientami poczty.

Gotowe narzędzia do automatyzacji e-maili pozwalają łatwo ustawić przepływy do sortowania wiadomości (filtrowanie wspierane przez AI), tworzenia szkiców i planowania.

Ciekawą funkcją jest możliwość prowadzenia badań w tle na temat nadawców, co pomaga zebrać informacje potrzebne do odpowiedzi lub kwalifikacji leadów.

Dzięki wielu integracjom możesz np. aktualizować dokumenty na Google Docs transkrypcjami wideokonferencji i pozwolić agentowi wykorzystać je do przygotowania szkicu e-maila.

Zauważyłem, że niewiele mówi się o organizacji czy oczyszczaniu skrzynki odbiorczej. Jestem pewien, że to możliwe – to rozbudowane narzędzie. Jednak z mojego doświadczenia wynika, że platformy no-code bywają trudne do dostosowania poza gotowe szablony.

Kluczowe funkcje:

• Wiele integracji
• Badania nad nadawcami w tle
• Zasady sortowania e-maili w prostym języku
• Transkrypcje spotkań

‍9. MailMaestro

Najlepsze dla: Użytkownicy Outlooka szukający prostoty i możliwości przeszukiwania transkrypcji spotkań.

W chwili pisania tego tekstu MaestroLabs niedawno przejął Flowrite i zintegrował funkcje AI ze swoim asystentem e-mailowym: MailMaestro.

MailMaestro łączy się z Outlookiem i Gmailem, oferując narzędzia do pisania, zarządzania i podsumowywania e-maili. Integruje się też z kalendarzem, by proponować terminy i planować spotkania.

Funkcja zarządzania e-mailami sortuje wiadomości i załączniki oraz oznacza je według priorytetu (ważne, drzemka, archiwum). Przychodzące e-maile można podobnie kategoryzować za pomocą narzędzia do sortowania.

Jeśli korzystasz z Outlooka, możesz użyć TeamsMaestro – AI do robienia notatek, który działa bezpośrednio w Microsoft Teams. Transkrybuje i zapisuje przebieg spotkań w aplikacji, umożliwiając ich przeszukiwanie i – powiedzmy to razem – wykorzystanie ich jako kontekstu do pisania e-maili wspieranych przez AI.

Kluczowe funkcje:

• Planowanie spotkań
• Zarządzanie e-mailami
• Sortowanie e-maili
• AI do robienia notatek dla użytkowników Outlooka

10. CleanEmail

Najlepsze dla: Użytkownicy, którzy chcą lekkiej personalizacji i prostego interfejsu mobilnego.

CleanEmail to aplikacja integrująca się ze wszystkimi głównymi dostawcami (w tym Hotmail, tak!), oferująca szablony do zarządzania skrzynką i pisania e-maili.

Oferuje podstawowe narzędzia klienta poczty: czyszczenie, własne filtry (w tym filtrowanie spamu wspierane przez AI) i pisanie wiadomości. Filtry łatwo się tworzy – korzystają z instrukcji w prostym języku i rozwijanych menu w intuicyjnym interfejsie.

Aplikacja mobilna jest nowoczesna i łatwa w obsłudze.

Jak w przypadku wszystkich asystentów nastawionych na prostotę, nie jest to aplikacja do zaawansowanych przepływów czy integracji zewnętrznych. Nie ma też opcji czatowania ze skrzynką.

Kluczowe funkcje:

• Aplikacja mobilna
• Filtry w prostym języku

Automatyzuj e-maile z AI

Możesz zaoszczędzić godziny tygodniowo, zlecając sortowanie, pisanie i przeglądanie e-maili.

Prosty edytor wizualny typu przeciągnij i upuść w Botpress, wewnętrzny silnik wywoływania narzędzi LLM oraz zestaw integracji sprawiają, że możesz zacząć od prostych rozwiązań i łatwo je rozbudowywać. Twój asystent może zajmować się zarówno zarządzaniem skrzynką, jak i być sprawnym narzędziem marketingowym czy generującym leady.

Zacznij budować już dziś. To nic nie kosztuje.