10 AI-e-mailassistenten die je elke week uren besparen

E-mail is misschien niet ieders favoriete communicatiemiddel, maar het is verreweg het populairst.

We hebben de afgelopen twintig jaar heel wat communicatietools voorbij zien komen, elk moderner, handiger en gebruiksvriendelijker dan e-mail.

Toch vond in 2024 maar liefst 55% van de klantcommunicatie plaats via e-mail – met afstand op de eerste plaats.

Maar met de opkomst van AI-e-mailassistenten krijgt e-mail eindelijk de opfrisbeurt die het nodig heeft.

AI-agenten maken het met hun vermogen tot geavanceerd redeneren, razendsnelle automatisering en het schrijven van mensachtige teksten makkelijker dan ooit om repetitieve workflows te verbeteren.

In dit artikel bespreek ik hoe AI kan worden ingezet om e-mailprocessen te automatiseren, waarom iedereen AI-agentassistenten voor e-mail zou moeten gebruiken, en geef ik de beste AI-e-mailassistenten.

Wat is een AI-e-mailassistent?

Een AI-e-mailassistent is een programma dat kunstmatige intelligentie en natuurlijke taalverwerking (NLP) gebruikt om e-mails samen te vatten, te sorteren, op te stellen en te versturen met weinig tot geen menselijke tussenkomst.

Dit kan een aangepaste e-mailclient zijn, een externe applicatie, of in sommige gevallen een chatwidget in een e-mailclient die als gesprekspartner fungeert.

Hoe kan AI worden gebruikt voor e-mailen?

Zoals ik al zei: e-mail – ondanks zijn populariteit – is onhandig.

Ik heb altijd wel een paar ongelezen berichten ergens verstopt in mijn account, vergeet vaak op ‘allen beantwoorden’ te klikken, en vraag me af wat het nut is van spamfilters als ik toch dagelijks phishingmails krijg.

Een AI-assistent – met duizenden tokens aan context en een kennisbank van gevectoriseerde e-mails voor RAG – biedt volop kansen om de e-mailervaring te verbeteren.

Persoonlijk e-mails opstellen

AI is ideaal voor het opstellen van e-mails omdat het je e-mailgeschiedenis kan gebruiken om je toon over te nemen en zichzelf te informeren met relevante context.

Het klinkt niet alleen menselijk, maar ook zoals jij, en weet wat jij weet.

Een AI-assistent voor e-mail is niet zomaar ChatGPT – het heeft toegang tot je eerdere e-mails, zodat het jouw schrijfstijl begrijpt. Het kan ook je inbox bekijken en weet zo hoe contacten aangesproken moeten worden op basis van jullie relatie en gespreksgeschiedenis.

Misschien wil je AI niet zomaar e-mails laten versturen – maar een AI-e-mailassistent kan wel alvast een eerste versie schrijven die jij vervolgens aanpast en verstuurt.

Het gaat er niet om jou te vervangen – maar om het e-mailproces soepeler te maken.

Beter inboxbeheer

AI kan ook classificatievaardigheden inzetten om e-mails te categoriseren op urgentie, onderwerp en de toon van de afzender.

Een AI-e-mailassistent kan categorieën voorstellen op basis van de inhoud van je inbox en e-mails hieraan toewijzen. Vervolgens kan het nieuwe e-mails automatisch in de juiste categorie plaatsen.

Ook kan het prioriteiten bepalen in een lange lijst ongelezen e-mails op basis van inhoud, tijdstip van ontvangst en je e-mailgeschiedenis met de afzender. Of je laat AI meedenken over prioriteringsstrategieën op basis van welke contacten of taken het meest tijdsgevoelig zijn.

Voorspellende suggesties

Tot nu toe heb ik het alleen over reactieve toepassingen gehad, maar het mooie van AI-e-mailassistenten is dat ze je meer mogelijkheden geven om proactief te zijn.

AI kan je inbox als geheel bekijken en acties voorstellen:

• “Klant X vraagt rond deze tijd vaak naar Dienst ABC, misschien kun je ze benaderen om te zien of ze interesse hebben.”
• “Lead Y vroeg naar een plus-abonnement, maar hun behoeften lijken beter te passen bij een team-abonnement.”

Een e-mailassistent houdt de vinger aan de pols van je inbox, volgt onafgemaakte gesprekken en haalt oude conversaties naar boven.

Dit is een goede manier om professionele relaties te versterken en taken op te pakken die anders misschien vergeten zouden worden.

Marketing

Het automatiseren van uitgaande berichten is een slimme manier om AI voor sales in te zetten.

Dit omvat koude acquisitie, opvolgen van leads en beantwoorden van productvragen.

CRM’s zoals Hubspot bieden integraties, e-mailtriggers, geautomatiseerde lead nurturing en aangepaste workflowlogica. Zo kun je AI-leadgeneratie en kwalificatie optimaliseren door op strategische momenten relevante berichten te sturen.

Voor kleinere organisaties, waar geavanceerde CRM-functies misschien te veel zijn, kun je dit allemaal bereiken met aanpasbare AI-agentflows via tools als Botpress.

Klantenservice

AI-klantenservice helpt gebruikers sneller hoogwaardige antwoorden te krijgen.

Doordat AI toegang heeft tot e-mailgeschiedenis en eigen documenten, beschikt het over alle context die nodig is voor informatieve antwoorden.

HubSpot gebruikt

Het is goed om te weten dat complexe kwesties het best door echte medewerkers worden behandeld, dus AI moet bepalen of het geschikt is om bepaalde vragen te beantwoorden. Gelukkig bieden de meeste grote e-mailautomatiseringstools deze mogelijkheid.

CRM’s gebruiken intentieherkenning met eenvoudige prompts om simpele vragen te onderscheiden van complexere.

Wat zijn de voordelen van AI voor e-mail?

De automatiseringskracht van AI is efficiënt en effectief – AI-assistenten helpen taken sneller en beter uit te voeren.

Daarnaast blijkt uit onderzoek dat gespreksinterfaces de cognitieve belasting verminderen. Je werkt dus sneller en slimmer, en raakt minder vermoeid door het sorteren, lezen en versturen van e-mails.

Hogere productiviteit

E-mailtaken uitbesteden – zoals sorteren, prioriteren en opstellen – bespaart uren tijd en veel energie.

Dit geldt of je nu de AI-assistent alles achter de schermen laat doen, of kiest voor een meer controlerende human-in-the-loop-aanpak. Zelfs als je elke e-mail zelf schrijft en verstuurt, kan een assistent als klankbord dienen om ideeën te toetsen en voorkom je keuzestress door een volle inbox.

Tevreden klanten

Een bot die je herinnert aan wat er moet gebeuren, verkleint de kans op menselijke fouten door hoge werkdruk.

Dingen als vergeten te antwoorden, kleine operationele foutjes of te moe zijn om beleefd te blijven – dat kun je allemaal voorkomen door een bot het gedoe te laten afhandelen.

Geautomatiseerde klantenservice zorgt er ook voor dat gebruikers sneller antwoord krijgen zonder in te leveren op kwaliteit.

Grotere toegankelijkheid

Over cognitieve belasting gesproken: het navigeren van complexe interfaces, zoals e-mail vaak is, kan lastig zijn en ontoegankelijk voor minder technisch onderlegde gebruikers.

Toch blijft e-mail noodzakelijk.

Gespreksinterfaces zijn intuïtiever voor beginners en geven toegang tot geavanceerdere functies van e-mailclients.

De opkomst van spraakgestuurde AI-assistenten maakt e-mailcommunicatie toegankelijker voor mensen met een visuele beperking en voor mensen met uiteenlopende lees-, taal- of alfabetiseringsbehoeften.

Wat zijn de beste AI-e-mailassistenten?

Omdat e-mail zo’n centrale rol speelt in het bedrijfsleven, zijn er veel verschillende tools, elk geschikt voor specifieke situaties.

1. Botpress

Beste voor: Zeer aanpasbare workflows in een conversatie-interface die op meerdere platforms werkt

Botpress is het alles-in-één platform voor het bouwen van AI-agenten. Workflows kunnen variëren van een eenvoudige conversatietool tot oneindig complexe combinaties van externe tools, distributiekanalen en referentiedocumenten.

Het platform heeft een drag-and-drop builder, native RAG-functionaliteit en uniforme distributie over alle grote kanalen, zoals WhatsApp, Messenger en web.

Integraties met onder andere Gmail, HubSpot en Google Agenda maken e-mailautomatisering mogelijk buiten je inbox.

Het platform is volledig aanpasbaar en hoe moeilijk de implementatie is, hangt af van de complexiteit van je use case.

Daardoor is het ideaal om mee te experimenteren. Het pay-as-you-go prijsmodel maakt het perfect voor wie wil starten zonder direct te betalen voor uitgebreide functies die je nog niet nodig hebt.

Belangrijkste functies:

• Drag-and-drop builder
• Automatische distributie naar externe kanalen zoals web, sms,
• API om gesprekken of flows (webhooks) aan te roepen vanuit externe applicaties
• Onboarding-flow helpt je binnen enkele minuten een eerste agent te maken.
• Autonome node voor gesprekken, toolgebruik en besluitvorming

2. SaneBox

Beste voor: Gebruikers die hun e-mail willen opschonen en eenvoudige integratie zoeken.

SaneBox is een AI-gedreven e-mailbeheer service die inboxen opruimt en sorteert.

Het heeft een bijzonder geavanceerd prioriteitensysteem, met functies voor brede categorisatie, uitstel, onbekende afzenders screenen, spamfiltering en het terughalen van verkeerd als spam gemarkeerde e-mails.

Er zijn veel functies, maar weinig aanpasbaarheid.

Dat betekent dat er vooraf ingestelde functies zijn voor e-mailautomatisering: inboxen organiseren, meldingen over onbeantwoorde e-mails en herinneringen voor ongelezen berichten.

Dat is handig, want de kans is groot dat de gewenste functie al aanwezig is. Maar zonder aanpasbaarheid kunnen de vele functies ook overbodig aanvoelen.

Zo lijken de uitstel-functie (SaneLater) en Customer Snooze op elkaar. Hetzelfde geldt voor NotSpam en SaneScreener.

Dergelijke overlap maakt het lastig om te kiezen, zeker met prijsplannen die het aantal functies beperken.

Als e-mailgerichte tool is SaneBox wel een van de makkelijkste om met vrijwel elke e-mailprovider te integreren.

Belangrijkste functies:

• Deep Clean: e-mails filteren en categoriseren in je volledige inboxgeschiedenis
• SaneBox Digest: dagelijkse e-mails samenvatten in nieuwsbriefvorm
• Cloudopslag voor grote bijlagen.
• SaneBlackHole: automatisch uitschrijven van 'irritante' afzenders

3. Superhuman

Beste voor: Gebruikers die willen organiseren op basis van sjablonen en het niet erg vinden om over te stappen naar een nieuwe e-mailclient.

Superhuman is een AI-native e-mailapp.

Dat betekent dat, in tegenstelling tot browserextensies en externe assistenten, de AI-functionaliteit niet afhankelijk is van de API van je e-mailclient.

Dat kan een voordeel of nadeel zijn, afhankelijk van je voorkeuren – misschien wil je niet overstappen naar een andere e-mailclient.

Hiermee krijg je een extra laag bovenop je e-mailaccount waarmee je e-mailhandelingen kunt automatiseren of een chatbot vragen kunt stellen over je inbox.
Een opvallende functie is de Split Inbox Library, met vooraf gemaakte sjablonen voor het labelen van e-mails op basis van je rol, bedrijf of behoeften.

Naast de AI-functies is er een reeks productiviteitsfuncties voor e-mail: uitschrijven, herinneringen en het citeren van fragmenten uit lange e-mails, om er een paar te noemen.

Omdat het een app is en geen flow-builder, integreert Superhuman niet standaard met externe tools of aangepaste workflows.

Belangrijkste functies:

• Voice en Tone Match
• Vraag het aan AI
• Split Inbox Library
• Instant Event: automatisch evenementen aanmaken

4. Copilot in Outlook

Beste voor: Outlook-gebruikers die een conversatie-assistent willen.

Copilot is Microsofts belangrijkste AI-tool. Het werd vooral gebruikt in code-editors, waar het helpt bij het bewerken en analyseren van code met AI. Nu is die functionaliteit uitgebreid naar e-mail.

Copilot integreert direct in Outlook en fungeert als chatwidget die snel vragen over je inbox kan beantwoorden, e-mails kan opstellen en verzenden, je inbox kan sorteren en acties kan voorstellen op basis van je geschiedenis.

Qua integratie is dit de beste optie (mits je Outlook gebruikt), want de plugin is al ingebouwd in de client.

Dit is uiteraard alleen voor Outlook-gebruikers.

Het is ook geen volwaardige agent builder; je kunt geen workflows bouwen en er is beperkte integratie met externe tools. Maar voor eenvoudige integratie en conversatiegestuurd inboxbeheer is het een solide tool.

Belangrijkste functies:

• Samenvatten
• Chat-interface
• Voorgestelde acties
• Afspraken plannen

5. Gemini voor Gmail

Beste voor: Gmail-gebruikers die een conversatie-assistent willen.

Dit is Googles antwoord op Microsofts Copilot. Het biedt vergelijkbare functies: conversaties samenvatten, zoeken en e-mails opstellen, allemaal via een chat-interface.

Gemini filtert, labelt of prioriteert echter niet. Het enige wat het doet qua organisatie is ongewenste e-mails archiveren of verwijderen.

Het integreert naadloos met Google Zoeken, wat helpt bij het opstellen van e-mails met online bronnen of het vinden van e-mailadressen van personen of bedrijven.

Dit is waarschijnlijk bedoeld als aanvulling op de ingebouwde machine learning van Gmail, zoals spamfiltering en automatisch aanvullen, maar vergeleken met de andere tools hierboven voelt het wat beperkt aan.

Het kan ook afbeeldingen genereren, voor wat het waard is.

Belangrijkste functies:

• Native integratie met Gmail
• Google Zoeken

6. Missive

Beste voor: Teams die willen samenwerken aan workflow-geautomatiseerde e-mailaccounts

Een compliment aan onze collega’s van het AI-bedrijf uit Quebec.

Missive is een app die communicatie tussen teams vergemakkelijkt, zodat gebruikers gesprekken aan specifieke leden kunnen toewijzen en indien nodig betrokken blijven.

Wat Missive een plek op deze lijst geeft, is het pakket aan AI-tools.

Het heeft de basis: samenvatten, opstellen, maar ook de mogelijkheid om aangepaste workflows te maken met eenvoudige tekstopdrachten. Dit kan worden gebruikt voor automatische antwoorden, het toewijzen van e-mails op basis van afzender of onderwerp, of het extraheren van belangrijke informatie zoals deadlines.

Ze bieden meer dan 25 integraties met populaire platforms – de gebruikelijke namen: Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. In combinatie met de aangepaste workflows kun je complexe automatiseringen opzetten tussen de tools van je team.

Belangrijkste functies:

• AI-automatiseringen
• Integraties met meer dan 25 apps, plus maatwerk integraties
• Aangepaste prompt-sjablonen voor AI-teksten
• Slimme taak-attributen.

7. Fyxer.ai

Beste voor: Inbox- en agenda-sortering zonder of met nauwelijks leercurve.

Fyxer wordt gepresenteerd als een AI executive assistant. Het voert alle taken van een e-mailassistent uit en is, net als een executive, behoorlijk uitgesproken van mening.

Het maakt automatisch 8 categorieën aan om e-mails te labelen. Deze zijn gebaseerd op prioriteit, zodat jij (en Fyxer) weten welke je eerst moet beantwoorden.

Het stelt automatisch antwoorden op voor je belangrijkste e-mails. Jij beslist of je deze bewerkt en verstuurt.

Voor deze automatische antwoorden heeft het toegang tot je agenda en kan het afspraken aanmaken en delen op momenten dat je beschikbaar bent.

Daarnaast heeft Fyxer een vergaderplatform dat notities maakt en transcripties opslaat, die je kunt doorzoeken via een AI-chatbot-interface.

Het integreert met Gmail en Outlook, en lijkt een prima tool als je geen behoefte hebt aan aangepaste workflows of integraties (behalve de genoemde).

8. Lindy

Beste voor: Automatiseringen over meerdere platforms

Lindy is een no-code platform voor het bouwen van AI-agents met kant-en-klare tools voor verschillende taken, waaronder e-mailautomatisering.

Zoals bij alle algemene agent-tools, maakt het verbinding met je e-mail via integraties en ondersteunt het koppelingen met sales-, marketing- en productiviteitsplatforms. Volgens sommige bronnen zijn er meer dan 5000 integraties mogelijk.

In elk geval werkt het probleemloos met alle grote e-mailclients.

De vooraf gebouwde e-mailautomatiseringstools maken het eenvoudig om flows in te stellen voor e-mailtriage (AI-gestuurd filteren), e-mails opstellen en plannen.

Een handige functie is de mogelijkheid om achtergrondinformatie over afzenders op te zoeken. Zo verzamel je snel de info die je nodig hebt om te reageren of leads te kwalificeren.

Dankzij de vele integraties kun je bijvoorbeeld documenten op Google Docs bijwerken met transcripties van videomeetings, zodat je agent deze kan gebruiken bij het opstellen van e-mails.

Ik zie weinig informatie over inbox-organisatie of opruimen. Die functies zijn er vast – het is een uitgebreid platform. Maar mijn ervaring is dat no-code platforms lastig aan te passen zijn buiten de standaard templates.

Belangrijkste functies:

• Veel integraties
• Achtergrondinformatie over afzenders
• Regels in gewone taal voor e-mailtriage
• Vergadertranscripties

‍9. MailMaestro

Beste voor: Outlook-gebruikers die eenvoudige installatie en doorzoekbare vergadertranscripties willen.

Op het moment van schrijven heeft MaestroLabs onlangs Flowrite overgenomen en AI-mogelijkheden geïntegreerd in hun e-mail AI-assistent: MailMaestro.

MailMaestro koppelt met Outlook en Gmail en biedt tools voor e-mails opstellen, beheren en samenvatten. Het integreert ook met je agenda om tijden voor te stellen en afspraken te plannen.

Met hun e-mailbeheerfunctie worden e-mails en bijlagen gesorteerd en gemarkeerd op prioriteit (belangrijk, snoozen, archiveren). Binnenkomende e-mails kunnen op dezelfde manier worden gecategoriseerd met hun e-mailtriage-tool.

Als je Outlook gebruikt, kun je TeamsMaestro inzetten, de AI-notulist die naadloos in Microsoft Teams werkt. Die maakt en bewaart vergadertranscripties in de app, zodat je ze kunt doorzoeken en – zeg het maar mee – gebruiken als context voor AI-gestuurde e-mails.

Belangrijkste functies:

• Afspraken plannen
• E-mailbeheer
• E-mailtriage
• AI-notulist voor Outlook-gebruikers

10. CleanEmail

Beste voor: Gebruikers die lichte aanpasbaarheid willen met een gebruiksvriendelijke mobiele app.

CleanEmail is een app die werkt met alle grote providers (inclusief Hotmail, echt waar) en sjablonen biedt voor inboxbeheer en e-mails opstellen.

Ze bieden de basisfuncties van een e-mailclient: opschonen, aangepaste filters (waaronder AI-ondersteunde spamfiltering) en e-mails opstellen. Filters zijn eenvoudig te maken – je gebruikt gewone taal en dropdown-menu’s in een intuïtieve interface.

De mobiele app is bovendien overzichtelijk en makkelijk te gebruiken.

Zoals bij alle assistenten die op eenvoud gericht zijn, is dit niet de app voor complexe, aanpasbare flows of integraties van derden. Je kunt ook niet chatten met je inbox.

Belangrijkste functies:

• Mobiele app
• Filters in gewone taal

Automatiseer e-mails met AI

Je kunt wekelijks uren besparen door het sorteren, opstellen en bijwerken van e-mails uit te besteden.

Met de eenvoudige drag-and-drop editor van Botpress, de interne LLM-tool-engine en een reeks integraties kun je makkelijk klein beginnen en later opschalen. Je assistent kan alles zijn: van inboxbeheer tot een geoliede marketing- of leadgeneratie-pijplijn.

Begin vandaag nog met bouwen. Het is gratis.