Apakah itu Automasi Proses Perniagaan?

Saya pernah melihat pasukan rantaian bekalan mengalihkan satu pesanan pembelian melalui tujuh sistem dan empat orang. Ia mengambil masa lima hari. Nilai pesanan sebenar? $72 untuk toner pencetak.

Bila saya tanya pasukan, tiada siapa boleh beritahu saya kenapa proses itu wujud. Sebaliknya, mereka hanya berkata: “Memang dari dulu macam tu.”

Inilah tepatnya di mana automasi proses perniagaan (BPA) menyerlah. Bukan chatbot AI yang canggih atau lengan robotik – tetapi automasi proses yang berkesan yang mengambil masa berjam-jam setiap minggu.

Di Botpress, kami telah membantu melancarkan lebih 750,000ejen AI yang memudahkan proses perniagaan – daripada onboarding vendor hingga penyelarasan invois – untuk PKS, perusahaan, dan agensi.

Kami telah melihat sendiri bagaimana BPA membezakan syarikat yang berkembang dengan cekap daripada yang terhenti.

“BPA membolehkan orang ramai melakukan lebih banyak. Seorang individu kini boleh mengurus apa yang dahulunya memerlukan sepuluh orang,” jelas Ajaykumar Mudaliar, Pengurus Produk di Botpress. “BPA adalah kunci untuk perniagaan bergerak dari pertumbuhan linear ke skala eksponen.”

Dalam artikel ini, saya akan terangkan apa itu BPA, cabaran biasa dalam pelaksanaan BPA, dan bagaimana untuk melaksanakan strategi BPA yang berjaya.

Apa itu automasi proses perniagaan?

Automasi proses perniagaan (BPA) ialah penggunaan teknologi untuk memudahkan dan melaksanakan tugas serta aliran kerja yang biasanya memerlukan input manusia.

Proses perniagaan ialah siri langkah yang diikuti oleh syarikat untuk menyiapkan satu tugasan, seperti meluluskan permohonan cuti, memproses invois, atau memenuhi pesanan dalam talian.

BPA ialah cara syarikat menyelesaikan tugasan dengan lebih pantas dan kurang kesilapan dengan menyerahkan aspek berulang operasi mereka kepada mesin.

Tetapi dalam banyak kes, automasi tidak menggantikan manusia sebaliknya menambah keupayaan mereka, membolehkan manusia dan mesin bekerjasama dengan lebih cekap. Ia semakin menjadi amalan biasa sehingga 2/3 organisasi telah mengautomasikan proses perniagaan sekurang-kurangnya dalam satu fungsi perniagaan.

Apakah contoh automasi proses perniagaan?

Pemenuhan pesanan ialah contoh sempurna bagaimana automasi memudahkan tugas harian. Apa yang dahulunya memerlukan beberapa orang dan beberapa langkah kini berlaku dalam beberapa saat.

Senario: Seorang pelanggan membuat pesanan di laman web.

Tanpa automasi, seseorang dalam pasukan operasi atau pemenuhan mungkin perlu:

1. Periksa sama ada item ada dalam stok secara manual
2. Kemas kini sistem inventori
3. Proseskan pembayaran
4. Tulis dan hantar emel pengesahan
5. Maklumkan kepada gudang atau rakan penghantaran
6. Jana label penghantaran
7. Kongsi maklumat penjejakan dengan pelanggan

Tetapi dengan BPA, keseluruhan rangkaian langkah boleh berlaku dalam beberapa saat sahaja.

Sebaik sahaja pesanan diterima, sistem BPA terus bertindak: ia mengesahkan pembelian, melaraskan stok, mengenakan caj kad, dan memulakan penghantaran – semuanya tanpa campur tangan manusia.

Apakah perbezaan antara RPA dan BPA?

RPA mengautomasikan tugas individu dengan meniru tindakan manusia, manakala BPA mengautomasikan keseluruhan aliran kerja dengan menyelaras sistem di belakang tabir.

Automasi proses robotik (RPA) memfokuskan pada tugas permukaan – jenis aktiviti berulang yang dilakukan manusia menggunakan komputer. Ini termasuk menyalin data dari satu hamparan ke hamparan lain, atau mengisi borang digital.

Sebaliknya, BPA memberi tumpuan kepada keseluruhan proses dari awal hingga akhir. Ia tidak meniru input manusia, sebaliknya BPA menghubungkan sistem-sistem secara langsung. BPA mengurus penyelarasan pelbagai tugasan, menggunakan API dan pangkalan data untuk memindahkan maklumat, membuat keputusan, dan mencetuskan tindakan merentasi jabatan.

Secara praktikal, teknologi-teknologi ini sering digunakan bersama. Inisiatif BPA selalunya merangkumi komponen RPA untuk menghubungkan tugas dalam aliran automasi yang lebih besar.

Bila patut saya gunakan RPA berbanding BPA?

RPA lebih pantas dilaksanakan untuk kes penggunaan yang terhad. Ia paling sesuai untuk mengautomasikan langkah-langkah terasing dalam satu proses, terutamanya apabila sistem tidak berintegrasi dengan baik. Jadi, jika pasukan anda ingin mengautomasikan tugas tanpa mengubah sistem sedia ada, pilihlah penyelesaian RPA.

BPA memerlukan perancangan awal yang lebih teliti tetapi menawarkan impak yang lebih luas, membolehkan automasi aliran kerja kompleks merentasi pasukan dan sistem. Jika anda ingin memperkemas keseluruhan aliran kerja yang melibatkan pelbagai jabatan atau alat, maka penyelesaian BPA adalah lebih sesuai untuk keperluan anda.

Ciri-ciri Utama dan Komponen Alat BPA

Alat automasi proses perniagaan merangkumi beberapa komponen utama yang bekerjasama untuk meningkatkan kecekapan dan mengurangkan campur tangan manual:

Automasi aliran kerja

Automasi aliran kerja ialah teras mana-mana sistem BPA: keupayaan membina aliran langkah demi langkah yang mengendalikan tugas secara automatik. Aliran kerja ini memastikan tindakan yang betul berlaku dalam urutan yang betul, merentasi pasukan dan alat.

Penyepaduan data

Alat BPA berhubung dengan sistem yang sudah digunakan pasukan, seperti CRM, perisian HR, atau pangkalan data dalaman, supaya mereka boleh menarik dan mengemas kini maklumat secara automatik.

Ini memastikan data kekal tepat dan proses berjalan lancar merentasi pelbagai pasukan dan alat.

Pemetaan dan reka bentuk proses

Sebelum pasukan boleh mengautomasikan proses, mereka perlu memahaminya. Di sinilah pembina visual membantu. Pembina visual membantu pasukan:

• Lakar aliran kerja semasa langkah demi langkah
• Kenal pasti jurang atau langkah yang tidak diperlukan
• Bekerjasama antara pasukan sebelum sebarang automasi dilaksanakan

Pemantauan dan pelaporan masa nyata

Setelah semuanya berjalan, pasukan perlu memahami apa yang berkesan dan apa yang tidak. Platform BPA yang baik menawarkan:

• Papan pemuka dengan statistik langsung (tugas selesai, kelewatan, ralat)
• Pengesanan kesesakan
• Laporan mudah untuk audit atau semakan prestasi

Ciri keselamatan dan pematuhan

Platform BPA yang baik membantu memastikan data selamat. Ia menawarkan ciri keselamatan seperti kawalan kebenaran dan log aktiviti untuk melindungi maklumat sensitif dan mematuhi peraturan industri.

Ini sangat penting dalam bidang seperti kewangan, HR, dan penjagaan kesihatan, di mana privasi dan pematuhan sangat penting.

Logik tersuai dan kebolehlanjutan

Platform BPA yang berkesan akan merangkumi ciri seperti:

• Peraturan dan syarat
• Integrasi API
• Tetapan modular

Alat-alat ini memudahkan pembinaan automasi yang sesuai dengan pelbagai proses dan boleh menyesuaikan diri apabila keadaan berubah.

Apakah manfaat automasi proses perniagaan?

Kecekapan meningkat

Automasi menghapuskan halangan dan kebergantungan manual, membolehkan tugasan diteruskan tanpa perlu menunggu serahan atau kelulusan.

Ini mewujudkan lebih banyak sistem yang boleh berkembang dengan lancar apabila perniagaan membesar, tanpa peningkatan kakitangan secara berkadar.

Penjimatan kos yang lebih tinggi

BPA mengurangkan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas rutin dan mengelakkan kesilapan mahal akibat kesilapan manusia atau ketidakkonsistenan.

Dari masa ke masa, penjimatan ini akan berganda – terutamanya dalam proses berjumlah tinggi – membebaskan bajet untuk inovasi, bukan sekadar penyelenggaraan.

Ketepatan data yang dipertingkatkan

Data yang lebih tepat membawa kepada keputusan yang lebih yakin.

Dengan mengautomasikan kemasukan data dan kemas kini sistem, BPA mengurangkan risiko kesilapan manusia dalam laporan atau aliran kerja.

Pematuhan dan pengurusan risiko yang lebih baik

Dalam industri yang dikawal selia, penyimpangan proses boleh membawa akibat undang-undang atau kewangan.

BPA menguatkuasakan prosedur piawai dan mengekalkan log terperinci. Ini mengukuhkan kesiapsiagaan audit dan meminimumkan pendedahan kepada risiko berkaitan proses.

Khidmat pelanggan yang lebih baik

Proses automatik bertindak balas dengan lebih pantas dan konsisten – sama ada tiket sokongan, kemas kini pesanan, atau langkah onboarding.

Dengan sistem yang saling berhubung dan kurang kelewatan, pelanggan menerima perkhidmatan yang cepat dan boleh dipercayai setiap masa.

Apakah 6 cabaran dalam melaksanakan BPA?

1. Kualiti data dan integrasi

Sebab biasa automasi gagal bukan pada aliran kerjanya – tetapi pada data yang dimasukkan.

Walaupun automasi terbaik tidak dapat berbuat banyak dengan input yang tidak lengkap atau lapuk.

Menghadapi masalah automasi? Cuba:

• Membersihkan saluran data sebelum menskalakan BPA – pastikan data benar-benar boleh digunakan sebelum mengautomasi di sekelilingnya
• Memilih alat yang boleh diintegrasi dengan sistem sedia ada – tidak perlu lagi tetapan tampal-tampal atau sumber yang terpisah
• Mengaudit kelengkapan input data utama, terutamanya yang memacu keputusan atau logik cabang

2. Pengurusan perubahan

Jika pasukan anda melihat automasi sebagai ancaman dan bukannya alat, semuanya akan jadi perlahan. Penentangan adalah perkara biasa, terutamanya jika pekerja tidak jelas bagaimana fungsi kerja mereka akan berubah.

Untuk mendapatkan sokongan awal, libatkan pengguna akhir (iaitu pekerja) dari awal. Minta pandangan mereka tentang masalah dan benarkan mereka menyumbang kepada cara automasi digunakan dalam aliran kerja mereka.

Dan jangan hanya umumkan kehadiran alat baharu. Sebaliknya, berikan penjelasan jelas yang memfokuskan manfaat kepada pekerja.

Cara anda membentangkan perkara ini bergantung pada bagaimana tempat kerja anda menggunakan BPA. Mungkin automasi diperkenalkan untuk mengurangkan geseran, bukan menggantikan pekerja. Atau mungkin penyelesaian BPA anda membolehkan pekerja memberi tumpuan kepada kerja yang lebih kompleks, bukan membuang masa pada tugas berulang.

Pelaksanaan automasi harus terasa seperti kerjasama, bukan arahan dari atas. Dalam semua situasi, utamakan empati dan kejelasan.

3. Keserasian sistem

Alat automasi moden memang hebat… sehinggalah ia berdepan sistem dari tahun 2007 yang tiada siapa boleh sentuh tanpa tiket IT.

Jika projek BPA anda sering tergendala kerana perisian yang kaku atau API yang terhad, anda tidak keseorangan. Tetapi ada beberapa cara untuk memudahkan proses ini:

• Gunakan platform yang dibina untuk persekitaran hibrid. Tidak semua perkara perlu berasaskan awan – pastikan alat anda boleh berfungsi dengan sistem lama di premis juga. (Ini selalunya memerlukan platform binaan yang fleksibel, seperti Botpress.)
• Cari penyambung sedia ada. Semakin kurang kod tersuai yang perlu anda tulis untuk menghubungkan sistem, semakin pantas anda bergerak.

4. Keselamatan dan pematuhan

Automasi boleh menjimatkan masa – tetapi jika ia mengendalikan maklumat sensitif dan tidak cukup selamat, ia boleh menyebabkan pelbagai kesilapan kritikal.

Mulakan dengan memikirkan jenis data yang akan disentuh oleh automasi anda: maklumat pelanggan, rekod kewangan, data pekerja, kelayakan. Semuanya dianggap sensitif.

Jadi, daripada menganggap keselamatan sebagai perkara sampingan, jadikan ia titik permulaan. Ini bermakna memilih platform BPA (atau agensi rakan kongsi) yang benar-benar diperakui dan dibina dengan pematuhan sejak awal.

Platform yang kukuh memberi anda alat untuk kekal mengawal:

• Tetapkan kebenaran terperinci supaya hanya orang (atau bot) yang betul boleh mengakses data tertentu
• Gunakan penyulitan semasa data disimpan dan semasa dihantar
• Aktifkan log audit untuk menjejak aktiviti dan mengesan isu lebih awal

Dan ya, Botpress menyediakan semua ini dan banyak lagi, siap sedia secara lalai. Kami telah membantu ribuan syarikat mengautomasikan aliran kerja kritikal tanpa mengabaikan keselamatan chatbot.

Dan jika anda berada dalam industri yang dikawal selia seperti penjagaan kesihatan atau kewangan, pastikan platform BPA anda mempunyai pensijilan seperti SOC 2, HIPAA, dan ISO 27001.

5. Kebolehskalaan

Hanya kerana automasi berfungsi hari ini, tak bermakna ia akan kekal esok. Apa yang boleh urus 1000 permintaan sehari mungkin gagal bila cecah 10,000. Jika anda tak bersedia untuk pertumbuhan itu, anda mungkin terpaksa bina semula dari awal.

Daripada menampal masalah secara beransur-ansur, jadikan kebolehan skala sebahagian daripada perancangan dari awal.

Pilih alat yang boleh berkembang bersama anda, bukan yang hanya sesuai untuk bukti konsep. Fikirkan bagaimana sistem anda mengendalikan beban yang lebih tinggi, sama ada ia boleh memantau prestasi dari semasa ke semasa, dan betapa mudahnya ia menyesuaikan diri apabila aliran kerja menjadi lebih kompleks.

Automasi sepatutnya berkembang bersama perniagaan anda, bukan mengehadkannya.

6. Kos dan peruntukan sumber

Salah satu cabaran terbesar dalam automasi ialah meremehkan berapa banyak masa dan bajet yang diperlukan untuk melakukannya dengan baik. Selalunya orang bermula dengan niat baik, tetapi terhenti di tengah jalan kerana perancangan yang kurang rapi.

Daripada cuba mengautomasikan semuanya sekaligus, pilih satu aliran kerja yang berimpak tinggi dan mudah diukur. Jalankan sebagai projek perintis, lihat apa yang berkesan (dan apa yang tidak), dan gunakan maklumat itu untuk langkah seterusnya.

Bermula secara kecil-kecilan membantu pasukan berbelanja dengan bijak, dan memberi data sebenar untuk membentuk strategi anda.

Anda boleh pelajari lebih lanjut tentang cara melaksanakan sistem AI baru dalam organisasi melalui Blueprint to AI Implementation kami.

5 Jenis Penyelesaian Automasi Proses Perniagaan

1. Alat automasi aliran kerja

Jika anda membina apa-apa jenis sistem automasi, anda akan memerlukan platform automasi aliran kerja. Inilah yang menjalankan logik anda – bahagian "jika ini, maka itu" dalam operasi.

Platform automasi aliran kerja membolehkan anda mereka proses langkah demi langkah merentasi aplikasi dan pasukan yang berbeza.

Platform-platform ini membolehkan anda mereka bentuk proses langkah demi langkah yang merangkumi pelbagai pasukan dan alat. Banyak yang menawarkan pembina visual atau tanpa kod untuk pekerja bukan teknikal, sambil memberi pembangun fleksibiliti untuk membina ciri kompleks jika diperlukan.

Dan ya, memang banyak pilihan di luar sana. Platform seperti Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street, dan Monday.com semua membantu anda merancang aliran kerja dan mengautomasikan tugas-tugas membosankan. Ada yang lebih sesuai untuk operasi dalaman, ada juga yang lebih serasi dengan sistem berorientasikan pelanggan.

Maksudnya: jika anda masih menggabungkan proses dengan hamparan, borang, dan mesej Slack, platform automasi aliran kerja ialah apa yang anda perlukan untuk naik ke tahap seterusnya.

2. Suite Automasi Proses Hujung ke Hujung

Jika platform automasi aliran kerja mengendalikan perkara mudah, suite automasi proses hujung ke hujung ialah pusat kawalan operasi sepenuhnya.

Sistem automasi proses hujung ke hujung melangkaui aliran kerja individu dengan mengautomasi keseluruhan proses perniagaan dari awal hingga akhir. Contohnya: penyelarasan rentas fungsi, penjejakan masa nyata, pengurusan kes, pematuhan, analitik, dan banyak logik di belakang tabir.

Mari kita perjelaskan: anda tidak perlukan alat secanggih ini untuk meluluskan permohonan cuti. Tetapi jika anda menguruskan sesuatu seperti onboarding perusahaan, pemprosesan tuntutan, atau apa-apa yang melibatkan banyak bahagian bergerak, penyerahan, dan kes tepi? Di sinilah ia sangat berguna.

Sekarang, di sinilah ramai yang keliru. Ada yang anggap mereka perlu pakej besar serta-merta. Tapi kecuali anda beroperasi pada skala besar atau kompleks, lebih baik bermula dengan sesuatu yang ringkas dan tambah secara berperingkat.

Namun, apabila anda sudah bersedia, terdapat beberapa nama besar yang patut dipertimbangkan: Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex, dan Bizagi semuanya menawarkan keupayaan hebat untuk penyelarasan berskala besar.

Botpress juga termasuk dalam senarai ini – terutamanya jika anda mahu bina aliran hujung ke hujung yang berasa semula jadi dan boleh diintegrasi terus dengan sistem sedia ada anda. (Ya, kami berat sebelah. Tapi... memang betul.)

Ringkasan: Jika operasi anda sering terbelit dengan serahan tugas dan penjejakan manual, platform automasi proses hujung ke hujung adalah penyelesaiannya.

3. Penyelesaian Automasi Proses Digital (DPA)

Penyelesaian automasi proses digital ialah alat yang memfokuskan pada menghubungkan antara muka pelanggan dengan sistem belakang untuk mencipta pengalaman digital. Ia memastikan apabila pelanggan menghantar borang, menjadualkan janji temu, atau berbual dengan bot, aliran kerja yang betul benar-benar bermula di belakang tabir.

Jadi jika seseorang mengisi permintaan di portal anda, ia tidak sekadar hilang dalam Google Sheet dan harapan. Ia mencetuskan sesuatu yang nyata: kes dicipta, aliran kerja bermula, pasukan dimaklumkan.

Ini sangat berguna jika anda mempunyai aliran yang kompleks dan berhadapan pelanggan yang bergantung pada pelbagai sistem yang saling berhubung.

Platform seperti OutSystems dan Creatio memang direka untuk tujuan ini. Ia menghubungkan interaksi hadapan dengan logik proses dan automasi di belakang tabir.

Ringkasan: Jika anda mahu tindakan pelanggan mencetuskan aliran kerja sebenar, DPA ialah pilihan utama anda.

4. Platform Automasi Berasaskan Integrasi

Platform automasi berasaskan integrasi direka untuk menghubungkan pelbagai alat dan membolehkan aliran kerja automatik dengan memindahkan data antara alat tersebut secara masa nyata.

Ini adalah penyambung. Mereka tidak cuba mengurus seluruh proses perniagaan anda, mereka hanya mahu aplikasi anda saling berkomunikasi tanpa anda menjadi orang tengah.

Platform automasi berasaskan integrasi sangat sesuai jika anda perlukan sesuatu seperti: “Bila seseorang tandatangan kontrak di PandaDoc, kemas kini HubSpot, hantar notifikasi Slack, dan tag mereka di Airtable.” Mudah, pantas, dan tiada tiket kejuruteraan diperlukan.

Secara jujur: alat-alat ini bukan untuk logik kompleks atau aliran kerja yang memerlukan pematuhan ketat. Tetapi jika anda dalam operasi, pemasaran, atau hanya mahu mengurangkan kerja salin-tampal antara 10 aplikasi, anda pasti menyukainya.

Zapier mungkin nama paling terkenal di sini. Make (dahulunya Integromat) menawarkan lebih kuasa dan fleksibiliti. Workato menambah keupayaan bertaraf perusahaan (dengan harga lebih tinggi). Tray.io berada di tengah-tengah, dengan pendekatan yang lebih mesra pembangun.

Banyak perkara boleh dilakukan dengan platform-platform ini: selaraskan data antara alat, aktifkan notifikasi, urus aliran kelulusan asas, malah boleh bina automasi ringan untuk pelanggan.

Perlu diingat: semakin kompleks logik anda, semakin cepat alat-alat ini menunjukkan batasannya. Tetapi untuk automasi ringan? Ia memang sangat mudah digunakan.

5. Platform Automasi Pintar

Platform automasi pintar ialah tempat semuanya mula menjadi... bijak.

Tidak seperti alat aliran kerja asas yang mengikut peraturan ketat, platform automasi pintar menggabungkan AI – seperti pembelajaran mesin, pemprosesan bahasa semula jadi, dan pembuatan keputusan berdasarkan konteks. Jadi, bukan sekadar “jika X, maka Y,” tetapi “jika ini hampir seperti X dan sentimen negatif dan dokumen menyatakan Y, maka lakukan Z.” Anda dapat nuansa. Anda dapat fleksibiliti.

Platform automasi pintar sangat berguna apabila data anda tidak teratur atau anda mahukan automasi yang terasa lebih manusiawi.

Bagaimana rupanya dalam amalan? Membaca invois yang tidak mengikut templat. Memilih keutamaan tiket sokongan berdasarkan nada. Mengklasifikasikan dokumen secara automatik atau membuat keputusan laluan berdasarkan corak terdahulu. Semua ini boleh dilakukan.

Antara pemain utama di sini ialah UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder, dan Automation Anywhere. Setiap satu menawarkan gabungan automasi tradisional dengan AI di atasnya.

Botpress juga sesuai di sini, terutamanya jika anda mahu ejen AI yang faham soalan pengguna, memberi respons secara semula jadi, dan mengaktifkan aliran kerja belakang tabir berdasarkan niat pengguna.

Kesimpulannya? Jika automasi anda perlu memahami maklumat tersirat, automasi pintar adalah pilihan terbaik.

(Berminat? Artikel automasi proses pintar kami membincangkan platform-platform ini dengan lebih terperinci.)

Cara Melaksanakan Automasi Proses Perniagaan: Panduan Langkah demi Langkah

Melaksanakan automasi proses perniagaan tidak semestinya satu usaha transformasi digital AI besar-besaran dari hari pertama. Pelaksanaan terbaik bermula secara kecil-kecilan.

Sama ada anda mengautomasikan aliran kerja dalaman pertama anda atau menggantikan pelbagai alat lama, panduan langkah demi langkah ini akan membantu anda mendekati BPA dengan jelas.

1. Kenal pasti di mana wujudnya geseran

Sebelum anda mula melakar carta aliran atau membandingkan alat automasi, ambil langkah ke belakang dan tanya: apa sebenarnya yang melambatkan pasukan?

Setiap syarikat pasti ada beberapa proses yang sangat manual, mudah silap, atau sekadar menjengkelkan. Di sinilah automasi boleh memberi impak sebenar – bukan hanya di tempat yang mudah untuk diterapkan.

Jika anda tidak pasti di mana hendak bermula, berbincanglah dengan mereka yang melakukan kerja tersebut. Apa yang berulang? Apa yang menyebabkan kelewatan? Apa yang sering dilakukan dengan salah? Anda juga boleh melihat tiket sokongan, aduan pengguna, atau data sistem untuk mengenal pasti halangan.

2. Fahami proses semasa

“Jangan automasikan apa yang anda tidak faham” sepatutnya menjadi peraturan #1 dalam mana-mana buku panduan BPA.

Memang mudah untuk teruja mahu mengautomasi proses yang rumit, tetapi jika anda belum faham bagaimana proses itu sebenarnya berjalan (dan kenapa ia begitu), anda mungkin akan menghadapi masalah di kemudian hari.

Di sinilah penyelidikan pantas sangat berbaloi. Soalan asas seperti “Siapa yang memulakan aliran kerja ini?” atau “Di mana biasanya proses tersekat?” boleh menjimatkan masa anda berjam-jam.

Juga: jangan abaikan bahagian yang rumit. Kes tepi, penyelesaian sementara yang orang gunakan untuk memastikan operasi berjalan – di situlah automasi sering gagal.

Pastikan anda perhatikan:

• Siapa yang memulakan aliran kerja dan dalam keadaan apa?
• Sistem apa yang terlibat sekarang? Yang mana tidak serasi antara satu sama lain?
• Di mana penyerahan tugas berlaku? Di mana ia paling kerap gagal?
• Langkah mana yang masih bergantung pada penyelesaian manual?

3. Kaji penyelesaian BPA

Setelah anda memetakan proses semasa dan tahu apa yang ingin diperbaiki, tiba masa untuk memilih alat. Tetapi inilah cabarannya: tiada satu pun platform BPA yang terbaik untuk semua.

Ada yang dibina untuk automasi tugas mudah. Ada pula untuk aliran kerja kompleks, berbilang langkah dengan banyak integrasi. Jadi soalan sebenar ialah, apa yang paling sesuai untuk anda?

Anda perlu tentukan tahap teknikal pasukan anda, sistem apa yang perlu dihubungkan dengan alat BPA, dan sejauh mana fleksibiliti aliran kerja yang diperlukan. Sesetengah syarikat perlukan penyesuaian tahap pembangun. Yang lain hanya perlukan sesuatu yang boleh digunakan terus oleh pasukan operasi mereka.

Anda boleh mendekati perkara ini dengan tiga cara:

Automasi tugasan ringan

Alat-alat ini dibina untuk kelajuan dan kesederhanaan. Sangat sesuai jika anda ingin mengautomasikan kerja berulang yang mudah.

Ia paling sesuai untuk permintaan cuti, pengagihan prospek mudah, atau logik “jika ini, maka itu” – perkara yang tidak memerlukan keputusan rumit atau penyelarasan berbilang langkah.

Cari ciri seperti:

• Integrasi sedia ada dengan CRM atau alat tiket anda
• Pembina aliran kerja seret-lepas yang mudah digunakan
• Had yang jelas pada kebolehskalaan atau kerumitan

Platform popular dalam kategori ini termasuk Botpress, Zapier, Automate.io, dan alat terbina seperti automasi Notion.

Jika anda baru mencuba BPA atau perlukan kejayaan pantas, ini adalah tempat permulaan yang baik.

Automasi aliran kerja tahap pertengahan

Tahap ini adalah permulaan kepada automasi yang lebih berkuasa. Ia sesuai untuk pasukan yang telah melepasi automasi tugas asas dan kini memerlukan aliran kerja yang boleh bertindak balas terhadap keadaan yang lebih dinamik atau memerlukan keputusan manusia dalam prosesnya.

Anda mungkin mengarahkan kelulusan berdasarkan saiz perjanjian, menaikkan tiket sokongan berdasarkan sentimen, atau mencetuskan urutan berbilang langkah apabila data pelanggan berubah dalam CRM anda.

Alat-alat ini biasanya seimbang antara kemudahan penggunaan dan keupayaan. Anda masih mendapat antara muka tanpa kod atau kod rendah, tetapi dengan lebih kawalan ke atas logik, pengecualian, dan peranan.

Beberapa ciri biasa platform automasi aliran kerja pertengahan termasuk:

• Logik percabangan dan laluan bersyarat
• Kebenaran berdasarkan peranan
• Sokongan untuk aliran berstruktur dan pengecualian yang fleksibel

Beberapa alat dalam bidang ini juga menawarkan jejak audit terbina dalam dan integrasi dengan sistem kritikal perniagaan seperti CRM, ERP, atau pangkalan pengetahuan.

Platform popular termasuk Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business (dengan peraturan dan automasi), dan Monday.com dengan logik aliran kerja.

Akhirnya, alat pertengahan ini sangat berguna apabila anda ingin menambah struktur dan kecanggihan dalam operasi perniagaan – tanpa perlu ke tahap perusahaan sepenuhnya. Anda masih mendapat kelajuan dan kemudahan, tetapi dengan lebih kawalan.

BPA bertaraf perusahaan

Platform ini dibina untuk mengendalikan aliran kerja hujung ke hujung merentasi pelbagai pasukan dan sistem. Ia direka untuk skala dan kerumitan – sesuai untuk operasi global atau rantaian kelulusan berlapis.

Jika proses anda melibatkan beberapa sistem (CRM, ERP, HRIS, pangkalan data tersuai), atau anda perlukan kawalan pematuhan yang terperinci, BPA bertaraf perusahaan adalah pilihan terbaik.

Platform perusahaan menumpukan pada penyelarasan. Ini bermakna aliran kerja yang mengurus pengecualian, menyelaras data masa nyata merentasi alat, dan mengekalkan pematuhan tanpa gangguan.

Ciri yang perlu dicari termasuk:

• Sokongan integrasi yang menyeluruh
• Ciri pematuhan yang kukuh dan jejak audit
• Reka bentuk mesra kerjasama

Platform dalam kategori ini selalunya dilengkapi dengan analitik terbina dalam, penjejakan SLA, persekitaran sandbox, dan tadbir urus berasaskan peranan untuk menyokong skala dan kerumitan.

Antara pemain popular ialah Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx, dan Appian.

Dan ingat: apa pun platform yang anda pilih, ia mesti sesuai dengan cara pasukan anda sudah bekerja. Jika alat itu memaksa anda mengubah keseluruhan proses hanya untuk menyesuaikan diri, ia bukan pilihan yang tepat.

4. Uji penyelesaian yang dipilih

Sebelum anda melaksanakan automasi sepenuhnya, mulakan dengan satu aliran kerja sahaja.

Anggap ini sebagai percubaan anda. Ini adalah fasa “merangkak” dalam model klasik Merangkak-Berjalan-Berlari.

Pilih sesuatu yang mudah tetapi bernilai. Mungkin automasi kelulusan permohonan cuti. Atau mengurus tiket sokongan baru. Yang penting, ia boleh diukur – masa dijimatkan, tugasan selesai lebih cepat, kurang kesilapan manual.

Anda boleh membina ini secara manual dengan alat BPA baru anda, atau biarkan AI mengurus logik dan kes tepi jika anda sudah bersedia.

Ada pasukan yang menjalankan percubaan dalam persekitaran ujian. Ada juga yang terus ‘go live’ dengan pasukan kecil dan pantau hasil dengan teliti. Apa pun caranya, anda sedang belajar apa yang tidak berfungsi, apa yang perlu dilaras, dan apa impak sebenar yang dihasilkan.

Jika projek perintis berjaya? Tahniah! Anda sudah ada bukti. Gunakan untuk menambah baik tetapan anda dan buat kes untuk pelaksanaan lebih meluas. Jika tidak berjaya? Lebih baik lagi, anda dapat kesan masalah sebelum berkembang.

Dan jika anda perlukan penjelasan lebih mendalam tentang cara menyusun pelaksanaan seperti ini, lihat apa yang ditulis oleh rakan sekerja saya tentang pelaksanaan chatbot strategik. Ia merangkumi cara bergerak dari peringkat awal ke tahap seterusnya – tanpa tersandung.

5. Latih pasukan anda

Walaupun sistem automasi terbaik, ia tidak akan berjaya jika pasukan tidak memahaminya—atau lebih teruk, jika mereka rasa ia dipaksakan tanpa konteks.

Automasi sepatutnya dirasai sebagai penambahbaikan yang membantu, bukan pengganti mengejut. Jika orang tak tahu bagaimana ia sesuai dalam rutin harian atau ke mana perlu pergi bila ada masalah, mereka akan cepat kembali ke cara lama.

Jadi jangan sekadar beri mereka akses masuk. Tunjukkan cara ia berfungsi dalam dunia mereka. Tunjukkan apa yang boleh dikurangkan dari beban kerja mereka. Pastikan jelas bahawa ini untuk mengurangkan tugas berulang, bukan untuk mengurangkan pekerja.

Cara anda melaksanakan ini bergantung pada saiz dan struktur pasukan, tetapi penerimaan yang kukuh biasanya bermula dengan:

• Panduan mengikut peranan supaya setiap pasukan melihat bagaimana ia berkaitan dengan kerja mereka
• Panduan rujukan pantas atau Loom pendek untuk bila mereka terlupa fungsi setiap butang
• Saluran terbuka (Slack, emel, apa sahaja) untuk soalan, maklum balas, atau melaporkan isu

Pendek kata: jadikan automasi sebagai alat, bukan ancaman.

6. Kembangkan dan ulangi

Hanya kerana percubaan BPA anda berjaya tidak bermakna anda sudah selesai. Sistem automasi terbaik sentiasa berkembang, dan jika anda berkembang terlalu cepat tanpa penambahbaikan, ia mudah menyebabkan kegagalan.

Selepas anda nampak manfaat daripada aliran kerja pertama, kembangkan secara berperingkat. Tambah kes penggunaan baru, libatkan lebih ramai pasukan, dan mula bina sistem yang semakin baik apabila berkembang.

Di sinilah iterasi paling penting. Terus pantau isyarat utama: Adakah aliran kerja selesai dengan lebih cepat? Adakah kadar ralat menurun? Adakah orang benar-benar menggunakan sistem baharu ini?

Kemudian, buat penyesuaian kecil secara berperingkat:

• Perketatkan logik. Jika langkah sering gagal di tempat yang sama, semak semula pencetus atau syarat anda.
• Perbaiki penyerahan tugas. Tambah kejelasan di mana aliran kerja melibatkan pelbagai pasukan atau alat.
• Jejak penggunaan. Jika penggunaan menurun, berbincang dengan pasukan. Adakah prosesnya mengelirukan? Kerja manual kembali semula?
• Kaji semula metrik. Adakah anda menjejak KPI yang betul? Tambah yang baru jika perlu (cth., masa tindak balas, kadar penyiapan tugas).

Sebaik sahaja semua bahagian berjalan lancar, cipta buku panduan dalaman. Dengan cara ini, pasukan lain boleh membina berdasarkan apa yang sudah berkesan tanpa perlu bermula dari awal.

Apakah contoh penggunaan automasi proses perniagaan?

Onboarding HR

Onboarding nampak mudah sehingga anda sedar berapa banyak perkara yang perlu diuruskan. Akaun perlu disediakan, dokumen dikumpul, peralatan disediakan, dan kalendar diisi – senarainya panjang.

Tanpa automasi, kebanyakan perkara ini berlaku melalui rentetan emel yang tidak berkesudahan dan kemas kini hamparan. Ia perlahan, mudah silap, dan jujurnya? Menyusahkan semua orang.

Mari lihat bagaimana BPA sebenarnya boleh memudahkan proses onboarding, untuk HR dan pekerja baharu.

Aktifkan aliran kerja sebaik sahaja tawaran diterima

Keajaiban bermula sebaik sahaja calon bersetuju. Alat BPA boleh secara automatik mencipta rekod pekerja dalam HRIS anda, menghantar emel alu-aluan dan borang pematuhan, serta memulakan langkah seterusnya tanpa perlu seseorang mengingatkan setiap jabatan secara manual.

Bayangkan ini: sebaik sahaja tawaran kerja ditandatangani, pasukan IT menerima tiket untuk menyediakan komputer riba dan akaun pengguna. Pada masa yang sama, pekerja baharu menerima emel pengenalan peribadi dan pautan untuk memuat naik dokumen yang diperlukan.

Jadualkan tanpa perlu ulang-alik

Orientasi, pendaftaran faedah, semakan hari pertama – semuanya boleh dijadualkan secara automatik.

Daripada cuba menyelaras kalendar secara manual, alat BPA boleh menempah slot masa berdasarkan ketersediaan dan menghantar pengesahan kepada semua yang terlibat.

Dan siap. Tiada langkah yang tertinggal dan pekerja baharu benar-benar rasa dialu-alukan.

Alat apa yang menjayakan perkara ini?

Biasanya anda akan lihat gabungan alat: platform HRIS seperti BambooHR atau Personio mengurus data pekerja, alat automasi aliran kerja seperti Kissflow atau Pipefy membantu menyusun tugas, dan alat ITSM seperti Jira Service Management memastikan penyediaan teknologi tidak terlepas pandang.

Sokongan pelanggan

Terus terang, ejen sokongan membazir terlalu banyak masa pada perkara yang tiada kaitan dengan membantu pelanggan. Menyusun tiket. Menetapkan keutamaan. Menentukan siapa patut ambil apa. Sementara itu, pelanggan menunggu.

Di sinilah automasi (dan penggunaan AI dalam khidmat pelanggan) benar-benar memberi nilai. Ia bukan menggantikan pasukan sokongan anda, tetapi membebaskan mereka supaya boleh fokus pada penyelesaian masalah sebenar.

Triage automatik

Apabila permintaan sokongan diterima, seseorang (atau sesuatu) perlu menentukan apa isunya. Adakah ia berkaitan bil? Pepijat? Pelanggan marah atau hanya keliru?

Jadi, ejen tidak perlu menyemak setiap permintaan satu per satu – mereka terus kepada permintaan yang paling memerlukan perhatian mereka.

Penghalaan pintar

Selepas tiket dikategorikan, langkah seterusnya ialah menghantarnya kepada orang yang betul. Itu sahaja boleh mengambil masa berjam-jam jika dilakukan secara manual.

Dengan BPA, penghalaan berlaku serta-merta. Soalan bil pergi ke Kewangan. Bug produk berkeutamaan tinggi terus ke Kejuruteraan. Isu pelanggan VIP ditandakan untuk ejen kanan anda. Anda boleh bina logik apa sahaja yang diperlukan, semuanya berjalan di belakang tabir.

Isian automatik dan kemas kini status

Setiap ejen sokongan tahu peritnya menyalin dan menampal maklumat pelanggan dari satu sistem ke sistem lain.

Tetapi jika BPA anda disambungkan ke CRM atau alat dalaman, ia boleh mengisi medan tiket dengan data berkaitan sebelum ejen menyentuhnya.

Anda juga boleh menggunakan automasi untuk menghantar kemas kini status secara masa nyata atau membuat susulan terhadap respons yang belum dijawab. Ini bermakna kurang kerja manual untuk pasukan, dan pengalaman pelanggan yang lebih lancar.

Alat yang memudahkan proses ini

Platform seperti Zendesk dan Freshdesk mempunyai ciri BPA terbina dalam. Gabungkan dengan alat penghalaan berkuasa AI dan integrasi dengan CRM atau pangkalan pengetahuan dalaman anda, dan anda mempunyai enjin sokongan yang boleh diskalakan.

Ucapkan selamat tinggal kepada tugas pentadbiran berulang.

Pengurusan kontrak

Masih urus kontrak secara manual? Bersedialah untuk kekeliruan kawalan versi dan tarikh akhir yang terlepas. Automasi aliran kerja kontrak membawa ketertiban dan kelajuan yang sangat diperlukan – terima kasih kepada AI dalam perolehan!

Jana kontrak secara automatik

Paling sesuai untuk: Perjanjian standard seperti NDA, SOW, atau MSA.

Apa fungsinya: Mengambil data daripada templat dan mengisi butiran secara automatik berdasarkan input CRM atau borang.

Petua berguna: Kunci medan utama untuk mengelakkan suntingan tanpa kebenaran, tetapi pastikan ruang untuk terma khusus.

Laluan untuk semakan dan tandatangan elektronik

Paling sesuai untuk: Kelulusan dalaman, kerjasama antara pasukan, dan tandatangan pelanggan.

Apa fungsinya: Menghantar kontrak kepada individu yang betul pada masa yang tepat – seperti bahagian undang-undang, kewangan, pengurus, atau klien – berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan.

Petua panas: Gunakan alat yang menjejak siapa yang membuka dan menandatangani dokumen, supaya anda tidak perlu meneka di mana proses tersekat.

Jejak perubahan dan tetapkan peringatan

Paling sesuai untuk: Memastikan kontrak sentiasa patuh dan terkini.

Apa yang dilakukan: Merekod suntingan dan kelulusan dalam jejak audit, kemudian menghantar peringatan untuk pembaharuan atau semakan pematuhan yang akan datang.

Tip pantas: Jangan tunggu seseorang ingat – tetapkan pemberitahuan automatik 30, 60, atau 90 hari sebelum tarikh penting.

Alat apa yang menjayakan perkara ini?

Alat biasa termasuk platform CLM (contohnya, Ironclad, DocuSign CLM), alat automasi dokumen, platform aliran kerja dan platform tandatangan elektronik (contohnya, PandaDoc, HelloSign).

Pemprosesan invois dan perbelanjaan

Pengurusan invois manual adalah kerja yang memenatkan masa dan kesabaran. Menyalin nombor dari PDF, mencari e-mel untuk kelulusan, mengejar orang untuk resit – tidak hairanlah pasukan kewangan sering terbeban.

Mari kita lihat bagaimana BPA membantu menyelesaikan masalah ini.

Ekstrak data invois

Langkah pertama: hentikan kemasukan data manual. Alat BPA dengan OCR atau AI boleh mengimbas invois dan mengeluarkan butiran penting seperti nama vendor, jumlah, tarikh akhir, item baris – secara automatik. Ini bermakna tiada lagi perlu berulang-alik antara fail dan hamparan.

Padankan dengan PO atau bajet

Setelah data dimasukkan, anda perlu memadankannya dengan sesuatu. Contohnya, pesanan pembelian sedia ada atau bajet jabatan.

Automasi mengurus perkara ini serta-merta dan menandakan apa-apa yang tak selari, jadi tiada apa yang terlepas pandang.

Laluan untuk kelulusan

Daripada menghantar emel “Hai, bolehkah anda luluskan ini?”, biarkan BPA yang uruskan. Ia boleh menghantar invois yang betul kepada orang yang betul mengikut peraturan yang ditetapkan.

Dan ya, ia juga akan mengingatkan mereka.

Segerakkan dengan alat perakaunan

Apabila semuanya telah diluluskan, BPA boleh menolak invois yang telah diluluskan ke dalam perisian perakaunan anda secara automatik. Tiada lagi kemasukan data tambahan. Selesai.

Alat seperti Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks, dan NetSuite memudahkan penyediaan ini. Jika pasukan kewangan anda masih melakukan semuanya secara manual… mari kita perbaiki.

Lancar Penyelesaian AI Bulan Depan

Automasi membolehkan pasukan moden bergerak lebih pantas dan memberi tumpuan kepada kerja yang benar-benar penting.

Botpress ialah platform AI perbualan yang menyediakan pasukan dengan alat untuk membina automasi proses perniagaan yang berkuasa – daripada aliran kerja mudah hingga integrasi pelbagai sistem yang kompleks.

Dengan pembina aliran visual, integrasi tanpa had, dan sokongan pelbagai bahasa, sesiapa sahaja boleh melancarkan automasi berskala tanpa menulis satu baris kod pun.

Mula membina hari ini. Ia percuma.

Soalan Lazim

Apa itu automasi proses perniagaan (BPA)?

BPA merujuk kepada penggunaan teknologi untuk mengautomasi aliran kerja dan proses rutin. Ia biasanya melibatkan penggunaan perisian yang memudahkan tugasan berulang, mengurangkan usaha manual dan meningkatkan kecekapan keseluruhan.

Proses perniagaan mana yang paling sesuai untuk automasi?

Proses yang kerap berlaku dan mengikut peraturan yang jelas adalah calon terbaik untuk automasi. Contohnya, proses pengambilan pekerja, kelulusan pembelian, interaksi khidmat pelanggan, dan kemasukan data boleh diautomasikan untuk menjimatkan masa dan mengurangkan kesilapan.

Apakah perbezaan antara RPA dan BPA?

Automasi Proses Robotik (RPA) menggunakan bot perisian untuk melaksanakan tugas mudah dan berulang seperti kemasukan data, manakala Automasi Proses Perniagaan (BPA) menghubungkan pelbagai sistem untuk mengautomasikan keseluruhan aliran kerja dan beberapa langkah proses bagi penambahbaikan yang lebih menyeluruh.

Siapa yang mendapat manfaat daripada automasi proses perniagaan?

Automasi memberikan nilai di semua peringkat. Perniagaan menjimatkan masa dan wang, pekerja boleh fokus pada tugas yang lebih penting dan strategik, dan pelanggan menikmati perkhidmatan yang lebih pantas serta boleh dipercayai.

Bagaimana saya boleh mengukur ROI BPA?

ROI boleh dipantau dengan menjejak penunjuk prestasi utama seperti pengurangan masa pemprosesan, penjimatan kos, peningkatan ketepatan data dan pematuhan, serta kepuasan pelanggan yang lebih baik. Semakan berkala dan maklum balas daripada pasukan membantu memastikan BPA memberikan manfaat seperti yang diharapkan.

Berapa lama untuk melihat hasil daripada BPA?

Walaupun beberapa peningkatan kecekapan mungkin dapat dilihat dalam beberapa bulan, manfaat sepenuhnya biasanya mengambil masa lebih lama untuk muncul. Penting untuk mengambil pendekatan berperingkat dan sentiasa mengoptimumkan untuk mendapatkan nilai jangka panjang daripada BPA.