10 Pembantu Emel AI Yang Akan Menjimatkan Masa Anda Setiap Minggu

E-mel mungkin bukan bentuk komunikasi kegemaran sesiapa, tetapi ia tetap yang paling popular.

Kita telah melihat pelbagai alat komunikasi muncul dalam dua dekad yang lalu, masing-masing lebih bergaya, mudah, dan senang digunakan berbanding e-mel.

Namun begitu, pada tahun 2024, sebanyak 55% komunikasi dengan pelanggan berlaku melalui e-mel – jauh mendahului yang lain.

Tetapi dengan kemunculan pembantu e-mel AI, e-mel akhirnya mendapat penambahbaikan yang diperlukan.

Ejen AI, dengan keupayaan membuat penaakulan canggih, automasi pantas, dan menghasilkan teks seperti manusia, memudahkan penambahbaikan aliran kerja berulang.

Dalam artikel ini, saya akan bincangkan bagaimana AI boleh digunakan untuk mengautomasikan operasi e-mel, mengapa semua orang patut menggunakan pembantu ejen AI untuk e-mel, dan memperkenalkan alat pembantu e-mel AI terbaik.

Apa itu pembantu e-mel AI?

Pembantu e-mel AI ialah program yang menggunakan kecerdasan buatan dan pemprosesan bahasa semula jadi (NLP) untuk meringkaskan, mengatur, merangka, dan menghantar e-mel dengan sedikit atau tanpa campur tangan manusia.

Ia boleh hadir sebagai klien e-mel khusus, aplikasi luaran, atau dalam sesetengah kes, widget sembang yang terbina dalam klien e-mel yang bertindak sebagai pembantu perbualan.

Bagaimana AI boleh digunakan untuk e-mel?

Seperti yang saya katakan: e-mel – walaupun meluas dan penting – agak rumit.

Saya sentiasa ada beberapa e-mel belum dibaca yang tersembunyi, saya sering lupa untuk “balas semua”, dan saya tidak pasti apa gunanya penapis spam jika saya masih menerima e-mel pancingan data setiap hari.

Pembantu AI – dengan ribuan token konteks untuk dirujuk dan pangkalan data e-mel yang telah di-vektor untuk RAG – menawarkan banyak peluang untuk memperbaiki pengalaman e-mel.

Penulisan E-mel Peribadi

AI sangat sesuai untuk merangka e-mel kerana ia boleh menggunakan sejarah e-mel anda untuk menyesuaikan nada dan mendapatkan konteks yang berkaitan.

Ia bukan sahaja kedengaran seperti manusia, malah seperti anda, dan tahu apa yang anda tahu.

Pembantu AI untuk e-mel bukan sekadar ChatGPT– ia mempunyai akses kepada e-mel lama anda, jadi ia boleh memahami gaya penulisan anda. Ia juga boleh melihat peti masuk anda untuk mengetahui cara berinteraksi dengan kenalan berdasarkan sejarah perbualan.

Anda mungkin tidak selesa membenarkan AI menghantar e-mel tanpa kawalan – tetapi pembantu e-mel AI masih boleh membantu dengan menulis draf pertama sebelum anda semak dan hantar.

Bukan untuk menggantikan anda– tetapi untuk memudahkan pengalaman e-mel.

Pengurusan Peti Masuk Lebih Baik

AI juga boleh menggunakan kemahiran pengelasan untuk mengkategorikan e-mel berdasarkan keutamaan, topik, dan sentimen pengirim.

Pembantu e-mel AI boleh mencadangkan kategori berdasarkan kandungan peti masuk anda dan mengklasifikasikan e-mel mengikut kategori tersebut. Selepas itu, ia boleh menandakan setiap e-mel masuk mengikut kategori yang sesuai.

Ia juga boleh menentukan keutamaan dalam senarai panjang e-mel belum dibaca berdasarkan kandungan, masa diterima, dan sejarah e-mel anda dengan pengirim. Sebagai alternatif, anda boleh biarkan ia membantu anda merancang strategi keutamaan berdasarkan kenalan atau operasi yang lebih sensitif terhadap masa.

Cadangan Ramalan

Semua yang saya sebutkan tadi adalah reaktif, tetapi kelebihan pembantu e-mel AI ialah ia memberi lebih banyak peluang untuk bertindak secara proaktif.

AI juga boleh melihat keseluruhan peti masuk anda dan mencadangkan tindakan:

• “Pelanggan X biasanya bertanya tentang Perkhidmatan ABC pada waktu ini setiap tahun, mungkin anda boleh hubungi mereka untuk bertanya jika mereka berminat”
• “Prospek Y bertanya tentang pelan plus, tetapi keperluan mereka nampaknya lebih sesuai dengan pelan pasukan.”

Pembantu e-mel akan sentiasa memantau peti masuk anda, menjejaki perbualan yang belum selesai dan mengingatkan perbualan lama.

Ini cara yang baik untuk memperbaiki hubungan profesional dan memastikan tugas tidak terlepas pandang.

Pemasaran

Mengautomasikan mesej keluar adalah cara terbaik menggunakan AI untuk jualan.

Ini termasuk e-mel sejuk, susulan prospek, dan menjawab pertanyaan produk.

CRM seperti Hubspot mengintegrasikan pencetus e-mel, pemeliharaan prospek automatik, dan logik aliran kerja tersuai. Dengan cara ini, anda boleh mengoptimumkan penjanaan prospek AI dan kelayakan dengan menghantar mesej bermakna pada waktu yang strategik.

Jika anda operasi kecil dan ciri CRM lanjutan terasa berlebihan, semua ini boleh dicapai dengan aliran ejen AI yang boleh disesuaikan menggunakan alat seperti Botpress.

Sokongan Pelanggan

Perkhidmatan pelanggan AI membantu pengguna mendapatkan jawapan berkualiti dengan lebih pantas.

Ini kerana akses kepada sejarah e-mel dan dokumen khusus membolehkan AI memberi respons yang bermaklumat.

HubSpot menggunakan

Perlu diingat, isu yang rumit lebih baik dikendalikan oleh ejen manusia, jadi AI harus menentukan sama ada ia layak menjawab sesuatu soalan. Nasib baik, kebanyakan alat automasi e-mel utama sudah ada ciri ini.

CRM menggunakan pengecaman niat dengan arahan bahasa biasa untuk menapis pertanyaan mudah daripada yang lebih kompleks.

Apakah kelebihan AI untuk e-mel?

Kuasa automasi yang ditawarkan AI memang cekap dan berkesan – pembantu AI boleh membantu menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan baik.

Selain itu, kajian menunjukkan bahawa antara muka perbualan mengurangkan beban kognitif. Ini bermakna anda boleh bekerja dengan lebih pantas dan bijak, dan akhirnya mengurangkan keletihan akibat mengurus, membaca, dan menghantar e-mel.

Peningkatan produktiviti

Menyerahkan tugas e-mel – seperti mengatur, mengutamakan, dan merangka – menjimatkan masa dan tenaga.

Ini benar sama ada anda membiarkan pembantu AI mengatur, menulis, dan menghantar e-mel di belakang tabir, atau anda memilih pendekatan manusia-dalam-gelung yang sangat mengawal. Walaupun anda sendiri yang menulis dan menghantar setiap e-mel, dapat berbincang dengan pembantu seperti papan idea ialah motivasi bersama yang mengelakkan kebuntuan akibat peti masuk yang berselerak.

Pelanggan lebih berpuas hati

Mempunyai bot yang mengingatkan anda tentang tugas yang perlu dilakukan mengurangkan kesilapan manusia akibat beban kognitif tinggi.

Jadi, perkara seperti terlupa membalas, kesilapan operasi kecil, dan terlalu letih untuk bersikap mesra – semua ini boleh dikurangkan dengan membiarkan bot mengurus perkara remeh.

Sokongan pelanggan automatik juga membantu membalas pengguna dengan lebih pantas tanpa menjejaskan kualiti perkhidmatan.

Kebolehcapaian yang lebih baik

Bercakap tentang beban kognitif: menavigasi antara muka yang rumit, seperti e-mel, boleh menjadi tugas yang mencabar, dan sukar diakses oleh pengguna kurang mahir teknologi.

Namun begitu, e-mel tetap satu keperluan.

Antara muka perbualan lebih intuitif untuk pengguna baru, membolehkan mereka mengakses ciri lanjutan klien e-mel.

Kemunculan pembantu AI berasaskan suara menjadikan komunikasi e-mel lebih mudah diakses oleh mereka yang kurang upaya penglihatan dan mereka dengan keperluan literasi atau bahasa yang pelbagai.

Apakah alat pembantu emel AI terbaik?

Oleh kerana e-mel adalah nadi perniagaan, terdapat pelbagai alat yang sesuai untuk keperluan berbeza.

1. Botpress

Paling sesuai untuk: Aliran kerja yang sangat boleh disesuaikan dalam antara muka perbualan yang berfungsi di pelbagai platform

Botpress ialah platform pembinaan ejen AI serba lengkap. Aliran kerja boleh bermula dari alat perbualan ringkas hingga gabungan kompleks pelbagai alat luaran, saluran penyebaran, dan dokumen rujukan.

Platform ini menawarkan pembina seret dan lepas, fungsi RAG asli, dan penyebaran biasa di semua saluran utama seperti WhatsApp, Messenger, dan web.

Integrasi untuk Gmail, HubSpot, dan Google Calendars, antara lain, membolehkan automasi emel melangkaui peti masuk anda.

Platform ini sangat boleh disesuaikan, dan tahap kesukaran pelaksanaan bergantung pada kerumitan kes penggunaan anda.

Ini menjadikannya pilihan yang baik untuk mencuba dahulu. Model harga bayar mengikut penggunaan sangat sesuai untuk mereka yang ingin mencuba tanpa perlu membayar ciri-ciri lanjutan yang belum diperlukan.

Ciri-ciri utama:

• Pembina seret dan lepas
• Penyebaran automatik ke saluran luaran seperti web, SMS,
• API untuk memanggil perbualan atau aliran (webhook) dari aplikasi luaran
• Aliran onboarding membantu anda mencipta ejen awal dalam beberapa minit.
• Nod autonomi untuk perbualan, pemanggilan alat, dan membuat keputusan

2. SaneBox

Paling sesuai untuk: Pengguna yang mahukan pembersihan e-mel standard dan integrasi yang mudah.

SaneBox ialah perkhidmatan pengurusan emel berasaskan AI yang membersih dan mengatur peti masuk emel.

Ia mempunyai sistem keutamaan yang canggih, dengan ciri untuk pengkategorian meluas, tunggu kemudian, penapisan penghantar tidak dikenali, penapisan spam, dan menyelamatkan emel yang tersalah dikategorikan sebagai spam.

Ia menawarkan banyak ciri, tetapi kebolehsuaian rendah.

Ini bermakna mereka telah membina ciri automasi emel siap guna: mengatur peti masuk, memberitahu tentang emel tanpa balasan, dan peringatan untuk emel belum dibaca.

Ini bagus kerana kemungkinan besar ciri yang anda mahukan sudah tersedia. Tetapi tanpa kebolehsuaian, pilihan ciri mungkin terasa berlebihan.

Sebagai contoh, ciri tunggu kemudian (SaneLater) dan Customer Snooze mungkin kelihatan seperti fungsi yang hampir sama. Begitu juga dengan NotSpam dan SaneScreener.

Pertindihan seperti ini menyukarkan pemilihan ciri, terutamanya dengan pelan harga yang mengehadkan bilangan ciri yang boleh digunakan.

Walau bagaimanapun, sebagai alat khusus emel, ia antara yang paling mudah diintegrasikan dengan hampir mana-mana penyedia emel.

Ciri-ciri utama:

• Deep Clean: menapis dan mengkategorikan emel sepanjang sejarah peti masuk anda
• SaneBox Digest: meringkaskan emel harian anda dalam format surat berita
• Storan awan untuk lampiran bersaiz besar.
• SaneBlackHole: Berhenti langgan secara automatik daripada penghantar yang "mengganggu"

3. Superhuman

Paling sesuai untuk: Pengguna yang ingin mengatur berdasarkan templat, dan tidak keberatan beralih ke klien e-mel baharu.

Superhuman ialah aplikasi emel berasaskan AI.

Ini bermakna, berbeza dengan sambungan pelayar dan pembantu luaran, fungsi AI tidak bergantung pada API klien emel anda.

Ini boleh jadi kelebihan atau kekurangan, bergantung pada pilihan anda—anda mungkin tidak mahu menukar klien emel sedia ada.

Aplikasi ini menambah lapisan pada akaun emel anda yang membolehkan anda mengautomasi operasi emel atau bertanya kepada chatbot tentang kandungannya.
Ciri menonjol ialah Split Inbox Library, yang menawarkan templat siap guna untuk melabel emel mengikut peranan, syarikat, atau keperluan anda.

Selain ciri AI, terdapat juga pelbagai ciri untuk mengautomasi produktiviti emel: berhenti langgan, peringatan, dan memetik petikan emel panjang, antara lain.

Seperti yang dijangka, sebagai aplikasi dan bukan platform pembinaan aliran, Superhuman tidak mempunyai integrasi asli dengan alat pihak ketiga atau aliran kerja tersuai.

Ciri Utama:

• Padanan Suara dan Nada
• Tanya AI
• Split Inbox Library
• Acara Segera: cipta acara secara automatik

4. Copilot dalam Outlook

Paling sesuai untuk: Pengguna Outlook yang mahukan pembantu perbualan.

Copilot ialah alat AI utama Microsoft. Ia banyak digunakan dalam penyunting kod, membantu anda mengedit dan bertanya tentang kod menggunakan AI. Kini, fungsi itu diperluas ke emel.

Copilot diintegrasikan terus ke dalam Outlook, dan bertindak sebagai widget chat yang boleh menjawab soalan tentang peti masuk anda, merangka dan menghantar emel, mengatur peti masuk, dan mencadangkan tindakan berdasarkan sejarah anda.

Dari segi integrasi, ini adalah yang paling mudah (jika anda pengguna Outlook), kerana plugin ini sudah tersedia dalam klien.

Sudah tentu, ini hanya terhad kepada pengguna Outlook.

Ia juga bukan pembina ejen sepenuhnya; anda tidak boleh membina aliran kerja dan integrasi dengan alat pihak ketiga adalah terhad. Tetapi untuk integrasi mudah dan pengurusan peti masuk secara perbualan, ia adalah alat yang baik.

Ciri Utama:

• Ringkasan
• Antara muka chat
• Cadangan tindakan
• Penjadualan janji temu

5. Gemini untuk Gmail

Paling sesuai untuk: Pengguna Gmail yang mahukan pembantu perbualan.

Ini adalah jawapan Google kepada ciri Copilot Microsoft. Ia menawarkan ciri utama yang sama: meringkaskan perbualan, mencari, dan merangka emel, semuanya dalam antara muka chat.

Namun, Gemini tidak melakukan penapisan, pelabelan, atau keutamaan. Fungsi pengurusan terhad kepada mengarkib atau memadam emel yang tidak diingini.

Ia berintegrasi dengan carian Google, membantu merangka emel dengan sumber dalam talian, atau mencari alamat emel individu atau perniagaan.

Saya rasa ini bertujuan melengkapi keupayaan pembelajaran mesin terbina dalam Gmail, seperti penapisan spam dan pelengkapan automatik, tetapi berbanding alat lain di atas, ia agak terhad.

Ia juga boleh menjana imej, jika itu penting untuk anda.

Ciri Utama:

• Integrasi asli dengan Gmail
• Carian Google

6. Missive

Paling sesuai untuk: Pasukan yang ingin bekerjasama dalam akaun e-mel automasi aliran kerja

Salam kepada syarikat AI dari Quebec yang satu ini.

Missive ialah aplikasi yang memudahkan komunikasi antara pasukan, membolehkan pengguna menetapkan perbualan kepada ahli tertentu sambil kekal terlibat jika perlu.

Apa yang melayakkan ia tersenarai di sini ialah rangkaian alat AI yang ditawarkan.

Ia menyediakan asas seperti ringkasan, draf, dan juga keupayaan mencipta aliran kerja tersuai menggunakan arahan bahasa biasa. Ini boleh digunakan untuk balasan automatik, menetapkan emel berdasarkan penghantar atau topik, atau mengekstrak maklumat penting seperti tarikh akhir.

Mereka mempunyai lebih daripada 25 integrasi di platform popular—yang biasa: Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Dengan aliran kerja tersuai, anda boleh mencipta automasi kompleks merentasi alat pasukan anda.

Ciri Utama:

• Automasi AI
• Integrasi dengan lebih 25 aplikasi, serta integrasi tersuai
• Templat prompt tersuai untuk draf AI
• Ciri tugas pintar.

7. Fyxer.ai

Paling sesuai untuk: Penyusunan peti masuk dan kalendar dengan sedikit atau tanpa usaha.

Fyxer dipasarkan sebagai pembantu eksekutif AI. Ia menjalankan semua tugas pembantu emel, dan seperti seorang eksekutif, ia sangat berpendirian.

Ia secara automatik mencipta 8 kategori untuk melabel emel. Kategori ini berdasarkan keutamaan, memberi anda (dan Fyxer) panduan emel mana yang perlu dijawab dahulu.

Ia secara automatik menyediakan draf balasan untuk emel paling penting anda, dan terpulang kepada anda untuk mengedit dan menghantar.

Untuk balasan automatik ini, ia mempunyai akses ke kalendar anda, dan boleh mencipta serta berkongsi acara pada waktu anda tersedia.

Sebagai pelengkap, Fyxer mempunyai platform mesyuarat yang mengambil nota dan menyimpan transkrip mesyuarat, yang boleh anda cari melalui antara muka chatbot AI.

Ia boleh diintegrasikan dengan Gmail dan Outlook, dan nampaknya sangat berguna jika anda tidak memerlukan aliran kerja atau integrasi tersuai (selain yang disebutkan).

8. Lindy

Paling sesuai untuk: Automasi merentasi pelbagai platform

Lindy ialah platform pembinaan ejen AI tanpa kod dengan alat sedia ada untuk pelbagai tugas, termasuk automasi emel.

Seperti semua alat ejen serba guna, ia menyambung ke emel anda melalui integrasi, dan menyokong integrasi dengan platform jualan, pemasaran, dan produktiviti. Sumber berbeza, tetapi ada yang mendakwa ia mempunyai lebih 5000 integrasi.

Apa pun, ia boleh disambungkan dengan lancar ke semua klien emel utama.

Alat automasi emel sedia ada memudahkan anda menyediakan aliran untuk pengurusan emel (penapisan berkuasa AI), draf emel, dan penjadualan.

Satu alat yang menarik ialah keupayaan untuk menjalankan penyelidikan latar belakang tentang penghantar. Ini membantu anda mengumpul maklumat yang diperlukan untuk membalas atau menilai prospek.

Dengan banyaknya integrasi, anda boleh mengemas kini dokumen di, contohnya, Google Docs, dengan transkrip persidangan video dan membenarkan ejen anda mengaksesnya untuk membantu draf emel.

Saya perasan tidak banyak disebut tentang pengurusan atau pembersihan peti masuk. Saya pasti ia boleh dilakukan—ia adalah alat yang sangat meluas. Tetapi pengalaman saya ialah platform tanpa kod agak sukar untuk disesuaikan melebihi templat sedia ada.

Ciri Utama:

• Banyak integrasi
• Penyelidikan latar belakang penghantar
• Peraturan bahasa mudah untuk pengurusan emel
• Transkrip mesyuarat

‍9. MailMaestro

Paling sesuai untuk: Pengguna Outlook yang mahukan tetapan mudah dan transkrip mesyuarat yang boleh dicari.

Setakat penulisan ini, MaestroLabs baru sahaja memperoleh Flowrite dan mengintegrasikan keupayaan AI ke dalam pembantu emel AI mereka: MailMaestro.

MailMaestro menyambung ke Outlook dan Gmail, serta menyediakan alat untuk draf, pengurusan, dan ringkasan emel. Ia juga diintegrasikan dengan kalendar anda untuk mencadangkan waktu dan menjadualkan janji temu.

Ciri pengurusan emel mereka menyusun emel dan lampiran serta menandainya mengikut keutamaan (penting, tunda, arkib). Emel masuk juga boleh dikategorikan dengan alat pengurusan emel mereka.

Jika anda pengguna Outlook, anda boleh menggunakan TeamsMaestro, pencatat nota AI yang diintegrasikan terus ke dalam Microsoft Teams. Ia menyalin dan menyimpan transkrip mesyuarat dalam aplikasi, membolehkan anda mencarinya dan, seperti yang dijangka: menggunakannya sebagai konteks untuk draf emel berkuasa AI.

Ciri Utama:

• Penjadualan janji temu
• Pengurusan emel
• Pengurusan emel masuk
• Pencatat nota AI untuk pengguna Outlook

10. CleanEmail

Paling sesuai untuk: Pengguna yang mahukan penyesuaian ringan dengan antara muka mudah alih yang mudah digunakan.

CleanEmail ialah aplikasi yang boleh diintegrasikan dengan semua penyedia utama (termasuk Hotmail, lol) dengan templat untuk pengurusan peti masuk dan draf emel.

Ia mempunyai alat asas klien emel: pembersihan, penapis tersuai (termasuk penapisan spam berkuasa AI), dan draf emel. Penapis mudah dicipta—menggunakan arahan bahasa mudah dan menu lungsur dalam UI yang intuitif.

Aplikasi mudah alih mereka juga kemas dan mudah dinavigasi.

Seperti pembantu yang fokus pada kesederhanaan, ini bukan aplikasi untuk aliran kerja kompleks atau integrasi pihak ketiga. Ia juga tidak menawarkan pilihan untuk berbual dengan peti masuk anda.

Ciri Utama:

• Aplikasi mudah alih
• Penapis bahasa mudah

Automasi Emel dengan AI

Anda boleh menjimatkan berjam-jam setiap minggu dengan menyerahkan tugas menyusun, mendraf, dan mengejar emel.

Editor visual seret dan lepas Botpress, enjin pemanggil alat LLM dalaman, dan rangkaian integrasi memudahkan anda bermula dengan mudah dan berkembang. Pembantu anda boleh merangkumi pengurusan peti masuk hinggalah saluran pemasaran atau penjanaan prospek yang cekap.

Mula bina hari ini. Ia percuma.