ERP AI 챗봇: 운영을 간소화하는 6가지 핵심 활용 사례

전사적 자원 관리(ERP) 시스템은 재고, 재무, 인사, 운영 등 기업의 모든 것을 관리하는 데 도움을 주지만, 실제 사용은 쉽지 않습니다.

재고 확인이나 구매 요청 제출처럼 단순한 작업조차 번거롭게 느껴질 수 있습니다. ERP 플랫폼은 구조와 통제를 위해 설계되었지, 일상적인 사용 편의성을 위해 만들어진 것은 아닙니다.

AI 챗봇이 이러한 문제를 바꾸고 있습니다. ERP와의 상호작용을 자연스러운 대화로 전환해, 팀이 데이터를 더 빠르게 접근하고 워크플로우를 실행할 수 있도록 도와줍니다. 복잡한 대시보드를 헤매지 않아도 됩니다.

이는 비즈니스 챗봇이 고객 서비스뿐만 아니라 내부 운영을 효율화하고 수작업을 줄이기 위해 활용되는 방식의 전반적인 변화의 일부입니다.

이 변화가 ERP를 어떻게 바꾸고 있는지 살펴보겠습니다.

ERP AI 챗봇이란?

ERP AI 챗봇은 전사적 자원 관리(ERP) 시스템과 연동되어 사용자가 자연어로 데이터를 조회하고, 작업을 자동화하며, 워크플로우를 실행할 수 있도록 돕는 대화형 어시스턴트입니다.

복잡한 ERP 대시보드를 클릭하는 대신, 직원들은 챗봇에게 “제품 X의 현재 재고가 얼마야?” 또는 “다음 주 금요일 연차 신청해줄 수 있어?”와 같이 질문할 수 있습니다.

챗봇은 AI를 활용해 사용자의 의도를 파악하고, Slack, Microsoft Teams, WhatsApp 등 다양한 도구에서 필요한 정보를 찾아줍니다.

ERP AI 챗봇은 주로 SAP, Oracle, NetSuite 또는 Dynamics와 같은 시스템에 연결됩니다. 챗봇은 마찰을 줄이고, 도입을 촉진하며, 비전문가도 빠르고 직관적으로 ERP와 상호작용할 수 있게 해줍니다.

많은 기업이 승인, 보고, 상태 확인 등 반복적으로 발생하는 워크플로우 자동화부터 시작합니다. 이런 작업들은 내부 운영을 지연시키지만, 챗봇으로 쉽게 간소화할 수 있습니다.

AI 챗봇으로 자동화할 수 있는 주요 ERP 워크플로우

AI 챗봇으로 자동화하기 좋은 ERP 워크플로우는 반복적이고 대량으로 발생하는 작업입니다. 승인, 재고 확인, 보고, 기록 업데이트 등이 대표적입니다. 이런 프로세스가 팀의 속도를 가장 늦추며, 자연어 자동화로 가장 빠르게 개선할 수 있습니다.

대부분의 ERP 워크플로우는 사용자 단계에서 문제가 발생합니다.

실제로는, 승인 요청이 메일함에 묻히고, 재고 확인이 늦어지며, 보고서는 필요한 사람에게 전달되지 않습니다. 기록 업데이트는 아예 누락되거나 잘못 입력되기도 합니다.

AI 챗봇은 이런 워크플로우를 단순히 간소화하는 것을 넘어, 실제로 사용하기 쉽게 만듭니다.

1. ERP 구매 승인 워크플로우

승인은 겉보기엔 단순하지만, 실제로는 번거로울 수 있습니다. 누군가 요청을 제출하지만, 관리자는 연속된 회의 중입니다. 이메일은 묻히고, ERP 알림은 확인되지 않습니다. 그 사이에 배송은 대기 중이고, 거래는 지연되며, 팀 전체가 멈춰 있습니다.

챗봇은 이런 번거로움을 없애줍니다. 요청을 채팅에서 바로 승인자에게 전달하며, 공급업체명, 품목, 금액, 내부 메모 등 빠르고 확신 있게 결정할 수 있는 모든 정보를 함께 제공합니다. 한 번의 탭으로 승인, 한 번의 탭으로 거절. 로그인도, 대기 시간도 없습니다.

이러한 플로우는 비즈니스 프로세스 자동화의 핵심에 있지만, 그 이상입니다 — 인터페이스가 방해되지 않아 실제로 결정을 내릴 수 있게 되는 방식을 보여주는 예시입니다.

2. ERP 시스템 내 재고 확인

재고 데이터는 ERP에 있지만, 실제로 필요한 영업 담당자, 창고 관리자, 현장 기술자 등은 직접 접근하기 어렵거나, 접근하더라도 너무 느립니다. 고객과 통화 중이거나, 현장을 돌아다니거나, 주문을 준비하는 중에는 로그인해서 재고 보고서를 뽑는 일이 거의 없습니다.

그래서 다른 사람에게 묻거나, 그냥 추측하게 됩니다.

AI 챗봇은 이 간극을 몇 초 만에 해결합니다. 담당자가 “애틀랜타에 SKU 837 재고 있어?”라고 입력하면, 챗봇이 ERP에서 재고를 확인하고, 필터를 적용해 실시간 수치를 바로 보여줍니다. Slack, WhatsApp 등 이미 사용 중인 채널 어디서든 빠르고 정확하게 접근할 수 있습니다.

잘못된 데이터로 잘못된 결정을 내리는 것도 방지할 수 있습니다. 과도한 약속도, 주문 불가로 인한 놀람도 없습니다.

3. 자동화된 인사 요청 및 휴가 관리

인사 프로세스는 마찰이 많습니다. 대부분의 직원은 정책을 어디서 찾는지, 잔여 연차를 어떻게 확인하는지, 휴가를 어떻게 신청하는지 잘 모릅니다. 사실, 그럴 필요도 없습니다. 이런 상호작용은 예측 가능하고 규칙 기반이므로, 메시지 한 번 보내는 것처럼 쉬워야 합니다.

이럴 때 HR 챗봇이 첫 번째 접점이 됩니다. 직원이 "다음 주 금요일에 쉴 수 있을까요?"라고 물으면, 챗봇이 잔여 휴가를 확인하고, 같은 날 팀 내 다른 휴가자를 체크한 뒤, 매니저에게 요청을 전달하고, 모든 내용을 ERP에 기록합니다.

이 기능은 연차 외에도 확장됩니다. 경비 청구, 복리후생 문의, 조직도 조회 등 반복적인 80% 업무는 챗봇이 처리하고, 인사팀은 더 복잡한 20%에 집중할 수 있습니다.

4. ERP 보고 및 온디맨드 대시보드

누구도 ERP에서 지난 분기 실적을 찾으려고 여러 단계를 거치고 싶지 않습니다. 하지만 실제로는 영업이나 재무 담당자가 15분 동안 필터를 클릭하고, 보고서를 내보내고, 서식을 맞춘 뒤 첨부파일로 보내야만 관리자가 한 줄을 읽을 수 있습니다.

챗봇은 이 흐름을 완전히 바꿉니다. “북동부 지역 1분기 매출이 얼마였어?”라고 입력하면, 챗봇이 이미 ERP에서 가져온 깔끔한 수치를 바로 답해줍니다.

매주 금요일 자동 발송도, 회의 전 즉시 조회도 가능합니다. 어떤 방식이든 또 다른 대시보드 로그인을 할 필요가 없습니다.

5. 지연된 배송이나 멈춘 워크플로우에 대한 ERP 알림

ERP는 문제가 발생했을 때(배송 지연, 미승인 청구서, 동기화 실패 등)를 알고 있습니다. 하지만 누군가 알려주지 않으면 아무도 확인하지 않고, 확인하더라도 이미 늦은 경우가 많습니다.

이럴 때 챗봇이 역할을 합니다. 문제를 모니터링하고 적시에 적합한 담당자에게 알림을 보냅니다. “배송 #2389가 배송 기한을 놓쳤습니다” 또는 “구매 요청 #4872가 3일째 승인되지 않았습니다”와 같이 말이죠.

대시보드를 대체하는 것이 아니라, 문제가 커지기 전에 신호를 드러내는 것이 핵심입니다.

6. 구매나 온보딩과 같은 다단계 워크플로우

일부 ERP 프로세스는 단일 작업이 아니라 여러 단계가 연속된 체인입니다. 공급업체 요청 제출, 승인, 발주서 생성, 재무팀 알림, 품목 기록, 배송 확인 등 여러 단계가 이어집니다.

이 중 한 단계라도 멈추면 전체 프로세스가 며칠씩 지연될 수 있습니다.

챗봇은 이런 체인이 끊기지 않도록 돕습니다. 사용자를 단계별로 안내하고, 구조화된 입력을 수집하며, 적절한 ERP 작업을 실행하고, 다음 담당자에게 알림을 보냅니다. 대화처럼 느껴지지만, 실제 논리를 내부에서 조율하고 있습니다.

이 방식은 직원 온보딩, 공급업체 등록, 여러 이해관계자가 참여하는 구매 워크플로우 등에도 활용할 수 있습니다. 이메일을 주고받거나 티켓을 남기는 대신, 모든 과정이 자연스럽게 이어집니다.

ERP 시스템에서 AI 챗봇을 사용할 때의 이점

워크플로우 자동화는 시작에 불과합니다. ERP가 번거로운 일이 아니라 대화처럼 느껴질 때, 진정한 가치를 얻을 수 있습니다.

이 지점에서 AI가 중요한 역할을 합니다.

모든 챗봇이 ERP 워크플로우를 처리할 수 있도록 만들어진 것은 아닙니다. 규칙 기반 챗봇, 즉 FAQ에만 답하는 챗봇은 금방 한계에 부딪힙니다. 이런 챗봇은 맥락을 이해하거나, 업데이트를 처리하거나, 미리 정해진 스크립트 이상의 작업을 할 수 없습니다.

이런 환경에 적합한 챗봇은 LLM 기반으로 동작합니다. 이 챗봇들은 복잡한 입력을 이해하고, 추가 설명을 요청하며, 여러 시스템에서 작업을 실행할 수 있습니다. 일부는 더 나아가 데이터를 가져오고, 답변을 개인화하거나, 여러 단계를 자동으로 처리하는 AI 에이전트처럼 동작하기도 합니다.

이 가이드에서 유형을 자세히 설명하지만, ERP에서 AI는 시스템을 실제로 사용할 수 있게 해줍니다.

1. 명령어가 아닌 실제 질문을 해석함

대부분의 사용자는 필요한 정확한 필드명이나 보고서 필터를 알지 못합니다. 그리고 그럴 필요도 없습니다. AI를 활용하면 자연스럽게 질문할 수 있습니다:

“벤더 X에서 주문이 들어왔나요?”
“아직 근태표를 승인하지 않은 사람은 누구인가요?”

챗봇이 이를 정확한 ERP 쿼리나 워크플로우로 자동 연결해줍니다.

2. 맥락에 맞게 조정하고 대화 흐름을 따라감

사용자가 “지난달은 어땠지?” 또는 “그걸 팀에 보내줘”라고 하면, AI는 그 의미를 이해합니다. 대화의 맥락을 계속 추적하여, 사용자가 매번 대화를 처음부터 시작하지 않고도 사람과 대화하듯 자연스럽게 상호작용할 수 있습니다.

3. 사람들이 이미 사용하는 도구 안에서 업무를 처리함

AI 챗봇을 통해 사용자는 Slack, Teams, WhatsApp 등에서 바로 ERP 업무를 처리할 수 있습니다. 탭을 전환하거나 메뉴를 뒤질 필요 없이, 한 흐름 안에서 ERP가 조용히 백그라운드에서 동작합니다.

4. 더 나은 ERP 데이터를 자동으로 유지함

알림을 보내거나 수동 입력에 의존하는 대신, 챗봇이 실시간으로 입력을 수집하고 검증합니다. 즉, 더 깨끗한 데이터, 더 나은 보고서, 더 적은 누락을 팀의 추가 작업 없이 얻을 수 있습니다.

ERP 통합을 위한 AI 챗봇 플랫폼 TOP 5

챗봇 빌더는 많지만, ERP 시스템과 연결해야 할 때 선택지는 빠르게 좁아집니다.

단순한 지원 챗봇이나 마케팅 어시스턴트를 만드는 것이 아니라, SAP, Oracle, Dynamics 같은 시스템과 통신하고, 구조화된 비즈니스 로직을 다루며, 백엔드 워크플로우를 효과적으로 실행할 수 있는 챗봇이 필요합니다.

1. Botpress

Botpress는 대화 로직, 커스텀 코드, API 통합을 완전히 제어할 수 있어 ERP 챗봇 프로젝트에 적합합니다. 제한적인 UI에 갇히지 않고, SAP, Oracle, Dynamics와 깊이 연결해야 할 때 이 유연성이 필요합니다.

로우코드와 개발자 친화적 옵션의 조합이 돋보입니다. 구조화된 ERP 데이터를 자연어 프롬프트로 매핑하고, 역할 기반 로직을 처리하며, 챗에서 실제 워크플로우를 바로 실행할 수 있습니다. 특정 ERP 작업의 접근 및 수정 권한도 쉽게 제한할 수 있어, 감사가 중요한 환경에 적합합니다.

Botpress는 다채널 배포(Slack, Teams, WhatsApp 등)를 지원하며, 버전 관리, 테스트, 분석 도구도 내장되어 있습니다. 가격은 사용량 기반이며, 무료 플랜도 넉넉하게 제공되어 확장 전 충분히 구축·검증할 수 있습니다.

주요 기능:

• API 통합 및 액션 완전 제어
• 맥락 대화용 메모리 및 변수 처리
• 다채널 배포: Slack, Teams, WhatsApp 등 지원

가격:

• 무료 플랜: 월 $0, 월 $5 AI 크레딧 및 사용량 기반 과금 포함
• Plus 플랜: 월 $89, 라이브 상담원 연동, 분석, 브랜딩 제거 포함
• Team 플랜: 월 $495, 협업 도구 및 역할 기반 접근 포함
• Enterprise 플랜: 대규모, 컴플라이언스, 맞춤 온보딩용 맞춤 가격

2. Microsoft Copilot Studio

ERP가 Microsoft 환경(Dynamics 365, Dataverse, Power Platform)에 있다면 Copilot Studio가 가장 자연스러운 선택입니다. 이전에는 Power Virtual Agents로 불렸으며, 이제는 Microsoft의 AI 전략에 통합되어 로직, 워크플로우, M365 접근이 가능한 대화형 Copilot을 만들 수 있습니다.

Power Automate를 활용해 실제 비즈니스 프로세스를 실행하는 챗봇이 필요할 때 강점을 발휘합니다. 휴가 신청, 보고서 생성, 간단한 승인 등은 코딩 없이 쉽게 연결할 수 있습니다. Teams에서 네이티브로 동작해 외부 애드온이 아닌 기본 도구처럼 느껴집니다.

다만, 장문의 대화가 필요하거나 Microsoft 생태계를 벗어나고 싶다면 최적은 아닙니다. 하지만 Microsoft 기반 기업에는 빠르고 안정적이며, 추가 인프라가 거의 필요 없습니다.

주요 기능:

• Microsoft 365 및 Dynamics와 기본 통합
• Power Automate와 연동해 ERP 워크플로우 처리
• 로우코드 비주얼 플로우 빌더
• 내부 접근용 Teams 네이티브 배포
  

가격:

• Standard 플랜: 월 $200(25,000 메시지)
• 종량제: 세션당 $0.36
• 애드온: 역할 기반 Copilot Agent: 사용자당 월 $50; Microsoft 365 Copilot 애드온: 사용자당 월 $20

3. SAP Joule

Joule은 전통적인 챗봇 플랫폼이 아니라, 생성형 AI 어시스턴트가 SAP 클라우드 제품군에 직접 내장되어 있습니다. 그렇기 때문에 SAP를 사용하는 기업에는 특히 효과적입니다. 귀사의 비즈니스가 SAP에서 운영된다면, Joule은 이미 ERP 데이터가 있는 곳에 존재하므로 별도의 통합 작업이 필요하지 않습니다.

주요 지표 요약, 액션 실행, S/4HANA, SuccessFactors, Ariba 등과 같은 도구 내에서 맥락에 맞는 업무 안내 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 내장형이기 때문에 데이터 구조를 이해하고 있어 일반 챗봇보다 더 빠르고 관련성 높은 답변을 제공합니다.

커스터마이즈나 외부 배포 옵션은 많지 않지만, SAP 중심 기업에는 추가 기술 도입 없이 AI를 ERP에 바로 적용할 수 있는 가장 직접적인 방법입니다.

주요 기능:

• SAP 클라우드 앱에 직접 내장
• 생성형 AI로 인사이트와 액션 제공
• SAP의 다양한 모듈(재무, 인사, 공급망 등)에서 동작
• 설정 불필요 — 사전 통합

가격:

• 포함됨: 일부 SAP 클라우드 제품과 함께 제공됨
• 엔터프라이즈 플랜: SAP의 광범위한 라이선스 패키지에 포함 (맞춤형 가격)

4. Yellow.ai

Yellow.ai는 다양한 내부·외부 업무에 챗·음성 자동화가 필요한 대기업을 위해 설계되었습니다. HR, 재무 자동화, 헬프데스크, 고객 서비스 등 여러 업무를 하나의 플랫폼으로 ERP와 연동해 처리하고 싶을 때 강력한 선택입니다.

ERP 커넥터(SAP, Oracle, Dynamics)가 기본 제공되며, PTO 신청, 주문 상태 확인, 구매 승인 등 워크플로우를 실행할 수 있습니다. WhatsApp, Microsoft Teams, 모바일 앱 등 다양한 채널에 배포할 수 있고, 플랫폼이 예외 처리, 다국어 플로우, 맥락 기억도 잘 지원합니다.

온보딩 과정을 거쳐야 최대한 활용할 수 있지만, 엔터프라이즈급 ERP 통합이 필요하다면 강력한 후보입니다.

주요 기능:

• ERP 커넥터 및 워크플로우 자동화 템플릿
• 다채널 지원: 챗, 음성, WhatsApp, Teams
• 역할·도메인별 챗봇 템플릿
• 내장형 예외 처리, 번역, 분석 기능

가격:

• 무료 플랜: 기본 테스트 및 체험용으로 제공
• 엔터프라이즈 플랜: 사용량, 채널, 봇 범위에 따라 맞춤 가격 책정
• POC 옵션: 파일럿 도입 시 요청 가능

5. Kore.ai

Kore.ai는 구조화, 거버넌스, 그리고 강력한 백엔드 기능을 갖춘 엔터프라이즈급 대화형 AI 플랫폼입니다. 복잡한 봇(예: 다단계 온보딩, 정책 조회, 주문 추적 등)을 구축하려는 기업에 적합하며, SAP나 Oracle과 같은 ERP 데이터 소스를 통해 모든 프로세스를 연결할 수 있습니다.

여기서 주목할 점은 XO Platform입니다. 이 플랫폼은 대화 디자이너와 완전한 자동화 계층을 결합하여 제공하며, 대규모 환경에서도 확장 가능하고, 주요 ERP 플랫폼용 사전 구축 어댑터도 포함되어 있습니다. 또한 컴플라이언스, 분석, 음성 지원 기능도 제공해 엔터프라이즈 IT 및 운영팀에 적합합니다.

빠르게 시작하기엔 쉬운 도구는 아니지만, 구조화된 엔터프라이즈 환경에서 작동해야 하는 AI 에이전트를 구축하려면 Kore.ai는 최고 수준의 공급업체에서 기대할 수 있는 모든 기능을 갖추고 있습니다.

주요 기능:

• 사전 구축된 ERP 통합(SAP, Oracle, Workday)
• 시각적 대화 및 자동화 디자이너
• 음성, 웹, 모바일, 메시징 지원
• 거버넌스, RBAC, 분석, 컴플라이언스 도구

가격:

• 에센셜 플랜: 월 $50부터 시작
• 엔터프라이즈 플랜: 사용량과 팀 규모에 따라 단계별 맞춤 가격
• 애드온: 음성 AI, 분석 도구 모음, 보안 업그레이드

지금 바로 첫 ERP AI 챗봇을 만들어보세요

대부분의 ERP 워크플로우가 실패하는 이유는 시스템이 할 수 없어서가 아니라, 사람들이 시스템을 사용하지 않기 때문입니다.

AI 챗봇은 Slack, Teams, WhatsApp 등 사람들이 이미 사용하는 도구에서 ERP 접근을 가능하게 하여 이 문제를 해결합니다.

Botpress는 챗봇이 논리, 데이터, 권한을 어떻게 처리할지 완전히 제어할 수 있게 해주므로, 시스템을 억지로 연결하지 않고도 승인, 보고, 재고 확인 같은 실제 업무를 자동화할 수 있습니다.

지금 바로 시작하세요 — 무료입니다.

자주 묻는 질문

1. AI 챗봇이 ERP 데이터 품질을 어떻게 향상시키나요?

AI 챗봇은 안내형 대화를 통해 입력을 수집하고 수동 입력 오류를 줄여 ERP 데이터 품질을 높입니다. 이를 통해 더 완전하고 정확한 데이터가 시스템에 입력되어, 이후 분석 및 보고의 신뢰성이 향상됩니다.

2. 챗봇이 후속 질문이나 모호한 입력도 이해할 수 있나요?

네, 대형 언어 모델(LLM) 기반 챗봇은 맥락 추적과 의도 인식을 활용해 후속 질문이나 모호한 입력도 이해할 수 있습니다. 예를 들어 사용자가 “지난달은 어땠어?”라고 물으면, 이전 주제를 참고해 적절히 답변할 수 있습니다.

3. ERP와 챗봇을 연동하려면 개발자가 꼭 필요한가요?

ERP와 챗봇 통합에 개발자가 필요한지는 사용하는 플랫폼에 따라 다릅니다. Botpress와 같은 도구는 사전 구축 커넥터나 HTTP 요청을 통한 로우코드 통합 옵션을 제공하지만, 맞춤형 SAP 환경 등 복잡한 ERP의 경우 완전한 통합을 위해 개발자 지원이 필요할 수 있습니다.

4. AI 챗봇이 여러 단계의 ERP 프로세스도 처리할 수 있나요?

네, AI 챗봇은 여러 입력과 시스템 작업이 포함된 워크플로우를 조율하여 다단계 ERP 프로세스를 처리할 수 있습니다. 예를 들어, 구매 요청 생성이나 직원 온보딩 단계별로 안내하고, 이해관계자에게 알림이나 업데이트도 보낼 수 있습니다.

5. AI 챗봇이 ERP 워크플로우를 어떻게 간소화하나요?

AI 챗봇은 구조화된 폼 기반 상호작용을 Slack, Teams, WhatsApp과 같은 채팅 인터페이스를 통한 자연스러운 대화로 바꿔 ERP 워크플로우를 간소화합니다. 이를 통해 사용자는 복잡한 ERP 메뉴를 거치지 않고도 재고 확인이나 근태 입력 같은 업무를 쉽게 처리할 수 있습니다.