비즈니스 프로세스 자동화란 무엇인가요?

한번은 공급망 팀이 단일 구매 주문서를 7개의 시스템과 4명의 사람을 거쳐 우회하는 것을 본 적이 있습니다. 5일이 걸렸죠. 실제 주문은? 프린터 토너 72달러어치였습니다.

팀에 물어봤을 때, 아무도 그 프로세스가 왜 존재하는지 설명하지 못했습니다. 대신, 모두가 금기어처럼 “원래부터 이렇게 해왔어요.”라고 중얼거렸죠.

바로 이 지점에서 비즈니스 프로세스 자동화(BPA)가 빛을 발합니다. 화려한 AI 챗봇이나 로봇 팔이 아니라, 매주 많은 시간을 소모하는 프로세스의 효과적인 자동화가 핵심입니다.

Botpress는 75만 개 이상의 AI 에이전트를 배포하여 중소기업, 대기업, 에이전시에서 공급업체 온보딩부터 송장 조정까지 다양한 비즈니스 프로세스를 간소화했습니다.

우리는 BPA가 효율적으로 성장하는 기업과 정체되는 기업을 어떻게 구분 짓는지 직접 목격했습니다.

“BPA는 사람들에게 더 많은 일을 할 수 있게 해줍니다. 한 사람이 예전에는 열 명이 하던 일을 관리할 수 있게 되었죠.” Botpress의 제품 매니저 Ajaykumar Mudaliar가 설명합니다. “BPA는 비즈니스가 선형 성장에서 기하급수적 확장으로 전환할 수 있게 해주는 열쇠입니다.”

이 글에서는 BPA가 무엇인지, BPA 도입 시 흔히 겪는 어려움, 그리고 성공적인 BPA 전략을 구현하는 방법을 설명합니다.

비즈니스 프로세스 자동화란 무엇인가요?

비즈니스 프로세스 자동화(BPA)는 기존에 사람이 하던 작업과 워크플로우를 기술을 통해 간소화하고 실행하는 것입니다.

비즈니스 프로세스란, 휴가 승인, 송장 처리, 온라인 주문 처리 등 회사가 특정 업무를 완료하기 위해 따르는 일련의 단계입니다.

BPA는 반복적인 업무를 기계에 맡겨 기업이 더 빠르고 정확하게 작업을 처리하는 방법입니다.

하지만 많은 경우, 자동화는 사람을 대체하기보다는 보완하여 인간과 기계가 더 효율적으로 협력할 수 있게 합니다. 실제로 3분의 2의 조직이 최소 한 개 이상의 비즈니스 기능에서 프로세스 자동화를 도입하고 있습니다.

비즈니스 프로세스 자동화의 예시는 무엇인가요?

주문 처리 업무는 자동화가 일상 업무를 얼마나 간소화하는지 보여주는 대표적인 예입니다. 예전에는 여러 명이 여러 단계를 거쳐야 했던 일이 이제는 몇 초 만에 끝납니다.

시나리오: 고객이 웹사이트에서 주문을 합니다.

자동화가 없다면, 운영 또는 이행팀의 누군가가 다음을 해야 할 수도 있습니다:

1. 상품 재고 여부를 수동으로 확인
2. 재고 시스템 업데이트
3. 결제 처리
4. 확인 이메일 작성 및 발송
5. 창고 또는 배송 파트너에게 알림 보내기
6. 배송 라벨 생성
7. 고객에게 배송 추적 정보를 공유하세요

하지만 BPA를 활용하면 모든 단계가 몇 초 만에 처리될 수 있습니다.

주문이 들어오는 즉시 BPA 시스템이 작동합니다. 구매를 확인하고, 재고를 조정하고, 카드 결제를 처리하며, 출고까지 모든 과정을 사람이 키보드를 누르지 않아도 자동으로 진행합니다.

RPA와 BPA의 차이는 무엇인가요?

RPA는 개별 작업을 사람의 행동을 모방해 자동화하고, BPA는 전체 워크플로우를 시스템 간 연동을 통해 자동화합니다.

로보틱 프로세스 자동화(RPA)는 사람이 컴퓨터로 반복적으로 수행하는 표면적인 작업에 집중합니다. 예를 들어 한 스프레드시트에서 다른 곳으로 데이터를 복사하거나, 디지털 양식을 작성하는 일 등이 이에 해당합니다.

반면, BPA는 전체 프로세스의 처음부터 끝까지를 다룹니다. 사람의 입력을 흉내 내는 대신, BPA는 여러 시스템을 직접 연결합니다. BPA는 여러 작업을 조율하며, API와 데이터베이스를 활용해 정보를 이동시키고, 의사결정을 내리며, 부서 간에 작업을 자동으로 실행합니다.

실제로는 이 기술들이 함께 작동하는 경우가 많습니다. BPA 프로젝트에는 더 큰 자동화 흐름 내에서 작업을 연결하기 위해 RPA 요소가 포함되는 경우가 많습니다.

RPA를 언제 BPA 대신 사용해야 하나요?

RPA는 좁은 범위의 사용 사례에 더 빠르게 도입할 수 있습니다. 시스템 간 연동이 잘 안 될 때, 프로세스 내 개별 단계를 자동화하는 데 적합합니다. 기존 시스템을 바꾸지 않고 작업을 자동화하고 싶다면 RPA 솔루션을 선택하세요.

BPA는 더 많은 사전 계획이 필요하지만, 팀과 시스템 전반에 걸친 복잡한 워크플로우 자동화가 가능합니다. 여러 부서나 도구를 아우르는 전체 프로세스를 간소화하려면 BPA 솔루션이 더 적합합니다.

BPA 도구의 주요 기능 및 구성 요소

비즈니스 프로세스 자동화 도구는 효율성을 높이고 수작업 개입을 줄이기 위해 함께 작동하는 여러 핵심 구성 요소를 포함합니다:

워크플로우 자동화

워크플로우 자동화는 모든 BPA 시스템의 핵심입니다. 단계별 플로우를 구축해 작업을 자동으로 처리할 수 있습니다. 이 워크플로우는 올바른 작업이 올바른 순서로, 팀과 도구를 넘나들며 진행되도록 보장합니다.

데이터 통합

BPA 도구는 팀이 이미 사용하는 CRM, 인사 소프트웨어, 내부 데이터베이스 등과 연동되어 정보를 자동으로 불러오고 업데이트할 수 있습니다.

이렇게 하면 여러 팀과 도구에서 데이터가 정확하게 유지되고 프로세스가 원활하게 작동합니다.

프로세스 매핑 및 설계

팀이 프로세스를 자동화하기 전에 먼저 이해해야 합니다. 이때 시각적 빌더가 도움이 됩니다. 시각적 빌더는 팀이 다음을 할 수 있게 해줍니다:

• 현재의 업무 흐름을 단계별로 도식화하세요.
• 비효율적이거나 불필요한 단계를 찾아내세요.
• 자동화 적용 전, 여러 팀이 함께 협업하세요

실시간 모니터링 및 리포트 제공

운영이 시작되면, 팀은 무엇이 잘 되고 있고 무엇이 문제인지 파악해야 합니다. 우수한 BPA 플랫폼은 다음을 제공합니다:

• 실시간 통계(작업 완료, 지연, 오류)가 포함된 대시보드
• 병목 현상 감지
• 감사 또는 성과 검토를 위한 간편한 리포트 제공

보안 및 준수 기능

우수한 BPA 플랫폼은 데이터를 안전하게 보호하는 데 도움을 줍니다. 권한 제어나 활동 로그 등 보안 기능을 제공해 민감한 정보를 보호하고 업계 규정을 준수할 수 있게 합니다.

특히 금융, 인사, 의료 분야처럼 개인정보 보호와 규정 준수가 중요한 영역에서 더욱 중요합니다.

맞춤형 논리 및 확장성

효과적인 BPA 플랫폼에는 다음과 같은 기능이 포함됩니다:

• 규칙과 조건
• API 통합
• 모듈식 구성

이 도구들은 다양한 프로세스에 맞는 자동화를 쉽게 구축하고, 변화에 따라 조정할 수 있게 해줍니다.

비즈니스 프로세스 자동화의 이점은 무엇인가요?

효율성 향상

자동화는 병목과 수작업 의존도를 없애주어, 승인이나 인계 없이도 업무가 진행될 수 있게 합니다.

이렇게 하면 인력 증가 없이도 비즈니스 성장에 따라 원활하게 확장할 수 있습니다.

더 큰 비용 절감 효과

BPA는 반복적인 업무에 필요한 노동력을 줄이고, 사람의 실수나 불일치로 인한 비용 손실을 방지합니다.

시간이 지날수록 이러한 절감 효과는 누적되어, 특히 대량 프로세스에서 혁신을 위한 예산을 확보할 수 있습니다.

데이터 정확성 향상

정확한 데이터는 더 확신 있는 의사결정으로 이어집니다.

데이터 입력과 시스템 업데이트를 자동화하면, BPA는 보고서나 워크플로우에 사람의 실수가 개입될 가능성을 줄여줍니다.

컴플라이언스 및 리스크 관리 강화

규제 산업에서는 프로세스 이탈이 법적 또는 재정적 결과로 이어질 수 있습니다.

BPA는 표준화된 절차를 강제하고, 상세한 로그를 남깁니다. 이를 통해 감사 준비가 강화되고, 프로세스 관련 위험 노출이 최소화됩니다.

더 나은 고객 서비스

자동화된 프로세스는 지원 티켓, 주문 업데이트, 온보딩 단계 등 어떤 상황에서도 더 빠르고 일관되게 대응합니다.

시스템이 연동되고 지연이 줄어들면, 고객은 언제나 신속하고 신뢰할 수 있는 서비스를 받게 됩니다.

BPA 도입 시 겪는 6가지 과제는 무엇인가요?

1. 데이터 품질 및 통합

자동화가 실패하는 흔한 이유는 워크플로우 자체가 아니라, 그에 입력되는 데이터 때문입니다.

최고의 자동화도 입력값이 불완전하거나 오래된 경우에는 효과를 내기 어렵습니다.

자동화 문제에 부딪혔나요? 다음을 시도해보세요:

• BPA를 확장하기 전에 데이터 파이프라인을 정비하세요 – 자동화 전에 데이터가 실제로 활용 가능한지 확인해야 합니다.
• 기존 시스템과 깔끔하게 통합되는 도구 선택 – 더 이상 임시방편이나 분리된 데이터 소스는 필요 없습니다.
• 특히 의사결정이나 분기 로직에 영향을 주는 주요 데이터 입력값의 완전성 점검

2. 변화 관리

팀이 자동화를 위협으로 인식하면 모든 것이 느려집니다. 변화에 대한 저항은 정상적이지만, 직원들이 자신의 역할이 어떻게 바뀔지 명확히 알지 못하면 더욱 심해집니다.

초기부터 사용자를 참여시키세요(즉, 직원들). 그들의 고충을 물어보고, 자동화가 업무 흐름에 어떻게 적용될지 의견을 내도록 하세요.

새로운 도구의 도입을 단순히 알리는 데 그치지 말고, 직원에게 어떤 이점이 있는지 명확하게 설명하세요.

BPA를 어떻게 활용하는지에 따라 설명 방식이 달라집니다. 자동화가 도입되는 이유가 직원 대체가 아니라 업무의 마찰을 줄이기 위함일 수도 있습니다. 또는 반복적인 작업에 시간을 낭비하지 않고, 직원들이 더 복잡한 업무에 집중할 수 있도록 BPA 솔루션을 도입하는 것일 수도 있습니다.

자동화 도입은 일방적이기보다 협업적으로 진행되어야 합니다. 모든 경우에 공감과 명확성을 우선하세요.

3. 시스템 호환성

최신 자동화 도구도 2007년 도입된 시스템처럼 IT 지원 없이는 건드릴 수 없는 환경에서는 한계를 드러냅니다.

BPA 프로젝트가 경직된 소프트웨어나 제한된 API 때문에 계속 지연된다면, 혼자만 그런 게 아닙니다. 하지만 몇 가지 해결 방법이 있습니다:

• 하이브리드 환경에 맞게 설계된 플랫폼을 사용하세요. 모든 것이 클라우드 기반일 필요는 없습니다. 기존 온프레미스 시스템과도 연동할 수 있는 도구를 선택하세요. (Botpress처럼 유연한 빌딩 플랫폼이 필요할 수 있습니다.)
• 사전 구축된 커넥터를 찾아보세요. 서로 연결하기 위해 직접 코드를 덜 작성할수록 더 빠르게 진행할 수 있습니다.

4. 보안 및 규정 준수

자동화는 시간을 절약할 수 있지만, 민감한 정보를 다루면서 완전히 안전하지 않다면 치명적인 오류가 발생할 수 있습니다.

자동화가 다루게 될 데이터 유형부터 생각해보세요: 고객 정보, 재무 기록, 직원 데이터, 자격 증명 등 모두 민감한 정보입니다.

보안을 사후에 생각하지 말고, 처음부터 출발점으로 삼으세요. 즉, 완전히 인증받고 처음부터 컴플라이언스를 고려해 설계된 BPA 플랫폼(또는 파트너 에이전시)을 선택해야 합니다.

강력한 플랫폼은 다음과 같은 제어 도구를 제공합니다:

• 세부 권한을 설정해, 특정 데이터에 접근할 수 있는 사람(또는 봇)을 제한하세요
• 저장 중이거나 전송 중일 때 모두 암호화를 사용하세요.
• 감사 로그를 활성화해 활동을 추적하고 문제를 조기에 발견하세요.

그리고 Botpress는 이 모든 기능을 기본으로 제공합니다. 수천 개 기업이 챗봇 보안을 포기하지 않고도 핵심 워크플로우를 자동화할 수 있도록 도왔습니다.

의료나 금융처럼 규제가 엄격한 업계라면, BPA 플랫폼이 SOC 2, HIPAA, ISO 27001 같은 인증을 갖췄는지 확인하세요.

5. 확장성

오늘 잘 작동하는 자동화가 내일도 계속될 거란 보장은 없습니다. 하루 1,000건을 처리하던 시스템이 10,000건에서는 무너질 수 있습니다. 성장에 대비하지 않으면 결국 처음부터 다시 구축해야 할 수도 있습니다.

임시방편으로 문제를 해결하기보다, 처음부터 확장성을 계획에 포함시키세요.

증명용으로만 작동하는 도구가 아니라, 성장에 따라 확장할 수 있는 도구를 선택하세요. 시스템이 높은 부하를 어떻게 처리하는지, 시간이 지나도 성능을 모니터링할 수 있는지, 워크플로우가 복잡해질 때 얼마나 쉽게 적응할 수 있는지 고려하세요.

자동화는 비즈니스 성장에 맞춰 확장되어야 하며, 제한 요소가 되어서는 안 됩니다.

6. 비용 및 자원 배분

자동화의 가장 큰 어려움 중 하나는 제대로 하려면 시간과 예산이 얼마나 드는지 과소평가하는 것입니다. 좋은 의도로 시작했다가, 계획 부족으로 중간에 멈추는 경우가 많습니다.

모든 것을 한 번에 자동화하려고 하지 말고, 영향이 크고 측정이 쉬운 워크플로우 하나를 선택하세요. 파일럿으로 실행해보고, 잘된 점과 부족한 점을 파악해 다음 단계를 결정하세요.

작게 시작하면 팀이 예산을 효율적으로 사용할 수 있고, 실제 데이터를 바탕으로 전략을 조정할 수 있습니다.

조직에 새로운 AI 시스템을 도입하는 방법은 AI 도입을 위한 블루프린트에서 더 자세히 알아볼 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 자동화 솔루션의 5가지 유형

1. 워크플로우 자동화 도구

어떤 자동화 시스템을 구축하든 워크플로우 자동화 플랫폼이 필요합니다. 실제로 논리를 실행하는, 즉 '이 조건이면 저렇게'를 처리하는 역할을 합니다.

워크플로우 자동화 플랫폼을 사용하면 다양한 앱과 팀에 걸쳐 단계별 프로세스를 직접 설계할 수 있습니다.

이러한 플랫폼은 여러 팀과 도구에 걸친 단계별 프로세스를 설계할 수 있게 해줍니다. 비개발자도 사용할 수 있는 시각적 또는 로우코드 빌더를 제공하는 경우가 많으며, 개발자에게는 복잡한 기능 구현의 유연성도 제공합니다.

실제로 선택지는 많습니다. Botpress, Pipefy, Kissflow, Process Street, Monday.com 등 다양한 플랫폼이 워크플로우를 설계하고 반복적인 작업을 자동화하는 데 도움을 줍니다. 일부는 내부 운영에, 일부는 고객 대응 시스템에 더 적합합니다.

즉, 아직도 스프레드시트, 폼, Slack 메시지로 프로세스를 이어 붙이고 있다면, 워크플로우 자동화 플랫폼이 바로 필요한 도구입니다.

2. 엔드 투 엔드 프로세스 자동화 제품군

워크플로우 자동화 플랫폼이 단순한 작업을 처리한다면, 엔드투엔드 프로세스 자동화 제품군은 전체 운영을 통제하는 컨트롤룸 역할을 합니다.

엔드 투 엔드 프로세스 자동화 제품군은 개별 워크플로우를 넘어, 비즈니스 프로세스 전체를 처음부터 끝까지 자동화합니다. 예를 들어, 부서 간 협업, 실시간 추적, 케이스 관리, 규정 준수, 분석, 그리고 복잡한 논리 처리가 모두 포함됩니다.

명확히 하자면, 단순한 휴가 승인에는 이런 고급 도구가 필요하지 않습니다. 하지만 기업 온보딩, 보험 청구, 다양한 단계와 예외 상황이 많은 업무라면? 이럴 때 진가를 발휘합니다.

여기서 많은 분들이 혼란을 겪습니다. 처음부터 대형 솔루션이 꼭 필요하다고 생각하지만, 실제로는 복잡하거나 대규모가 아니라면 더 간단한 것부터 시작해 점차 확장하는 것이 더 나을 수 있습니다.

준비가 되었다면, Appian, IBM Business Automation Workflow, Nintex, Bizagi 등 대규모 오케스트레이션에 강점을 가진 주요 업체들을 살펴볼 만합니다.

또한, Botpress도 이 목록에 포함됩니다. 특히 대화처럼 자연스럽고 기존 시스템과 직접 통합되는 강력한 엔드 투 엔드 플로우를 구축하고 싶다면요. (네, 저희가 편파적일 수 있지만... 틀린 말은 아닙니다.)

요약: 업무가 인수인계와 수작업 추적으로 꼬이고 있다면, 엔드 투 엔드 프로세스 자동화 플랫폼이 그 문제를 풀어줍니다.

3. 디지털 프로세스 자동화(DPA) 솔루션

디지털 프로세스 자동화 솔루션은 고객 인터페이스와 백엔드 시스템을 연결해 디지털 경험을 만드는 데 중점을 둔 도구입니다. 고객이 폼을 제출하거나, 예약을 하거나, 챗봇과 대화할 때 실제로 올바른 워크플로우가 백엔드에서 작동하도록 보장합니다.

누군가 포털에서 요청서를 작성하면, 그게 단순히 Google Sheet에 저장되고 끝나는 게 아닙니다. 실제로 무언가가 시작됩니다: 케이스가 생성되고, 워크플로우가 시작되며, 팀에 알림이 갑니다.

여러 시스템이 서로 연동되어야 하는 복잡한 고객 대상 플로우가 있다면 특히 유용합니다.

OutSystems와 Creatio 같은 플랫폼이 바로 이런 용도로 만들어졌습니다. 프론트엔드 상호작용을 내부의 프로세스 논리와 자동화와 연결해줍니다.

요약: 고객 행동이 실제 워크플로우를 촉발하길 원한다면, DPA가 정답입니다.

4. 통합 중심 자동화 플랫폼

통합 중심 자동화 플랫폼은 서로 다른 도구를 연결하고, 이들 간에 데이터를 실시간으로 이동시켜 자동화된 워크플로우를 가능하게 합니다.

이것들이 바로 커넥터입니다. 전체 비즈니스 프로세스를 관리하려는 것이 아니라, 중간에 사용자가 개입하지 않아도 앱끼리 소통하도록 돕는 역할입니다.

통합 중심 자동화 플랫폼은 이런 작업에 적합합니다: “누군가 PandaDoc에서 계약서에 서명하면 HubSpot을 업데이트하고, Slack 알림을 보내고, Airtable에 태그를 추가하세요.” 쉽고 빠르며 개발 요청도 필요 없습니다.

솔직히 말해, 이런 도구는 복잡한 논리나 규제 중심의 워크플로우에는 적합하지 않습니다. 하지만 운영, 마케팅, 또는 10개 앱 사이에서 수작업 복사-붙여넣기를 없애고 싶다면 정말 유용합니다.

이 분야에서 가장 잘 알려진 것은 Zapier입니다. Make(구 Integromat)는 더 많은 기능과 유연성을 제공합니다. Workato는 엔터프라이즈급 기능(더 높은 가격)을 추가했고, Tray.io는 개발자 친화적인 분위기로 그 중간에 위치합니다.

이 플랫폼을 활용하면 도구 간 데이터 동기화, 알림 트리거, 기본 승인 플로우 관리, 간단한 고객 대응 자동화까지 다양하게 할 수 있습니다.

단, 논리가 복잡해질수록 이런 도구의 한계가 빨리 드러납니다. 하지만 간단한 자동화라면? 이보다 더 쉬운 플러그 앤 플레이는 없습니다.

5. 지능형 자동화 플랫폼

지능형 자동화 플랫폼부터 본격적으로 '스마트'해집니다.

기본적인 워크플로우 도구가 엄격한 규칙만 따르는 것과 달리, 지능형 자동화 플랫폼은 AI를 결합합니다 – 예를 들어 머신러닝, 자연어 처리, 그리고 상황에 따른 의사결정 등입니다. 즉, 'X면 Y'가 아니라, '이게 X처럼 보이고 그리고 감정이 부정적이며 그리고 문서에 Y가 있으면 Z를 실행'처럼 더 유연하고 세밀한 처리가 가능합니다.

지능형 자동화 플랫폼은 데이터가 정돈되어 있지 않거나, 더 자연스러운 자동화를 원할 때 특히 유용합니다.

실제 적용 예시가 궁금하다면? 템플릿이 없는 송장 읽기, 어조에 따라 지원 티켓 우선순위 지정, 과거 패턴을 기반으로 문서 자동 분류나 라우팅 결정 등 모두 가능합니다.

이 분야의 대표적인 기업으로는 UiPath, Microsoft Power Automate + AI Builder, Automation Anywhere 등이 있습니다. 이들은 전통적인 자동화에 AI를 결합한 다양한 기능을 제공합니다.

Botpress 역시 여기에 적합합니다. 사용자의 질문을 이해하고, 자연스럽게 응답하며, 의도에 따라 백엔드 워크플로우를 트리거하는 AI 에이전트를 원한다면 특히 그렇습니다.

결론은? 자동화가 맥락을 파악해야 한다면, 지능형 자동화가 정답입니다.

(관심 있으신가요? 지능형 프로세스 자동화 관련 글에서 이 플랫폼들을 더 자세히 다룹니다.)

비즈니스 프로세스 자동화 구현 방법: 단계별 가이드

비즈니스 프로세스 자동화 도입이 처음부터 대규모 AI 디지털 전환 프로젝트일 필요는 없습니다. 가장 좋은 방식은 소규모로 시작하는 것입니다.

내부 워크플로우 자동화를 처음 시작하든, 오래된 도구들을 대체하든, 이 단계별 가이드가 BPA를 명확하게 접근하는 데 도움이 될 것입니다.

1. 마찰이 있는 지점을 파악하세요

플로우차트를 그리거나 자동화 도구를 비교하기 전에, 한 걸음 물러서서 팀의 속도를 늦추는 진짜 원인이 무엇인지 먼저 파악하세요.

모든 회사에는 번거롭고, 오류가 잦거나, 정말 귀찮은 수작업 프로세스가 있습니다. 자동화는 단순히 적용이 쉬운 곳이 아니라, 이런 곳에서 진짜 효과를 발휘합니다.

어디서 시작해야 할지 모르겠다면, 실제 업무를 하는 사람들과 대화해보세요. 반복적이거나 지연되는 작업, 자주 실수하는 부분은 무엇인가요? 지원 티켓, 사용자 불만, 시스템 데이터를 살펴봐도 병목을 찾을 수 있습니다.

2. 현재 프로세스 파악하기

“이해하지 못한 것은 자동화하지 말라”는 말이 BPA의 제1원칙이어야 합니다.

불편한 프로세스를 자동화한다고 해서 무작정 시작하면 안 됩니다. 그 과정이 실제로 어떻게 작동하는지(그리고 왜 그렇게 작동하는지) 파악하지 않으면, 나중에 더 큰 어려움을 겪게 됩니다.

이럴 때 간단한 심층 분석이 큰 도움이 됩니다. “이 워크플로우는 누가 시작하나요?” 또는 “어디서 주로 막히나요?” 같은 기본적인 질문만으로도 재작업 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

또한 복잡한 부분을 건너뛰지 마세요. 예외 상황이나 임시방편으로 처리하는 일들이 바로 자동화가 가장 쉽게 깨지는 지점입니다.

다음 사항을 꼭 확인하세요:

• 누가 워크플로우를 시작하며, 어떤 조건에서 시작되나요?
• 현재 어떤 시스템이 연동되어 있나요? 잘 연동되지 않는 시스템은 무엇인가요?
• 업무 인계는 어디서 발생하나요? 그리고 주로 어디서 문제가 생기나요?
• 어떤 단계가 수작업에 의존하고 있나요?

3. BPA 솔루션 조사

현재 프로세스를 파악하고 개선할 목표가 정해졌다면, 이제 도구를 선택할 차례입니다. 하지만 여기서 주의할 점이 있습니다. 모든 상황에 맞는 '최고의' BPA 플랫폼은 없습니다.

어떤 것은 단순한 작업 자동화에 적합하고, 어떤 것은 다양한 통합이 필요한 복잡한 다단계 워크플로우에 맞춰져 있습니다. 진짜 중요한 건, 당신에게 어떤 게 맞느냐는 거죠.

팀의 기술 수준, BPA 도구가 연동해야 할 시스템, 워크플로우의 유연성 등을 파악해야 합니다. 개발자 수준의 커스터마이징이 필요한 회사도 있고, 운영팀이 바로 사용할 수 있는 솔루션만 필요한 곳도 있습니다.

이 작업은 세 가지 방법으로 접근할 수 있습니다.

경량 작업 자동화

이 도구들은 빠르고 간단하게 사용할 수 있도록 설계되었습니다. 단순하고 반복적인 작업을 자동화할 때 적합합니다.

이런 도구는 연차 신청, 간단한 리드 분배, 또는 “이 경우엔 이렇게”와 같은 단순 논리 등 복잡한 의사결정이나 다단계 조율이 필요 없는 작업에 적합합니다.

다음과 같은 기능을 찾아보세요:

• CRM이나 티켓 관리 도구와의 사전 구축된 통합
• 간편한 드래그 앤 드롭 워크플로우 빌더
• 확장성이나 복잡성에 명확한 한계가 있음

이 분야의 대표 플랫폼으로는 Botpress, Zapier, Automate.io, Notion 자동화 등이 있습니다.

BPA를 처음 시도하거나 빠른 성과가 필요하다면, 이 영역부터 시작하는 것이 좋습니다.

중간 수준의 워크플로우 자동화

이 단계부터 자동화의 힘이 더 커집니다. 단순한 작업 자동화를 넘어, 더 유연한 조건에 반응하거나 사람의 판단이 필요한 워크플로우가 필요한 팀에 적합합니다.

거래 규모에 따라 승인 경로를 다르게 하거나, 감정 분석 결과에 따라 지원 티켓을 상위로 전달하거나, CRM 내 고객 데이터 변경 시 다단계 시퀀스를 자동으로 실행할 수 있습니다.

이런 도구들은 사용 편의성과 기능성의 균형을 이룹니다. 여전히 노코드 또는 로우코드 인터페이스를 제공하지만, 논리, 예외 처리, 역할 관리 등에서 훨씬 더 많은 제어가 가능합니다.

중간급 워크플로우 자동화 플랫폼의 일반적인 기능은 다음과 같습니다.

• 분기 로직 및 조건부 경로
• 역할 기반 권한 관리
• 구조화된 플로우와 유연한 예외 처리를 모두 지원

이 분야의 일부 도구는 내장된 감사 추적 기능과 CRM, ERP, 지식베이스 등 핵심 비즈니스 시스템과의 통합 기능도 제공합니다.

대표적인 플랫폼으로는 Botpress, Pipefy, Kissflow, Asana Premium/Business(규칙 및 자동화 포함), Monday.com(워크플로우 로직 포함) 등이 있습니다.

결국, 중간 단계 도구는 비즈니스 운영에 더 많은 구조와 정교함을 도입하고 싶지만, 완전한 엔터프라이즈 솔루션까지는 필요 없는 경우에 적합합니다. 속도와 접근성은 유지하면서도 훨씬 더 많은 제어권을 가질 수 있습니다.

엔터프라이즈급 BPA

이 플랫폼들은 여러 팀과 시스템에 걸친 엔드 투 엔드 워크플로우를 처리하도록 설계된 대형 솔루션입니다. 대규모 운영이나 복잡한 승인 체계에 적합합니다.

프로세스가 여러 시스템(CRM, ERP, HRIS, 맞춤형 데이터베이스 등)에 걸쳐 있거나, 규정 준수에 대한 세밀한 통제가 필요하다면 엔터프라이즈급 BPA가 적합합니다.

엔터프라이즈 플랫폼은 오케스트레이션에 중점을 둡니다. 즉, 예외 처리가 가능한 워크플로우, 실시간 데이터 동기화, 준수 사항을 유지하면서도 업무가 중단되지 않는 시스템을 의미합니다.

주목해야 할 기능은 다음과 같습니다:

• 포괄적인 통합 지원
• 강력한 컴플라이언스 기능과 감사 추적
• 협업에 최적화된 설계

이 등급의 플랫폼은 내장된 분석, SLA 추적, 샌드박스 환경, 역할 기반 거버넌스 등을 제공해 대규모와 복잡성을 지원합니다.

대표적인 플랫폼으로는 Botpress, ServiceNow, Nintex, IBM watsonx, Appian 등이 있습니다.

그리고 꼭 기억하세요: 어떤 플랫폼을 선택하든, 기존 팀의 업무 방식과 잘 맞아야 합니다. 도구 때문에 전체 프로세스를 바꿔야 한다면, 그건 올바른 선택이 아닙니다.

4. 선택한 솔루션 파일럿 운영

자동화에 올인하기 전에, 하나의 워크플로우부터 시작하세요. 단 하나만.

테스트 단계라고 생각하세요. 흔히 말하는 ‘크롤-워크-런’ 모델에서 ‘크롤’에 해당합니다.

간단하면서도 가치 있는 것을 선택하세요. 예를 들어, 휴가 신청 승인 과정을 자동화하거나 신규 지원 티켓을 분배하는 일입니다. 핵심은 측정 가능해야 한다는 점입니다 – 절약된 시간, 더 빠른 업무 처리, 수작업 오류 감소 등입니다.

새로운 BPA 도구로 직접 구축할 수도 있고, 준비가 되었다면 AI가 논리와 예외 처리를 담당하도록 맡길 수도 있습니다.

어떤 팀은 샌드박스에서 파일럿을 진행하고, 어떤 팀은 소규모로 실제 운영에 들어가 결과를 면밀히 관찰합니다. 어떤 방식이든, 무엇이 문제인지, 어떤 부분을 조정해야 하는지, 실제로 어떤 효과가 있는지 배우게 됩니다.

파일럿이 성공했다면? 축하합니다! 이제 이를 바탕으로 설정을 개선하고 더 넓은 적용을 위한 근거로 삼으세요. 실패했다면? 오히려 더 좋습니다. 확장 전에 문제를 발견한 것이니까요.

이런 방식의 롤아웃 구조에 대해 더 깊이 알고 싶다면, 전략적 챗봇 도입에 대해 동료가 쓴 글을 참고해 보세요. 단계별로 어떻게 진행할지 자세히 다룹니다.

5. 팀 교육하기

아무리 좋은 자동화라도 팀이 이해하지 못하거나, 맥락 없이 위에서 일방적으로 내려온다고 느끼면 제대로 정착되지 않습니다.

자동화는 갑작스러운 대체가 아니라, 유용한 업그레이드처럼 느껴져야 합니다. 일상 흐름에서 어떻게 작동하는지, 문제가 생기면 어디서 도움을 받아야 하는지 모르면, 금방 예전 방식으로 돌아가게 됩니다.

그러니 단순히 로그인 정보를 던져주지 마세요. 그들의 환경에서 어떻게 작동하는지 직접 안내해 주세요. 이 도구가 어떤 반복적인 업무를 덜어주는지 보여주고, 이게 인력 감축이 아니라 반복 업무를 줄이는 것임을 분명히 하세요.

도입 방식은 팀 규모와 구조에 따라 다르지만, 높은 도입률은 보통 다음과 같은 방식으로 시작됩니다:

• 각 팀이 자신의 업무에 어떻게 적용되는지 보여주는 역할별 안내
• 버튼 기능을 잊었을 때 참고할 수 있는 간단한 가이드나 짧은 Loom 영상
• 질문, 피드백, 문제 신고를 위한 오픈 채널(Slack, 이메일 등)

즉, 자동화를 위협이 아닌 도구처럼 느끼게 하세요.

6. 확장하고 반복 개선하기

BPA 파일럿이 성공했다고 해서 끝난 것은 아닙니다. 최고의 자동화 시스템은 시간이 지남에 따라 발전하며, 충분한 개선 없이 너무 빠르게 확장하면 오히려 문제가 생길 수 있습니다.

첫 번째 워크플로우에서 가치를 확인했다면, 신중하게 확장하세요. 새로운 사용 사례를 추가하고, 더 많은 팀을 참여시키며, 성장할수록 개선되는 시스템을 구축하세요.

이 단계에서 반복이 가장 중요합니다. 주요 신호를 계속 모니터링하세요: 워크플로우가 더 빨리 완료되고 있나요? 오류율이 줄었나요? 실제로 사람들이 새 시스템을 사용하고 있나요?

이후에는 점진적으로 소규모 조정을 반복하세요.

• 로직을 더 견고하게 만드세요. 동일한 지점에서 계속 문제가 발생한다면, 트리거나 조건을 다시 점검하세요.
• 인계 과정 개선. 여러 팀이나 도구가 연결되는 지점에 명확성을 더하세요.
• 도입 현황을 추적하세요. 사용률이 떨어지면 팀과 대화해보세요. 프로세스가 헷갈리나요? 수작업이 다시 늘고 있나요?
• 지표를 다시 점검하세요. 올바른 KPI를 추적하고 있나요? 필요하다면 새로운 지표(예: 처리 시간, 작업 완료율 등)를 추가하세요.

모든 요소가 원활하게 작동하면 내부 플레이북을 만드세요. 다른 팀도 이미 검증된 방식을 바탕으로 새롭게 시작할 필요 없이 구축할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 자동화의 활용 사례는 무엇인가요?

HR 온보딩

온보딩은 단순해 보이지만, 실제로는 많은 요소가 얽혀 있습니다. 계정 생성, 서류 수집, 장비 준비, 일정 관리 등 해야 할 일이 많습니다.

자동화가 없으면 대부분의 업무가 끝없는 이메일과 스프레드시트 업데이트로 진행됩니다. 느리고, 오류가 많으며, 솔직히 모두에게 골칫거리입니다.

BPA가 어떻게 HR과 신규 입사자 모두에게 온보딩을 원활하게 만드는지 살펴보겠습니다.

제안이 수락되는 즉시 워크플로우를 트리거하세요.

후보자가 입사를 수락하면 본격적으로 자동화가 시작됩니다. BPA 도구가 HRIS에 직원 정보를 자동으로 생성하고, 환영 이메일과 컴플라이언스 양식을 발송하며, 각 부서에 수동으로 알리지 않아도 다음 단계를 진행할 수 있습니다.

이렇게 상상해보세요. 오퍼에 서명하는 즉시 IT팀은 노트북과 사용자 계정 설정 티켓을 받고, 신입 직원은 맞춤형 온보딩 이메일과 제출해야 할 서류를 업로드할 수 있는 링크를 받습니다.

복잡한 일정 조율 없이 예약하기

오리엔테이션, 복리후생 등록, 첫날 체크인 등 모든 일정이 자동으로 예약될 수 있습니다.

일정을 수동으로 맞추려 애쓰지 말고, BPA 도구로 가용 시간에 자동으로 예약하고 모두에게 확인 메시지를 보낼 수 있습니다.

이렇게 하면 실수 없이 신규 입사자가 진정으로 환영받는 느낌을 받을 수 있습니다.

이런 작업을 가능하게 하는 도구는 무엇인가요?

보통 여러 도구를 함께 사용합니다. BambooHR이나 Personio 같은 HRIS 플랫폼은 인사 데이터를 관리하고, Kissflow나 Pipefy 같은 워크플로우 자동화 도구는 작업을 연결하며, Jira Service Management 같은 ITSM 도구는 기술 환경이 누락되지 않도록 돕습니다.

고객 지원

솔직히 말해봅시다. 지원 담당자는 실제 고객 지원과 무관한 일에 너무 많은 시간을 허비합니다. 티켓 분류, 우선순위 지정, 담당자 배정 등으로 시간을 보내는 동안 고객은 기다리고 있습니다.

이럴 때 자동화(고객 서비스에서의 AI 활용 포함)가 진가를 발휘합니다. 지원팀을 대체하는 것이 아니라, 반복적인 업무를 줄여 실제 문제 해결에 집중할 수 있게 해주는 것이죠.

자동화된 분류

지원 요청이 들어오면, 누군가(또는 무언가)가 그 내용이 무엇인지 파악해야 합니다. 결제 문제인지, 버그인지, 고객이 화가 났는지 아니면 혼란스러운 것인지 등 말이죠.

BPA 시스템이 이 업무를 완전히 대신할 수 있습니다. AI(예: 감정 분석, 키워드 매칭, 계정 이력 등)를 활용해 BPA 시스템이 티켓을 자동으로 분류하고 우선순위를 정합니다. 상담원이 모든 요청을 일일이 확인하는 대신, 가장 필요한 요청에 바로 집중할 수 있습니다.

스마트 라우팅

티켓이 분류된 후에는 적합한 담당자에게 전달해야 합니다. 이 과정을 수작업으로 하면 몇 시간씩 소요될 수 있습니다.

BPA를 활용하면 라우팅이 즉시 이뤄집니다. 결제 문의는 재무팀으로, 중요한 제품 버그는 엔지니어링팀으로, VIP 고객 이슈는 시니어 상담원에게 바로 전달됩니다. 원하는 논리를 자유롭게 구축할 수 있고, 모든 것이 백그라운드에서 자동으로 처리됩니다.

자동 입력 및 상태 업데이트

모든 고객 지원 담당자는 한 시스템에서 다른 시스템으로 고객 정보를 복사해 붙여넣는 고충을 잘 알고 있습니다.

하지만 BPA가 CRM이나 내부 도구와 연동되어 있다면, 상담원이 티켓을 열기 전에 관련 데이터를 미리 입력해둘 수 있습니다.

자동화를 활용해 실시간 상태 업데이트를 보내거나, 답변이 지연된 경우 후속 조치를 할 수도 있습니다. 이는 팀의 수작업을 줄이고, 고객에게 더 원활한 경험을 제공합니다.

이 과정을 쉽게 해주는 도구들

Zendesk, Freshdesk 같은 플랫폼에는 BPA 기능이 내장되어 있습니다. 여기에 AI 기반 라우팅 도구와 CRM 또는 내부 지식 베이스와의 통합을 더하면, 확장 가능한 지원 엔진이 완성됩니다.

반복적인 관리 업무와 작별하세요.

계약 관리

계약을 수동으로 관리하고 계신가요? 버전 관리 혼란과 마감일 누락이 따라옵니다. 계약 워크플로우를 자동화하면 질서와 속도가 생깁니다 – 조달 분야의 AI 덕분이죠!

계약서 자동 생성

적합한 용도: NDA, SOW, MSA와 같은 표준 계약서에 사용하기 적합합니다.

기능: 템플릿에서 데이터를 불러오고, CRM이나 폼 입력값을 바탕으로 세부 정보를 자동으로 채웁니다.

꿀팁: 주요 항목은 잠궈서 무단 수정을 방지하되, 맞춤 조항을 추가할 수 있도록 여유를 두세요.

검토 및 전자서명 경로 지정

적합한 용도: 내부 승인, 팀 간 협업, 고객 서명 등

기능 설명: 미리 정해진 규칙에 따라 법무, 재무, 관리자, 고객 등 적절한 담당자에게 적시에 계약서를 전송합니다.

꿀팁: 누가 어떤 문서를 열고 서명했는지 추적할 수 있는 도구를 사용하면, 어디서 일이 막혔는지 추측할 필요가 없습니다.

변경 사항 추적 및 알림 설정

최적 용도: 계약의 준수와 최신 상태 유지를 위해.

기능: 편집 및 승인 내역을 감사 기록에 남기고, 갱신이나 준수 검토가 다가오면 알림을 보냅니다.

꿀팁: 누군가가 기억하기를 기다리지 말고, 주요 날짜 30, 60, 90일 전에 자동 알림을 설정하세요.

이런 작업을 가능하게 하는 도구는 무엇인가요?

주요 도구로는 CLM 플랫폼(예: Ironclad, DocuSign CLM), 문서 자동화 도구, 워크플로우 및 전자서명 플랫폼(예: PandaDoc, HelloSign) 등이 있습니다.

청구서 및 비용 처리

수동으로 송장을 처리하는 일은 시간 과 인내심을 모두 소모합니다. PDF에서 숫자를 복사하고, 이메일에서 승인 내역을 찾고, 영수증을 받으려고 사람을 쫓아다니는 등, 재무팀이 과로에 시달리는 이유입니다.

BPA가 이 문제를 어떻게 해결하는지 살펴보겠습니다.

송장 데이터 추출

첫 단계: 수동 입력은 그만. OCR이나 AI가 탑재된 BPA 도구는 송장을 스캔해 공급업체명, 금액, 마감일, 항목 등 주요 정보를 자동으로 추출합니다. 이제 파일과 스프레드시트 사이를 오갈 필요가 없습니다.

발주서(PO) 또는 예산과 매칭

데이터가 입력되면, 이를 기존 구매 주문서나 부서 예산 등과 매칭해야 합니다.

자동화는 이 작업을 즉시 처리하고, 맞지 않는 부분을 표시해 아무 것도 놓치지 않게 해줍니다.

승인용 라우트

“이거 승인해줄 수 있나요?”라는 이메일 대신 BPA가 라우팅을 처리하게 하세요. 규칙에 따라 올바른 인보이스를 올바른 담당자에게 자동으로 보낼 수 있습니다.

그리고 네, 그것도 챗봇이 직접 상기시켜줍니다.

회계 도구와 연동

모든 승인이 끝나면 BPA가 승인된 송장을 회계 소프트웨어로 자동 전송합니다. 추가 입력 없이 바로 처리됩니다.

Tipalti, Airbase, Ramp, QuickBooks, NetSuite 같은 도구를 사용하면 이 구성이 쉬워집니다. 재무팀이 아직도 모든 걸 수작업으로 처리한다면… 이제 바꿔야 할 때입니다.

다음 달에 AI 솔루션 배포하기

자동화는 현대 팀이 더 빠르게 움직이고, 진짜 중요한 일에 집중할 수 있게 해줍니다.

Botpress는 팀이 간단한 워크플로우부터 복잡한 다중 시스템 통합까지 강력한 비즈니스 프로세스 자동화를 구축할 수 있도록 지원하는 대화형 AI 플랫폼입니다.

비주얼 플로우 빌더, 무제한 통합, 다국어 지원으로 누구나 코드 한 줄 없이 확장 가능한 자동화를 시작할 수 있습니다.

지금 바로 시작하세요. 무료입니다.

자주 묻는 질문

비즈니스 프로세스 자동화(BPA)란 무엇인가요?

BPA는 기술을 활용해 반복적인 워크플로우와 프로세스를 자동화하는 것을 의미합니다. 일반적으로 소프트웨어 도구와 애플리케이션을 도입해 반복 업무를 간소화하고, 수작업을 줄이며, 전체 효율성을 높입니다.

어떤 비즈니스 프로세스가 자동화에 가장 적합할까요?

자주 발생하고 명확한 규칙을 따르는 프로세스가 자동화에 가장 적합합니다. 예를 들어, 직원 온보딩, 구매 승인, 고객 서비스, 데이터 입력 등이 자동화되어 시간 절약과 실수 감소에 도움이 됩니다.

RPA와 BPA의 차이점은 무엇인가요?

로보틱 프로세스 자동화(RPA)는 데이터 입력처럼 단순하고 반복적인 작업을 소프트웨어 봇이 수행하는 것이고, 비즈니스 프로세스 자동화(BPA)는 여러 시스템을 연결해 전체 워크플로우와 여러 프로세스 단계를 자동화하여 더 폭넓은 개선을 이끌어냅니다.

비즈니스 프로세스 자동화의 수혜자는 누구인가요?

자동화는 모든 측면에서 가치를 제공합니다. 기업은 시간과 비용을 절감하고, 직원은 더 중요한 전략적 업무에 집중할 수 있으며, 고객은 더 빠르고 신뢰할 수 있는 서비스를 누릴 수 있습니다.

BPA의 ROI는 어떻게 측정할 수 있나요?

ROI는 처리 시간 단축, 비용 절감, 데이터 정확성 및 컴플라이언스 향상, 고객 만족도 개선 등 주요 성과 지표를 모니터링하여 추적할 수 있습니다. 정기적인 검토와 팀 피드백을 통해 BPA가 기대한 효과를 내고 있는지 확인하세요.

BPA 효과가 나타나기까지 얼마나 걸리나요?

몇 달 내에 효율성 향상이 일부 보일 수 있지만, 전체적인 효과는 시간이 더 걸릴 수 있습니다. 단계적으로 접근하고 지속적으로 최적화해야 BPA의 장기적 가치를 실현할 수 있습니다.