毎週の作業時間を大幅に短縮する10のAIメールアシスタント

メールは誰にとっても好きなコミュニケーション手段ではありませんが、圧倒的に最も利用されています。

過去20年で、メールよりも洗練され、便利で使いやすいコミュニケーションツールが数多く登場してきました。

それでも2024年には、クライアントとのコミュニケーションの55％がメールで行われており、他を大きく引き離してトップとなっています。

しかし、メールAIアシスタントの登場により、メールはついに必要な刷新を迎えています。

AIエージェントは、高度な推論や高速な自動化、人間らしい文章作成ができるため、繰り返しのワークフローをこれまで以上に効率化できます。

この記事では、AIを使ったメール業務の自動化方法、なぜ誰もがAIエージェントアシスタントをメールで使うべきなのか、そしておすすめのAIメールアシスタントツールを紹介します。

AIメールアシスタントとは？

AIメールアシスタントは、人工知能と自然言語処理（NLP）を活用して、メールの要約、分類、下書き作成、送信をほとんどまたは全く人の手を介さずに行うプログラムです。

カスタムメールクライアント、外部アプリケーション、あるいはメールクライアントに埋め込まれたチャットウィジェットとして、会話型アシスタントとして動作する場合もあります。

AIはメールでどのように活用できる？

先ほども述べた通り、メールはその普及度や利便性にもかかわらず、扱いづらいものです。

私のアカウントにも未読メールがいくつか埋もれていたり、「全員に返信」を忘れたり、スパムフィルターがあるのに毎日フィッシングメールが届く理由が分からなかったりします。

AIアシスタントは、数千トークン分の文脈や、RAGのためのベクトル化されたメールの知識ベースを活用できるため、メール体験をよりスムーズにする多くの可能性を持っています。

パーソナライズされたメール下書き

AIは、過去のメール履歴を活用して自分のトーンに合わせたり、関連する文脈を把握したりできるため、メールの下書き作成に最適です。

単に人間らしいだけでなく、あなたらしい文章になり、あなたの知っていることも理解しています。

メール用のAIアシスタントは、単なるChatGPTではなく、過去のメールにアクセスできるため、あなたの文体を把握できます。また、受信箱を確認して、関係性や会話履歴に基づいて連絡先への対応方法も理解します。

AIにメール送信を完全に任せるのは気が進まないかもしれませんが、AIメールアシスタントは下書きを作成し、それを編集して送信する形でも役立ちます。

あなたの代わりをするのではなく、メール体験の煩わしさを和らげるのが目的です。

受信箱管理の向上

AIは分類能力を活かして、緊急度、トピック、送信者の感情などに基づいてメールを分類できます。

AIメールアシスタントは、受信箱の内容に基づいてカテゴリを提案し、それに応じてメールを分類します。今後は、受信メールごとに適切なカテゴリのタグ付けも可能です。

また、未読メールが多い場合でも、内容や配信時間、送信者とのやり取り履歴から優先順位を判断できます。あるいは、どの連絡先や業務がより緊急性が高いかに基づいて、優先順位付けの戦略を一緒に考えることもできます。

予測的な提案

ここまで紹介したものはすべて受動的なものですが、AIメールアシスタントの魅力は、より積極的な行動を促してくれる点です。

AIは受信箱全体を俯瞰して、次のようなアクションを提案できます。

• 「顧客Xはこの時期にサービスABCについて問い合わせる傾向があるので、連絡して興味があるか確認してみては？」
• 「リードYはプラスプランについて質問していたが、実際にはチームプランの方がニーズに合いそうです。」

メールアシスタントは、受信箱の動向を常に把握し、未完了のスレッドや過去の会話を掘り起こしてくれます。

これにより、業務上の関係性を強化したり、見落としがちなタスクを拾い上げたりできます。

マーケティング

送信メッセージの自動化は、AIを営業に活用する優れた方法です。

これには、コールドメール、リードへのフォローアップ、製品問い合わせへの対応などが含まれます。

HubspotのようなCRMは、メールトリガーや自動リードナーチャリング、カスタムワークフローロジックと連携します。これにより、戦略的なタイミングで意味のあるメッセージを送信し、AIによるリード獲得と選別を最適化できます。

小規模な事業で高度なCRM機能が不要な場合でも、Botpressのようなツールを使えば、カスタマイズ可能なAIエージェントフローでこれらのことが実現できます。

カスタマーサポート

AIカスタマーサービスは、ユーザーがより迅速かつ高品質な回答を得るのに役立っています。

メール履歴やカスタムドキュメントにアクセスできることで、AIが十分な文脈を持って有益な回答を提供できるからです。

HubSpotは

複雑な問題は有人対応が最適なので、AIが自分で回答できるかどうかを判断する必要があります。幸い、主要なメール自動化ツールの多くはこの機能を備えています。

CRMは、自然言語によるプロンプトで意図認識を行い、簡単な問い合わせと複雑な問い合わせを振り分けます。

メールにAIを使うメリットは？

AIによる自動化は効率的かつ効果的であり、AIアシスタントはタスクをより早く、より良くこなす手助けをしてくれます。

さらに、会話型インターフェースは認知負荷を軽減するという調査結果もあります。つまり、作業が速く、賢く進むだけでなく、メールの仕分けや読解、送信による疲労も軽減されます。

生産性の向上

メールの仕分け、優先順位付け、作成などをAIに任せることで、何時間もの時間と多くのエネルギーを節約できます。

これは、AIアシスタントが裏でメールの仕分けや作成、送信を行う場合でも、人間が介在する形で細かく管理する場合でも同様です。すべてのメールを自分で書いて送る場合でも、アシスタントにアイデアを相談できることで、受信箱の混乱による思考停止を防ぐ共同モチベーションになります。

顧客満足度の向上

やるべきことをボットがリマインドしてくれることで、高い認知負荷による人的ミスが減ります。

返信忘れや小さな運用ミス、疲れすぎて丁寧な対応ができないといったことも、ボットが細かい作業を担うことで防げます。

自動化されたカスタマーサポートは、サービス品質を損なうことなく、より迅速な返信を実現します。

アクセシビリティの向上

認知負荷の観点から言えば、メールのような複雑なインターフェースの操作は負担が大きく、技術に不慣れなユーザーには使いづらい場合があります。

とはいえ、メールは依然として必要不可欠です。

会話型インターフェースは初心者にも直感的で、メールクライアントの高度な機能にもアクセスしやすくなります。

音声対応AIアシスタントの普及により、視覚障害者や多様なリテラシー・言語ニーズを持つ人々にもメールがより使いやすくなっています。

おすすめのAIメールアシスタントツールは何ですか？

メールはビジネスの中心にあるため、さまざまな用途に合わせた多くのツールが存在します。

1. Botpress

おすすめ: 複数プラットフォーム対応の会話型インターフェースで高度にカスタマイズ可能なワークフロー

BotpressはオールインワンのAIエージェント構築プラットフォームです。ワークフローはシンプルな会話ツールから、外部ツール・配信チャネル・参照ドキュメントを組み合わせた無限に複雑なものまで対応可能です。

プラットフォームにはドラッグ＆ドロップビルダー、ネイティブのRAG機能、WhatsApp・Messenger・Webなど主要チャネルへの共通デプロイ機能が備わっています。

Gmail、HubSpot、Googleカレンダーなどとの連携により、メール自動化が受信トレイの枠を超えて広がります。

プラットフォームは無限にカスタマイズ可能で、導入の難易度はユースケースの複雑さに比例します。

そのため、まず試してみたい方に最適です。従量課金制なので、まだ使いこなせない機能に無駄な費用を払うことなく始められます。

主な機能：

• ドラッグ＆ドロップビルダー
• WebやSMSなど外部チャネルへの自動デプロイ
• 外部アプリケーションから会話やフロー（Webhook）を呼び出すAPI
• オンボーディングフローで数分で初期エージェントを作成可能
• 会話・ツール呼び出し・意思決定のための自律ノード

2. SaneBox

おすすめ： 標準的なメール整理と簡単な連携を求めるユーザー向け。

SaneBoxはAIを活用したメール管理サービスで、受信トレイを整理・仕分けします。

特に高度な優先順位付けシステムが特徴で、広範なカテゴリ分け、後で読むための保留、知らない送信者のスクリーニング、迷惑メールフィルタ、誤分類されたメールの救済などの機能があります。

機能は豊富ですが、カスタマイズ性は低めです。

つまり、メール自動化のための機能があらかじめ用意されています：受信トレイの整理、返信がないメールの通知、未読メールのリマインダーなど。

これは便利ですが、カスタマイズできないため、機能が多すぎると感じることもあります。

例えば、後で読む（SaneLater）やCustomer Snoozeなど、似た機能が複数存在します。NotSpam やSaneScreenerも同様です。

このような重複により、特に利用できる機能数が制限される料金プランでは、どれを選ぶか迷うことがあります。

とはいえ、メールに特化したツールなので、ほぼすべてのメールプロバイダーと簡単に連携できます。

主な機能：

• Deep Clean：受信トレイ全体のメールをフィルタ・分類
• SaneBox Digest：日々のメールをニュースレター形式で要約
• 大容量添付ファイル用のクラウドストレージ
• SaneBlackHole：「迷惑」な送信者から自動で購読解除

3. Superhuman

おすすめ： テンプレートで整理したい方、新しいメールクライアントへの切り替えが気にならない方に。

SuperhumanはAIネイティブのメールアプリです。

つまり、ブラウザ拡張や外部アシスタントと異なり、AI機能がメールクライアントのAPIの精度に依存しません。

これは好みによってメリットにもデメリットにもなります。今のメールクライアントから乗り換えたくない方には向かないかもしれません。

メールアカウントの上にラッパーを追加し、メール操作の自動化やチャットボットへの内容問い合わせが可能になります。
特に注目すべきはSplit Inbox Library機能で、役割や会社、ニーズに応じてメールをラベル分けするテンプレートが用意されています。

AI機能に加え、メール生産性を自動化するための機能群（購読解除、リマインダー、長文メールの引用など）も搭載。

アプリであり、フロービルダー型プラットフォームではないため、Superhumanはサードパーティツールやカスタムワークフローとのネイティブ連携はありません。

主な特徴:

• 声とトーンの一致
• AIに質問
• Split Inbox Library
• インスタントイベント：イベントを自動作成

4. Copilot in Outlook

おすすめ： 会話型アシスタントを求めるOutlookのユーザー向け。

CopilotはMicrosoftの主力AIツールです。これまでは主にコードエディタで使われ、AIでコードベースの編集や質問ができましたが、その機能がメールにも拡張されました。

CopilotはOutlookに直接組み込まれており、チャットウィジェットとして受信トレイに関する質問への回答、メールの下書き・送信、受信トレイの仕分け、履歴に基づくアクション提案などが可能です。

連携のしやすさで言えば（Outlookユーザーであれば）これが一番です。プラグインがすでにクライアントに組み込まれています。

当然ながら、Outlookユーザーに限定されます。

また、フル機能のエージェントビルダーではなく、ワークフロー構築やサードパーティツール連携は限定的です。ただし、シンプルな連携や会話型の受信トレイ管理には十分なツールです。

主な特徴:

• 要約機能
• チャットインターフェース
• アクション提案
• 予定のスケジューリング

5. Gemini for Gmail

おすすめ： 会話型アシスタントを求めるGmailユーザー向け。

これはGoogleによるMicrosoft Copilot機能への回答です。主な機能は同じで、スレッドの要約、検索、メールの下書きがチャットインターフェースで行えます。

ただし、Geminiはフィルタリングやラベル付け、優先順位付けは行いません。整理機能としては、不要なメールのアーカイブや削除が最大です。

Google検索とのシームレスな連携により、オンラインリソースを活用したメール下書きや、人物・企業のメールアドレス特定が可能です。

これはGmail標準の機械学習機能（迷惑メールフィルタやオートコンプリートなど）を補完する意図かもしれませんが、上記ツールと比べるとやや物足りない印象です。

画像生成も可能です（用途は不明ですが）。

主な特徴:

• Gmailとのネイティブ連携
• Google検索

6. Missive

おすすめ： ワークフロー自動化されたメールアカウントでチーム協力したい方に。

同じくケベック拠点のAI企業としてご紹介。

Missiveはチーム間のコミュニケーションを円滑にするアプリで、必要に応じて会話を特定メンバーに割り当てつつ、他のメンバーも状況を把握できます。

このリストに選ばれた理由は、AIツール群の充実です。

要約や下書きといった基本機能に加え、自然言語プロンプトでカスタムワークフローを作成可能。自動返信や送信者・トピックごとのメール割り当て、期日など重要情報の抽出にも対応しています。

25以上の人気プラットフォームとの連携が可能です。定番どころとしてはGmail、Google Drive、Shopify、GitHubなど。カスタムワークフローと組み合わせることで、チームのツールを横断した複雑な自動化も実現できます。

主な特徴:

• AIによる自動化
• 25以上のアプリとの連携、さらにカスタム連携も可能
• AIによる下書き用のカスタムプロンプトテンプレート
• スマートなタスク属性。

7. Fyxer.ai

おすすめ： ほとんど手間なく受信トレイやカレンダーを整理したい方に。

FixerはAIエグゼクティブアシスタントとして展開されています。メールアシスタントの機能をすべて備え、エグゼクティブのように独自の意見を持っています。

自動的に8つのカテゴリを作成し、メールを優先度に基づいてラベル付けします。これにより、どのメールから対応すべきかの道筋があなたとFyxerの両方に示されます。

最重要メールへの返信を自動で下書きし、あとはあなたが編集して送信するだけです。

自動返信機能ではカレンダーにもアクセスでき、空いている時間にイベントを作成・共有できます。

さらに、Fyxerには会議プラットフォームがあり、会議メモを自動で取り、書き起こしを保存します。これらはAIチャットボットインターフェースで検索できます。

GmailやOutlookと連携し、カスタムワークフローや他の連携を使わない場合でも非常に便利なツールです。

8. Lindy

おすすめ用途： 複数プラットフォームをまたぐ自動化

LindyはノーコードでAIエージェントを構築できるプラットフォームで、さまざまなタスク向けのツールが用意されています。メール自動化もその一つです。

他の汎用エージェントツールと同様に、連携機能を通じてメールと接続し、営業、マーケティング、生産性向上プラットフォームなど幅広く対応。情報によっては5,000以上の連携が可能とも言われています。

いずれにせよ、主要なメールクライアントとはシームレスに接続できます。

あらかじめ用意されたメール自動化ツールで、メールの仕分け（AIによるフィルタリング）、下書き作成、スケジューリングなどのフローを簡単に設定できます。

特に便利なのは、送信者の情報を自動でリサーチできる機能です。これにより、返信やリードの見極めに必要な情報を集められます。

多彩な連携機能を活用し、例えばGoogleドキュメントにビデオ会議の書き起こしを保存し、エージェントがそれを参照してメールの下書きを作成することも可能です。

受信トレイの整理やメールの断捨離についてはあまり言及されていませんが、機能的には十分対応できるはずです。ただし、ノーコードプラットフォームは用意されたテンプレート以上のカスタマイズが難しい場合もあります。

主な特徴:

• 豊富な連携機能
• 送信者の情報リサーチ
• メール仕分け用のわかりやすいルール設定
• 会議の書き起こし

‍9. MailMaestro

おすすめ用途： シンプルな設定や検索可能な会議書き起こしを求めるOutlookユーザー向け。

執筆時点で、MaestroLabsはFlowriteを買収し、AI機能を自社のメールAIアシスタント「MailMaestro」に統合しました。

MailMaestroはOutlookとGmailに対応し、メールの下書き、管理、要約のツールを提供します。カレンダーとも連携し、候補日時の提案や予定の調整も可能です。

メール管理機能では、メールや添付ファイルを優先度（重要、スヌーズ、アーカイブ）で仕分けします。受信メールもメール仕分けツールで同様に分類できます。

Outlookユーザーなら、TeamsMaestro（Microsoft Teamsにネイティブ統合されたAIノートテイカー）も利用可能。会議の書き起こしをアプリ内に保存し、検索できるほか、AIによるメール下書きの文脈としても活用できます。

主な特徴:

• 予定のスケジューリング
• メール管理
• メール仕分け
• Outlookユーザー向けAIノートテイカー

10. CleanEmail

おすすめ用途： シンプルなモバイル操作と軽いカスタマイズ性を求めるユーザー向け。

CleanEmailは、主要なメールプロバイダーすべてに対応したアプリです（Hotmailも含む、笑）。受信トレイ管理やメール下書き用のテンプレートが用意されています。

メールクライアントとしての基本機能（整理、カスタムフィルター（AI強化スパムフィルター含む）、メール下書き）を備えています。フィルターは直感的なUIで、自然言語の指示やドロップダウンで簡単に作成できます。

モバイルアプリも洗練されていて操作しやすいです。

シンプルさ重視のアシスタントなので、複雑なカスタマイズやサードパーティ連携には向いていません。また、受信トレイとのチャット機能もありません。

主な特徴:

• モバイルアプリ
• 自然言語フィルター

AIでメールを自動化

メールの仕分け、下書き、未読処理を任せることで、週に何時間も節約できます。

Botpressのシンプルなドラッグ＆ドロップ式ビジュアルエディタ、内部LLMツール呼び出しエンジン、豊富な連携機能により、簡単に始めてスケールアップできます。アシスタントは受信トレイ管理から、効率的なマーケティングやリード獲得パイプラインまで幅広く対応可能です。

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