IA negli acquisti: strumenti e strategie che funzionano nel 2025

Pensavo che l'approvvigionamento fosse solo negoziare contratti e gestire fornitori, finché non ho passato un'estate a smistare fatture e aggiornare fogli di calcolo. Diciamo che è stato meno affascinante del previsto.

A quanto pare, non ero l’unico ad aver vissuto quell’esperienza. Secondo KPMG, l’automazione potrebbe gestire oltre la metà delle attività tipicamente svolte negli acquisti.

In tutti i settori, l’AI aiuta i team a lavorare meglio e con meno complicazioni, e anche la funzione acquisti non fa eccezione. Esempi concreti di agenti AI stanno già facendo la differenza, dall’automazione delle approvazioni di routine all’emersione di insight dai dati dei fornitori.

Questo articolo analizza i tipi di IA utilizzati negli acquisti, i casi d’uso e come puoi metterli in pratica, il tutto senza bisogno di una laurea in informatica.

Che cos'è l'IA per gli acquisti?

AI per il procurement significa utilizzare l’intelligenza artificiale per automatizzare attività di routine, scoprire insight dai dati e supportare decisioni più rapide e informate in tutto il processo di approvvigionamento.

Le tecnologie AI permettono ai professionisti degli acquisti di prendere decisioni basate sui dati e gestire i fornitori in modo più efficace, portando a processi di approvvigionamento più rapidi e precisi.

Come vengono utilizzati i diversi tipi di IA negli acquisti

AI generativa

La Generative AI, o GenAI, è il tipo di IA che può generare output come email, report o interi RFP, in base ai dati su cui è stata addestrata. È diventata una delle forme di IA più diffuse negli acquisti, e il motivo è chiaro.

Nel procurement, GenAI può:

• Redigi documenti come Statement of Work (SOW), brief fornitori o RFP in pochi minuti.
• Riepiloga lunghe riunioni con fornitori o report sulle prestazioni così non dovrai cercare le informazioni manualmente.
• Scrivi e invia automaticamente email ai fornitori o aggiornamenti di stato.
• Aiuta a organizzare ed etichettare i dati per facilitarne l’analisi successiva.

In sostanza, GenAI si occupa di gran parte della scrittura e della gestione dei dati, permettendo ai team di concentrarsi maggiormente sul lavoro strategico.

Apprendimento automatico

Il machine learning (ML) apprende dalle tendenze passate per individuare schemi e fare previsioni su ciò che potrebbe accadere.

Invece di analizzare infiniti fogli di calcolo o affidarsi all’intuito, gli strumenti ML possono esaminare gli acquisti passati e le performance dei fornitori per aiutare i team a prendere decisioni più rapide.

Ad esempio, se un fornitore è spesso in ritardo nelle consegne, il ML potrebbe individuare quel pattern prima che diventi un problema più grande. Oppure potrebbe segnalare una fattura insolita che non corrisponde ai comportamenti di spesa tipici. Può anche occuparsi del compito noioso di categorizzare le spese tra centinaia di transazioni, completandolo in pochi minuti.

Più dati riceve un modello ML, più diventa intelligente, il che significa che le sue analisi migliorano costantemente nel tempo.

Automazione dei processi robotici (RPA)

L’RPA non cerca di essere intelligente: non deve prendere decisioni o scoprire informazioni. Quello che l’RPA fa davvero bene è eseguire rapidamente compiti ripetitivi e basati su regole, senza intervento manuale.

Come parte centrale dell’automazione dei processi aziendali, l’RPA gestisce attività come inserimento dati, abbinamento fatture e gestione ordini senza bisogno di input manuale.

Anche se può sembrare poco entusiasmante, eliminare i lavori di routine permette ai team di concentrarsi sulle parti più strategiche degli acquisti. Si tratta di rendere tutto più fluido e meno dipendente dall’input manuale.

Elaborazione del linguaggio naturale (NLP)

NLP aiuta i computer a comprendere e interpretare il linguaggio umano – utile quando si lavora con contenuti ricchi di testo come contratti, email o risposte a RFP.

Nel contesto degli acquisti, gli strumenti NLP possono:

• Estrarre termini e condizioni importanti dai contratti
• Analizza il feedback dei fornitori o le recensioni online per tono e sentiment
• Estrai informazioni chiave da fatture o ricevute e trasformale in dati strutturati
• Contribuisci a potenziare chatbot che rispondono alle domande frequenti sugli acquisti

L’NLP è spesso integrato in piattaforme come software di analisi della spesa e sistemi di elaborazione documentale. I team possono anche utilizzare API come AWS Comprehend o Google Cloud Natural Language per inserirlo nei propri flussi di lavoro.

Anche se il concetto può sembrare complesso, spesso applicarlo è semplice come attivare una funzione negli strumenti già utilizzati dai team.

AI agentica

L’AI agentica è la tecnologia più recente sul mercato.

Agentic AI si riferisce a sistemi che possono pianificare autonomamente, agire e adattarsi in base a obiettivi o condizioni che cambiano, senza bisogno di istruzioni dettagliate per ogni compito.

Nel frattempo, gli agenti AI in ambito procurement vanno oltre il semplice invio di notifiche. Possono simulare l’impatto sui costi o sui tempi di una modifica e persino avviare i passaggi successivi, come la stesura di un ordine d’acquisto o l’aggiornamento dei dati del fornitore.

Questo abilita i workflow AI agentici: processi dinamici in cui gli agenti AI non solo forniscono insight, ma eseguono anche azioni successive tra i sistemi. Ad esempio, un agente può rilevare un rischio di esaurimento scorte, simulare l’impatto di fornitori alternativi e avviare un ordine d’acquisto in un unico flusso coordinato.

Quando sono collegati ai dati e agli strumenti giusti – come database fornitori o gestionali di inventario – questi agenti possono agire in modo semi-autonomo entro parametri definiti, aiutando i team a muoversi più velocemente con meno coordinamento manuale.

Vantaggi dell’AI negli acquisti

Ottimizza i flussi di lavoro

Strumenti AI come RPA e motori di workflow basati su ML semplificano attività ripetitive su larga scala, liberando i team per attività strategiche.

Ad esempio, l’RPA può compilare automaticamente i moduli di richiesta prelevando dati dai sistemi di catalogo, validare i dettagli dei fornitori rispetto ai dati master e indirizzare le richieste agli approvatori giusti in base al centro di costo, ai limiti di spesa e all’urgenza, tutto senza intervento umano.

Riduci al minimo gli errori

Più un processo è manuale, più è probabile che qualcosa venga dimenticato, soprattutto sotto pressione.

L’AI aiuta introducendo la validazione in tempo reale e il rilevamento di anomalie durante tutto il flusso di lavoro.

Immagina di inviare una fattura che non corrisponde esattamente all’ordine originale. Invece di dover aspettare che qualcuno se ne accorga durante un controllo manuale, un modello di machine learning segnala subito la discrepanza.

Che si tratti di individuare voci duplicate o segnalare qualcosa che non sembra corretto, l’IA porta coerenza e precisione in attività soggette a errori quando i team lavorano velocemente.

Riduci i costi

L’IA riduce i costi non solo automatizzando le attività ripetitive, ma anche migliorando le decisioni e individuando inefficienze nascoste.

Ad esempio, gli agenti AI possono calcolare il rapporto costi-benefici di pagare un fornitore in anticipo in cambio di uno sconto del 2%, e poi segnalare automaticamente le migliori opportunità.

Le organizzazioni che utilizzano l'AI per analisi avanzate della spesa hanno ottenuto fino al 10% di risparmio totale sui costi grazie a strategie di approvvigionamento più mirate e alla riduzione delle perdite di valore.

Scala senza complicazioni

Con la crescita delle operazioni di approvvigionamento, aumentano complessità e volume dei dati, ma l’IA aiuta i team a gestire entrambi senza aumentare il personale.

Dall’automazione della raccolta dati all’analisi dei contratti e alla visibilità della spesa, l’AI consente una crescita più intelligente con meno difficoltà.

Anticipare i rischi

Gli acquisti sono sempre stati reattivi per natura. L’IA ribalta la situazione, offrendo ai team segnali di allerta precoce e raccomandazioni prima che sorgano problemi.

Questa capacità di previsione è sempre più essenziale. Infatti, il 70% dei responsabili acquisti cita l’aumento del rischio fornitori tra le principali preoccupazioni e l’IA sta diventando il loro strumento di riferimento.

I modelli AI analizzano dati interni (come problemi di consegna e conformità contrattuale) insieme a segnali esterni (credit score, rating ESG, notizie) per generare punteggi di rischio aggiornati e aiutare i team ad agire prima che i problemi peggiorino.

8 casi d’uso dell’AI negli acquisti

1. Previsioni più intelligenti e controllo dei costi

Il machine learning aiuta i team a prevedere la domanda imparando dai modelli di acquisto passati e dalle performance dei fornitori. Può prevedere quando riordinare e quanto acquistare, tenendo conto di ritardi, variazioni di prezzo e persino fattori esterni come il meteo.

Gli algoritmi di ML analizzano grandi volumi di dati storici sugli acquisti e dati esterni come prezzi delle materie prime, ritardi nelle spedizioni, inflazione e persino previsioni meteo. Tutto questo contribuisce a creare un modello in grado di prevedere i futuri bisogni di acquisto, spesso fino al livello di singolo SKU.

Ad esempio, se un improvviso ritardo al porto coincide con un aumento della domanda di determinati materiali per imballaggio, un modello di ML potrebbe individuare il nuovo schema prima che sia evidente e consigliare di ordinare prima o di rivolgersi a un fornitore alternativo.

I modelli ML monitorano anche input in tempo reale come le variazioni dei prezzi di mercato. Se i costi delle materie prime iniziano a salire, il sistema potrebbe suggerire di rinegoziare i contratti o accelerare gli acquisti per bloccare prezzi più bassi.

Queste previsioni permettono ai team di:

• Evita ordini eccessivi o insufficienti.
• Ottimizza i costi di magazzino.
• Adatta le strategie di approvvigionamento prima che i problemi impattino sulle operazioni.
• Prendi decisioni di budget con informazioni aggiornate e utili.

2. Automazione di attività di ricerca e gestione dati

Attività manuali come ricerca fornitori, generazione di RFP e inserimento dati richiedono molto tempo.

L’AI aiuta a semplificare questi compiti recuperando profili fornitori da più fonti, compilando automaticamente i modelli RFP e sincronizzando i dati chiave tra i sistemi senza inserimenti manuali. Così i team acquisti possono ridurre i tempi di ciclo e concentrarsi su attività più strategiche come migliorare le relazioni con i fornitori o analizzare le performance.

MTN Group ha creato una piattaforma chiamata Procurement Cockpit che raccoglie dati di procurement da tutta l’organizzazione. Invece di gestire sistemi diversi o cercare informazioni, i team hanno una visione chiara e in tempo reale delle attività di sourcing, delle performance dei fornitori e delle spese.

È un modo intelligente per restare organizzati e risparmiare tempo. E ha dato i suoi frutti: l’uso dell’automazione AI da parte di MTN gli ha fatto ottenere riconoscimenti di settore.

3. Ottimizzazione degli ordini di acquisto

Diciamolo chiaramente: gestire manualmente gli ordini di acquisto è lento, soggetto a errori e davvero noioso.

Gli agenti IA possono automatizzare passaggi chiave nel flusso di approvvigionamento — dalla creazione degli ordini all’inseguimento delle spedizioni e alla gestione delle eccezioni. Invece di limitarsi a segnalare i problemi, agiscono direttamente, ad esempio ordinando da fornitori alternativi o segnalando ritardi per la revisione.

Ad esempio, quando viene inviata una richiesta di acquisto, un agente AI può verificarla rispetto ai fornitori e ai prezzi approvati e compilare automaticamente l'ordine. Poi invia l'ordine e aggiorna le date di consegna.

Se c’è un conflitto, come un problema di tempi di consegna, può suggerire alternative basate su dati storici. I dashboard tengono informati gli stakeholder, mentre il sistema abbina automaticamente fatture e ricevute, segnalando eventuali discrepanze per la revisione.

4. Assistenti IA per i team acquisti

Gli assistenti AI per gli acquisti sono strumenti che aiutano i team occupandosi di attività di routine e che richiedono tempo. Lavorano insieme ai sistemi esistenti per velocizzare le decisioni e ridurre il lavoro manuale nei processi quotidiani.

Non sostituiscono l’esperienza umana, ma gli assistenti AI aiutano sicuramente i team a lavorare più velocemente e in modo più intelligente.

Zycus offre Merlin Intake, un assistente AI che aiuta gli utenti a creare e monitorare richieste di acquisto. Guida gli utenti nel processo di acquisto e risponde alle domande lungo il percorso, riducendo i passaggi intermedi.

5. Analisi intelligente della spesa

I team acquisti spesso faticano a capire dove vanno a finire i soldi, soprattutto quando i dati sono sparsi tra ERP e sistemi P2P. Quando i dati sono distribuiti tra ERP e P2P, è difficile tracciare ogni euro speso.

Gli strumenti AI possono pulire e classificare automaticamente i dati, offrendo ai team una visione unificata e accurata della spesa. Gli algoritmi di machine learning rilevano anomalie e individuano opportunità di risparmio che gli strumenti tradizionali spesso non colgono.

Ad esempio, l’IA può individuare acquisti ripetuti da più fornitori che potrebbero essere unificati per ottenere sconti quantità, oppure segnalare picchi insoliti di spesa in una categoria che meritano una revisione.

Questo livello di approfondimento aiuta i team a:

• Migliora la visibilità della spesa tra categorie e fornitori
• Rileva spese non conformi o fuori controllo
• Individua opportunità di bundle o rinegoziazione
• Prendi decisioni migliori su budget e approvvigionamento

6. Gestione del rischio fornitori

Il rischio fornitori è una preoccupazione crescente e l'IA rende la sua gestione più proattiva che mai.

I modelli di machine learning analizzano continuamente segnali interni come violazioni contrattuali e discrepanze nelle fatture, insieme a indicatori esterni come punteggi di credito, rating ESG, eventi geopolitici e notizie globali.

L’AI poi sintetizza questi dati in punteggi di rischio in tempo reale, permettendo ai team acquisti di dare priorità ai fornitori in base a esposizione e affidabilità. Alcuni strumenti possono anche simulare scenari di interruzione della supply chain per guidare le strategie di mitigazione.

Ad esempio, la piattaforma AI di Resilinc consente alle aziende di prevedere potenziali ritardi analizzando fattori come le prestazioni dei fornitori e gli eventi esterni. Utilizzando la piattaforma di Resilinc, le aziende possono anticipare interruzioni, come un tifone in Cina, prima che si verifichino. Il sistema avvisa i team in anticipo, permettendo di deviare le spedizioni ed evitare perdite di fatturato.

7. Intelligenza contrattuale

I contratti di approvvigionamento contengono informazioni critiche, ma la revisione e la gestione manuale richiedono molto tempo.

Strumenti NLP, come gli agenti LLM, possono ad esempio estrarre termini chiave come clausole di pagamento e SLA da migliaia di contratti e mapparli su framework di conformità.

Supponiamo che il tuo team debba esaminare 500 contratti di fornitori entro fine anno. Invece di analizzarli uno per uno manualmente, un sistema AI scansiona i documenti in pochi minuti, segnala i contratti con scadenze imminenti, evidenzia quelli senza clausole di protezione dati e raggruppa gli accordi simili per una revisione più semplice.

8. Abbinamento dinamico dei fornitori

Trovare il fornitore giusto un tempo dipendeva molto da elenchi statici o ricerche manuali. L’IA cambia tutto consigliando fornitori in base a storico delle prestazioni, certificazioni, prezzi e capacità attuale.

Utilizzando il machine learning, il sistema valuta sia dati strutturati che non strutturati per suggerire i fornitori più adatti a una specifica esigenza o area geografica.

I team di approvvigionamento ora possono:

• Seleziona più rapidamente i fornitori ideali
• Scegli fornitori allineati a obiettivi di qualità, costo ed ESG
• Riduci i tempi di onboarding e migliora l’agilità nel sourcing

Come implementare l’AI negli acquisti

Non esiste un approccio unico per l’adozione dell’AI negli acquisti. Il percorso giusto dipende dalla dimensione e dagli obiettivi della tua azienda, ma non significa che tu debba sviluppare tutto da zero.

Questa sezione è pensata per responsabili acquisti, specialisti sourcing, professionisti della supply chain e CPO che cercano modi pratici per introdurre l'AI nei loro flussi di lavoro.

1. Definisci obiettivi chiari

Non usare l’IA solo perché sembra innovativa. Sii chiaro sul problema che vuoi risolvere.

Vuoi automatizzare gli ordini di acquisto? Migliorare la classificazione delle spese? Prevedere i rischi di approvvigionamento?

Ognuno di questi obiettivi richiede strumenti, modelli di dati e integrazioni differenti. Ad esempio, automatizzare gli ordini d’acquisto potrebbe richiedere l’uso di RPA, mentre migliorare le previsioni potrebbe basarsi sul machine learning.

Senza un obiettivo chiaro, rischi di costruire uno strumento costoso che non risolve nulla. Parti dal problema e lascia che sia quello a guidare l’implementazione dell’AI.

2. Scegli una piattaforma

Con i tuoi obiettivi chiari, trova gli strumenti che li supportano.

Inizia da ciò che già utilizzi. Molti ERP e piattaforme di procurement ora offrono funzionalità IA integrate come la classificazione della spesa o l’analisi dei contratti. Se hai esigenze più specifiche, valuta strumenti indipendenti ma assicurati che si integrino bene con il tuo stack.

La piattaforma migliore è quella che funziona con ciò che hai già e cresce insieme a te.

3. Prepara i tuoi dati

L’AI è intelligente solo quanto i dati che riceve.

Prima di iniziare, valuta cosa hai a disposizione. Pulisci i dati disordinati, consolida le informazioni sparse nei vari sistemi e applica una solida governance dei dati. Significa standardizzare i formati e verificare la precisione.

I team acquisti non hanno bisogno di dati perfetti, ma di dati utilizzabili. Consideralo come la preparazione del terreno prima di piantare.

4. Dai vita alla tua soluzione

Una volta chiariti obiettivi e piattaforma e preparati i dati, è il momento di realizzare la soluzione.

Nella maggior parte dei team di procurement, questo non significa sviluppare strumenti AI da zero. Significa lavorare con un fornitore, un partner o il team IT interno per configurare e implementare uno strumento adatto al caso d’uso.

Scegli l’approccio più adatto alle competenze del tuo team e alla complessità dell’obiettivo.

5. Abilita il tuo team

Anche il miglior strumento AI non porta risultati se il team non sa usarlo o non si fida.

Una volta che la soluzione è attiva, dedica tempo all'onboarding e all'adozione. Collabora con il fornitore o il partner di implementazione per formare il team sui casi d'uso, adattando la formazione al modo in cui lavorano davvero i professionisti degli acquisti — non solo a come funziona lo strumento.

Crea spazio per esercitazioni pratiche, documenta i flussi di lavoro comuni e mantieni aperto un canale di feedback.

La tecnologia non può portare risultati se nessuno sa come usarla.

6. Valuta e migliora

Non impostarlo e dimenticartene.

Monitora l’impatto dei tuoi strumenti IA usando metriche chiare come la riduzione dei tempi di ciclo, i risparmi generati o gli incidenti di rischio evitati.

Se i chatbot fanno parte del lancio, consulta le analisi dei chatbot per capire come vengono usati, dove sono efficaci e dove possono creare attriti. Misurare il ROI dei chatbot è fondamentale per giustificare l’investimento e guidare i miglioramenti futuri.

E parla con i tuoi utenti. Cosa funziona? Cosa è macchinoso?

I sistemi AI migliorano nel tempo, ma solo se continui a perfezionarli. Le migliori implementazioni si evolvono con l’uso reale.

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Domande frequenti

Quanto costa implementare strumenti AI negli acquisti?

Il costo per implementare strumenti AI negli acquisti varia molto: le funzionalità AI di base integrate nelle piattaforme esistenti possono costare poche centinaia di dollari al mese, mentre soluzioni enterprise come analisi avanzata della spesa o agenti autonomi possono arrivare a sei cifre all’anno. La spesa totale dipende dalla complessità dei flussi di lavoro e dalla scelta tra soluzioni pronte o sviluppo personalizzato.

Ci sono rischi o svantaggi nell’usare l’AI negli acquisti?

Ci sono rischi nell’utilizzo dell’AI negli acquisti, come decisioni errate se i dati sono incompleti o imprecisi, rischio di dipendenza da fornitori con sistemi AI proprietari e problemi di conformità se i dati sensibili non sono adeguatamente protetti. Inoltre, gli strumenti AI possono a volte produrre errori o risultati inattesi, richiedendo supervisione umana per individuare problemi prima che diventino costosi.

Gli strumenti AI negli acquisti sostituiscono i posti di lavoro o cambiano solo il modo di lavorare delle persone?

Gli strumenti AI nel procurement generalmente non eliminano i posti di lavoro, ma cambiano il modo di lavorare automatizzando attività ripetitive come inserimento dati, abbinamento fatture o categorizzazione delle spese, consentendo ai professionisti di concentrarsi su attività strategiche come relazioni con i fornitori, negoziazioni e gestione dei rischi. Tuttavia, i ruoli potrebbero orientarsi verso competenze più analitiche o tecniche man mano che l’IA viene integrata nei flussi di lavoro quotidiani.

Le piccole imprese possono trarre vantaggio dall'AI negli acquisti, o è solo per le grandi aziende?

Anche le piccole imprese possono trarre vantaggio dall'AI negli acquisti, soprattutto grazie a strumenti SaaS accessibili che offrono funzionalità come elaborazione automatica dei documenti, abbinamento fornitori o analisi base della spesa senza grandi investimenti iniziali. Mentre le grandi aziende spesso adottano soluzioni AI più complesse e personalizzate, le realtà più piccole possono comunque ottenere risparmi di tempo significativi e decisioni migliori con strumenti AI cloud più leggeri.

Quali competenze servono ai team acquisti per lavorare con strumenti AI?

I team di procurement non devono necessariamente essere programmatori per lavorare con strumenti AI, ma devono avere competenze di data literacy per capire come funzionano i modelli AI e individuare problemi di qualità dei dati. È fondamentale avere familiarità con strumenti di analisi e sentirsi a proprio agio con le piattaforme digitali, oltre alla capacità di collaborare con l’IT per integrare soluzioni AI nei flussi di lavoro di procurement.