24 Praktik Terbaik Chatbot yang Wajib Diketahui di 2025

Kami telah membantu banyak pembuat chatbot melakukan deployment. Kami sudah melihat semuanya.

Jika dilakukan dengan benar, chatbot AI adalah salah satu inisiatif dengan ROI terbaik untuk perusahaan Anda. Tapi chatbot yang dibangun atau diterapkan dengan buruk justru bisa jadi beban.

Setelah beberapa tahun dan ribuan chatbot diterapkan, tim Customer Success kami mengumpulkan beberapa praktik terbaik untuk menerapkan chatbot.

Baik Anda ingin AI lead generation atau bot HR, praktik terbaik chatbot berikut akan membantu Anda menyelaraskan strategi dengan hasil nyata.

1. Tentukan KPI yang jelas sejak hari pertama

Proyek perangkat lunak bukan soal perasaan. Ini soal keuntungan nyata. Jadi, bagaimana Anda akan mengukurnya?

Tentukan sejak awal seperti apa bentuk keberhasilan. Bisa berupa tingkat pengalihan, konversi prospek, waktu penyelesaian, atau tingkat penyelesaian tugas — apapun yang benar-benar penting untuk bisnis Anda.

Jika Anda tidak menentukan KPI sejak awal, Anda tidak akan bisa melacak dampak atau membenarkan investasi lanjutan.

Anda bisa membaca penjelasan saya tentang cara mengukur ROI chatbot jika butuh panduan memanfaatkan KPI Anda.

2. Seimbangkan tujuan bisnis dengan realitas pengembang

Solusi seperti Langchain sangat cocok untuk pengembang. Tapi itu berarti anggota tim dari sisi bisnis biasanya tidak bisa berkolaborasi dalam penerapan.

Beberapa pesaing kami – kami tidak akan sebut nama – sangat cocok untuk pengambil keputusan bisnis. Tapi setelah diserahkan ke tim lain, developer mereka terhambat oleh platform yang terbatas.

Chatbot adalah hasil kolaborasi antara tim pengembang dan tim go-to-market. Implementasi yang sukses adalah perpaduan keduanya. Pastikan rencana dan alat Anda cocok untuk kedua sisi.

3. Terus lakukan iterasi berdasarkan data penggunaan nyata

Chatbot Anda belum selesai saat diluncurkan — justru baru mulai berkembang.

Pantau bagaimana orang benar-benar menggunakannya. Di mana mereka berhenti? Apa yang mereka tanyakan tapi tidak bisa dijawab? Alur mana yang terlalu panjang atau membingungkan?

Gunakan transkrip, analitik, dan umpan balik untuk melakukan pembaruan rutin. Analitik chatbot adalah andalan Anda.

Bot terbaik dibangun lewat perubahan kecil dan berkelanjutan — bukan peluncuran besar-besaran sekali jadi.

4. Utamakan kejelasan dan manfaat daripada kata-kata jenaka

Tentu, mungkin kita semua suka mendesain bot dengan candaan cerdas yang suka menggoda penggunanya. Tapi jujur saja, bot seperti ini tidak enak dipakai.

Bot yang paling sukses itu membantu dan langsung ke inti. Anda bisa menambahkan sedikit kepribadian jika mau, tapi pastikan tetap mengutamakan bantuan yang jelas.

5. Jaga Basis Pengetahuan Anda tetap diperbarui

Chatbot Anda hanya sebaik data yang digunakannya.

Ini sering terjadi – tim berharap chatbot bisa secara ajaib menyelesaikan masalah data internal mereka.

‘Tidak ada yang tahu mana informasi yang benar, jadi kita buat bot untuk memilahnya!’ Sayangnya, setidaknya satu orang di tim Anda tetap harus memilahnya sebelum chatbot bisa dilatih.

Setelah data dasar Anda akurat, terus perbarui data tersebut.

Dan tunjuk seseorang untuk memelihara dokumentasi, atau hubungkan chatbot Anda ke sumber yang otomatis diperbarui, seperti CMS atau database.

6. Jelaskan sejak awal bahwa ini adalah chatbot, bukan manusia

Ada banyak cerita tentang chatbot bisnis yang dikira pengguna sebagai manusia (pada akhirnya, kita semua mengirim email yang mirip, bukan?).

Hindari kebingungan dengan memperkenalkan bot secara jelas sebagai bot. Ini membantu membangun ekspektasi interaksi, dan pengguna cenderung lebih memaklumi jika ada yang tidak berjalan sempurna.

7. Rancang alur kerja baru di sekitar chatbot Anda

Chatbot bekerja paling baik saat terintegrasi dalam alur, bukan hanya ditempelkan di sampingnya.

Jadikan ini cara utama untuk memulai permintaan dukungan, mengisi formulir, atau mengakses dokumentasi internal.

Misalnya, arahkan pengguna ke bot terlebih dahulu sebelum diteruskan ke manusia, atau gunakan bot sebagai titik masuk utama untuk pertanyaan umum.

Jika itu menjadi bagian inti dari proses, penggunaannya akan menjadi otomatis (dan nilainya juga ikut otomatis!).

8. Gunakan LLM untuk percakapan yang fleksibel

Chatbot dulu memang buruk, tapi sekarang — berkat LLM — tidak harus begitu lagi.

Sebagian besar chatbot saat ini adalah agen LLM yang menggunakan kombinasi LLM dan logika bisnis khusus.

Mereka bisa melakukan percakapan alami (berkat natural language processing), namun tetap mengikuti pedoman perusahaan Anda — menyampaikan informasi nyata, tapi tetap terdengar seperti manusia.

9. Luncurkan di tempat pengguna Anda berada

Widget website adalah awal yang baik — tapi itu bukan satu-satunya tempat percakapan terjadi.

Lihat di mana orang sudah berkomunikasi, dan jadikan chatbot Anda bagian dari alur tersebut.

Jika pelanggan Anda lebih sering menggunakan WhatsApp atau DM Instagram, chatbot WhatsApp atau integrasi sosial bisa jadi lebih cocok.

Jika tim internal Anda bekerja di Slack atau Microsoft Teams, lakukan peluncuran di sana saja.

10. Tetapkan ekspektasi yang realistis untuk performa dan ROI

Ini sering terjadi di lapangan — seorang pendukung antusias terlalu bersemangat dengan AI agentic sampai terlalu menjanjikan solusi ke manajemen atau pengguna.

Chatbot tidak akan pernah bisa menangani 100% pertanyaan pengguna (dan Anda pun tidak menginginkannya!). Akan selalu ada kasus tepi yang sebaiknya tidak diotomatisasi jika Anda peduli dengan pengguna akhir Anda.

Dan kabar baiknya: Chatbot yang diterapkan dengan baik sangat bagus untuk ROI. Tidak perlu dilebih-lebihkan.

Jika Anda belum yakin apa yang akan terjadi, cobalah berdiskusi dengan tim Customer Success dari platform chatbot Anda. Tim CS kami selalu siap membantu menetapkan ekspektasi realistis untuk peluncuran chatbot.

11. Buat percakapan tetap alami

Tidak perlu terdengar seperti robot. Ada banyak cara mudah untuk membuat chatbot terdengar lebih manusiawi.

12. Bangun desain percakapan yang sesuai kebutuhan

Anda menggunakan LLM sebagai ‘otak’ chatbot Anda. Bagus. Sempurna.

Banyak orang mengira ini berarti mereka tidak perlu melakukan desain percakapan. Mereka bisa membiarkan agen LLM mereka menangani semuanya sendiri (terima kasih ChatGPT!).

Kenyataannya, Anda ingin pengalaman pengguna lebih baik dari sekadar percakapan GPT biasa. Bagaimana dengan branding Anda? Apakah chatbot Anda akan punya kepribadian? Bagaimana cara chatbot mengarahkan pengguna saat tidak tahu jawabannya?

Manfaatkan LLM, tapi jangan lupa membangun pengalaman pengguna yang unik.

13. Rencanakan skalabilitas jangka panjang

Anda benar: sebaiknya mulai dari yang kecil dulu.

Bangun sistem AI lead generation sebelum mencoba mengotomasi seluruh tim penjualan.

Namun, jangan biarkan pilot kecil Anda menentukan strategi jangka panjang.

Sebagai contoh, kami sering melihat pelanggan membeli chatbot layanan pelanggan dan meraih kesuksesan besar. Mereka siap memperluas solusi mereka… tapi mereka hanya membeli solusi yang bekerja untuk layanan pelanggan saja.

Pikirkan tentang rencana jangka panjang Anda, dan rencanakan dengan matang. Jangan biarkan tim Anda terjebak di proyek percontohan selamanya.

14. Pilih platform chatbot yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan tim Anda

Ada begitu banyak platform chatbot di luar sana sehingga sulit menentukan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Beberapa dibuat untuk tim developer yang ingin fleksibilitas penuh. Lainnya lebih cocok untuk tim non-teknis yang membutuhkan builder low-code atau no-code.

Sebelum memilih platform, pertimbangkan seberapa kompleks use case Anda, integrasi apa yang dibutuhkan, dan siapa di tim Anda yang akan memelihara bot.

Untuk mengetahui apa yang cocok untuk Anda, tanyakan:

• Seberapa teknis tim yang mengelola bot ini sehari-hari?
• Apakah chatbot perlu menangani alur kerja yang kompleks atau terhubung ke sistem internal?
• Apakah kita butuh dukungan multi-channel (web, WhatsApp, Slack, dll.)?
• Apakah bot ini akan membutuhkan logika khusus atau pengembangan tambahan di masa depan?
• Siapa yang akan memeliharanya setelah live?

Jika Anda tidak punya keahlian teknis internal, pertimbangkan untuk bekerja sama dengan freelancer atau mitra implementasi agar bisa mulai.

15. Personalisasi respons untuk pengguna dan kasus penggunaan

Kami menemukan bahwa semakin Anda dapat mempersonalisasi bot, semakin baik penerimaannya.

Gunakan nama pengguna jika tersedia, dan sebutkan use case mereka secara langsung dalam respons.

Personalisasi seperti ini mudah diterapkan dan membuat percakapan terasa lebih dinamis dan tidak kaku.

16. Integrasikan dengan sistem yang sudah Anda gunakan

Chatbot hanya bermanfaat jika bisa menyelesaikan tugas. Bagaimana caranya? Dengan terhubung ke sistem atau database yang digunakan organisasi Anda.

Bot dukungan mungkin perlu akses ke help desk Anda. Bot HR internal mungkin perlu mengambil info kebijakan dari drive bersama. Bot lead gen mungkin perlu memasukkan info kontak ke CRM Anda.

Pikirkan apa saja yang perlu dilakukan oleh bot Anda, dan pastikan bot memiliki akses yang tepat untuk melakukannya.

17. Rancang dengan memperhatikan privasi data dan kepatuhan

Jika chatbot Anda menangani data pribadi atau sensitif, privasi harus menjadi bagian utama sejak awal.

Simpan hanya data yang diperlukan. Masking atau anonimisasi input sensitif. Pastikan data dienkripsi saat transit dan saat disimpan.

Sertakan pesan persetujuan jika diperlukan, dan beri pengguna cara untuk keluar atau meminta penghapusan data.

Tergantung wilayah atau industri Anda, Anda mungkin perlu membangun chatbot yang sesuai GDPR, atau mengikuti kerangka seperti HIPAA, SOC 2, CCPA, atau ISO 27001.

Bekerja sama dengan tim hukum atau kepatuhan Anda untuk meninjau alur data dan kebijakan penyimpanan sebelum go-live.

18. Tetapkan ekspektasi yang jelas tentang apa yang bisa dilakukan chatbot

Kebanyakan chatbot memulai dengan perkenalan — khususnya, apa yang bisa mereka lakukan untuk pengguna akhir.

Ekspektasi yang jelas berarti lebih sedikit frustrasi. “Halo, saya Chatty dan saya bisa membantu Anda dengan pesanan terakhir Anda.” Sesederhana itu.

19. Beritahu pengguna bahwa Anda memiliki chatbot

Meskipun terdengar jelas, pengguna hanya akan menggunakan bot Anda jika mereka mengetahui keberadaannya.

Mempublikasikan chatbot adalah bagian dari meningkatkan ROI-nya. Jika tidak ada yang menggunakannya, itu hanya pemborosan uang. Umumkan chatbot Anda seperti Anda meluncurkan proyek perangkat lunak besar lainnya.

20. Hindari paragraf yang panjang

Semua orang tidak suka membaca paragraf panjang, termasuk pengguna akhir Anda.

Pisahkan informasi agar lebih mudah diakses dan dipahami.

21. Gunakan tombol dan balasan cepat untuk mengurangi hambatan

Jika Anda pernah menggunakan chatbot bisnis, Anda mungkin pernah melihat pilihan tombol.

Tombol dan balasan cepat bukan hanya hiasan — ini membantu pengguna melangkah ke tahap berikutnya tanpa harus mengetik. Ini mengurangi pengguna yang keluar di tengah jalan dan menjaga percakapan tetap terstruktur.

Mereka sangat berguna untuk mengonfirmasi atau menolak tindakan, atau membantu pengguna memilih di antara beberapa intent umum.

22. Jeda pertanyaan Anda — jangan membebani pengguna

Tidak ada yang suka ditanya 5 pertanyaan berturut-turut.

Lebih baik memecah input dan memberi kesempatan pengguna merespons satu per satu. Dengan begitu, Anda mengurangi beban kognitif dan meningkatkan akurasi jawaban.

23. Danai seperti produk sungguhan, bukan proyek sampingan

Chatbot murah tidak akan memberikan ROI yang tinggi.

Anggarkan seperti Anda menganggarkan produk lain: waktu untuk perencanaan, pekerjaan integrasi, backend yang kuat, pengujian pengguna, dan pembaruan setelah peluncuran.

Itu berarti butuh jam kerja pengembang sungguhan, bukan hanya satu magang dan workflow Zapier. Jika ingin hasil nyata, lakukan investasi yang sesuai.

24. Libatkan beberapa departemen dalam perencanaan dan pembaruan chatbot

Chatbot bukan hanya alat untuk developer. Ia juga bukan sekadar solusi bisnis.

Ini bagian sulit dalam menerapkan chatbot, tapi masukan dari berbagai departemen (jika organisasi Anda punya banyak departemen) akan dibutuhkan.

Beberapa jenis informasi yang mungkin Anda perlukan dari berbagai fungsi antara lain:

• Dukungan: Pertanyaan umum pengguna, gaya bahasa, jalur eskalasi
• Produk: Spesifikasi fitur, pembaruan rilis, detail teknis
• Pemasaran: Branding, pesan, bahasa yang disetujui
• TI atau Teknik: Titik integrasi, akses data, dukungan API
• Legal atau Kepatuhan: Persyaratan privasi data, penafian
• HR (untuk bot internal): Detail kebijakan, dokumentasi proses

Ingin membangun bot? Lakukan dengan benar

Jika Anda ingin membangun dan menerapkan chatbot, lakukanlah dengan benar.

Botpress menyediakan pembuat alur visual drag-and-drop, keamanan tingkat perusahaan, perpustakaan edukasi yang lengkap, dan komunitas Discord aktif dengan lebih dari 20.000 pembuat bot.

Kami telah mendukung pembuat bot dan perusahaan selama 7 tahun terakhir. Kami tahu apa yang berhasil dan apa yang tidak.

Jika Anda ingin menerapkan chatbot bernilai tinggi, kami punya pengalaman untuk membantu Anda sukses.

Mulai bangun hari ini. Gratis.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apa yang terjadi jika chatbot tidak tahu jawabannya?

Jika chatbot tidak tahu jawabannya, ia harus secara jelas mengakui hal tersebut dan menawarkan opsi cadangan (seperti mengulang pertanyaan atau menyarankan topik) atau mengeskalasikan percakapan ke agen manusia.

2. Kenapa mendefinisikan KPI sangat penting untuk proyek chatbot?

Menentukan KPI itu penting karena memberikan tujuan terukur untuk memantau kinerja, seperti tingkat penyelesaian atau tingkat konversi. Tanpa KPI, mustahil menilai ROI atau mengidentifikasi area yang perlu dioptimalkan.

3. Bagaimana saya menyeimbangkan kebutuhan teknis dan bisnis saat merancang chatbot?

Untuk menyeimbangkan kebutuhan teknis dan bisnis saat merancang chatbot, libatkan pengembang dan pemangku kepentingan bisnis sejak awal. Pengembang memastikan kelayakan teknis dan skalabilitas, sementara tim bisnis mendefinisikan tujuan pengguna dan alur kerja. Keselarasan antara keduanya penting untuk membangun solusi chatbot yang efektif.

4. Seberapa sering saya harus memperbarui basis pengetahuan chatbot saya?

Anda sebaiknya memperbarui basis pengetahuan chatbot setiap kali ada perubahan informasi bisnis – seperti harga atau kebijakan perusahaan – idealnya ditinjau setiap bulan. Konten yang selalu terbaru memastikan akurasi dan mengurangi eskalasi dukungan.

5. Apakah saya perlu memberi tahu pengguna bahwa mereka berbicara dengan bot?

Ya, Anda harus memberi tahu pengguna bahwa mereka sedang berbicara dengan bot. Transparansi membangun kepercayaan dan membantu pengguna menyesuaikan pertanyaan agar sesuai dengan kemampuan bot, sehingga pengalaman lebih baik dan sesuai regulasi data di banyak yurisdiksi.