10 Asisten Email AI yang Akan Menghemat Waktu Anda Setiap Minggu

Email memang bukan bentuk komunikasi favorit siapa pun, tapi tetap yang paling populer.

Selama dua dekade terakhir, kita telah melihat banyak alat komunikasi bermunculan, masing-masing lebih ramping, praktis, dan mudah digunakan dibanding email.

Namun, pada 2024, sebanyak 55% komunikasi klien masih terjadi lewat email – jauh mengungguli yang lain.

Namun dengan hadirnya asisten email AI, email akhirnya mendapatkan pembaruan yang dibutuhkan.

Agen AI dengan kemampuan penalaran canggih, otomatisasi super cepat, dan penyusunan teks yang menyerupai manusia, kini memudahkan perbaikan alur kerja yang berulang.

Di artikel ini, saya akan membahas bagaimana AI dapat digunakan untuk mengotomatisasi operasional email, mengapa semua orang sebaiknya menggunakan asisten agen AI untuk email, dan memberikan rekomendasi alat asisten email AI terbaik.

Apa itu asisten email AI?

Asisten email AI adalah program yang menggunakan kecerdasan buatan dan pemrosesan bahasa alami (NLP) untuk meringkas, mengelompokkan, membuat draf, dan mengirim email dengan sedikit atau tanpa campur tangan manusia.

Asisten ini bisa berupa klien email khusus, aplikasi eksternal, atau dalam beberapa kasus, widget chat yang tersemat di klien email sebagai asisten percakapan.

Bagaimana AI dapat digunakan untuk email?

Seperti yang saya bilang: email– meski populer dan berjasa– tetap terasa kaku.

Saya selalu punya beberapa email belum dibaca yang tersembunyi di sudut akun, sering lupa “balas semua”, dan tidak yakin apa gunanya filter spam jika saya masih menerima email phishing setiap hari.

Asisten AI – dengan ribuan token konteks dan basis pengetahuan email vektorisasi untuk RAG – menawarkan banyak peluang untuk memperlancar pengalaman email.

Pembuatan Draf Email yang Dipersonalisasi

AI sangat baik dalam membuat draf email karena dapat memanfaatkan riwayat email Anda untuk menyesuaikan nada dan mengambil konteks yang relevan.

Bukan hanya terdengar manusiawi, tapi juga seperti Anda, dan tahu apa yang Anda ketahui.

Asisten AI untuk email bukan sekadar ChatGPT– ia memiliki akses ke email lama Anda, sehingga dapat memahami gaya penulisan Anda. Ia juga bisa melihat kotak masuk Anda untuk mengetahui cara menyapa kontak berdasarkan hubungan dan riwayat percakapan.

Anda mungkin belum nyaman membiarkan AI mengirim email secara otomatis – tapi asisten email AI tetap bisa membantu dengan menulis draf awal sebelum Anda edit dan kirim.

Bukan untuk menggantikan Anda– melainkan untuk memperhalus pengalaman email.

Manajemen Kotak Masuk yang Lebih Baik

AI juga dapat memanfaatkan kemampuan klasifikasi untuk mengelompokkan email berdasarkan urgensi, topik, dan sentimen pengirim.

Asisten email AI dapat menyarankan kategori berdasarkan isi kotak masuk Anda dan mengelompokkan email sesuai. Selanjutnya, di masa mendatang, setiap email masuk dapat langsung ditandai ke kategori yang tepat.

AI juga dapat menentukan prioritas dari daftar email belum dibaca berdasarkan isi, waktu pengiriman, dan riwayat email Anda dengan pengirim. Atau, Anda bisa meminta bantuan AI untuk menyusun strategi prioritas berdasarkan kontak atau operasi yang lebih sensitif waktu.

Saran Prediktif

Semua yang saya sebutkan sejauh ini bersifat responsif, tetapi keunggulan asisten email AI adalah memberi Anda lebih banyak peluang untuk bersikap proaktif.

AI juga bisa melihat kotak masuk Anda secara keseluruhan dan menyarankan tindakan:

• “Pelanggan X biasanya menanyakan Layanan ABC di waktu seperti ini, mungkin Anda bisa mengirim pesan untuk menanyakan ketertarikan mereka”
• “Lead Y sempat bertanya soal paket plus, tapi mungkin kebutuhannya lebih cocok dengan paket tim.”

Asisten email akan terus memantau kotak masuk Anda, melacak percakapan yang belum selesai dan menemukan kembali percakapan lama.

Ini cara yang bagus untuk memperbaiki hubungan profesional, dan mengambil tugas yang mungkin terlewat.

Pemasaran

Mengotomatisasi pesan keluar adalah cara efektif memanfaatkan AI untuk penjualan.

Ini mencakup email dingin, tindak lanjut prospek, dan menjawab pertanyaan produk.

CRM seperti Hubspot mengintegrasikan pemicu email, nurturing prospek otomatis, dan logika alur kerja khusus. Dengan begitu, Anda bisa mengoptimalkan AI lead generation dan kualifikasi dengan mengirim pesan bermakna di waktu yang strategis.

Jika Anda menjalankan operasi kecil dan fitur CRM canggih terasa berlebihan, semua hal ini bisa dicapai dengan alur agen AI yang dapat dikustomisasi menggunakan alat seperti Botpress.

Dukungan Pelanggan

Layanan pelanggan AI membantu pengguna mendapatkan jawaban berkualitas dengan lebih cepat.

Karena AI dapat mengakses riwayat email dan dokumen khusus, ia memiliki semua konteks yang diperlukan untuk memberikan jawaban informatif.

HubSpot menggunakan

Perlu dicatat bahwa masalah kompleks sebaiknya tetap ditangani agen manusia, jadi AI harus menentukan apakah ia mampu menjawab pertanyaan tertentu. Untungnya, sebagian besar alat otomatisasi email utama sudah memiliki fitur ini.

CRM menggunakan pengenalan intent dengan perintah bahasa alami untuk memfilter pertanyaan sederhana dari yang lebih kompleks.

Apa manfaat AI untuk email?

Kekuatan otomatisasi yang diberikan AI sangat efisien dan efektif– asisten AI dapat membantu menyelesaikan tugas lebih cepat dan lebih baik.

Selain itu, studi menunjukkan bahwa antarmuka percakapan mengurangi beban kognitif. Artinya, Anda bisa bekerja lebih cepat dan cerdas, serta mengurangi kelelahan akibat memilah, membaca, dan mengirim email.

Peningkatan produktivitas

Menyerahkan tugas email – seperti memilah, memprioritaskan, dan menyusun – menghemat waktu berjam-jam dan banyak energi.

Ini berlaku baik Anda membiarkan asisten AI memilah, menulis, dan mengirim email di belakang layar, atau memilih pendekatan human-in-the-loop yang sangat terkontrol. Bahkan jika Anda tetap menulis dan mengirim setiap email sendiri, bisa berdiskusi dengan asisten seperti papan ide adalah motivasi tambahan yang mencegah kebingungan akibat kotak masuk yang penuh.

Pelanggan lebih puas

Memiliki bot yang mengingatkan apa yang perlu dilakukan mengurangi kesalahan manusia akibat beban kognitif tinggi.

Jadi, hal-hal seperti lupa membalas, kesalahan operasional kecil, dan kelelahan yang membuat Anda kurang ramah– semua itu bisa diminimalkan dengan membiarkan bot mengurus detail teknisnya.

Dukungan pelanggan otomatis juga membantu membalas pengguna lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas layanan.

Aksesibilitas yang lebih baik

Soal beban kognitif: menavigasi antarmuka yang rumit, seperti email, bisa jadi tugas berat dan tidak mudah diakses pengguna yang kurang mahir teknologi.

Namun demikian, email tetap merupakan kebutuhan pokok.

Antarmuka percakapan lebih intuitif bagi pengguna pemula, memberi akses ke fitur-fitur canggih klien email.

Meningkatnya asisten AI berbasis suara membuat komunikasi email lebih mudah diakses bagi penyandang disabilitas penglihatan dan mereka dengan kebutuhan literasi atau bahasa yang beragam.

Apa saja alat asisten email AI terbaik?

Karena email adalah inti bisnis, ada banyak alat berbeda yang cocok untuk berbagai kebutuhan spesifik.

1. Botpress

Paling cocok untuk: Alur kerja yang sangat dapat disesuaikan dalam antarmuka percakapan yang berjalan di berbagai platform

Botpress adalah platform pembuatan agen AI serba ada. Alur kerja bisa berupa alat percakapan sederhana hingga gabungan kompleks dari alat eksternal, saluran penempatan, dan dokumen referensi.

Platform ini memiliki builder drag-and-drop, fitur RAG bawaan, dan penempatan yang mudah di semua saluran utama seperti WhatsApp, Messenger, dan web.

Integrasi untuk Gmail, HubSpot, dan Google Calendar, misalnya, membuat otomatisasi email melampaui kotak masuk Anda.

Platform ini sangat fleksibel, dan tingkat kesulitan implementasi tergantung pada kompleksitas kebutuhan Anda.

Hal ini membuatnya cocok untuk mencoba-coba. Model harga pay-as-you-go sangat ideal bagi yang ingin mencoba tanpa harus membayar fitur lengkap yang belum dibutuhkan.

Fitur utama:

• Builder drag and drop
• Penempatan otomatis ke saluran eksternal seperti web, SMS,
• API untuk memanggil percakapan atau flows (webhook) dari aplikasi eksternal
• Alur onboarding membantu Anda membuat agen awal dalam hitungan menit.
• Node otonom untuk percakapan, pemanggilan alat, dan pengambilan keputusan

2. SaneBox

Paling cocok untuk: Pengguna yang ingin membersihkan email secara standar dan integrasi yang mudah.

SaneBox adalah layanan manajemen email berbasis AI yang membersihkan dan mengelompokkan kotak masuk email.

Sistem prioritasnya sangat canggih, dengan fitur pengelompokan luas, penundaan, penyaringan pengirim tidak dikenal, pemfilteran spam, dan penyelamatan email yang salah dikategorikan sebagai spam.

Fitur-fiturnya banyak, namun tingkat kustomisasinya rendah.

Artinya, mereka sudah menyediakan fitur otomatisasi email: mengatur kotak masuk, memberi notifikasi tentang email tanpa balasan, dan pengingat untuk email yang belum dibaca.

Ini bagus, karena kemungkinan besar fitur yang Anda butuhkan sudah tersedia. Namun tanpa kemampuan kustomisasi, pilihan fiturnya bisa terasa berlebihan.

Misalnya, fitur penundaan (SaneLater) dan Customer Snooze mungkin terasa mirip. Begitu juga dengan NotSpam dan SaneScreener.

Tumpang tindih seperti ini membuat sulit memilih fitur, terutama dengan paket harga yang membatasi jumlah fitur yang dapat digunakan.

Namun, sebagai alat khusus email, SaneBox sangat mudah diintegrasikan dengan hampir semua penyedia email.

Fitur utama:

• Deep Clean: memfilter dan mengelompokkan email di seluruh riwayat kotak masuk Anda
• SaneBox Digest: merangkum email harian Anda dalam format buletin
• Penyimpanan cloud untuk lampiran besar.
• SaneBlackHole: Berhenti berlangganan otomatis dari pengirim yang "mengganggu"

3. Superhuman

Paling cocok untuk: Pengguna yang ingin mengatur berdasarkan template, dan tidak keberatan beralih ke klien email baru.

Superhuman adalah aplikasi email berbasis AI.

Artinya, berbeda dengan ekstensi browser atau asisten eksternal, fitur AI-nya tidak bergantung pada API klien email Anda.

Ini bisa jadi kelebihan atau kekurangan, tergantung preferensi Anda—mungkin Anda tidak ingin mengganti klien email yang sudah digunakan.

Aplikasi ini menambahkan lapisan di atas akun email Anda yang memungkinkan otomatisasi operasi email atau bertanya ke chatbot tentang isinya.
Fitur unggulannya adalah Split Inbox Library, yang menawarkan template siap pakai untuk memberi label email sesuai peran, perusahaan, atau kebutuhan Anda.

Selain fitur AI, ada juga fitur untuk meningkatkan produktivitas email: berhenti berlangganan, pengingat, dan kutipan bagian email panjang, misalnya.

Seperti yang bisa diduga, sebagai aplikasi dan bukan platform pembuatan flow, Superhuman tidak terintegrasi langsung dengan alat pihak ketiga atau alur kerja khusus.

Fitur Utama:

• Pencocokan Suara dan Nada
• Tanya AI
• Split Inbox Library
• Acara Instan: otomatis membuat acara

4. Copilot di Outlook

Paling cocok untuk: Pengguna Outlook yang menginginkan asisten percakapan.

Copilot adalah alat AI utama dari Microsoft. Sebelumnya banyak digunakan di editor kode, membantu mengedit dan memahami kode dengan AI. Kini fungsinya diperluas ke email.

Copilot terintegrasi langsung di Outlook, dan berfungsi sebagai widget chat yang dapat dengan cepat menjawab pertanyaan tentang kotak masuk, membuat dan mengirim email, mengelola kotak masuk, serta menyarankan tindakan berdasarkan riwayat Anda.

Dari segi integrasi, ini sangat unggul (asalkan Anda pengguna Outlook), karena plugin-nya sudah terpasang di klien.

Tentu saja, ini hanya untuk pengguna Outlook.

Ini juga bukan platform pembuat agen penuh; Anda tidak bisa membuat alur kerja dan integrasi dengan alat pihak ketiga terbatas. Namun untuk integrasi sederhana dan pengelolaan kotak masuk secara percakapan, ini adalah alat yang solid.

Fitur Utama:

• Perangkuman
• Antarmuka chat
• Tindakan yang disarankan
• Penjadwalan janji temu

5. Gemini untuk Gmail

Paling cocok untuk: Pengguna Gmail yang menginginkan asisten percakapan.

Ini adalah jawaban Google untuk fitur Copilot dari Microsoft. Fitur utamanya serupa: merangkum percakapan, mencari, dan membuat email, semuanya dalam antarmuka chat.

Namun, Gemini tidak melakukan pemfilteran, pelabelan, atau memprioritaskan. Pengelolaan yang bisa dilakukan hanya mengarsipkan atau menghapus email yang tidak diinginkan.

Terintegrasi dengan Google Search, yang membantu membuat email dengan referensi online, atau menemukan alamat email orang atau bisnis.

Sepertinya ini dimaksudkan untuk melengkapi kemampuan machine learning bawaan Gmail, seperti filter spam dan autocomplete, namun dibandingkan alat lain di atas, fiturnya terasa kurang lengkap.

Gemini juga dapat membuat gambar, apa pun kegunaannya.

Fitur Utama:

• Integrasi langsung dengan Gmail
• Google Search

6. Missive

Paling cocok untuk: Tim yang ingin berkolaborasi pada akun email dengan otomatisasi alur kerja

Salam untuk sesama perusahaan AI asal Quebec.

Missive adalah aplikasi yang memudahkan komunikasi lintas tim, memungkinkan pengguna menetapkan percakapan ke anggota tertentu sambil tetap terhubung jika diperlukan.

Yang membuatnya masuk daftar ini adalah rangkaian alat AI-nya.

Fitur dasarnya ada: perangkuman, pembuatan email, serta kemampuan membuat alur kerja khusus dengan perintah bahasa alami. Ini bisa digunakan untuk balasan otomatis, menetapkan email berdasarkan pengirim atau topik, atau mengekstrak informasi penting seperti tenggat waktu.

Mereka memiliki lebih dari 25 integrasi di berbagai platform populer—seperti Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Dengan alur kerja kustom, Anda dapat membuat otomatisasi kompleks di berbagai alat tim Anda.

Fitur Utama:

• Otomatisasi AI
• Integrasi dengan 25+ aplikasi, plus integrasi kustom
• Template prompt kustom untuk penulisan AI
• Atribut tugas pintar.

7. Fyxer.ai

Paling cocok untuk: Pengurutan kotak masuk dan kalender dengan sedikit atau tanpa keterlibatan pengguna.

Fyxer diposisikan sebagai asisten eksekutif berbasis AI. Ia menjalankan semua tugas asisten email, dan seperti seorang eksekutif, ia sangat tegas dalam mengambil keputusan.

Secara otomatis membuat 8 kategori untuk memberi label pada email. Kategori ini berdasarkan prioritas, sehingga Anda (dan Fyxer) tahu email mana yang harus dijawab terlebih dahulu.

Ia secara otomatis membuat draf balasan untuk email terpenting Anda, dan Anda bisa mengedit serta mengirimkannya sesuai kebutuhan.

Untuk balasan otomatis tersebut, Fyxer punya akses ke kalender Anda, dan dapat membuat serta membagikan acara di waktu Anda tersedia.

Sebagai pelengkap, Fyxer memiliki platform rapat yang mencatat dan menyimpan transkrip rapat, yang bisa Anda cari melalui antarmuka chatbot AI.

Fyxer terintegrasi dengan Gmail dan Outlook, dan tampaknya sangat cocok jika Anda tidak membutuhkan alur kerja atau integrasi kustom (selain yang sudah disebutkan).

8. Lindy

Paling cocok untuk: Otomatisasi lintas platform

Lindy adalah platform pembuatan agen AI tanpa kode dengan alat siap pakai untuk berbagai tugas, termasuk otomatisasi email.

Seperti alat agen serba guna lainnya, Lindy terhubung ke email Anda melalui integrasi, dan mendukung integrasi dengan platform penjualan, pemasaran, dan produktivitas. Sumber berbeda-beda, tapi beberapa menyebutkan ada lebih dari 5000+ integrasi.

Yang jelas, Lindy terhubung dengan mulus ke semua klien email utama.

Alat otomatisasi email siap pakai memudahkan Anda membuat alur untuk memilah email (penyaringan berbasis AI), menulis draf email, dan penjadwalan.

Salah satu fitur menarik adalah kemampuan melakukan riset latar belakang pengirim. Ini membantu Anda mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk membalas atau menilai prospek.

Dengan banyaknya integrasi, Anda bisa memperbarui dokumen di, misalnya, Google Docs, dengan transkrip konferensi video dan membiarkan agen Anda mengaksesnya untuk membantu membuat draf email.

Saya perhatikan tidak banyak disebutkan soal pengelolaan atau pembersihan kotak masuk. Saya yakin itu bisa dilakukan—fiturnya sangat lengkap. Namun, menurut pengalaman saya, platform tanpa kode seringkali sulit dikustomisasi di luar template yang sudah disediakan.

Fitur Utama:

• Banyak integrasi
• Riset latar belakang pengirim
• Aturan bahasa sederhana untuk memilah email
• Transkrip rapat

‍9. MailMaestro

Paling cocok untuk: Pengguna Outlook yang ingin pengaturan sederhana dan transkrip rapat yang bisa dicari.

Saat tulisan ini dibuat, MaestroLabs baru saja mengakuisisi Flowrite dan mengintegrasikan kemampuan AI ke asisten email mereka: MailMaestro.

MailMaestro terhubung ke Outlook dan Gmail, serta menyediakan alat untuk menulis, mengelola, dan meringkas email. Ia juga terintegrasi dengan kalender Anda untuk mengusulkan waktu dan menjadwalkan pertemuan.

Fitur pengelolaan email mereka memilah email dan lampiran serta menandainya berdasarkan prioritas (penting, tunda, arsip). Email masuk juga bisa dikategorikan dengan alat triase email mereka.

Jika Anda pengguna Outlook, Anda bisa menggunakan TeamsMaestro, pencatat AI yang terintegrasi langsung di Microsoft Teams. Ia mentranskrip dan menyimpan transkrip rapat di aplikasi, sehingga Anda bisa mencarinya dan, ya: menggunakannya sebagai konteks untuk penulisan email berbasis AI.

Fitur Utama:

• Penjadwalan janji temu
• Manajemen email
• Triase email
• Pencatat AI untuk pengguna Outlook

10. CleanEmail

Paling cocok untuk: Pengguna yang ingin kustomisasi ringan dengan antarmuka mobile yang mudah digunakan.

CleanEmail adalah aplikasi yang terintegrasi dengan semua penyedia utama (termasuk Hotmail, lol) dengan template untuk mengelola kotak masuk dan menulis email.

Mereka menyediakan alat dasar klien email: pembersihan, filter kustom (termasuk filter spam berbasis AI), dan penulisan email. Filter mudah dibuat—menggunakan instruksi bahasa sederhana dan menu dropdown di UI yang intuitif.

Aplikasi mobile mereka juga ramping dan mudah digunakan.

Seperti asisten yang fokus pada kesederhanaan, aplikasi ini tidak cocok untuk alur kerja kompleks atau integrasi pihak ketiga. Tidak ada juga opsi untuk mengobrol dengan kotak masuk Anda.

Fitur Utama:

• Aplikasi mobile
• Filter bahasa sederhana

Otomatisasi Email dengan AI

Anda bisa menghemat waktu berjam-jam setiap minggu dengan menyerahkan penyortiran, penulisan, dan pembacaan email pada AI.

Editor visual drag-and-drop Botpress yang sederhana, mesin pemanggil LLM internal, dan rangkaian integrasi memudahkan Anda memulai dari yang sederhana hingga berkembang. Asisten Anda bisa berperan mulai dari pengelolaan kotak masuk hingga otomatisasi pemasaran atau pipeline prospek yang efisien.

Mulai bangun hari ini. Gratis.