Was ist RPA in der Automatisierung?

Obwohl RPA aktuell stark an Popularität gewinnt, verändert Robotic Process Automation (RPA) Geschäftsprozesse bereits seit Jahren.

RPA gilt oft als ideales Beispiel für die Integration von KI oder Chatbots im Unternehmen: die Automatisierung von sich wiederholenden, monotonen Aufgaben.

In dieser Übersicht erklären wir die wichtigsten Aspekte von RPA, darunter die verschiedenen Typen, geeignete Aufgaben und wie Sie eine RPA-Lösung einführen.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist ein Teilbereich der Geschäftsprozessautomatisierung. Sie nutzt Software-Roboter oder KI-Agenten, um wiederkehrende, logisch aufgebaute Mensch-Computer-Aufgaben zu automatisieren.

Durch die Kombination von Automatisierung, Computer Vision und maschinellem Lernen wird RPA-Software eingesetzt, um alle regelbasierten Aufgaben am Computer zu automatisieren.

Welche Aufgaben kann RPA automatisieren?

RPA eignet sich am besten zur Automatisierung von wiederkehrenden, regelbasierten Aufgaben mit strukturierten digitalen Daten.

Die Ausführung kann durch einen Menschen ausgelöst werden – etwa wenn ein Mitarbeiter RPA anweist, neue Daten zu kategorisieren und abzulegen – oder automatisch erfolgen.

Wann sollte ich RPA einsetzen?

Mit dem rasanten Aufstieg von KI und verwandten Lösungen ist es oft schwierig zu entscheiden, welche Lösung am besten zu den Anforderungen eines Unternehmens passt.

Viele Aufgaben lassen sich mit RPA automatisieren. Je nach Komplexität kann es jedoch sinnvoll sein, eine fortschrittlichere Lösung zu wählen.

Wann RPA einsetzen

RPA eignet sich besonders zur Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben, zur Integration von Altsystemen, zur Verarbeitung strukturierter Daten und für Aufgaben mit hohem Volumen, die wenig Entscheidungsfindung erfordern.

Diese Stärken sprechen für den Einsatz von RPA, wenn Unternehmen beispielsweise Rechnungsverarbeitung, Abgleich von Datensätzen, Navigation durch alte Mainframes oder die Bearbeitung von Kundenaufträgen automatisieren möchten.

Wann eine andere KI-Lösung wählen

Es gibt zahlreiche Aufgaben, die RPA nicht gut bewältigen kann, darunter:

• Verarbeitung unstrukturierter Daten
• Personalisierte Interaktionen
• Prognoseanalysen
• Entscheidungsfindung
• Kontinuierliches Lernen

Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine KI-Lösung sucht, um Kunden-E-Mails zu kategorisieren und automatisch zu beantworten, wäre eine Software für natürliche Sprachverarbeitung oder konversationelle KI besser geeignet.

Möchte ein Unternehmen Trends vorhersagen, sollte es eine Lösung mit maschinellem Lernen wählen. Für die automatische Interaktion mit Kunden empfiehlt sich ein KI-Chatbot statt RPA.

RPA-Anwendungsfälle

RPA-Software wird vielfältig eingesetzt – sie kann auf jede wiederkehrende, logisch aufgebaute digitale Aufgabe angewendet werden. Besonders lohnend ist RPA, wenn ein hohes Aufkommen solcher Aufgaben zu bewältigen ist.

Hier sind einige der häufigsten Einsatzbereiche von RPA-Lösungen:

Preis- und Systemüberwachung

RPA eignet sich ideal zur Automatisierung der kontinuierlichen Überwachung von Preisen und Systemleistungen. Bots können Preisänderungen auf verschiedenen Plattformen verfolgen und so sicherstellen, dass die Preise eines Unternehmens wettbewerbsfähig und aktuell bleiben.

Bei der Systemüberwachung kann RPA Leistungsprobleme erkennen und bei Auffälligkeiten Benachrichtigungen senden. Solche RPA-Bots laufen oft dauerhaft im Hintergrund einer Software oder eines Systems.

Lohnabrechnung

Lohnabrechnung und andere Formen der Unternehmensbuchhaltung werden regelmäßig durchgeführt und sind daher ein klassischer Anwendungsfall für RPA.

Datenmanagement

Die meisten RPA-Anwendungen fallen unter den Oberbegriff ‚Datenmanagement‘. Branchenübergreifend gehören dazu häufig:

• Dateneingabe
• Datenextraktion
• Datenvalidierung
• Datenmigration
• Datenbereinigung
• Datenbankaktualisierungen
• Datenabgleich
• Datensortierung und -kategorisierung

Diese übergeordneten Aufgaben finden sich in nahezu jeder Branche oder jedem Anwendungsfall – einzig die Art der Daten und deren Handhabung unterscheiden sich.

Auftragsabwicklung

Wiederkehrende Aufgaben wie die Auftragsabwicklung – einschließlich Verpackung und Versand – sind ideal für RPA geeignet. Sie erfordern hohe Genauigkeit, umfassen große Mengen an Dateneingaben und -validierungen und wiederholen denselben Prozess tausendfach.

Dokumentation

RPA kann eingesetzt werden, um die Einhaltung von Vorschriften und die ordnungsgemäße Dokumentation sicherzustellen.

So kann beispielsweise eine Anwaltskanzlei eine RPA-Lösung nutzen, um komplexe Dokumente automatisch mit den richtigen Informationen zu befüllen, die Vollständigkeit und Korrektheit zu prüfen und sicherzustellen, dass die Enddokumente den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

RPA-Bots können außerdem Dokumente und Daten archivieren und auf Anfrage von Mitarbeitenden abrufen oder sogar Prüfpfade zur Nachverfolgung von Arbeitsabläufen und Änderungen erstellen.

Arten von RPA

Unbeaufsichtigte RPA

Unbeaufsichtigte RPA-Bots arbeiten eigenständig, ohne menschliches Eingreifen. Sie werden nicht von Menschen ausgelöst, sondern können nach Zeitplänen laufen, durch bestimmte Ereignisse gestartet werden oder rund um die Uhr arbeiten.

Ein Beispiel: Ein unbeaufsichtigter RPA-Bot verarbeitet am Ende jedes Arbeitstags Daten in einem Stapel oder automatisiert Lohnabrechnungen.

Beaufsichtigte RPA

Beaufsichtigte RPA-Bots arbeiten Seite an Seite mit Menschen und werden meist direkt vom Nutzer ausgelöst. Sie unterstützen bei Aufgaben, die menschliches Eingreifen oder Entscheidungen erfordern.

Zum Beispiel kann ein Kundenservice-Mitarbeiter einen beaufsichtigten RPA-Bot nutzen, um während eines Anrufs Kundendaten abzurufen.

Hybride RPA

Hybride RPA kombiniert beaufsichtigte und unbeaufsichtigte RPA. Hybride RPA-Bots interagieren bei Bedarf mit Menschen und arbeiten ansonsten eigenständig.

Diese Bots sorgen für einen nahtlosen Ablauf zwischen Aufgaben, die menschlichen Input benötigen, und solchen, die vollständig automatisiert werden können.

So kann ein hybrider RPA-Bot einen Mitarbeiter während eines Gesprächs unterstützen und anschließend den Rest der Aufgabe automatisch bearbeiten.

Intelligente RPA

Intelligente RPA – auch intelligente Automatisierung genannt – bezeichnet die Kombination von klassischer RPA mit künstlicher Intelligenz. Dazu zählen beispielsweise natürliche Sprachverarbeitung, maschinelles Lernen oder Computer Vision.

RPA allein ist darauf ausgelegt, strikte Regeln zu befolgen und vorhersehbare, strukturierte Aufgaben zu bearbeiten. Sie funktioniert am besten, wenn die Abläufe wiederkehrend und die Daten sauber und konsistent sind.

Mit KI-Erweiterung können RPA-Bots jedoch Muster erkennen, Texte interpretieren und sogar kontextbezogene Entscheidungen treffen.

Welche Vorteile bietet RPA?

Wie andere KI-nahe Lösungen wächst RPA rasant an Beliebtheit, da sie kosteneffizient und leistungsstark ist. Da sich bei wiederkehrenden Aufgaben häufig menschliche Fehler einschleichen, kann RPA zudem die Genauigkeit verbessern.

Höhere Produktivität

RPA-Bots erledigen wiederkehrende, zeitaufwändige Aufgaben deutlich schneller als Menschen und verschaffen Mitarbeitenden so Freiräume für strategischere Tätigkeiten.

Kostenreduktion

Die Automatisierung regelbasierter Aufgaben senkt die Personalkosten erheblich – insbesondere, wenn ein RPA-System skaliert oder unternehmensweit eingesetzt wird.

Verbesserte Genauigkeit

RPA minimiert menschliche Fehler bei Prozessen wie Dateneingabe, Berechnungen und Dokumentenbearbeitung, was zu höherer Genauigkeit und weniger kostspieligen Fehlern führt.

Sie können außerdem so programmiert werden, dass sie regulatorische und Compliance-Richtlinien strikt einhalten, wenn ein Unternehmen eine genaue Dokumentation aller Aktionen sicherstellen möchte.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiter sind zufriedener, wenn sie sich auf interessante Aufgaben konzentrieren können, statt auf monotone und sich wiederholende Tätigkeiten.

Skalierbar und anpassungsfähig

RPA-Lösungen lassen sich je nach Geschäftsanforderungen flexibel skalieren, ohne dass große Investitionen in Infrastruktur oder Ressourcen nötig sind.

Und wenn sich Geschäftsprozesse oder regulatorische Vorgaben ändern, müssen keine Mitarbeiter neu geschult werden – ein RPA-Bot kann schnell umkonfiguriert oder aktualisiert werden, um den neuen Standards zu entsprechen.

Enterprise RPA

Enterprise RPA bezeichnet den großflächigen Einsatz von RPA in einem Unternehmen. Sie ist darauf ausgelegt, komplexe Anforderungen zu erfüllen und erstreckt sich oft über verschiedene Geschäftsprozesse hinweg.

Dabei werden RPA-Lösungen implementiert, die robust, sicher, skalierbar und in der Lage sind, große Mengen an Transaktionen in mehreren Abteilungen oder Funktionen zu verarbeiten.

Genau wie Enterprise-Chatbots muss Enterprise RPA sämtliche Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen im jeweiligen Anwendungsbereich erfüllen. Dazu gehören häufig Audit-Trails und rollenbasierte Zugriffskontrollen, um interne Richtlinien, Branchenstandards und gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

So wird RPA eingeführt

RPA ahmt die Aktionen nach, die ein Mensch bei der Interaktion mit digitalen Systemen ausführen würde. Es folgt einer Reihe von Anweisungen, um Daten zu verarbeiten, Transaktionen durchzuführen und mit anderen Systemen zu kommunizieren.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung von RPA:

1. Geeignete Aufgaben identifizieren

Der erste Schritt bei der Einführung von RPA ist die Identifikation von Aufgaben, die sich wiederholen, regelbasiert und zeitaufwendig sind.

Diese Aufgaben werden dann abgebildet, um die einzelnen Schritte zu verstehen. Dazu gehört die genaue Beschreibung der Dateninputs, Entscheidungspunkte und Aktionen, die für den Abschluss des Prozesses erforderlich sind.

2. Bot entwerfen und bauen

Sobald die Aufgaben definiert sind, entwerfen Entwickler oder Business-Analysten den RPA-Bot. Dabei werden Skripte oder Workflows erstellt, die dem Bot genau vorgeben, was zu tun ist.

3. Bot bereitstellen

Nachdem der Bot entworfen wurde, wird er in der Umgebung eingesetzt, in der er arbeiten soll – meist innerhalb der bestehenden Softwareanwendungen des Unternehmens. Der Bot interagiert mit der Software wie ein Mensch, navigiert durch Oberflächen, gibt Daten ein und führt Befehle aus.

4. Bot-Ausführung

Sobald der Bot bereitgestellt ist, beginnt er automatisch mit der Ausführung der Aufgaben. Er kann sich in Anwendungen einloggen, Dateien verschieben, Formulare ausfüllen oder Daten aus Dokumenten extrahieren.

5. Bot-Überwachung

Ist der Bot im Einsatz, kann er in Echtzeit über ein Kontroll-Dashboard überwacht werden. So können Unternehmen die Leistung des Bots verfolgen, seine Aktivitäten steuern und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Tritt ein Problem auf, etwa ein Systemfehler oder eine Prozessänderung, kann der Bot entsprechend angepasst werden, um sich den neuen Bedingungen anzupassen.

6. Kontinuierliche Verbesserung

RPA ist keine Lösung, die einmal eingerichtet und dann vergessen werden kann. Im Laufe der Zeit müssen Bots an neue Aufgaben oder geänderte Abläufe angepasst werden, wenn sich Prozesse weiterentwickeln.

Außerdem entdecken Unternehmen mit zunehmender Erfahrung im Umgang mit RPA oft weitere Bereiche, in denen Automatisierung sinnvoll ist – das führt zu einer kontinuierlichen Ausweitung im Unternehmen.

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FAQs

1. Ist RPA dasselbe wie KI? Wo liegen die Unterschiede?

RPA (Robotic Process Automation) ist nicht dasselbe wie KI. RPA automatisiert regelbasierte Aufgaben, indem es Benutzeraktionen (wie Klicken oder Tippen) nachahmt, während KI menschliches Denken simuliert und aus Daten lernt, um Entscheidungen zu treffen. RPA ist deterministisch und folgt festen Abläufen; KI ist probabilistisch und passt sich an.

2. Was unterscheidet RPA von herkömmlichen Automatisierungstools?

Der Hauptunterschied zwischen RPA und herkömmlicher Automatisierung besteht darin, dass RPA über die Benutzeroberfläche mit Anwendungen interagiert (wie ein Mensch) und keine komplexe Systemintegration benötigt. Traditionelle Automatisierung erfordert API-Zugriff oder Backend-Programmierung, während RPA schneller eingesetzt werden kann, indem Maus- und Tastatureingaben nachgeahmt werden.

3. Kann RPA ohne Programmierkenntnisse genutzt werden?

Ja, RPA kann auch ohne Programmierkenntnisse genutzt werden. Die meisten modernen RPA-Plattformen wie UiPath und Power Automate bieten Drag-and-Drop-Oberflächen, mit denen Geschäftsbenutzer Automatisierungen per visuelle Workflows erstellen können.

4. Welche Risiken oder Einschränkungen hat RPA?

RPA hat Einschränkungen, zum Beispiel ist sie anfällig – Bots können ausfallen, wenn sich die Benutzeroberfläche einer Anwendung ändert. RPA hat auch Schwierigkeiten mit unstrukturierten Daten (wie E-Mails oder gescannten Dokumenten) und kann keine Aufgaben übernehmen, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.

5. Wie kann RPA mit KI-Chatbots oder Sprachassistenten zusammenarbeiten?

RPA kann Backend-Prozesse ausführen, die von KI-Chatbots oder Sprachassistenten ausgelöst werden, zum Beispiel Support-Tickets erstellen oder Rechnungen versenden. Der Chatbot übernimmt die Kommunikation mit dem Nutzer, während RPA die Transaktionen im Hintergrund abwickelt – so entsteht eine durchgängige Automatisierungslösung.