No-Code-Automatisierungstools für alltägliche Arbeitsabläufe

Als KI immer populärer wurde, war ich nervös. Als Autor habe ich mich gefragt: Wird sie mich ersetzen?

Aber als ich anfing, KI zu nutzen, wurde mir klar: KI ist nur so gut wie die Person, die sie bedient. Genau wie bei Google braucht sie eine Richtung.

Die meisten Teams erledigen bereits den schwierigen Teil – sie definieren, was passieren soll und wann etwas als erfolgreich gilt. Das reicht aus, um einen KI-Agenten zu bauen, der für die jeweilige Aufgabe funktioniert.

Mit No-Code-Tools kann ich KI-Schritte aneinanderreihen, wie Tabellen erstellen, Schemata bereinigen, Visualisierungen generieren – sogar Teile meines Schreibprozesses automatisieren – ohne eine einzige Codezeile zu schreiben.

Für all das braucht man keinen technischen Hintergrund. Das Wissen über den Workflow reicht aus, um mit No-Code-Tools das Verhalten der KI zu gestalten.

Nur 0,03 % der Weltbevölkerung verfügen über die Programmierkenntnisse, die zum Bau von KI-Agenten nötig sind. No-Code-Frameworks sind daher entscheidend, um Automatisierung für alle zugänglich zu machen.

Was ist No-Code-Automatisierung?

No-Code-Automatisierung bedeutet, Aufgaben und Abläufe mit Tools zu automatisieren, die keine Programmierkenntnisse erfordern. Anstatt Skripte oder Code zu schreiben, bauen Nutzer die Logik visuell – mit Drag-and-Drop-Oberflächen, Regel-Editoren, schrittbasierten Editoren oder einfachen Anweisungen.

No-Code-Automatisierungstools ermöglichen es jedem, Apps zu verbinden, Daten zu bewegen, Aktionen auszulösen und mehrstufige Prozesse zu erstellen – einfach, indem man das gewünschte Verhalten definiert.

No-Code-Automatisierung wird häufig genutzt, um:

• Einen Slack-Alarm zu senden, wenn ein Formular abgeschickt wird
• Tabellendaten automatisch organisieren, sobald eine Datei aktualisiert wird
• Inhalte planen oder E-Mails versenden, ohne manuelle Arbeit
• Einen Chatbot bauen, der auf WhatsApp-Nachrichten von Kunden antwortet

Die Grundidee: Nutzer bestimmen, wie ein Prozess abläuft, ohne je Code zu schreiben.

Kernkomponenten der No-Code-Automatisierung

Verschiedene Arten von No-Code-Automatisierung

No-Code-Automatisierung gibt es in vielen Formen. Manche Workflows sind linear und ereignisgesteuert. Andere transportieren Daten, reagieren auf Bedingungen oder auf Spracheingaben.

Das Verständnis der Struktur jeder Automatisierungsart hilft zu erkennen, welche zu einer Aufgabe passt – und welche Tools, Logik, Flexibilität oder Eingaben sie unterstützt.

Prompt-basierte Automatisierung

Ein prompt-basierter Workflow nutzt schriftliche Anweisungen, um das Verhalten der Automatisierung zu steuern. Anstatt Schritte über Formulare oder Drag-and-Drop-Knoten zu verbinden, schreibt der Nutzer eine natürliche Sprachaufforderung, die beschreibt, was die Automatisierung tun soll.

Zum Beispiel könnte ein Prompt lauten: „Fasse dieses Ereignis in einem Satz zusammen und frage den Nutzer, ob er es seinem Kalender hinzufügen möchte.“

Ein einziger Prompt kann mehrere Logikzweige ersetzen, besonders wenn die Antwort natürlich klingen oder sich je nach Situation anpassen soll.

Solche Workflows sind oft Teil einer größeren Automatisierung, bei der der Prompt das flexible Denken übernimmt und andere Schritte die anschließenden Aktionen ausführen.

Trigger-to-Action-Automatisierung

Trigger-basierte App-Automatisierungen sind die einfachsten Automatisierungen – sie bestehen aus einem einzelnen Ereignis, das eine einzelne Aktion auslöst. Zum Beispiel: „Wenn dies passiert, dann das.“

Tools wie Zapier oder IFTTT machen Trigger-to-Action-Funktionen für Nutzer zugänglich, meist über Drag-and-Drop-Oberflächen.

Trigger-basierte Automatisierung eignet sich ideal, um wiederkehrende Verwaltungsaufgaben wie das Protokollieren von Formularen, das Versenden von Kalendereinladungen oder das Aktualisieren von Tabellen zu automatisieren. Sie bieten jedoch oft keine Verzweigungslogik oder Speicher, was bedeutet, dass sie leicht fehlschlagen, wenn sich Eingaben ändern oder der Workflow wächst.

Mehrstufige logische Automatisierung

Mehrstufige logische Automatisierung besteht aus einer Kette definierter Schritte: Auslöser, Bedingungen, Aktionen und Datenverarbeitung. Jeder Schritt läuft der Reihe nach ab und hängt vom Ergebnis des vorherigen ab.

Ein typischer Workflow beginnt mit einem Formularauslöser, gefolgt von einer Bedingung, die ein bestimmtes Feld prüft, einer Aktion, die eine E-Mail sendet oder einen Datensatz aktualisiert, und einer Verzögerung oder Wartephase, bis ein weiteres Ereignis eintritt.

Diese Struktur unterstützt Verzweigungen, Schleifen, Filter und Fehlerbehandlung. Sie ermöglicht es der Automatisierung, je nach empfangener Eingabe oder dem Stand der Daten in jedem Schritt unterschiedlich zu reagieren.

Mehrstufige logische Automatisierung eignet sich am besten für Abläufe mit strukturierten Entscheidungen, wiederholten Vorgängen und Koordination zwischen mehreren Systemen.

Prozessbasierte Automatisierung

Prozessbasierte Automatisierung folgt einer festen Struktur mit klar definierten Phasen. Jede Aufgabe durchläuft eine Abfolge – wie „Eingereicht“, „Überprüft“, „Genehmigt“ und „Abgeschlossen“ – mit Regeln, die steuern, wann und wie sie weitergeht.

Jede Phase enthält Formularfelder, Zuweisungen und Bedingungen. Ein Schritt kann eine Genehmigung durch eine Führungskraft erfordern, Pflichtfelder erzwingen oder eine Benachrichtigung auslösen, wenn sich der Status ändert. Der gesamte Prozess bleibt von Anfang bis Ende sichtbar, wobei jede Übergabe nachverfolgt wird.

Diese Art der Automatisierung eignet sich am besten für wiederkehrende interne Abläufe – wie Onboarding, Beschaffung, Rechtsanfragen oder IT-Ticketing –, bei denen die gleichen Schritte immer in der gleichen Reihenfolge ablaufen.

Prozessbasierte Automatisierung sorgt für Konsistenz und Kontrolle, ohne dass Skripte geschrieben oder gepflegt werden müssen.

Was ist der Unterschied zwischen No-Code- und Low-Code-Automatisierung?

Eine No-Code-Automatisierung wird vollständig über visuelle Oberflächen erstellt. Der Builder nutzt Drag-and-Drop-Schritte, regelbasierte Auslöser und vorgefertigte Integrationen, um das Verhalten des Workflows zu definieren. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich – alle Logik, Bedingungen und Ausgaben werden über Dropdowns, Formularfelder und einfache Konfigurationsfelder erstellt.

Eine Low-Code-Automatisierung bietet die gleichen visuellen Tools wie No-Code-Plattformen, etwa eine Oberfläche und Drag-and-Drop-Editoren, erlaubt aber zusätzlich eigene Logik durch Codeblöcke, Skripte oder API-Aufrufe. Diese Flexibilität ist hilfreich, wenn die Automatisierung komplexe Daten verarbeiten, mit eigenen Systemen interagieren oder Logik anwenden muss, die über die Möglichkeiten des visuellen Builders hinausgeht.

In der Praxis lassen sich die Anwendungsfälle für beide wie folgt definieren:

• Eine No-Code-Automatisierung eignet sich ideal für strukturierte Aufgaben wie das Versenden von Benachrichtigungen, das Aktualisieren von Datensätzen oder das Weiterleiten von Formularen.
  
  
• Eine Low-Code-Automatisierung ist besser für Abläufe geeignet, die dynamische Eingaben, eigene Berechnungen oder Interaktionen mit Drittsystemen erfordern.

Beide können visuell erstellt werden – der Unterschied ist, ob für fortgeschrittenes Verhalten optional Code benötigt wird.

Wie funktioniert No-Code-Automatisierung in der Praxis?

Für viele Teams beginnt No-Code-Automatisierung mit etwas Konkretem – etwa einem WhatsApp-Chatbot, der Fragen beantwortet, Buchungen bestätigt oder Nachrichten automatisch weiterleitet. Sie wollen einfach eine Lösung, die ohne Programmierung funktioniert.

Schauen wir uns an, wie der Aufbau und die Pflege eines Buchungs-Chatbots mit einem No-Code-Automatisierungstool tatsächlich aussehen.

1. Auslöser startet den Workflow

Jede Automatisierung beginnt mit einem Auslöser – dem Ereignis, das alles in Gang setzt. Das kann eine Formularabsendung, ein Button-Klick, ein neuer Eintrag in einer Datenbank oder eine Buchung im Kalender sein.

Mit fortschrittlicheren Tools werden Integrationen wie Kalenderbuchungen oder Nutzernachrichten Teil der intelligenten Prozessautomatisierung, bei der Entscheidungen und Logik automatisch auf Basis von Live-Daten ablaufen.

In No-Code-Plattformen sind Auslöser meist vorgefertigte Webhook-Listener. Man wählt das Ereignis aus, verbindet die App (z. B. Calendly für einen Buchungs-Bot) und die Plattform übernimmt den Rest. Es wird nur ein API-Schlüssel oder Token benötigt, um das Tool zu verbinden.

In diesem Beispiel hört der grüne Start-Auslöser auf Nutzernachrichten, während der lila Calendly-Event-Auslöser auf eine neue Buchung wartet. Sobald eines der beiden Ereignisse eintritt, startet die Automatisierung.

2. Bedingungen bestimmen den weiteren Ablauf

Sobald ein Auslöser ausgelöst wird, legen Bedingungen fest, was als Nächstes passiert. Sie wirken als Logikfilter, die den Ablauf je nach empfangenen Daten in verschiedene Richtungen lenken.

Regeln werden über Dropdowns oder Ausdrücke konfiguriert, anstatt if/else-Anweisungen zu schreiben.

Bedingungen sind entscheidend, um Workflows kontextsensitiv zu machen. Sie ermöglichen es, Antworten zu segmentieren, verschiedene Tools anzusteuern oder Schritte je nach Nutzerverhalten oder Eingabewerten zu überspringen.

Hier wird der Nutzer gefragt, wonach er sucht: FAQs oder kommende Veranstaltungen. Je nach Auswahl teilt sich der Workflow in verschiedene Logikzweige auf – jeder wird von einem eigenen Subflow bearbeitet.

3. Aktionen laufen in verbundenen Tools ab

Aktionen sind das, was die Automatisierung ausführt – Nachrichten senden, Datensätze aktualisieren, APIs aufrufen oder KI-Antworten generieren. In einer No-Code-Umgebung werden Aktionen visuell konfiguriert, indem jede mit der Nachricht oder den Daten verbunden wird, auf die sie angewiesen ist.

Interaktionen zwischen Tools sind typisch für KI-Workflow-Automatisierung, bei der Bots auf Echtzeit-Kontext reagieren und sich anpassen. In diesem Fall fasst eine Aktion das Kalenderevent per KI zusammen. Eine andere sendet diese Zusammenfassung per Nachricht an den Nutzer.

4. Daten werden automatisch zwischen den Schritten weitergegeben

No-Code-Automatisierungsplattformen übernehmen den Datenfluss automatisch. Wenn ein Nutzer eine Eingabe macht, eine Option auswählt oder ein Ereignis auslöst, steht diese Information jedem folgenden Schritt zur Verfügung.

In diesem Workflow werden Details wie der gewählte Standort, die E-Mail des Nutzers und die Calendly-Eventdaten weitergegeben. Sie werden genutzt, um die Formularabfrage zu personalisieren und die Logik zu steuern.

5. Workflow endet oder wiederholt sich je nach Logik

Jede Automatisierung erreicht einen Punkt, an dem sie entweder die Aufgabe abschließt, auf etwas wartet oder die Kontrolle weitergibt.

In manchen Abläufen bedeutet das, eine Nachricht zu senden und den Vorgang abzuschließen. In anderen Fällen kann es bedeuten, durch einen Human-in-the-Loop-Schritt an ein Support-Team weiterzuleiten.

In diesem Fall endet der Workflow, sobald die Ereigniszusammenfassung gesendet wurde. Die Interaktion ist abgeschlossen, weitere Eingaben sind nicht nötig.

Vorteile der No-Code-Automatisierung

Workflows schneller starten als mit Programmierung

Bevor ein einziger Auslöser läuft, erfordert Code meist stundenlange Vorbereitung. Man definiert den Ablauf auf Papier, wählt Bibliotheken, baut Gerüste für den Datentransfer zwischen Tools und schreibt Handler für alle Sonderfälle. Selbst einfache Schritte – wie Leads nach Land zu filtern oder zu prüfen, ob eine Frist abgelaufen ist – verschwinden in langen Codes, die kaum funktionieren.

Ein Lifecycle-Marketer kann einen Lead-Reaktivierungs-Flow bauen, ohne auf Setup zu warten: CRM-Kontakte nach letztem Engagement filtern, mit Clearbit anreichern und eine personalisierte E-Mail auslösen – alles in einer Oberfläche, in einer Sitzung.

Was im Code Stunden dauert, ist im No-Code in Minuten getestet – weil das Ergebnis nicht vom System blockiert wird. Es läuft, während man baut.

Weniger Abhängigkeit von Entwicklerteams

Laut McKinsey schätzen Mitarbeitende, dass bis zu 30 % ihrer Arbeit durch No-Code-Tools automatisiert werden könnten – ein überraschender Gegensatz zu den Annahmen vieler Führungskräfte.

No-Code-Automatisierung ist besonders nützlich für KI im Projektmanagement, wo kleine Logikänderungen oft von Entwicklerteams abhängen. Die Person, die die Arbeit macht, weiß meist am besten, wie der gewünschte Ablauf aussehen soll.

Beispiele wie:

• Ein Projektmanager kann einen KI-Agenten einrichten, der Aufgaben automatisch neu zuweist, wenn Fristen überschritten werden oder Blocker auftreten.
• Ein Support-Leiter kann eine menschliche Eskalation auslösen, wenn ein Sentiment-Modell steigende Frustration erkennt.

Mit No-Code-Tools können Nicht-Techniker ganz einfach per Drag-and-Drop Vorgänge als intuitive Karten zusammenstellen, die einfach das tun, was sie sollen – ohne sich mit den technischen Details beschäftigen zu müssen.

In No-Code-Plattformen sind die Fähigkeiten zum Erstellen von KI-Agenten nicht technischer Natur. Sie beruhen darauf, zu wissen, wie die Arbeit ablaufen soll, welche Schritte zu befolgen sind, wann etwas als abgeschlossen gilt und wo menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Automatisierungskosten senken

Die meisten SaaS-Tools verlangen Gebühren für den Zugang – nicht für die Funktion. Vielleicht benötigen Sie nur einen Webhook oder einen Nachrichtenauslöser, werden aber trotzdem in ein kostenpflichtiges Paket gedrängt, das Dashboards, Berichte und Nutzerplätze enthält, die Sie nie nutzen werden. Die gewünschte Funktion ist oft hinter einem Tarif versteckt, der auf die teamweite Nutzung ausgelegt ist.

Mit No-Code-Automatisierung können Sie die Kosten für den Zugang zu einer ganzen Plattform auf nur eine Funktion reduzieren. Sie arbeiten direkt mit den APIs, die diese Plattformen selbst verwenden – und zahlen für die Nutzung, nicht für das Drumherum.

Ein Growth-Team kann gezielte Antworten über die Messaging-API von Intercom senden, ohne das komplette Engagement-Paket abonnieren zu müssen. RevOps kann Salesforce-Daten mit einem internen Tool synchronisieren, ohne zusätzliche Nutzerplätze zu bezahlen oder spezielle Objekte freizuschalten.

Wenn Sie Automatisierungen selbst erstellen, kaufen Sie keine Software – Sie zahlen pro Aufruf, pro Ergebnis, pro Vorgang. Dieser Wechsel macht jeden Flow deutlich günstiger, besonders bei Tools, die Sie ohnehin schon nutzen.

Einfach und schnell iterieren

Bei herkömmlicher Automatisierung sind Änderungen langsam und riskant. Wenn Sie einen Prozess fest einprogrammieren und etwas geht schief, gibt es keinen einfachen Weg, eine Korrektur zu testen, ohne das Skript zu bearbeiten, eine neue Version zu veröffentlichen und zu hoffen, dass kein neues Problem entsteht.

Schon eine kleine Änderung – wie das Aktualisieren einer Bedingung oder das Wechseln einer Datenquelle – kann bedeuten, dass Sie von vorne anfangen oder die Technik einbeziehen müssen. No-Code-Tools funktionieren anders. Sie müssen nicht das ganze System bearbeiten, um eine Idee zu testen – Sie passen einen Teil an, probieren es aus und machen es rückgängig, falls es nicht klappt.

Jede Automatisierung wird standardmäßig versioniert. Sie können eine funktionierende Konfiguration duplizieren, die Logik anpassen und die Ergebnisse direkt vergleichen. Falls es nicht funktioniert, stellen Sie einfach die vorherige Version wieder her und machen weiter.

Angenommen, Sie haben eine Pipeline gebaut, die Kundenfeedback mit KI kategorisiert. Wenn Sie ein anderes Modell ausprobieren oder ändern möchten, wann eine Nachricht als dringend markiert wird, machen Sie das direkt – ohne das restliche Setup zu gefährden. Sie können Änderungen testen, in der Vorschau ansehen und live schalten, alles ohne Code zu schreiben oder umzuschreiben.

Top 5 Tools für No-Code-Automatisierung

1. Botpress

Am besten geeignet für: Teams, die No-Code-Automatisierungsflows mit Sprachverständnis, Entscheidungsfindung und Tool-Ausführung über Chat oder interne Systeme erstellen.

Botpress ist eine KI-Agenten-Plattform zum Erstellen von Assistenten, die Sprache verstehen und in digitalen Systemen Aktionen ausführen. Sie unterstützt sowohl No-Code- als auch Low-Code-Entwicklung, sodass Teams visuell starten und Logik nur dort ergänzen, wo sie gebraucht wird.

Agenten werden als Workflows aus verbundenen Schritten aufgebaut. Ein Schritt verarbeitet zum Beispiel eine Nutzeranfrage. Ein anderer greift auf ein Tool zu, um Daten abzurufen. Ein späterer Schritt sendet eine Antwort oder löst eine Folgeaktion aus.

Jeder Teil ist darauf ausgelegt, Kontext zu tragen und weiterzugeben, sodass der Agent auf Basis des bisherigen Verlaufs handeln kann. Die Plattform ist so konzipiert, dass sie laufende Änderungen unterstützt.

Teams können neue Logik direkt testen, die Funktionsweise des Speichers anpassen oder mit verschiedenen Bedingungen experimentieren – alles ohne das laufende System zu stören. Die integrierte Versionierung sorgt dafür, dass frühere Setups sicher und leicht wiederherstellbar bleiben.

Nach der Bereitstellung können KI-Agenten kontinuierlich arbeiten, Aufgaben erledigen und Workflows anhand echter Eingaben durchlaufen – ohne dass jemand die Abläufe beaufsichtigen muss.

Der kostenlose Plan von Botpress beinhaltet einen KI-Agenten mit Unterstützung für das Hochladen verschiedener Inhaltstypen, den Aufbau von Gesprächslogik und die Anbindung an gängige Tools. Außerdem sind 5 $ KI-Guthaben enthalten, um echte Interaktionen ab dem ersten Tag zu testen.

Hauptfunktionen:

• Visueller Flow-Editor mit kontextbezogenen Schritten und Speicher
• Integrierte Unterstützung für APIs, Variablen und externe Tool-Aufrufe
• Native Bereitstellung für Web, Telegram, WhatsApp, Slack und weitere
• Ein-Klick-Integrationen zu Plattformen wie HubSpot, Google Drive, Teams, Intercom usw.

2. Make

Am besten geeignet für: Teams, die strukturierte, mehrstufige Automatisierungen mit Logiksteuerung, Datenrouting und visueller Nachvollziehbarkeit über verschiedene Tools hinweg benötigen.

Make ist eine No-Code-Automatisierungsplattform, mit der Nutzer Workflows als Zeitachsen gestalten können. Jedes Modul führt eine einzelne Operation aus – etwa eine KI-Antwort generieren, Daten abrufen, sie umwandeln oder eine Aktion in einer anderen App auslösen.

Nutzer erstellen Workflows, indem sie Module auf die Arbeitsfläche ziehen und mit Pfaden verbinden, die den Datenfluss und die Bedingungen für die Ausführung der Schritte festlegen.

Was Make besonders macht, ist die Kontrolle, die Sie erhalten, ohne auf Code umsteigen zu müssen. Sie können Schleifen, Bedingungen, Fehlerzweige und zeitgesteuerte Abläufe im selben Szenario erstellen.

Das funktioniert besonders gut, wenn Automatisierungen über mehrere Systeme hinweg skalieren und sich an wechselnde Eingaben anpassen müssen – und dabei transparent und von einer Ansicht aus bearbeitbar bleiben.

Allerdings hängt die Logik meist davon ab, wie gut Sie die verbundenen Systeme verstehen. Gibt ein Tool eine unerwartete Antwort zurück, bricht der Workflow, sofern Sie das nicht eingeplant haben.

Der kostenlose Plan von Make bietet 1.000 Vorgänge pro Monat und zwei aktive Workflows – genug, um kleine Automatisierungen zu erstellen und zu betreiben, ohne auf eine Bezahlschranke zu stoßen. Enthalten sind der volle Builder, Zeitplanung, Fehlerbehandlung und Echtzeitüberwachung.

Hauptfunktionen:

• Flowchart-ähnlicher visueller Builder
• Native Module für Hunderte von Apps und benutzerdefiniertes HTTP
• Echtzeit-Szenarioüberwachung mit Payload-Inspektion und Fehlerbehandlung
• Integrierte Zeitplanung und Wiederholungen

3. Zapier

Am besten geeignet für: Teams, die einfache Workflows zwischen Geschäftstools automatisieren, bei denen Geschwindigkeit und Einfachheit wichtiger sind als individuelle Logik.

Zapier ist eine No-Code-Automatisierungsplattform, die Zaps verwendet – lineare Workflows, bei denen ein Auslöser in einem Tool eine Kette von Aktionen in anderen startet. Jeder Schritt nutzt ein vorgefertigtes Modul, Felder werden über einfache Formulare zugeordnet.

Nutzer bauen Zaps, indem sie Schritte stapeln. Die Plattform übernimmt die Datenweitergabe, Wiederholungen bei Fehlern und die Ausführung der Aufgaben im Hintergrund. Die meisten Flows sind eindirektional: Ein Ereignis tritt ein, und etwas folgt darauf.

Im kostenlosen Plan erhalten Nutzer 100 Aufgaben pro Monat und können einstufige Zaps erstellen, die einfache Übergaben wie das Weiterleiten von Formularen per E-Mail oder das Hinzufügen neuer Leads zu einer Tabelle automatisieren.

Zapier unterstützt auch einige konversationelle Automatisierungen, etwa einen GPT-Chatbot, mit dem Nutzer über eine vertraute, KI-gestützte Oberfläche mit Zaps interagieren können.

Am besten funktioniert es, wenn die Logik einfach ist und die Tools gut unterstützt werden. Mit wachsender Komplexität sind bei Zapier oft Umwege oder separate Zaps nötig, um fortgeschrittene Logik abzubilden.

Hauptfunktionen:

• Schrittbasierter Builder mit vorgefertigten App-Modulen
• Integrierte Verzögerungs-, Filter- und Formatierungsschritte
• Tausende Integrationen mit geführtem Setup
• Aufgabenverlauf und Wiederholungsmanagement in einer Ansicht

4. Pipefy

Am besten geeignet für: Teams, die interne Prozesse automatisieren, die festen Schritten folgen, wie Freigaben, Dokumentenprüfungen oder mehrstufige Aufgabenabläufe.

Pipefy ist eine No-Code-Prozessautomatisierungsplattform für Teams, die steuern möchten, wie interne Aufgaben durch definierte Phasen laufen.

Statt Workflows als freie Diagramme oder Chat-Flows zu gestalten, bauen Nutzer sie als Pipes – jede Pipe ist eine Abfolge von Schritten wie „Einreichen“, „Freigeben“, „Prüfen“ und „Abgeschlossen“.

Jeder Schritt (Phase genannt) enthält Regeln, Pflichtfelder und Automatisierungen. Beispielsweise können Freigaben automatisch nach Abteilung zugewiesen, Feldvorgaben vor dem Weitergehen erzwungen oder E-Mails bei bestimmten Bedingungen ausgelöst werden.

Pipefy eignet sich besonders für Geschäftsprozessautomatisierung, also für strukturierte Abläufe wie Beschaffung, HR-Onboarding, juristische Freigaben oder IT-Anfragen – Workflows, die immer denselben Regeln und Anforderungen folgen.

Hier erstellen Sie keine adaptiven Agenten oder KI-gesteuerte Logik, aber Sie erhalten Konsistenz und Transparenz in allen internen Prozessen.

Mit Pipefy können Teams strukturierte Workflows über visuelle Pipes und regelbasierte Automatisierung verwalten. Der kostenlose Plan umfasst eine Pipe und Zugriff auf grundlegende Automatisierungsregeln – ideal für einfache Prozesse wie Freigaben, Antragsformulare oder Aufgabenverteilung mit minimalem Aufwand.

Hauptfunktionen:

• Drag-and-Drop-Phasen-Builder mit formularbasierter Logik
• Automatisierung und Pflichtregeln auf Feldebene
• Integrierte Datenbank zur Speicherung und Wiederverwendung von Workflow-Daten
• Antragsverfolgung, SLA-Steuerung und Nutzerzuweisungen

5. Airtable

Am besten für: Teams, die leichte Automatisierungen direkt auf strukturierten internen Daten aufbauen.

Airtable bietet eine visuelle Datenbank, die wie eine Tabelle funktioniert, aber leistungsstarke Logik darunter unterstützt. Sie arbeiten mit Tabellen, Ansichten und verknüpften Datensätzen – und automatisieren dann, was passiert, wenn sich etwas ändert.

Automatisierungen leben in jeder Base. Sie wählen einen Auslöser wie eine neue Zeile oder einen aktualisierten Wert und definieren dann, was folgt – mit integrierten Aktionen oder KI-Schritten wie der Klassifizierung eines Datensatzes oder dem Erstellen einer Nachricht.

Besonders stark ist Airtable in Setups, die ohnehin auf strukturierten Feldern basieren. Mit besonderem Fokus auf Teams, die bereits im Airtable-Ökosystem arbeiten.

Wenn die Automatisierung jedoch über Airtable hinausgeht, steigt die Komplexität. Oft kombinieren Sie es dann mit Tools wie Make oder Zapier, um mehrere Apps einzubinden.

Die kostenlose Stufe von Airtable umfasst eine Base, eine Automatisierung pro Base und eine begrenzte Anzahl monatlicher Durchläufe – ausreichend, um einfache interne Prozesse wie Freigaben oder Formularübermittlungen zu testen.

Hauptfunktionen:

• Datenbankähnliche Tabellen mit Echtzeit-Synchronisierung und Ansichten
• Integration mit gängigen Tools und Unterstützung für Webhooks

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Mit Botpress gestalten Sie Automatisierung so, wie Sie denken: durch Definition von Logik. Jeder Schritt – vom Auslöser über die Bedingung bis zur Aktion – befindet sich in einem visuellen Flow, ausgestattet mit Speicher, Variablen und Entscheidungen, die über das gesamte Gespräch hinweg erhalten bleiben.

Sie können Nutzer weiterleiten, APIs aufrufen, Buchungen zusammenfassen oder einen Fallback an einen Menschen übergeben – alles in derselben Oberfläche. Die Plattform verfolgt, wie sich Werte ändern, wie Tools reagieren und wie sich Flows mit wechselnden Eingaben entwickeln.

Wenn Sie bereits wissen, wie der Prozess ablaufen soll, sind Sie schon auf halbem Weg. Mit einem Autonomous Node können Sie die Logik schnell definieren und direkt in die Tat umsetzen.

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