Top 5 Chatbots für Hubspot CRM

Jedes Unternehmen möchte potenzielle Kunden zum richtigen Zeitpunkt erreichen, ihre Fragen beantworten und sie zum Kauf führen. Doch all das manuell zu erledigen – Leads erfassen, nachfassen und alles im CRM organisieren – kann schnell überwältigend werden.

Hier kommen Chatbots ins Spiel.

Indem Sie einen Chatbot für HubSpot erstellen, können Sie die Lead-Qualifizierung automatisieren, Meetings sofort buchen und Ihre Kundendaten aktuell halten – ganz ohne manuellen Aufwand. Es ist, als hätten Sie ein zusätzliches Teammitglied, das rund um die Uhr Leads anspricht und durch Ihre Pipeline begleitet.

Was kann ein Chatbot mit HubSpot eigentlich alles leisten? Schauen wir uns die Möglichkeiten an.

Was können Sie mit einem HubSpot-Chatbot tun?

Ein HubSpot-Chatbot ist darauf ausgelegt, die Lead-Generierung und das CRM-Management zu verbessern, indem er wichtige Interaktionen automatisiert. Unternehmen nutzen Chatbots, um Leads zu erfassen und zu qualifizieren, Meetings zu vereinbaren, CRM-Daten in Echtzeit zu aktualisieren und Leads mit personalisierten Nachrichten zu pflegen.

Sie ersetzen zwar keine menschlichen Vertriebsmitarbeiter bei komplexen Verhandlungen, sorgen aber für effizienteres Lead-Management, schnellere Reaktionszeiten und eine gleichbleibende Ansprache potenzieller Kunden.

So setzen Unternehmen Chatbots bereits für ihr CRM und die Lead-Generierung ein.

Leads erfassen und qualifizieren

Die meisten Unternehmen nutzen statische Formulare, um Lead-Informationen zu sammeln. Das Problem: Niemand möchte Formulare ausfüllen und dann warten. Ein Chatbot macht den Prozess sofortig und interaktiv.

Stellen Sie sich vor, ein Besucher landet auf Ihrer Preisseite. Statt abzuspringen, weil Fragen offenbleiben, startet der Chatbot ein Gespräch:

„Sie interessieren sich für Preise? Welche Lösung suchen Sie genau?“

So erhalten Sie nicht nur eine E-Mail-Adresse, sondern auch Kontext: Vergleicht der Interessent Anbieter? Benötigt er ein schnelles Angebot? Ist er Entscheider? Je nach Antwort kann der Chatbot:

• Ihn zu einem Preisleitfaden weiterleiten
• Eine schnelle Beratung mit integriertem Produktwissen anbieten
• E-Mail, Name und Kontaktdaten für weitere Schritte speichern

Leads erhalten die gewünschten Informationen sofort – und Ihr Vertriebsteam weiß genau, wen es priorisieren sollte.

Meetings buchen und Nachfassaktionen automatisieren

Ein Verkaufsgespräch zu buchen sollte unkompliziert sein. Dennoch müssen viele Unternehmen immer noch mehrere E-Mails verschicken, um Termine abzustimmen. Ein Chatbot beseitigt diese Hürde, indem er direkt mit dem HubSpot-Terminplaner oder Drittanbietern wie Calendly, Zoom oder Teams integriert ist.

Wenn ein qualifizierter Lead mit dem Bot chattet und mit dem Vertrieb sprechen möchte, zeigt der Chatbot sofort verfügbare Zeitfenster an. Statt „Wir melden uns bald bei Ihnen“ wird der Termin direkt bestätigt.

Indem Leads mühelos Termine buchen können, verringern Teams Absprünge und steigern die Conversion-Rate.

Echtzeit-Insights ins CRM bringen

Ein CRM ist nur so gut wie die Daten darin. Müssen Vertriebsmitarbeiter in veralteten oder unvollständigen Kontakten suchen, verlangsamt das alles. Ein Chatbot sorgt dafür, dass jedes Lead-Profil korrekt, detailliert und aktuell bleibt – ganz ohne manuelle Dateneingabe durch Ihr Team.

Wenn ein Lead dem Chatbot mitteilt, dass er im Gesundheitswesen tätig ist und Automatisierungstools für Compliance-Berichte benötigt, aktualisiert der Chatbot das HubSpot-Profil automatisch mit Branchentags, Interessengebieten und Entscheidungszeitrahmen.

Das bedeutet, dass der Vertrieb nicht bei null anfängt. Er weiß bereits, mit wem er spricht, was der Lead braucht und wie dringend die Anfrage ist. Das ist ein großer Vorteil.

Leads mit personalisierten Gesprächen pflegen

Nicht jeder Besucher wird sofort zum Kunden. Manche informieren sich nur, andere brauchen interne Freigaben, wieder andere sind erst in Wochen oder Monaten bereit. Statt diese Leads zu verlieren, hält ein Chatbot sie bis zum richtigen Zeitpunkt im Gespräch.

Lädt jemand zum Beispiel einen Preisleitfaden herunter, bucht aber keine Demo, kann der Chatbot nachfassen:

„Ich habe gesehen, dass Sie sich unsere Preise angesehen haben. Möchten Sie eine kurze Übersicht, wie wir im Vergleich zu anderen Lösungen abschneiden?“

Ist der Lead noch nicht bereit, kein Problem – der Chatbot kann ihn zu einem HubSpot-Workflow hinzufügen, der über die Zeit relevante Inhalte sendet. Vielleicht erhält er eine Fallstudie aus seiner Branche oder ein spezielles Angebot, wenn er die Seite erneut besucht.

So bleibt Ihre Marke präsent, und wenn die Entscheidung ansteht, kommt der Lead zu Ihnen – und nicht zur Konkurrenz.

Wie HubSpots API Chatbot-Funktionen ermöglicht

Ein mit HubSpot integrierter Chatbot ist mehr als nur ein Messaging-Tool – er kann Kontaktdaten aktualisieren, Leads qualifizieren, Meetings buchen und sogar Workflows auslösen. Was Ihr Chatbot leisten kann, hängt jedoch von den API-Zugriffsrechten und Integrationseinstellungen Ihres HubSpot-Plans ab.

Um das volle Potenzial Ihres Chatbots für die Lead-Generierung auszuschöpfen, benötigen Sie Zugriff auf die passenden HubSpot-APIs. Selbst im Free-Tarif können Sie mit gezieltem API-Einsatz und dem richtigen Tool oder Framework Leads effizient erfassen, qualifizieren und ansprechen.

Zu den wichtigsten HubSpot-APIs für die Lead-Generierung gehören:

1. Contacts API

Ein Chatbot ohne CRM-Anbindung ist nur ein isolierter Datensammler. Mit der Contacts API kann der Bot Leads direkt in HubSpot anlegen, aktualisieren und abrufen. Egal, ob ein neuer Lead hereinkommt oder ein Bestandskunde interagiert – der Chatbot kann die Daten sofort erfassen oder aktualisieren.

Außerdem sorgt sie für Datenkonsistenz, indem sie prüft, ob ein Kontakt bereits existiert, und so Duplikate vermeidet. Das ist besonders wichtig für Unternehmen mit hohem Lead-Aufkommen, bei denen viele Kontaktpunkte über Chat, Formulare und E-Mails schnell zu doppelten Datensätzen im CRM führen können.

2. Forms API

Nicht jeder Chatbot ist direkt mit HubSpot integriert, aber Formulare sind eine universelle Lösung. Mit der Forms API können Chatbots gesammelte Daten – wie E-Mails, Telefonnummern und Anfragen – direkt an HubSpot-Formulare senden, als hätte ein Nutzer sie manuell auf der Website ausgefüllt.

Selbst wenn ein Chatbot keinen vollen API-Zugriff hat (zum Beispiel bei den Free- oder Starter-Tarifen von HubSpot), bleibt das Lead-Management durch Formulare einfach und effektiv.

3. Deals API

Leads zu erfassen ist nur der erste Schritt. Der eigentliche Wert liegt darin, sie zur Conversion zu führen – und hier kommt die Deals API ins Spiel. Sie ermöglicht es dem Chatbot, Verkaufschancen in HubSpot zu erstellen, zu aktualisieren und zu verfolgen, damit vielversprechende Leads nicht im CRM liegen bleiben.

Qualifiziert der Chatbot einen Lead im Gespräch – etwa durch Abfrage von Interesse, Budget oder Absicht – kann er automatisch einen Deal anlegen und dem passenden Vertriebsmitarbeiter zuweisen.

4. Engagements API

Ein Chatbot ist mehr als nur ein Lead-Sammler; er ist ein wichtiger Kontaktpunkt in der Customer Journey. Die Engagements API stellt sicher, dass jede Chatbot-Aktion – ob Terminbuchung, Anruf oder beantwortete Schlüsselfrage – in HubSpot protokolliert wird und so für das Team nachvollziehbar bleibt.

Das bedeutet: Wenn ein Vertriebsmitarbeiter einen Lead übernimmt, weiß er genau, was der Chatbot besprochen hat, welche Fragen gestellt wurden und welche Antworten es gab. Besser noch: Mit einem passenden KI-Workflow auf der Seite des Anbieters lassen sich präzise Zusammenfassungen und Gesprächsleitfäden für einzelne Nutzer bereitstellen.

Doppelte Gespräche oder immer wieder dieselben Qualifizierungsfragen gehören damit der Vergangenheit an – alles ist bereits dokumentiert.

5. Workflow API

Selbst der beste Chatbot braucht Nachfassaktionen – und die Workflows-API macht das ganz einfach. Anstatt auf manuelle Nachverfolgung zu setzen, kann der Chatbot mit dieser API Automatisierungen auslösen – etwa Leads in Nurture-Sequenzen aufnehmen, Follow-up-Aufgaben zuweisen oder sofort Benachrichtigungen an das Vertriebsteam senden.

So werden Chatbot-Interaktionen zu automatisierten Aktionen, damit Leads ohne menschliches Zutun am Ball bleiben. Egal ob einfache "Danke"-E-Mail oder eine komplett personalisierte Drip-Kampagne: Workflows sorgen dafür, dass der Kontakt nicht abreißt, bis der Lead zum Abschluss bereit ist.

Top 5 Chatbots für HubSpot

Es gibt viele Chatbot-Builder, aber sobald HubSpot ins Spiel kommt, wird die Auswahl deutlich kleiner. Sie brauchen nicht nur einen Bot, der chatten kann – sondern einen, der mit CRM-Daten arbeitet: Leads qualifizieren, Kontakte aktualisieren, Workflows auslösen und Ihr Vertriebsteam auf dem Laufenden halten.

Manche Plattformen machen das einfach. Andere benötigen etwas Unterstützung – etwa durch APIs, Webhooks oder Automatisierungstools wie Make oder Zapier. Egal wie: Wenn Sie Ihren Chatbot sinnvoll mit HubSpot verbinden möchten, sind das die Tools, die Sie sich anschauen sollten.

1. HubSpot ChatFlows

Wenn Sie bereits tief im HubSpot-Ökosystem arbeiten, ist ChatFlows der naheliegende Einstieg. Es ist direkt in die Plattform integriert – so erhalten Sie nativen CRM-Zugriff, Lead-Erfassung und Kontaktsegmentierung, ohne API oder Middleware.

Aber es gibt auch Einschränkungen. Sie können einfache Bots mit Entscheidungsbäumen bauen, doch sobald Sie dynamischere Abläufe möchten – etwa externe Daten einbinden, intelligente Übergabe an Live-Agenten oder mehrstufige, nicht formularbasierte Flows – stoßen Sie schnell an Grenzen.

Für einfachen Live-Chat und schnelle Lead-Erfassung ist es ideal, aber wenn Sie eine intelligentere, KI-gestützte Erfahrung suchen, gibt es bessere Alternativen.

Hauptfunktionen:

• Native Integration: Direkt in HubSpot integriert, sodass Ihre Bots sofortigen Zugriff auf CRM-Daten und automatisierte Workflows haben.
• Marketing-orientiertes Design: Perfekt für Lead-Qualifizierung und Terminbuchung, mit Abläufen, die auf Marketingstrategien abgestimmt sind.
• Einfache Einführung: Intuitive Einrichtung für Teams, die bereits HubSpot nutzen – ohne große Einarbeitung.

Preise:

• Gratis-Tarif: Enthält grundlegende Chatbot- und Live-Chat-Funktionen
• Starter Plan: 50 $/Monat, inklusive Automatisierung, Lead-Routing und Entfernung des Brandings
• Professional Plan: 890 $/Monat, inklusive erweiterter Workflows und individueller Berichterstattung

2. Botpress

Botpress Cloud ist für Teams gemacht, die volle Kontrolle über das Gesprächsdesign wollen, ohne sich in endlosen Flowcharts zu verlieren. Oberflächlich ein visueller Builder, aber darunter stecken modulare Logik, integrierte KI-Komponenten und professionelle Entwickler-Workflows.

Die HubSpot-Integration ist nicht nativ, aber API-first – das heißt: Wer sich mit API-Calls oder Tools wie Webhooks auskennt, kann praktisch alles umsetzen: Kontakte anlegen oder aktualisieren, Formulardaten übertragen, Workflows auslösen, Gespräche protokollieren – alles ist möglich.

Botpress spielt seine Stärken aus, wenn Ihr Chatbot intelligent und kontextbewusst wirken soll, nicht nur reaktiv. Die Einrichtung braucht etwas Zeit, aber sobald alles verbunden ist, erfassen Sie nicht nur Leads – Sie qualifizieren, reichern sie an und übertragen sie gezielt ins CRM.

Hauptfunktionen:

• Entwicklergesteuerte Flexibilität: Leistungsstarker visueller Editor mit tiefgehenden Anpassungsmöglichkeiten für fortgeschrittene Gesprächslogik.
• Kontextbezogene Gespräche: Behält den Dialogkontext bei und nutzt native NLU für menschlichere Interaktionen.
• API-First-Ansatz: Externe Aktionen – wie das Aktualisieren von HubSpot-Datensätzen – lassen sich einfach per individueller API-Aufrufe auslösen.‍
• Skalierbare Bereitstellung: Entwickelt für mehrere Kanäle und komplexe Abläufe, die mit Ihren Anforderungen wachsen.

Preise:

• Free Plan: $0/Monat, beinhaltet $5 monatliches KI-Guthaben und nutzungsbasierte Abrechnung
• Plus Plan: $89/Monat, beinhaltet Übergabe an Live-Agenten, Analysen und Entfernung des Brandings
• Team Plan: $495/Monat, beinhaltet Kollaborationstools und rollenbasierten Zugriff

3. Make

Make ist ideal, wenn Ihr Chatbot mehr tun soll, als nur Daten an HubSpot zu übergeben. Sie erhalten eine visuelle Oberfläche, um mehrstufige, bedingte Workflows zu bauen, die Ihren Bot mit den passenden HubSpot-Aktionen verbinden – etwa Kontakte anlegen, Deals aktualisieren oder Workflows nur bei bestimmten Kriterien auslösen.

Besonders nützlich ist Make, wenn Sie individuelle Logik benötigen, die über ein einfaches "Wenn dies, dann das" hinausgeht. Sie können zum Beispiel prüfen, ob ein Kontakt schon existiert, nach Lifecycle-Phase verzweigen oder Aktionen zeitlich verzögern.

Kann Ihre Chatbot-Plattform Webhooks senden, übernimmt Make alles Weitere – ganz ohne Code.

Hauptfunktionen:

• Visueller Szenario-Editor: Ermöglicht das Erstellen komplexer Automatisierungs-Workflows mit einer intuitiven und leistungsstarken Drag-and-Drop-Oberfläche.
• Erweiterte Bedingungslogik: Unterstützt Verzweigungen, Fehlerbehandlung und Zeitverzögerungen für anspruchsvolle Datenflüsse zwischen Chatbot und HubSpot.
• Breites Integrations-Ökosystem: Verbindet nicht nur mit HubSpot, sondern auch mit Hunderten anderer Apps wie Notion und Google Workspace, was es zu einem flexiblen Backend-Orchestrator macht.
• Echtzeit-Verarbeitung: Daten werden sofort verarbeitet, sodass Ihr CRM immer den aktuellen Stand widerspiegelt.

Preise:

• Gratis-Tarif: Enthält grundlegende Automatisierung mit begrenzten Vorgängen
• Core Plan: 9 $/Monat für 10.000 Vorgänge mit Zugriff auf Kern-Apps
• Pro Plan: 16 $/Monat, inklusive schnellerer Ausführungen und erweiterter Funktionen

4. Zapier

Zapier ist wahrscheinlich der schnellste Weg, einen Chatbot mit HubSpot zu verbinden. Für einfache Anwendungsfälle – etwa Formulardaten aus dem Chatbot an HubSpot senden, um einen Kontakt zu erstellen, oder einen Deal aktualisieren, wenn eine bestimmte Frage beantwortet wird – funktioniert es hervorragend. Viele Teams nutzen es wegen der einfachen Bedienung und der großen App-Auswahl.

Allerdings hat Zapier auch Grenzen. Sobald Sie Verzweigungen, detaillierte Filter oder mehr als ein paar Schritte brauchen, wird es schnell unübersichtlich. Sie stoßen eventuell auf Limits oder müssen mehrere Zaps kombinieren, um komplexere Automatisierungen zu bauen.

Für einen schnellen Start ist es ideal, aber wenn Ihr Chatbot komplexere Lead-Flows abbilden oder Sie mehr Kontrolle über Timing und Logik wollen, stoßen Sie bald an die Grenzen.

Hauptfunktionen:

• Schnelle Einrichtung: Workflows lassen sich in wenigen Minuten erstellen – ideal, um Chatbot-Ausgaben zügig mit HubSpot-Aktionen zu verbinden.
• Riesige App-Bibliothek: Über 3.000 unterstützte Apps – so können Sie Ihren Chatbot mit nahezu jedem Tool verbinden.
• Einfache Workflows: Am besten geeignet für lineare, unkomplizierte Abläufe – ideal für Teams, die schnelle, zuverlässige Automatisierung ohne komplexe Logik benötigen.

Preise:

• Gratis-Tarif: Enthält 100 Aufgaben pro Monat mit einstufigen Zaps
• Starter-Tarif: 19,99 $/Monat für mehrstufige Zaps und Filter
• Professional-Tarif: 49 $/Monat mit Pfaden und individueller Logik

5. Intercom

Intercom konzentriert sich auf Kundenkommunikation – also Chat, Support-Tickets und ausgehende Nachrichten – alles an einem Ort. Für Teams, die Vertrieb und Support in einer Oberfläche vereinen wollen, ist es eine solide Option. Die Einrichtung geht schnell und die Benutzeroberfläche ist sehr ausgereift.

Der KI-Assistent Fin beantwortet Support-Anfragen, indem er Informationen aus Ihren Hilfedokumenten und früheren Gesprächen zieht. Sie können auch Lead-Capture-Flows bauen, die Besucher qualifizieren und bei Bedarf an einen Menschen übergeben. Es ist nicht tief anpassbar, aber direkt einsatzbereit und zuverlässig.

Die HubSpot-Integration synchronisiert Kontakte, Unternehmen und Chat-Aktivitäten. Sie eignet sich gut, um Interaktionen zu protokollieren und Nachfassaktionen auszulösen. Wenn Sie Intercom bereits für den Support nutzen, können Sie es leicht für Lead-Generierung erweitern und Daten ins CRM übertragen.

Hauptfunktionen:

• Vereinheitlichte Messaging-Plattform: Vereint Chat-, E-Mail- und Helpdesk-Funktionen für ein nahtloses Kundenerlebnis.
• KI-gestützter Support: Der neue KI-Agent Fin liefert schnelle, kontextbezogene Antworten und reduziert manuellen Supportaufwand.
• Lead-Engagement-Tools: Erstellen Sie Gesprächsabläufe, die nicht nur Kunden unterstützen, sondern auch Leads qualifizieren und Demos vereinbaren.
• Reibungslose CRM-Synchronisierung: Lässt sich optimal mit HubSpot integrieren, sodass Kontaktdaten und Chatverläufe für ein besseres Nachfassen synchron bleiben.

Preise:

• Starter-Tarif: 74 $/Monat inklusive Live-Chat, Posteingang und Basis-Bots
• Produkt-Touren-Add-on: 199 $/Monat für interaktive Onboarding-Flows
• Fin (KI-Bot): Nutzungsbasierte Abrechnung pro gelöster Anfrage

Erstellen Sie einen Chatbot für HubSpot CRM

Mit Botpress können Sie intelligente Gespräche gestalten und direkt über APIs mit HubSpot verbinden. Egal ob Sie Leads anreichern, Datensätze aktualisieren oder Daten zwischen Plattformen synchronisieren – Sie steuern die Logik.

Außerdem verbindet Botpress Ihre Chatbot- und CRM-Logik mit Datenbanken und externen API-Endpunkten und erweitert die Entscheidungsfindung durch KI-Agenten, die auf führenden Sprachmodellen basieren – einsatzbereit auf jedem Kanal.

Heute mit dem Aufbau beginnen – es ist kostenlos.

FAQs

1. Wie entscheide ich zwischen nativen und Drittanbieter-Chatbot-Integrationen?

Um zwischen nativen und Drittanbieter-Chatbot-Integrationen zu wählen, sollten Sie Ihre Ziele berücksichtigen: Für eine schnelle Einrichtung und einfache Lead-Erfassung eignen sich native Tools wie HubSpot ChatFlows. Für erweiterte Funktionen wie API-Aufrufe oder Mehrsprachigkeit bieten Drittanbieter-Plattformen wie Botpress mehr Flexibilität.

2. Kann ich mehrere Chatbot-Plattformen gleichzeitig mit HubSpot verwenden?

Ja, Sie können mehrere Chatbot-Plattformen parallel mit HubSpot verwenden, solange jede korrekt über die HubSpot-API oder Webhooks integriert ist. Achten Sie darauf, Auslöser und Datensynchronisation abzustimmen, um doppelte Einträge oder widersprüchliche Abläufe zu vermeiden.

3. Unterstützen HubSpot-Chatbots mehrsprachige Unterhaltungen?

Das native Chatbot-Tool von HubSpot bietet nur eingeschränkte Mehrsprachigkeit mit grundlegender Lokalisierung. Für umfassende mehrsprachige Gespräche mit Übersetzung oder Intent-Erkennung benötigen Sie eine Drittanbieter-Plattform wie Botpress, die NLP-Modelle für mehrere Sprachen unterstützt.

4. Welche Rolle spielt NLU (Natural Language Understanding) bei der Qualifizierung von Leads durch Chatbots?

NLU ist entscheidend für die Lead-Qualifizierung, da der Chatbot damit Nutzerabsichten versteht, Entitäten (wie Berufsbezeichnungen oder Budgets) extrahiert und kontextbezogen antwortet. So kann der Bot natürliche Gespräche führen, statt auf starre Fragenbäume oder Formularfelder angewiesen zu sein.

5. Was sind bewährte Methoden für die Gestaltung von Chatbot-Flows zur Lead-Qualifizierung?

Zu den Best Practices für Chatbot-Flows zur Lead-Qualifizierung gehören klare, dialogorientierte Fragen, die sich an Lead-Kriterien orientieren, das direkte Zuordnen der Antworten zu HubSpot-Feldern, die Nutzung von Schnellantworten zur Nutzerführung und das Einbauen von Fallback-Logik für unerwartete Eingaben. Halten Sie den Ablauf fokussiert und zielgerichtet, um Abbrüche zu vermeiden.