Die 6 besten HR-Chatbots und wie Sie sie 2025 einsetzen

KI-Chatbots verändern, wie Unternehmen den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeitenden gestalten – dazu gehört auch die zunehmende Nutzung von Chatbots im HR-Bereich.

HR-Chatbots waren früher einfache FAQ-Bots. Heute? Sie sind KI-Agenten, die direkt in Unternehmenssystemen aktiv werden können.

Sie verwalten Urlaubszeiten, kümmern sich um Dokumente und liefern Mitarbeitenden sofort Informationen und Unterstützung.

Was ist ein HR-Chatbot?

Ein HR-Chatbot ist ein KI-gestützter virtueller Assistent, der Aufgaben im Personalwesen unterstützt. Er hilft beim Onboarding, bearbeitet Urlaubsanträge, beantwortet Fragen zu Leistungen oder informiert über Richtlinien.

Indem sie wiederkehrende und zeitaufwändige Aufgaben übernehmen, ermöglichen HR-Chatbots den HR-Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren – und bieten Mitarbeitenden rund um die Uhr Zugang zu Informationen und Unterstützung.

HR-Aufgaben, die Sie mit KI automatisieren können

Wenn Sie einen HR-Chatbot auf einer flexiblen, erweiterbaren Plattform aufbauen, sind den Einsatzmöglichkeiten kaum Grenzen gesetzt. Die meisten HR-Chatbots starten jedoch damit, folgende Aufgaben (teilweise) zu automatisieren:

Onboarding

KI-Chatbots begleiten neue Mitarbeitende durch jeden Schritt des Onboardings – von der Papierarbeit bis zur Terminvereinbarung für den ersten Arbeitstag – und machen den Prozess reibungslos und stressfrei.

Urlaubsverwaltung

Mitarbeitende können Urlaube einfach beantragen und verfolgen, während der Chatbot automatisch Kontostände und Genehmigungen dokumentiert – ganz ohne Zutun des HR-Teams.

Lohnabrechnungsanfragen

Häufige Fragen zur Lohnabrechnung, wie Auszahlungstermine oder Abzüge, beantwortet der Chatbot sofort – das reduziert den E-Mail-Verkehr erheblich.

Mitarbeitergespräche organisieren

Chatbots helfen bei der Terminplanung für Mitarbeitergespräche, versenden Erinnerungen und sammeln Feedback – so wird kein Schritt im Prozess vergessen.

Feedback einholen

Automatisieren Sie Mitarbeiterumfragen und Stimmungsabfragen mit einem KI-Chatbot, um Einblicke in die Zufriedenheit und Verbesserungsmöglichkeiten zu erhalten.

Schulung und Entwicklung

KI-Chatbots können Schulungsprogramme empfehlen, Fortschritte verfolgen und Mitarbeitende an verpflichtende Kurse erinnern.

Richtlinien-Updates

Bei Änderungen von Richtlinien können Chatbots sofort alle Mitarbeitenden informieren und die neuesten Details bereitstellen.

7 Vorteile eines HR-Chatbots

1. Höhere Effizienz

Kein Warten mehr – Mitarbeitende erhalten sofort Unterstützung und Antworten.

2. Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit

Mit einem HR-Chatbot können Mitarbeitende auch außerhalb der Bürozeiten Unterstützung erhalten und Antworten finden. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen mit Remote-Teams, Schichtarbeit oder internationalen Standorten.

3. Kosteneffizient

Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Unternehmen mit HR-Chatbots deutlich effizienter skalieren. So lassen sich mehr Mitarbeitende betreuen und mehr Services anbieten als nur mit menschlicher Arbeitskraft.

4. Skalierbarkeit

Ein HR-Team zu vergrößern bedeutet Neueinstellungen und Schulungen – einen KI-Chatbot zu skalieren ist dagegen viel einfacher. Chatbots können immer mehr Anfragen bearbeiten, ohne zusätzliche Ressourcen zu benötigen.

5. Optimierte Prozesse

Ein fortschrittlicher HR-Chatbot kann komplexe HR-Abläufe – vom Onboarding bis zu Mitarbeitergesprächen – effizienter gestalten. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben steigert die Effizienz und Kapazität des HR-Teams erheblich.

6. Mehrsprachige Unterstützung

Unabhängig von der bevorzugten Sprache der Mitarbeitenden – ein Chatbot kann alles abdecken. KI-Chatbots kommunizieren in den meisten Sprachen und können sogar Dokumente automatisch übersetzen.

7. Datenanalysen

Ein zusätzlicher Vorteil von HR-Chatbots ist die automatische Erfassung von Nutzungsdaten. Die meisten KI-Chatbot-Plattformen bieten Analysen zu Interaktionen, etwa wie viele Nachrichten pro Gespräch gesendet werden.

Mit einer fortschrittlichen KI-Plattform kann Ihr Team eigene Analysen einrichten, z. B. wie oft ein Bot Probleme eigenständig löst oder wie häufig er Fragen mit seiner Wissensdatenbank nicht beantworten kann.

Wichtige Funktionen eines HR-Chatbots

Sicherheit

HR-Chatbots verarbeiten in der Regel persönliche Daten – etwa Vor- und Nachnamen, Adressen, Login-Informationen oder sogar medizinische Angaben.

Es ist entscheidend, dass Ihr Team entweder eine sichere Eigenlösung entwickelt oder eine KI-Automatisierungsplattform mit strengen Sicherheitsstandards auswählt.

Je nach Standort Ihres Unternehmens muss Ihr KI-Chatbot möglicherweise DSGVO-konform sein.

Mehr zu den Sicherheitsfunktionen unserer KI-Plattform erfahren Sie hier.

Einfache Zugänglichkeit

Ist Ihr HR-Chatbot schwer erreichbar, wird er nicht genutzt. Der Chatbot sollte auf gängigen Kanälen verfügbar sein, wie Slack, Microsoft Teams, WhatsApp oder einem unternehmensweiten Portal.

Skalierbarkeit

Mit dem Wachstum eines Unternehmens können HR-Chatbots steigende Arbeitslasten bewältigen, ohne an Leistung zu verlieren. Eine skalierbare Chatbot-Lösung wächst mit dem Unternehmen, ohne dass erhebliche zusätzliche Ressourcen nötig sind.

Wenn ein HR-Chatbot erfolgreich ist, sollte Ihr Unternehmen bereit sein, den KI-Einsatz auszuweiten.

Wenn Ihr Onboarding-Chatbot überzeugt, warum nicht auch ein System für Urlaubsanträge integrieren? Oder wenn Ihr HR-Chatbot bereits alle HR-Prozesse automatisiert, könnten Sie ähnliche Vorteile durch die Automatisierung des IT-Supports erzielen (wie unser Kunde, der seine IT-Anrufe um 30 % reduziert hat).

Die 6 besten HR-Chatbots

Es gibt unzählige HR-Chatbots auf dem Markt – von spezialisierten Automatisierungstools bis hin zu anpassbaren KI-Agenten-Plattformen.

Es ist einfacher als gedacht, einen eigenen KI-Chatbot zu erstellen. Eine Chatbot-Plattform bringt Sie fast ans Ziel – Sie müssen nur noch integrieren und anpassen.

Die besten Chatbot-Plattformen bieten einen kostenlosen Einstieg, damit Sie die Funktionen testen können. Hier sind einige unserer Favoriten zum Start.

1. Botpress

Botpress ist eine vielseitige KI-Agenten-Plattform, die sich endlos anpassen und erweitern lässt. Sie ist stets mit den neuesten LLM-Engines ausgestattet, sodass Chatbots und KI-Agenten immer auf dem aktuellsten Stand der Technik sind.

Die Plattform bietet vorgefertigte Integrationen zu den beliebtesten Softwarelösungen und Kanälen und ermöglicht es Entwicklern, ihren Bot mit jeder Wissensdatenbank oder internen Plattform zu verbinden.

Das Unternehmen hat im Juni 2024 über 750.000 aktive Bots im Einsatz, die mehr als 1 Milliarde Nachrichten verarbeiten. Die KI-Chatbots werden in Bereichen wie Kundenservice, HR, IT, Behörden, Technologie und mehr eingesetzt.

Die KI-Agenten für HR können weit mehr als nur Fragen beantworten – sie können direkt in bestehende Unternehmensplattformen eingreifen und komplette Arbeitsabläufe automatisieren. Das fortschrittliche RAG-System und die sichere Bereitstellung sorgen für markenkonforme Interaktionen.

Das Kennenlernen der Plattform wird durch YouTube-Video-Tutorials und von Experten kuratierte Kurse an der Botpress Academy erleichtert.

Wichtige Vorteile:

• 24/7-Support
• Erweiterte Analysen
• Vorgefertigte, kanalübergreifende Integrationen
• Human-in-the-Loop (HITL), um einen Menschen in die KI-Konversation einzubinden
• Automatische Übersetzung in über 100 Sprachen
• Unendlich anpassbar und erweiterbar – verbinden Sie einen KI-Chatbot mit jeder Plattform oder jedem Kanal

2. Leena AI

Leena AI ist ein generativer KI-Assistent, der IT- und HR-Tickets reduziert. Der autonome Agent basiert auf Leenas eigenem Large Language Model.

Der Leena AI-Agent kann Mitarbeiteranfragen mit Self-Service-Optionen lösen und lässt sich für jedes Unternehmen individuell anpassen. Zu den Funktionen gehören automatisierte Antworten auf häufige HR-Fragen, Mitarbeiterbefragungen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen wie Urlaubsanträgen und Leistungsmanagement.

Die Plattform lässt sich nahtlos mit gängigen HR-Systemen wie SAP SuccessFactors, Oracle und Workday integrieren und sorgt so für eine reibungslose Nutzung der bestehenden Tools.

Leena AI unterstützt über 100 Sprachen und bietet rund um die Uhr Unterstützung. Die Plattform ist dafür bekannt, die Produktivität und Effizienz in HR-Abteilungen zu steigern, sodass sich HR-Teams auf strategische Aufgaben konzentrieren können, während Routineaufgaben automatisiert werden.

Wichtige Vorteile:

• 24/7-Support
• Integration in bestehende Sicherheitsgruppen
• Nahtlose Unterstützung über mehrere Kanäle
• Mehrsprachige Unterstützung für über 100 Sprachen

3. Rezolve.ai

Rezolve.ai ist ein generativer KI-„Assistent“, der IT- und HR-Services effizienter macht. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, Routineaufgaben über Microsoft Teams zu automatisieren.

Seit 2016 verfügbar, lässt sich die Lösung in Microsoft Teams und Slack integrieren und ist damit besonders praktisch für Nutzer dieser Tools.

Zu den Funktionen von Rezolve.ai gehören KI-gestützte Ticketbearbeitung, Wissensmanagement, Aufgabenautomatisierung und automatisierte Weiterleitung von Anfragen.

Die Plattform unterstützt HR-Prozesse wie Mitarbeiter-Onboarding, Fallmanagement und Freigabeworkflows und bietet rund um die Uhr Support. Das mehrschichtige Wissensmanagement hilft, häufige Fragen zu beantworten, und die Funktion für konversationelles Microlearning ermöglicht Mitarbeiterschulungen direkt in der Service-Oberfläche.

Wichtige Vorteile:

• 24/7-Support
• Microlearning-Möglichkeiten
• Integration mit Microsoft Teams und Slack
• Umfassende HR-Funktionen

4. Botsify

Botsify ist eine vielseitige KI-Chatbot-Plattform, die HR-Automatisierung vereinfacht. Sie unterstützt verschiedene Kanäle wie Facebook Messenger, WhatsApp, Instagram, Telegram und Websites.

Die HR-Chatbots von Botsify übernehmen Aufgaben wie Onboarding, die Beantwortung häufiger HR-Fragen und das Einholen von Mitarbeiterfeedback durch Umfragen im Chat. Dank der ständigen Verfügbarkeit können Mitarbeitende jederzeit auf HR-Services zugreifen.

Die Plattform nutzt Natural Language Processing, um präzise Antworten zu liefern, und unterstützt mehrere Sprachen, um eine globale Belegschaft zu erreichen.

Darüber hinaus ermöglicht die Omnichannel-Integration von Botsify eine reibungslose Kommunikation über verschiedene Plattformen hinweg. Die Live-Chat-Funktion sorgt für einen nahtlosen Übergang zu menschlicher Unterstützung, wenn nötig, und gewährleistet so eine optimale Mitarbeiterbetreuung.

Wichtige Vorteile:

• 24/7-Support
• Omnichannel-Unterstützung (WhatsApp, Telegram, Websites usw.)
• Live-Chat-Funktion

5. MeBeBot

MeBeBot ist ein KI-gestützter intelligenter Assistent, der die Unterstützung für Mitarbeitende in HR, IT und Betrieb optimiert, indem er Antworten auf häufige Fragen und Aufgaben automatisiert.

Er liefert Mitarbeitenden sofortige Antworten über eine kuratierte globale Wissensdatenbank mit über 300 häufig gestellten Fragen, die an unternehmensspezifische Richtlinien und Prozesse angepasst werden können.

Nahtlos integriert in Microsoft Teams, Slack und SharePoint, bietet MeBeBot rund um die Uhr Support für Mitarbeitende in mehreren Sprachen.

Weitere Funktionen sind Echtzeit-Datenauswertungen, Pulsbefragungen und Push-Nachrichten, die dabei helfen, die Mitarbeiterbindung zu überwachen und Feedback einzuholen.

Die einfache Implementierung und Wartung von MeBeBot ermöglicht es auch nicht-technischen Nutzern, Inhalte zu aktualisieren, was die Lösung besonders kosteneffizient und effektiv für die Automatisierung von Mitarbeiter-Services macht.

Wichtige Vorteile:

• 24/7-Support
• Mehrsprachige Unterstützung
• Integrierte Schnittstellen
• HR-Funktionen wie Pulsbefragungen

6. HappyFox

HappyFox ist ein KI-gestützter HR-Chatbot, der Unternehmen bei der Automatisierung der Mitarbeiterbetreuung unterstützt. Er ist darauf ausgelegt, wiederkehrende Aufgaben wie die Beantwortung von Fragen zu Unternehmensrichtlinien, Leistungen, Gehaltsabrechnung und Urlaubsverwaltung zu übernehmen.

Die Plattform lässt sich nahtlos mit gängigen Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams verbinden und bietet Mitarbeitenden direkten Echtzeit-Support in den bereits genutzten Anwendungen.

Zu den Funktionen gehören automatisiertes Onboarding, bei dem neue Mitarbeitende durch den Prozess geführt werden, die Verteilung von Richtlinien und das Einholen notwendiger Zustimmungen, ohne dass das HR-Team jeden Schritt manuell betreuen muss. Auch Freigabeworkflows und Offboarding werden unterstützt.

Wichtige Vorteile:

• 24/7-Support
• Integration mit gängigen Kollaborationstools
• Automatisiertes Onboarding
• Unterstützung bei der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Setzen Sie nächsten Monat einen HR-Chatbot ein

KI-Chatbots werden in HR-Abteilungen großer Unternehmen immer häufiger eingesetzt – für Onboarding, Zeitmanagement, Dokumentenverwaltung und komplexe Fragen zu Richtlinien und Leistungen. Unternehmen, die sich mit der Einführung Zeit lassen, werden die Folgen des verpassten KI-Trends spüren.

Botpress ist eine grenzenlos erweiterbare Plattform zum Erstellen von Bots, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Unser Stack ermöglicht es Entwicklern, Chatbots und KI-Agenten mit allen gewünschten Funktionen zu erstellen.

Unsere erweiterte Sicherheits-Suite stellt sicher, dass Kundendaten jederzeit geschützt und vollständig von Ihrem Team kontrolliert werden.

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FAQ

Wie viel kostet ein HR-Chatbot?

HR-Chatbots reichen von kostenlosen Angeboten bis zu mehreren hundert Dollar pro Monat. Es gibt viele kostenlose Chatbot-Plattformen, aber Unternehmen benötigen in der Regel maßgeschneiderte, kostenpflichtige Pläne.

Was macht ein HR-Chatbot?

Ein HR-Chatbot automatisiert Aufgaben wie die Beantwortung häufiger Fragen, Onboarding, Urlaubsverwaltung und Bearbeitung von HR-Anfragen und verbessert so die Unterstützung und Effizienz für Mitarbeitende.

Welcher ist der beste HR-Chatbot?

Der beste HR-Chatbot hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab – er sollte erweiterbar, flexibel und skalierbar sein, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Wie wird generative KI im HR-Bereich eingesetzt?

Generative KI kann das Engagement der Mitarbeitenden steigern, indem sie personalisierte Schulungen durchführt, komplexe Fragen beantwortet und Urlaubs- sowie Krankheitstage verwaltet.

Wie können Unternehmen verantwortungsvolle KI im HR-Bereich einsetzen?

Unternehmen können verantwortungsvolle KI im HR-Bereich sicherstellen, indem sie auf Transparenz, Datenschutz, die Reduzierung von Vorurteilen und die Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien bei der Nutzung von KI-Tools achten.