ERP-AI-Chatbot: 6 zentrale Anwendungsfälle zur Optimierung von Abläufen

ERP-Systeme helfen Unternehmen, alles von Lagerbestand und Finanzen bis zu Personal und Betrieb zu steuern – aber die Nutzung ist oft umständlich.

Selbst einfache Aufgaben wie Bestandsabfragen oder Bestellanforderungen wirken sperrig. ERP-Plattformen sind auf Struktur und Kontrolle ausgelegt, nicht auf alltägliche Nutzerfreundlichkeit.

KI-Chatbots ändern das. Sie verwandeln ERP-Interaktionen in natürliche Gespräche und helfen Teams, schneller auf Daten zuzugreifen und Workflows auszulösen – ganz ohne komplexe Dashboards.

Das ist Teil eines umfassenderen Wandels, wie Business-Chatbots eingesetzt werden – nicht nur für den Kundenservice, sondern auch, um interne Abläufe zu optimieren und manuelle Arbeit zu reduzieren.

So verändert dieser Wandel das ERP.

Was ist ein ERP-AI-Chatbot?

Ein ERP-AI-Chatbot ist ein dialogbasierter Assistent, der sich mit Ihrem ERP-System verbindet, um Nutzern zu helfen, Daten abzurufen, Aufgaben zu automatisieren und Workflows per natürlicher Sprache auszulösen.

Statt sich durch komplexe ERP-Dashboards zu klicken, können Mitarbeitende den Chatbot fragen: „Wie hoch ist der aktuelle Bestand von Produkt X?“ oder „Kannst du für nächsten Freitag einen Urlaubsantrag stellen?“.

Der Chatbot nutzt KI, um die Absicht zu erkennen und die passenden Informationen zu liefern – oft über Tools wie Slack, Microsoft Teams oder WhatsApp.

ERP-AI-Chatbots sind meist mit Systemen wie SAP, Oracle, NetSuite oder Dynamics verbunden. Sie reduzieren Hürden, fördern die Nutzung und erleichtern es auch Nicht-Technikern, das ERP schnell und intuitiv zu bedienen.

Viele Unternehmen starten mit der Automatisierung von häufig genutzten Workflows wie Freigaben, Berichten und Statusabfragen – Aufgaben, die interne Abläufe oft ausbremsen, sich aber leicht per Chat optimieren lassen.

Top-ERP-Workflows, die Sie mit KI-Chatbots automatisieren können

Die besten ERP-Workflows zur Automatisierung mit KI-Chatbots sind hochvolumige, wiederkehrende Aufgaben wie Freigaben, Bestandsabfragen, Berichte und Datensatz-Updates. Diese Prozesse bremsen Teams am meisten – und profitieren am schnellsten von Automatisierung per natürlicher Sprache.

Die meisten ERP-Workflows scheitern auf Nutzerebene.

In der Praxis gehen Freigaben in Posteingängen unter, Bestandsabfragen kommen zu spät und Berichte erreichen nicht die richtigen Personen. Und Datensatz-Updates? Die passieren entweder gar nicht oder falsch.

KI-Chatbots vereinfachen diese Workflows nicht nur – sie machen sie überhaupt erst nutzbar.

1. Einkaufsfreigabe-Workflow im ERP

Freigaben wirken einfach – bis man selbst eine braucht. Jemand stellt einen Antrag, aber die Führungskraft ist in Meetings. Die E-Mail geht unter. Die ERP-Benachrichtigung bleibt ungelesen. Währenddessen wartet die Lieferung, der Deal stockt und das ganze Team steht still.

Ein Chatbot beseitigt diesen Aufwand. Er leitet die Anfrage direkt an die entscheidende Person im Chat weiter, inklusive Lieferant, Positionen, Betrag und interner Notizen – alles, was für eine schnelle, sichere Entscheidung nötig ist. Ein Klick für Freigabe. Ein Klick für Ablehnung. Niemand muss sich einloggen. Niemand wartet.

Solche Abläufe stehen im Zentrum der Automatisierung von Geschäftsprozessen, aber sie sind noch mehr – sie zeigen, wie die Benutzeroberfläche in den Hintergrund tritt, damit Entscheidungen tatsächlich getroffen werden können.

2. Bestandsabfrage im ERP-System

Bestandsdaten liegen im ERP, aber die, die sie brauchen – Vertriebsmitarbeitende, Lagerleiter, Techniker – haben oft keinen direkten Zugriff. Und wenn doch, dauert es zu lange. Sie sind gerade im Kundengespräch, auf der Fläche oder bereiten eine Bestellung vor. Einloggen und einen Bericht ziehen? Passiert nicht.

Also fragen sie andere. Oder raten.

Ein KI-Chatbot schließt diese Lücke in Sekunden. Die Person tippt „Haben wir SKU 837 in Atlanta?“ – und der Bot prüft den Bestand, filtert und liefert aktuelle Zahlen aus dem ERP. Schnell, präzise und erreichbar über Slack, WhatsApp oder wo sie ohnehin arbeiten.

So wird auch verhindert, dass fehlerhafte Daten zu falschen Entscheidungen führen. Kein Überversprechen. Keine bösen Überraschungen bei der Lieferung.

3. Automatisierte HR-Anfragen und Urlaubsverwaltung

HR-Prozesse sind oft umständlich. Die meisten wissen nicht, wo sie Richtlinien finden, Kontostände prüfen oder Urlaub korrekt beantragen – und eigentlich sollten sie das auch nicht müssen. Das sind vorhersehbare, regelbasierte Abläufe, die so einfach wie eine Nachricht sein sollten.

Hier kommt ein HR-Chatbot als erste Anlaufstelle ins Spiel. Ein Mitarbeiter kann zum Beispiel fragen: „Kann ich nächsten Freitag freinehmen?“ – und der Bot prüft das Urlaubskonto, sieht nach, ob jemand aus dem Team an diesem Tag ebenfalls abwesend ist, leitet die Anfrage an den Manager weiter und dokumentiert alles im ERP-System.

Das funktioniert auch für mehr als nur Urlaub. Spesenabrechnungen, Fragen zu Leistungen, Organigramm-Abfragen – der Chatbot übernimmt die wiederkehrenden 80 %, damit sich HR auf die komplexeren 20 % konzentrieren kann.

4. ERP-Reporting und Dashboards auf Abruf

Niemand möchte sich durchs ERP klicken, um die Zahlen des letzten Quartals zu finden. Trotzdem passiert genau das – jemand aus Vertrieb oder Finanzen klickt 15 Minuten durch Filter, exportiert einen Bericht, formatiert ihn und verschickt ihn als Anhang ... nur damit eine Führungskraft eine einzige Zahl liest.

Chatbots ändern das komplett. Man tippt „Wie waren unsere Q1-Umsätze in der Nordostregion?“ und der Bot liefert die Zahlen – bereits formatiert und direkt aus dem ERP.

Automatisch jeden Freitag senden lassen. Oder vor Meetings abrufen. So oder so: besser als ein weiteres Dashboard-Login.

5. ERP-Benachrichtigungen bei verspäteten Lieferungen oder blockierten Workflows

Das ERP erkennt, wenn etwas schiefläuft – eine verspätete Lieferung, eine nicht freigegebene Rechnung, ein fehlgeschlagener Abgleich. Aber niemand prüft das, solange sie nicht aktiv informiert werden. Und dann ist es oft zu spät.

Hier übernehmen Chatbots. Sie überwachen Probleme und benachrichtigen die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt. „Sendung #2389 hat das Lieferfenster verpasst“ oder „Bestellanfrage #4872 wurde seit 3 Tagen nicht freigegeben.“

Es geht nicht darum, Dashboards zu ersetzen – sondern wichtige Hinweise rechtzeitig sichtbar zu machen.

6. Mehrstufige Workflows wie Beschaffung oder Onboarding

Manche ERP-Prozesse bestehen nicht aus einer, sondern aus mehreren Aktionen. Lieferantenanfrage stellen. Freigabe einholen. Bestellung generieren. Buchhaltung informieren. Artikel erfassen. Lieferung bestätigen.

Stockt auch nur ein Schritt, verzögert sich alles um Tage.

Chatbots halten diese Ketten am Laufen. Sie führen Nutzende durch den Prozess, sammeln strukturierte Eingaben, stoßen die richtigen ERP-Aktionen an und informieren die nächste Person. Es fühlt sich wie ein Gespräch an – aber im Hintergrund läuft echte Logik.

Das funktioniert für Mitarbeiter-Onboarding, Lieferantenanlage und sogar Einkaufsprozesse mit mehreren Beteiligten. Statt E-Mail-Pingpong oder Tickets – es läuft einfach.

Vorteile von KI-Chatbots in ERP-Systemen

Workflows zu automatisieren ist nur ein Teil. Entscheidend ist, was möglich wird, wenn sich ERP nicht mehr wie eine Pflicht, sondern wie ein Gespräch anfühlt.

Genau hier kommt KI ins Spiel.

Nicht alle Chatbots sind dafür gemacht, ERP-Workflows zu unterstützen. Regelbasierte Bots – also solche, die nur FAQs beantworten – stoßen schnell an ihre Grenzen. Sie können keinen Kontext erfassen, keine Aktualisierungen vornehmen und nichts tun, was über ein vordefiniertes Skript hinausgeht.

Der passende Chatbot für diesen Einsatz basiert auf einem LLM. Solche Bots verstehen unstrukturierte Eingaben, fragen bei Unklarheiten nach und können Aktionen in verschiedenen Systemen auslösen. Manche gehen sogar noch weiter – sie agieren wie eigenständige KI-Agenten, die Daten abrufen, Antworten personalisieren oder mehrstufige Aufgaben automatisch erledigen.

Wir erklären die verschiedenen Typen in diesem Leitfaden, aber für ERP sorgt KI erst dafür, dass das System wirklich nutzbar wird.

1. Versteht echte Fragen, nicht nur Befehle

Die meisten Nutzer kennen weder den exakten Feldnamen noch den passenden Filter – und das müssen sie auch nicht. Mit KI können sie einfach natürlich fragen:

„Haben wir die Bestellung von Lieferant X erhalten?“
„Wer hat seine Stundenzettel noch nicht freigegeben?“

Der Bot ordnet das automatisch der richtigen ERP-Abfrage oder dem passenden Workflow zu – ganz ohne präzise Formulierungen.

2. Passt sich dem Kontext an und folgt dem Gesprächsverlauf

Wenn ein Nutzer fragt: „Und wie war es letzten Monat?“ oder sagt: „Schick das ans Team“, versteht die KI den Bezug. Sie behält den Kontext im Blick, sodass Nutzer wie im Gespräch mit einer Person interagieren können – ohne jedes Mal von vorn zu beginnen.

3. Erledigt Aufgaben direkt in den gewohnten Tools

KI-gestützte Chatbots ermöglichen es Nutzenden, ERP-Aufgaben direkt in Slack, Teams oder WhatsApp zu erledigen. Es ist kein Wechsel zwischen Tabs oder Menüs nötig. Sie bleiben im gewohnten Arbeitsfluss – und das ERP läuft im Hintergrund einfach mit.

4. Sorgt automatisch für bessere ERP-Daten

Statt Erinnerungen zu verschicken oder auf manuelle Eingaben zu setzen, sammelt und prüft der Chatbot die Eingaben in Echtzeit. Das bedeutet sauberere Daten, bessere Auswertungen und weniger Lücken – ohne zusätzlichen Aufwand für das Team.

Top 5 KI-Chatbot-Plattformen für die ERP-Integration

Es gibt viele Chatbot-Builder, aber sobald eine Anbindung an ein ERP-System nötig ist, wird die Auswahl schnell kleiner.

Hier geht es nicht nur um einen Support-Bot oder Marketing-Assistenten; Sie brauchen eine Lösung, die mit Systemen wie SAP, Oracle oder Dynamics kommunizieren, strukturierte Geschäftslogik verarbeiten und Backend-Workflows zuverlässig auslösen kann.

1. Botpress

Botpress eignet sich besonders für ERP-Chatbot-Projekte, weil Sie damit die volle Kontrolle über Gesprächslogik, eigenen Code und API-Integrationen haben – und das ganz ohne starre Benutzeroberfläche. Wenn Sie eine tiefe Anbindung an Systeme wie SAP, Oracle oder Dynamics benötigen, ist diese Flexibilität entscheidend.

Herausstechend ist die Kombination aus Low-Code und Entwicklerfunktionen. Sie können strukturierte ERP-Daten mit natürlichen Spracheingaben verknüpfen, rollenbasierte Logik abbilden und echte Workflows direkt aus dem Chat heraus auslösen. Zugriffsrechte für bestimmte ERP-Aktionen lassen sich ebenfalls einfach steuern – wichtig für Umgebungen mit hohen Audit-Anforderungen.

Botpress unterstützt Multi-Channel-Deployment (Slack, Teams, WhatsApp) und bietet integrierte Tools für Versionierung, Tests und Analysen. Die Preise richten sich nach Nutzung, mit großzügigem Gratis-Tarif – so können Sie erst bauen und testen, bevor Sie skalieren.

Hauptfunktionen:

• Volle Kontrolle über API-Integrationen und Aktionen
• Speicher- und Variablenverwaltung für kontextbezogene Gespräche
• Multichannel-Bereitstellung: Slack, Teams, WhatsApp und mehr

Preise:

• Free Plan: $0/Monat, beinhaltet $5 monatliches KI-Guthaben und nutzungsbasierte Abrechnung
• Plus Plan: $89/Monat, beinhaltet Übergabe an Live-Agenten, Analysen und Entfernung des Brandings
• Team Plan: $495/Monat, beinhaltet Kollaborationstools und rollenbasierten Zugriff
• Enterprise Plan: Individuelle Preise für Skalierung, Compliance und Premium-Onboarding

2. Microsoft Copilot Studio

Wenn Ihr ERP in der Microsoft-Welt läuft – Dynamics 365, Dataverse oder Power Platform – ist Copilot Studio die naheliegendste Wahl. Früher als Power Virtual Agents bekannt, ist es jetzt Teil von Microsofts umfassender KI-Strategie und dient dazu, Konversations-Copiloten mit Logik, Workflows und tiefem M365-Zugriff zu erstellen.

Besonders stark ist das Tool, wenn Bots echte Geschäftsprozesse über Power Automate auslösen sollen: Urlaubsanträge, Berichtserstellung oder einfache Freigaben lassen sich ohne Programmieraufwand einrichten. Es läuft zudem nativ in Teams, wodurch es sich wie ein integriertes Tool anfühlt – nicht wie ein externes Add-on.

Für lange, komplexe Gespräche oder wenn Sie außerhalb des Microsoft-Ökosystems arbeiten möchten, ist es weniger geeignet. Für Microsoft-basierte Unternehmen ist es jedoch schnell, stabil und benötigt kaum zusätzliche Infrastruktur.

Hauptfunktionen:

• Direkte Integration mit Microsoft 365 und Dynamics
• Funktioniert nahtlos mit Power Automate für ERP-Workflows
• Visueller Flow-Builder mit Low-Code-Logik
• Native Bereitstellung in Teams für internen Zugriff
  

Preise:

• Standard Plan: $200/Monat für 25.000 Nachrichten
• Pay-as-you-go: $0.36 pro Sitzung
• Add-ons: Rollenbasierter Copilot-Agent: $50/Nutzer/Monat; Microsoft 365 Copilot Add-on: $20/Nutzer/Monat

3. SAP Joule

Joule ist keine klassische Chatbot-Plattform – es handelt sich um einen generativen KI-Assistenten, der direkt in SAPs Cloud-Suite eingebettet ist. Genau das macht ihn so effektiv: Wenn Ihr Unternehmen SAP nutzt, ist Joule bereits dort, wo Ihre ERP-Daten liegen, und benötigt keinerlei Integration.

Joule kann zum Beispiel wichtige Kennzahlen zusammenfassen, Aktionen auslösen und Nutzer Schritt für Schritt durch Aufgaben in S/4HANA, SuccessFactors oder Ariba führen. Da es eingebettet ist, kennt es die Struktur Ihrer Daten – und liefert dadurch schnellere und relevantere Antworten als ein allgemeiner Chatbot.

Es gibt wenig Anpassungsmöglichkeiten oder Optionen für Drittanbieter-Deployments, aber für Unternehmen mit SAP-Schwerpunkt ist Joule der direkteste Weg, KI ins ERP zu bringen – ohne zusätzliche Technik.

Hauptfunktionen:

• Direkt in SAP-Cloud-Anwendungen eingebettet
• Setzt generative KI ein, um Einblicke und Aktionen bereitzustellen
• Funktioniert über mehrere SAP-Module hinweg (Finanzen, HR, Supply Chain)
• Keine Einrichtung nötig – vorintegriert

Preise:

• Inklusive: Bei ausgewählten SAP-Cloud-Produkten enthalten
• Enterprise-Plan: Teil umfassender SAP-Lizenzpakete (individuelle Preisgestaltung)

4. Yellow.ai

Yellow.ai ist für große Unternehmen konzipiert, die Chat- und Sprachautomatisierung für verschiedene Anwendungsfälle benötigen – intern wie extern. Es ist eine gute Wahl, wenn Sie eine Plattform für HR-Workflows, Finanzautomatisierung, Helpdesk-Bots und Kundenservice suchen – alles angebunden ans ERP.

ERP-Konnektoren sind direkt verfügbar (SAP, Oracle, Dynamics) und ermöglichen Workflows wie PTO-Anträge, Bestellstatus-Abfragen und Beschaffungsfreigaben. Sie können auf Kanälen wie WhatsApp, Microsoft Teams und mobilen Apps bereitstellen – und die Plattform unterstützt Fallback-Logik, mehrsprachige Flows und kontextbezogenes Gedächtnis zuverlässig.

Für den vollen Funktionsumfang ist eine Onboarding-Phase nötig, aber wenn Sie eine Enterprise-Lösung mit ERP-Tiefe suchen, ist Yellow.ai eine starke Option.

Hauptfunktionen:

• ERP-Konnektoren und Automatisierungsvorlagen für Workflows
• Multichannel-Support: Chat, Sprache, WhatsApp, Teams
• Bot-Vorlagen für bestimmte Rollen und Bereiche
• Integriertes Fallback, Übersetzung und Analytik

Preise:

• Free-Plan: Für grundlegende Tests und Testphasen verfügbar
• Enterprise-Plan: Individuelle Preise je nach Nutzung, Kanälen und Bot-Umfang
• POC-Optionen: Auf Anfrage für Pilotprojekte verfügbar

5. Kore.ai

Kore.ai ist eine Unternehmensplattform, die sich auf den Aufbau von Conversational AI mit Struktur, Governance und starker Backend-Integration konzentriert. Sie eignet sich ideal für Unternehmen, die komplexe Bots einsetzen möchten – etwa für mehrstufiges Onboarding, Richtlinienabfragen oder Sendungsverfolgung – und dabei ERP-Datenquellen wie SAP oder Oracle nutzen.

Das Highlight ist die XO Platform, die einen Konversationsdesigner mit einer vollständigen Automatisierungsschicht kombiniert. Sie ist leistungsstark, skalierbar und bietet vorgefertigte Adapter für die meisten großen ERP-Systeme. Zusätzlich gibt es Funktionen für Compliance, Analysen und Sprachunterstützung – ideal für IT- und Betriebsteams im Unternehmen.

Dieses Tool ist nicht das einfachste für einen schnellen Einstieg, aber wenn Sie KI-Agenten entwickeln, die in einer strukturierten Unternehmensumgebung funktionieren müssen, bietet Kore.ai alles, was Sie von einem Anbieter der Spitzenklasse erwarten.

Hauptfunktionen:

• Vorgefertigte ERP-Integrationen (SAP, Oracle, Workday)
• Visueller Designer für Konversationen und Automatisierungen
• Unterstützung für Sprache, Web, Mobile und Messaging
• Governance, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Analysen und Compliance-Tools

Preise:

• Essential-Plan: Ab $50/Monat
• Enterprise-Plan: Staffelpreise je nach Nutzung und Teamgröße
• Add-ons: Voice AI, Analyse-Suite und Sicherheits-Upgrades

Erstellen Sie noch heute Ihren ersten ERP-AI-Chatbot

Die meisten ERP-Prozesse scheitern daran, dass Menschen das System nicht nutzen – nicht daran, dass das System die Aufgabe nicht erfüllen könnte.

AI-Chatbots lösen dieses Problem, indem sie den ERP-Zugang in die Tools bringen, die Mitarbeitende ohnehin nutzen – wie Slack, Teams oder WhatsApp.

Mit Botpress haben Sie die volle Kontrolle darüber, wie Ihr Chatbot Logik, Daten und Berechtigungen verarbeitet – so können Sie echte Aufgaben wie Freigaben, Berichte oder Bestandsprüfungen automatisieren, ohne Systeme umständlich zu verbinden.

Heute mit dem Aufbau beginnen – es ist kostenlos.

Häufig gestellte Fragen

1. Wie verbessern KI-Chatbots die Datenqualität im ERP?

AI-Chatbots verbessern die Datenqualität im ERP, indem sie Eingaben über geführte Gespräche erfassen und manuelle Eingabefehler reduzieren. So gelangen vollständigere und genauere Daten ins System, was die Zuverlässigkeit von Analysen und Berichten erhöht.

2. Kann der Chatbot Folgefragen oder unklare Eingaben verstehen?

Ja, ein Chatbot, der auf großen Sprachmodellen (LLMs) basiert, kann Folgefragen oder unklare Eingaben verstehen, indem er den Kontext verfolgt und die Absicht erkennt. Fragt ein Nutzer zum Beispiel „Und was war letzten Monat?“, kann der Bot auf das vorherige Thema Bezug nehmen und die Antwort entsprechend anpassen.

3. Benötige ich einen Entwickler, um einen Chatbot mit einem ERP zu integrieren?

Ob Sie einen Entwickler benötigen, um einen Chatbot mit einem ERP zu verbinden, hängt von der gewählten Plattform ab. Tools wie Botpress bieten Low-Code-Integrationsmöglichkeiten mit vorgefertigten Konnektoren oder HTTP-Anfragen. In komplexeren ERP-Umgebungen (z. B. individuelle SAP-Implementierungen) kann jedoch weiterhin Entwicklerunterstützung für die vollständige Integration erforderlich sein.

4. Kann ein KI-Chatbot mehrstufige ERP-Prozesse abwickeln?

Ja, ein AI-Chatbot kann mehrstufige ERP-Prozesse steuern, indem er Workflows mit mehreren Eingaben und Systemaktionen orchestriert. Er kann Nutzer durch Schritte wie Bedarfserstellung oder Mitarbeiter-Onboarding führen und gleichzeitig Erinnerungen oder Updates an Beteiligte senden.

5. Wie vereinfachen KI-Chatbots ERP-Workflows?

AI-Chatbots vereinfachen ERP-Prozesse, indem sie strukturierte, formularbasierte Abläufe in natürliche Gespräche über Chat-Oberflächen wie Slack, Teams oder WhatsApp umwandeln. So können Nutzer Aufgaben wie Bestandsabfragen oder das Einreichen von Stundenzetteln erledigen, ohne sich durch komplexe ERP-Menüs navigieren zu müssen.