7 Schritte zum Erstellen eines WhatsApp-Chatbots in unter 5 Minuten

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Mit hoher Wahrscheinlichkeit wäre ein WhatsApp-Chatbot eine Bereicherung für Ihr Unternehmen.

Mit über 2 Milliarden aktiven Nutzern in mehr als 180 Ländern ist WhatsApp genau dort, wo Ihre Kunden bereits sind – und sie erwarten zunehmend sofortigen, personalisierten Support.

Ein WhatsApp-Chatbot macht das möglich. Egal ob für automatisierten Support, Terminbuchungen oder Lead-Generierung – das Potenzial ist enorm.

Aber wo fängt man an? Die plattformspezifischen Schritte und Eigenheiten können schnell verwirren.

Deshalb habe ich diesen Leitfaden zusammengestellt – damit Sie direkt mit Ihren Kunden kommunizieren können.

Welche Vorteile bietet ein WhatsApp-Chatbot für Unternehmen?

Der Grund, Ihr Unternehmen zu WhatsApp zu bringen, ist einfach: Ihre Kunden sind schon dort. Und mehr denn je nutzen sie lieber Chatbots, um Dinge zu erledigen.

Hier erfahren Sie, warum WhatsApp-Chatbots für effizientere, zufriedenstellendere und produktivere Interaktionen sorgen.

Höhere Interaktion

Freundliche, menschlich wirkende Nachrichten sind ein großer Fortschritt gegenüber dem bloßen Überfliegen von Webseiten. Chatbots können den Tonfall anpassen und Empathie simulieren. Mit kleinen Anpassungen können sie sogar auf Aktivitäten und Historie des Nutzers zugreifen und so eine ansonsten nüchterne Interaktion in einen persönlichen Austausch verwandeln.

Wenn dieser Ablauf als WhatsApp-Chat stattfindet, bleibt alles bequem. Nutzer müssen keine App installieren oder eine neue Oberfläche lernen. Sie schreiben einfach.

Mehr Verkaufschancen

Unternehmen, die WhatsApp nutzen, berichten von einer Konversionsrate von 45–60 %, verglichen mit 2–5 % bei E-Mail und SMS.

Warum? Weil Empfehlungen im Gesprächsformat relevanter wirken. Ein WhatsApp-Chatbot kann Nutzer bei der Produktsuche begleiten, Fragen in Echtzeit beantworten und sie zum Kauf führen – alles in einem Ablauf.

Schnellerer Kundensupport

Chatbots sind rund um die Uhr verfügbar, antworten sofort und vergessen nichts. Das ist entscheidend, wenn Nutzer sofortige Antworten auf ihre Fragen erwarten.

Geringere Kosten

Einfache, wiederkehrende Fragen müssen nicht von Menschen beantwortet werden. Da 80 % der Supportanfragen Standardfragen sind, können Bots Ihre Ressourcen auf komplexere Anliegen konzentrieren.

Typische Anwendungsfälle für WhatsApp-Chatbots

WhatsApp-Chatbots sind vielseitig, aber die meisten lassen sich auf einige Kernbereiche zurückführen. Hier sind die beliebtesten Anwendungsfälle – und warum sie funktionieren.

Einzelhandels-Chatbot

Ein persönlicher Einkaufsberater muss kein Mensch sein. Retail-Chatbots übernehmen die Kundenbetreuung, fördern den Umsatz und generieren Leads. Mit Produktempfehlungen, Bestellverwaltung und Checkout-Funktionalität geht dieser Anwendungsfall weit über reine Problemlösung hinaus.

FAQ- und Kundensupport

FAQ-Chatbots sind ideal, denn alles Wiederkehrende eignet sich gut für Automatisierung. FAQs stehen ohnehin meist auf einer trockenen Webseite – warum also nicht etwas Menschlichkeit hinzufügen?

Terminbuchung und Beratung

Gibt es eine Aufgabe, die langweiliger und fehleranfälliger ist als die Buchung von Terminen? Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass Terminbuchungs-Agenten mich vor ständigen Doppelbuchungen bewahrt haben.

Das Hin und Her an einen Bot abzugeben, ist einfach, zuverlässig und erspart Kopfschmerzen durch Terminüberschneidungen.

Lead-Generierung

Apropos lästige, aber wichtige Aufgaben: Unternehmer sind oft so beschäftigt, dass sie das eigentliche Ziel – Wachstum – aus den Augen verlieren.

Lead-Generierungs-Bots erleichtern die Datenerfassung und Kaltakquise. Sie behalten die Bedürfnisse der Kunden und Ihre Ziele im Blick und führen alles in einem freundlichen, dialogorientierten Ablauf aus.

So erstellen Sie einen WhatsApp-Chatbot in 7 Schritten

Nachdem wir nun die Möglichkeiten von WhatsApp kennen, wie bringen wir unseren Chatbot an den Start?

1. Anwendungsfall definieren

Manche Anwendungsfälle stechen besonders hervor – vor allem in Branchen, in denen Chatbots bereits erfolgreich sind. Entscheiden Sie, was Ihr Unternehmen braucht, und starten Sie von dort.

2. Plattform wählen

Mit einer Chatbot-Plattform können Sie in wenigen Minuten – oft ganz ohne Programmierkenntnisse – einen Bot erstellen. Hier sind einige beliebte Optionen:

Botpress

Eine sehr flexible Plattform zum Erstellen KI-gestützter Chatbots mit zahlreichen Integrationen – darunter WhatsApp.

• Sie bietet einen intuitiven visuellen Editor mit Unterstützung für komplexere Abläufe per Code.
• Integrationen sind schnell und unkompliziert – WhatsApp, Slack, Twilio und andere lassen sich mit wenig Aufwand anbinden.
• Ressourcen wie die Botpress Academy, Video-Tutorials und der Discord-Server begleiten Sie beim Erstellen, Anpassen und Debuggen.

Landbot

Eine einfache No-Code-Plattform mit übersichtlicher Drag-and-Drop-Oberfläche für grundlegende Gesprächsabläufe.

• Ideal für schnelle Iterationen bei Lead-Erfassung, Umfragen und einfachen Workflows.
• Allerdings ist die NLP-Engine von Landbot eingeschränkt und kommt bei komplexeren Dialogen an ihre Grenzen.
• Weniger Flexibilität für Teams, die individuelle Abläufe benötigen.

Engati

Eine sofort einsetzbare Plattform, mit der WhatsApp-Bots schnell bereitgestellt werden können.

• Einfach einzurichten und einsteigerfreundlich, mit visuellem Editor und vorgefertigten Vorlagen.
• Wie bei Landbot sind die NLP-Funktionen eher grundlegend und die Anpassungsmöglichkeiten begrenzt.

3. Meta Business-Portfolio erstellen

Um Nachrichten mit einem Bot senden und empfangen zu können, benötigen Sie ein WhatsApp Business-Konto. Dafür müssen Sie ein Meta Business-Portfolio erstellen. Sie brauchen dafür einen Namen und eine Webpräsenz – entweder eine Website oder eine Social-Media-Seite.

4. Wissensdatenbank hinzufügen

In fast allen Fällen benötigt Ihr Bot Informationen – dazu gehören Richtlinien und FAQs, Produktbestände, Kundendaten und vieles mehr.

Saubere, gut strukturierte Dokumente sind entscheidend, wenn Sie Bots mit RAG (Retrieval-Augmented Generation)-Funktionen erstellen möchten.

5. Gesprächsablauf festlegen

Das Ziel eines Bots – besonders bei WhatsApp – ist es, Interaktionen wie einen Chat wirken zu lassen, dabei aber klar und effektiv zu bleiben. Es geht um Persönlichkeit und Funktionalität.

Persönlichkeit

Ich sehe diesen Schritt als Antwort auf die Frage: Wie werden Nutzer mit dem Bot interagieren?

Wollen sie schnelle Antworten auf einfache Fragen oder eher einen persönlichen Service? Soll der Ton freundlich oder eher sachlich sein?

Funktionalität

Ein guter Ablauf maximiert die Effizienz bei möglichst geringer Komplexität. Nutzer sollten für einfache Vorgänge keine Umwege machen müssen; einfache FAQ-Anfragen sollten nicht mehrere Rückfragen erfordern. Bei sensiblen Vorgängen – wie Käufen oder Rückgaben – sollte der Nutzer aber die Möglichkeit zur Bestätigung haben.

Überlegen Sie, wie Sie WhatsApp nutzen und was Gespräche wirklich wie Gespräche wirken lässt.

6. Mit WhatsApp verbinden und bereitstellen

Wir haben ein Meta Business-Portfolio und einen funktionierenden Chatbot – jetzt müssen wir beides verbinden.

So verbinden Sie WhatsApp:

1. Öffnen Sie Ihr Chatbot-Projekt und gehen Sie zum Studio

2. Im Tab Home nach unten scrollen zu Kommunikationskanäle

3. Wählen Sie WhatsApp aus der Liste der Optionen aus.
4. Klicken Sie auf Integration installieren

5. Klicken Sie auf WhatsApp autorisieren

6. Folgen Sie den Anweisungen im Pop-up-Fenster.

Damit werden Sie durch den Prozess geführt, Ihr Meta Business Portfolio zu verbinden und ein WhatsApp Business Profil zu erstellen.

Sie benötigen eine Telefonnummer, die noch nicht mit einem WhatsApp-Konto verknüpft ist. Falls Sie keine haben, kann Ihnen WhatsApp während der Einrichtung eine neue Nummer zuweisen – diese funktioniert auch im Produktivbetrieb.

7. Klicken Sie auf Konfiguration speichern.

Das war’s! Um zu veröffentlichen, klicken Sie einfach oben rechts im Studio auf Veröffentlichen.

7. Iterieren und verbessern

Rom wurde nicht an einem Tag erbaut (sie hatten ja auch keine Chatbots).

Sie werden sicher auf Eigenheiten, Fehler und Ineffizienzen stoßen. Zum Glück ist eine gute Plattform sehr anpassbar.

Manche Bot-Antworten sind zu allgemein. Es kann helfen, Anfragen gezielt an verschiedene Knoten weiterzuleiten.

Vielleicht gefällt Ihnen der Ton Ihres Bots nicht. Ein paar Beispielbegrüßungen könnten helfen.

Die Leistung zu überwachen und zu sehen, wie Kunden den Bot nutzen, ist entscheidend, um das Beste herauszuholen. Die WhatsApp-Integration ermöglicht es Ihnen zum Glück, vergangene Konversationen einzusehen.

Sie werden vielleicht feststellen, dass der Bot bei längeren Chats mit mehreren Rückfragen von der Wissensdatenbank abweicht. Das gezielte Zurückspringen zu bestimmten Knoten kann hier helfen.

Die Möglichkeiten sind endlos: Das ist Segen, Herausforderung und Lösung zugleich.

Best Practices für WhatsApp-Chatbots

Es gibt so viele Bots wie Unternehmen, aber einige bewährte Tipps helfen Ihnen, auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Machen Sie Ihren Bot sympathisch

Bots müssen nicht monoton klingen. Ein wenig Persönlichkeit trägt viel zur Nutzerzufriedenheit bei.

• Verwenden Sie abwechslungsreiche, freundliche Sprache: Vermeiden Sie vorgefertigte, abgestandene Antworten.
• Passen Sie den Ton an den Gesprächspartner an: Ist der Nutzer locker, seien Sie es auch. Kurze Fragen? Kurze Antworten. Manche sind gesprächiger – passen Sie sich an.
• Ermöglichen Sie natürliche Gespräche: Lassen Sie Rückfragen, Korrekturen und Klarstellungen zu.
• Vereinfachen Sie nicht zu sehr: Vermeiden Sie starre Ja/Nein-Abläufe, die bei abweichenden Nutzerantworten nicht mehr funktionieren.

Iterieren, iterieren, iterieren

Ihr Bot wird nicht von Anfang an perfekt sein. Es wird einige Versuche und Irrtümer brauchen, bis er richtig funktioniert.

• Analysieren Sie vergangene Konversationen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
• Halten Sie Ihre Wissensdatenbank aktuell, wenn sich Informationen in Ihrem Unternehmen ändern.
• Passen Sie Ihre Flow-Logik an, wenn nötig. Kleine Änderungen können große Wirkung haben.

Vertrauen aufbauen und erhalten

Nutzer vertrauen Ihrem Chatbot – wenn er es verdient. Mit ein paar Best Practices wirkt Ihr Bot zuverlässig und sicher.

• Halten Sie es einfach: Geben Sie direkte Antworten, liefern Sie korrekte Informationen und seien Sie transparent, was der Bot nicht kann. Vermeiden Sie es, dass der Bot sich Dinge ausdenkt (sogenannte Halluzinationen).
• Beachten Sie Datenschutz und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass Sie die Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben Ihres Landes und – oft auch – der Nutzerländer einhalten. Informieren Sie sich über Compliance, zum Beispiel beim Bau DSGVO-konformer Chatbots. Am sichersten ist eine Plattform mit umfassenden Sicherheitsfunktionen.

Erstellen Sie noch heute einen WhatsApp-Chatbot

Ihre Kunden sind bereits auf WhatsApp – jetzt ist es Zeit, sie dort zu erreichen. Mit integrierter WhatsApp-Anbindung und RAG-Unterstützung macht Botpress es einfach, leistungsstarke, individuelle KI-Chatbots zu erstellen.

Mit unserem kostenlosen Tarif und Pay-as-you-go-Modell können Sie klein starten und später skalieren.

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FAQs

1. Was ist ein WhatsApp-Chatbot und wie funktioniert er?

Ein WhatsApp-Chatbot ist ein automatisierter Gesprächspartner, der über die WhatsApp Business API mit Nutzern auf WhatsApp interagiert. Er verbindet Ihr WhatsApp Business-Konto mit einer Chatbot-Plattform, die Nachrichtenfluss und Logik steuert – so sind Funktionen wie Terminbuchung oder FAQ-Beantwortung in Echtzeit möglich.

2. Warum sollte ich WhatsApp anstelle anderer Kommunikationskanäle wie E-Mail oder SMS verwenden?

WhatsApp bietet im Vergleich zu E-Mail oder SMS eine Öffnungsrate von 98 %, schnellere Reaktionszeiten und unterstützt zudem Rich Media (Bilder, Dateien, Schnellantworten) in einem für Nutzer natürlichen Chat-Format. Außerdem sind Sitzungen dauerhaft und WhatsApp ist weltweit als vertrauenswürdige Messaging-App etabliert.

3. Für welche Unternehmen eignen sich WhatsApp-Chatbots besonders?

Von WhatsApp-Chatbots profitieren vor allem Einzelhandel (Bestellstatus, Aktionen), Gesundheitswesen (Terminerinnerungen), Logistik (Sendungsverfolgung), Hotellerie (Buchungsbestätigungen) und lokale Services, die auf schnelle, mobile Kundenkommunikation angewiesen sind.

4. Wie sicher ist ein WhatsApp-Chatbot für den Austausch von Kundendaten?

Ein WhatsApp-Chatbot ist für Kundengespräche sicher, da WhatsApp Nachrichten während der Übertragung Ende-zu-Ende verschlüsselt. Dennoch müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Chatbot-Plattform Nutzerdaten sicher speichert oder verarbeitet und regionale Datenschutzgesetze (wie DSGVO, HIPAA oder POPIA) einhält.

5. Kann derselbe Chatbot sowohl auf WhatsApp als auch auf meiner Website laufen?

Ja, Sie können denselben Chatbot auf WhatsApp und Ihrer Website betreiben – zum Beispiel mit Botpress, das Multi-Channel-Deployment unterstützt. Die Bot-Logik und Wissensdatenbank bleiben identisch, die Oberfläche wird je nach Kanal angepasst.